Velkommen til vores ultimative guide til elektronisk fakturahåndtering.
Digitaliseringen buldrer stadig derudaf, og derfor er det vigtigt at følge med – også når det kommer til håndtering af fakturaer. Her kan elektronisk fakturahåndtering virkelig sætte skub i din forretning ved at gøre dine administrative processer mere effektive, præcise og langt mindre tidskrævende.
Derfor har vi i dette blogindlæg samlet alt, som du skal vide om elektronisk fakturahåndtering. Klar til at komme i gang?
Hvad er elektronisk fakturahåndtering?
Elektronisk fakturahåndtering er en smart og innovativ måde at håndtere dine fakturaer på, som i sidste ende vil spare dig for både tid og dyre fejl.
For alle virksomheder er det en nødvendighed at have en proces for, hvordan man håndterer fakturaer. Uanset om du sidder med din egen enkeltmandsvirksomhed, eller om du sidder i en større koncern, er håndteringen af fakturaer afgørende for virksomhedens økonomiske sundhed.
Processen med at håndtere fakturaer kan – lidt forenklet – beskrives således:
- Modtagelse af faktura
- Kontrol og validering af faktura
- Betaling af faktura
- Bogføring af faktura
Selvom fakturahåndtering i teorien lyder ganske simpelt, kan du støde på flere udfordringer, end du nok umiddelbart forestiller dig.
En faktura skal nemlig normalt gennem mange hænder, før den er færdigbehandlet. Hver trin på rejsen indeholder en risiko for fejl – specielt når processen håndteres manuelt.
Generelt er manuel fakturahåndtering en ret ressourcekrævende proces. Der skal således bruges masser af tid på manuel indtastning af fakturaerne, ligesom der også ofte bruges ret meget tid på at rette de fejl, der kan opstå i denne manuelle proces.
Elektronisk fakturahåndtering er en modernisering af den traditionelle proces med papirbaserede fakturaer. I stedet for at håndtere fysiske dokumenter og manuelt indtaste data, foregår alt digitalt.
Det går hurtigere og du vil opleve færre fejl. Du kan altså både spare tid og penge ved elektronisk fakturahåndtering.
For at hjælpe dig med at forstå fordelene ved automatisering og elektronisk fakturahåndtering, har vi lavet denne store, dybdegående guide, hvori vi vil komme omkring disse emner:
- Fakturaflow
- Fakturahåndteringssystem
- Elektronisk fakturagodkendelse
- Fakturabehandling
- Fakturascanning
- Fakturakontrol
- Faktura-matching
- Indsigelse mod faktura
- Betaling af fakturaer
- Kontering af fakturaer
- Bogføring af faktura
- Valg af fakturaprogram
- Viderefakturering
- E-fakturering
- EAN-faktura
- EDI-faktura
- Peppol-faktura
- Leverandørfaktura
- Acontofakturaer
- Proforma-faktura
- Fakturaer uden moms
- Lovkrav til faktura
- Fakturaformat
- Fakturanumre
Den ultimative guide til elektronisk fakturahåndtering
1.Fakturaflow
Fakturaflow er betegnelsen for hele cyklussen omkring fakturahåndtering i din virksomhed.
Det omfatter alle trin fra modtagelse af en faktura til dens endelige bogføring:
- Modtagelse og registrering af faktura
- Godkendelsesproces
- Betaling
- Bogføring
Cyklussen dækker over alle processer, aktiviteter og systemer involveret i håndteringen af indgående fakturaer. Et effektivt fakturaflow er afgørende for virksomhedens likviditetsstyring, rettidig betaling og overordnede økonomiske sundhed.
Læs mere: Hvad er et fakturaflow, og hvordan arbejder jeg bedst med det?
2. Fakturahåndteringssystem
Et fakturahåndteringssystem kan hjælpe dig med at effektivisere dit fakturaflow, som kan være noget af en tidsrøver, hvis det hele skal håndteres manuelt. Med et fakturahåndteringssystem kan du nemlig udtrække, behandle, opbevare og administrere dine fakturadata, ligesom du kan automatisere en masse af processerne omkring fakturahåndtering og dermed spare en masse tid.
For at optimere din fakturahåndtering er valget af det rette system dog afgørende. Det handler om at finde en løsning, der matcher din virksomheds specifikke behov og processer.
For at lette din beslutningsproces har vi sammenlignet og vurderet de førende fakturahåndteringssystemer på markedet.
3. Elektronisk fakturagodkendelse
Med elektronisk fakturagodkendelse digitaliseres og automatiseres godkendelsesprocessen for indgående fakturaer. Fakturaer dirigeres til de rette personer baseret på foruddefinerede regler, hvilket markant accelererer hele processen.
På den måde elimineres meget af det tidskrævende manuelle håndteringsarbejde og risikoen for menneskelige fejl reduceres drastisk. Du opnår øjeblikkelig gennemsigtighed i processen, da du nemt kan spore hver fakturas status.
Ved at implementere elektronisk fakturagodkendelse kan du altså skære betydeligt ned på omkostninger forbundet med papirarbejde og tidsforbrug. Du forbedrer også din likviditetsstyring gennem et realtidsoverblik over udestående betalinger.
4. Fakturabehandling
Fakturabehandling som begreb dækker over den samlede proces, hvori en faktura håndteres fra det øjeblik, den modtages, til den er betalt og bogført i virksomhedens regnskabssystem.
Det indebærer registrering, matching, godkendelse og betaling af fakturaer samt opbevaring af dokumentationen.
Fakturabehandling kan måske virke som en kedelig, administrativ nødvendighed, men det er super vigtigt af flere årsager. Dels er det med til at sikre, at dine omkostninger ikke løber løbsk, men det er også med til at sikre en sund forsyningskæde – både på økonomisk og relationelt niveau.
Læs mere: Fakturabehandling fra A-Z: Alt det, du skal vide
5. Fakturascanning
Fakturascanning er en super smart teknologi, der digitaliserer papirfakturaer ved at konvertere dem til digitale filer. Processen bruger avanceret OCR-software (Optical Character Recognition) til at udtrække nøgletal fra fakturaerne, såsom beløb, datoer og leverandøroplysninger.
Det er altså noget af en game-changer, som kan være med til at strømline og effektivisere dit fakturaflow i stor stil.
6. Fakturakontrol
Uagtet størrelsen på din virksomhed kan dårlig fakturakontrol koste dig mange penge hvert eneste år. Hvis din virksomhed ikke er skarp på validering af indkomne fakturaer, inden de betales, løber du en konstant risiko for dyrebare fejl og uforudsete likviditetsproblemer.
Med effektiv fakturakontrol sørger du derimod for, at der er veldefinerede og dokumenterede arbejdsgange for modtagelse, registrering, godkendelse og betaling af fakturaer. På den måde er du sikker på, at beløbet stemmer overens med den modtagne vare eller service, inden fakturaen endeligt betales og bogføres.
Læs mere: Undgå dyre fejl med grundig fakturakontrol
7. Faktura-matching
Faktura-matching er en essentiel del af den grundige fakturakontrol. Det går kort sagt ud på at sikre, at du kun betaler for de varer og tjenester, du rent faktisk har modtaget.
I praksis handler det om at matche dine indkomne fakturaer med dine bestillinger og leverancer, så du er sikker på, at de detaljer og beløb, der fremgår af en modtaget faktura, stemmer overens med de vilkår og specifikationer, som virksomheden formelt har godkendt på forhånd.
På den måde er faktura-matching altså med til at minimere risikoen for fejl og svindel.
Læs mere: Faktura-matching: Hvad er det, og hvorfor er det vigtigt?
8. Indsigelse mod faktura
Hvis du på noget tidspunkt i din fakturakontrol finder ud af, at der er uoverensstemmelser på en faktura, har du mulighed for at lave en indsigelse.
En indsigelse er kort og godt, når du som kunde gør opmærksom på, at der er en fejl eller et problem med den faktura, du har modtaget. Det kan være alt fra en simpel tastefejl til større misforståelser om leverede ydelser eller produkter.
Når du laver en indsigelse mod en faktura, kan denne ikke sendes til inkasso, før uenigheden er afklaret.
9. Betaling af fakturaer
Omend betaling af fakturaer er en meget almindelig – nærmest banal – opgave i enhver virksomhed, er det vigtigt, at der er styr på processen omkring det. Har din virksomhed ikke styr på denne proces, kan det føre til både forsinkede betalinger og manglende overblik over den løbende pengestrøm.
For sene betalinger kan selvfølgelig føre til rykkergebyrer, men næsten mindst lige så vigtigt, kan det også skade din troværdighed overfor dine samarbejdspartnere.
Derfor er det vigtigt, at din virksomhed har en strømlinet og effektiv proces omkring betaling af fakturaer.
Læs mere: Sådan strømliner du betalingen af fakturaer
10. Kontering af fakturaer
Kontering af fakturaer er en vigtig del af din fakturahåndtering og generelle økonomistyring. Kontering af fakturaer betyder ganske enkelt, at du placerer udgiften til fakturaen på den rigtige konto i dit regnskabssystem.
Korrekt kontering har stor betydning for nøjagtigheden i dine regnskaber. Når du konterer korrekt, sikrer du, at dine udgifter fordeles korrekt – og det giver dig et bedre overblik over, hvor i virksomheden dine udgifter fordeler sig.
Læs mere: Alt hvad du skal vide om kontering af fakturaer
11. Bogføring af faktura
Bogføring af fakturaer kan måske virke som en halvkedelig tidsrøver, men det er en disciplin, der ikke må undervurderes. Det er nemlig gennem bogføringen, at du sikrer vigtige indsigter, som kan gøre dig klogere på din virksomhed.
Uden bogføring kan du nok finde frem til, hvor mange udgifter du har haft, men du aner ikke, hvordan de er brugt, og hvem der har modtaget pengene.
Det er gennem bogføringen, at du får det fulde billede af, hvor pengene går hen, og dermed kan du træffe bedre beslutninger for din virksomheds økonomi.
12. Valg af fakturaprogram
For at din fakturahåndtering glider nemmest muligt, er det vigtigt, at du vælger det helt rigtige fakturaprogram til din virksomhed. Ligesom når du vælger en livspartner, kan det forkerte valg føre til frustrationer og rod, mens det rette valg giver harmoni og glæde.
Med et effektivt fakturaprogram glider dine processer nemmere, ligesom de vil være mindre fejlfyldte.
Det gør det lettere at holde styr på betalinger, sikre rettidige faktureringer og forbedre dine relationer med leverandører og kunder.
Læs mere: Guide: Sådan vælger du det helt rigtige fakturaprogram
13. Viderefakturering
Viderefakturering er en disciplin, der tages i brug, når du har afholdt udgifter på vegne af en anden virksomhed.
Typisk vil du skulle viderefakturere udgifter, når du har haft omkostninger i forbindelse med en opgave for en kunde. Det kan for eksempel være rejseudgifter, gebyrer eller andre omkostninger, som du har lagt ud for kunden.
Viderefakturering er almindeligt i mange brancher, men det er især i konsulentbranchen – hvor brugen af underleverandører eller eksterne specialister er hyppig – at man har brug for at viderefakturere en faktura.
14. E-fakturering
E-fakturering – også kaldet E-faktura eller elektronisk fakturering – er en elektronisk måde at fakturere på. Og her menes altså ikke bare at sende en faktura som en PDF-fil.
Det handler i stedet om en standardiseret og automatiseret proces, hvor fakturaen sendes i strukturerede, elektroniske formater mellem leverandør og kunde, som understøtter en mere smidig og sikker proces med færre fejl.
E-fakturering er specielt vigtigt at kende til, hvis du arbejder med kunder i det offentlige, hvor e-fakturering er et krav.
Læs mere: Hvad er e-fakturering og hvornår skal det bruges?
15. EAN-faktura
En EAN-faktura er en speciel type e-faktura, som bruges til fakturering i det offentlige. EAN står for European Article Numbering, og det 13-cifrede EAN-nummer fungerer som en slags identifikation af virksomheden, der skal modtage fakturaen.
EAN-fakturaer sendes i noget der kaldes OIOUBL-format. EAN-fakturaer kan ikke sendes per mail, men skal i stedet enten sendes gennem dit regnskabsprogram – de fleste regnskabsprogrammer understøtter fremsendelse af EAN-fakturaer – eller gennem virk.dk.
Uanset hvilken fremgangsmåde du vælger, er det en relativt simpel procedure.
Læs mere: EAN-faktura: Hvad er det, og hvordan sendes de?
16. EDI-faktura
EDI-fakturaer er en anden type elektronisk faktura, der sendes mellem virksomheder i et forudbestemt, standardiseret dataformat, som begge parters systemer kan fortolke.
Brugen af EDI-fakturaer kan være med til at øge effektiviteten i din fakturahåndtering markant. De eliminerer behovet for manuel indtastning, reducerer fejl og forkorter behandlingstiden betydeligt.
Resultatet er en mere strømlinet, pålidelig og omkostningseffektiv faktureringsproces, der styrker både interne processer og eksterne forretningsrelationer.
Læs mere: EDI-fakturaer: Alt det, du behøver at vide
17. Peppol-faktura
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er en international digital infrastruktur og et sæt standarder, der muliggør sikker elektronisk udveksling af fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser og systemer.
Fordelene ved Peppol er, at det gør det nemmere at handle på tværs af landegrænser. Samtidig er det med til sikre en reduktion af administrative omkostninger, en øget effektivitet i forretningsprocesser, samt en forbedret datasikkerhed og -nøjagtighed.
Læs mere: Peppol: Hvad er det, og hvordan fungerer det?
18. Leverandørfaktura
Det er afgørende for din virksomheds økonomiske sundhed og effektivitet, at du har styr på håndteringen af leverandørfakturaer. Hvis du ikke har styr på dine leverandørfakturaer, risikerer du først og fremmest rykkergebyrer for at betale for sent. Det udgør selvfølgelig en ren økonomisk udgift, men det koster også på relationen til dine leverandører.
Samtidig vil du opleve, at din likviditetsstyring bliver udfordret. Hvis fakturaer betales før tid, binder man uhensigtsmæssigt likviditeten for tidligt. Omvendt hvis fakturaer betales for sent, reduceres likviditeten af rykkergebyrer og renter. Det gør det sværere at budgettere fornuftigt.
Læs mere: Sådan håndterer du effektivt dine leverandørfakturaer
19. Acontofakturaer
Acontofakturaer er en smart måde at opkræve delbetaling på, inden et projekt er helt færdigt. Det er lidt ligesom en vand- eller varmeregning - du betaler et estimeret beløb løbende og får så en endelig opgørelse senere.
I erhvervslivet bruges acontofakturering ofte i brancher som byggeri og konsulentarbejde. Det giver dig som leverandør en stabil pengestrøm under langvarige projekter. Som kunde betaler du i rater, hvilket kan lette din likviditet.
Ved projektets afslutning laver I en endelig opgørelse. Har du betalt for meget, får du penge tilbage. Har du betalt for lidt, modtager du en ekstra regning. Sådan sikrer I begge, at den endelige betaling matcher det faktisk udførte arbejde.
Læs mere: Alt du skal vide om acontofakturaer
20. Proforma-faktura
En proforma-faktura er en foreløbig faktura, som du kan sende til dine kunder, før de modtager de endelige varer eller tjenester. Tænk på den som et slags prisoverslag, der giver dine kunder en idé om, hvad de kan forvente at betale.
Det er ikke en officiel betalingsanmodning, men snarere en detaljeret kvittering, der viser alle omkostninger og vilkår, før den faktiske handel finder sted.
Læs mere: Hvad er en proforma-faktura og hvornår bruges den?
21. Fakturaer uden moms
Nogle gange skal du fakturere uden moms, afhængigt af situationen. For eksempel, hvis din virksomhed ikke er momsregistreret, eller hvis du sælger varer og tjenester, der er momsfritaget.
Det kan også gælde, når du handler med virksomheder i andre EU-lande og sælger til momsregistrerede kunder. Det er vigtigt at være opmærksom på momslovgivningen, så du fakturerer korrekt og undgår problemer med skattemyndighederne
22. Lovkrav til faktura
Når du sender fakturaer af sted til dine kunder, er det selvfølgelig afgørende, at de lever op til de formelle krav. Hvis fakturaen ikke overholder de lovmæssige krav, er den nemlig ikke gyldig.
Afhængigt af situationen, kan du vælge mellem en såkaldt “fuld faktura” – den mest detaljerede variant – og en “forenklet faktura”, der er mere simpel i sin opbygning.
23. Fakturaformat
Når du sender fakturaer, har du flere forskellige fakturaformater at vælge imellem. Du kan f.eks. vælge traditionelle papirfakturaer, PDF-fakturaer sendt via e-mail, og elektroniske fakturaer gennem systemer som Peppol.
Hvert format har sine fordele og kan vælges afhængigt af dine og dine kunders præferencer samt lovkrav. For eksempel kan elektroniske fakturaer gøre processen mere effektiv, reducere fejl og lette automatisk bogføring, mens papirfakturaer stadig kan være nødvendige i visse situationer eller for bestemte kunder.
Det er vigtigt at vælge det format, der bedst opfylder dine forretningsbehov og sikrer en smidig og pålidelig fakturering.
Læs mere: Din guide til de forskellige fakturaformater
24. Fakturanumre
Et af de helt ufravigelige krav, når du sender en faktura, er, at den skal indeholde et fakturanummer. Et fakturanummer er som et slags pas for din faktura, der skal hjælpe med at kunne identificere den enkelte faktura.
Du har en vis grad af frihed til, hvordan du vil opstille fakturanumrene, men de skal dog altid være fortløbende. Så hvis du lige har udstedt en faktura med fakturanummeret 21, skal den næste faktura altså have 22 som sit fakturanummer.
