Bogføring af fakturaer: Få styr på din virksomheds udgifter
Gå ikke glip af en artikel
For at få ordentligt styr på din virksomheds udgifter er det vigtigt, at du bogfører dine indgående fakturaer ordentligt.
Selvom bogføring kan virke som en triviel og tidskrævende opgave, er det også en proces, der er afgørende for din virksomhed. Dels er der nogle relevante regnskabstekniske aspekter, men bogføringen åbner også op for vigtige indsigter omkring, hvordan din virksomhed bruger penge.
Derfor vil vi i dette blogindlæg gå i dybden med, hvorfor bogføringen er så vigtig, men også hvordan du kan bruge bogføringen af dine indgående fakturaer til at blive klogere på din virksomhed.
Hvad omfatter bogføring af fakturaer?
Inden en faktura bogføres, er det reelt bare en udgift på din bankkonto. Ja, du har betalt pengene, men hvad har du betalt for, og hvem har du betalt til?
Det er detaljer, du skal have med, og det er de detaljer, som bl.a. noteres i bogføringen af fakturaer.
Så når fakturaen er godkendt, skal den betales og bogføres.
Infoen du skal have med i din bogføring er:
- Registrering af fakturabeløb – herunder momsbeløb samt eventuelle afgifter og gebyrer
- Registrering af hvilken kreditor/leverandør fakturaen omhandler
- Registrering af hvilke regnskabskonti der påvirkes af fakturaen
Læs mere: Krav til fakturanumre: Se alle regler her
Derfor er det vigtigt at du får bogført dine fakturaer
Bogføring er helt generelt en utrolig vigtig del af din økonomistyring.
Når du bogfører fakturaer, handler det grundlæggende om at få styr på alle de penge, der kommer ind og ud af din virksomhed. Det er ligesom at føre en dagbog over dine finansielle transaktioner, så du altid har overblik over, hvor mange penge du har tjent, og hvor mange du har brugt.
Du kan tænke på det som om, at hver faktura er en lille brik i det store puslespil, der udgør din virksomheds økonomi.
Uden bogføringen af indgående fakturaer vil du nok stadig have overblik over, hvor mange penge du har brugt, men du vil ikke ane, hvad de er blevet brugt på. Er de gået til ny kaffe til kaffemaskinen, til kontorartikler eller måske til noget helt tredje?
Uden denne vigtige information kan du ikke lave en nøjagtig budgettering eller økonomisk planlægning. Det er gennem bogføringen, at du får det fulde billede af, hvor pengene går hen, og dermed kan du træffe bedre beslutninger for din virksomheds økonomi.
Når du modtager en faktura fra en leverandør, skal du derfor sørge for at registrere den i dit regnskabssystem.
For selvom betalingen er det vigtigste aspekt for leverandøren, er selve bogføringen af fakturaen altså også utrolig vigtig for din virksomhed.
Du kan for eksempel heller ikke indberette moms eller årsregnskab, før du har bogført alle indgående fakturaer.
Det er samtidig også først, når disse fakturaer er bogført, at du typisk opdager eventuelle fejl eller mangler i regnskabet.
Læs mere: Sådan forbereder du din virksomhed på forskellige økonomiske udfald
Det skal du også huske at bogføre
Udover dine indkomne fakturaer skal du også huske at bogføre alle dine indtægter og øvrige udgifter.
Det drejer som om både stort og småt – ingen transaktion undslipper bogføringen.
Så uanset om det drejer sig om en dyr faktura eller et mindre udlæg, er det vigtigt, at det bliver bogført.
Hvis din virksomhed ofte står med mange medarbejderudlæg, kan Pleo være en ideel løsning. Med Pleo-kort bliver det let at holde styr på alle medarbejderudgifter uden at miste overblikket eller kontrollen.
Med Pleo kan dine medarbejdere nemlig betale for nødvendige arbejdsrelaterede udgifter med deres egne firmakort.
Du kan tildele både virtuelle og fysiske kort, og du får mulighed for at opsætte individuelle forbrugsgrænser, indbyggede kontroller og automatisk hentning af kvitteringer. Det sikrer, at du har fuld kontrol over virksomhedens udgifter, samtidig med at dine medarbejdere har friheden til at handle hurtigt og effektivt.
Husk de nye regler om digital bogføring
Når du bogfører dine fakturaer, kvitteringer og andre bilag, er det vigtigt at være opmærksom på de nye regler, som kom med den nye bogføringslov.
Her blev digitalisering nemlig i allerhøjeste grad sat på dagsordenen.
I den nye lovgivning er der nu krav om, at alle fakturaer – både de sendte og modtagne – gemmes digitalt i fem år.
I den forbindelse skal de gemmes i et ukrypteret og maskinlæsbart format, der gør det muligt for SKAT og andre relevante myndigheder at tilgå og kontrollere bilagene.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
For at imødekomme disse krav, skal du have et system, der muliggør denne digitale opbevaring. Det kan f.eks. være et skybaseret, elektronisk fakturahåndteringssystem, et økonomistyringsprogram eller en hvilken som helst anden digital løsning, der opfylder kravene.
Hvis du på nuværende tidspunkt stadig arkiverer fakturaer i mapper og ringbind, er det altså på tide at kigge dig om efter en mere digitaliseret løsning.
Læs mere: Sådan kommer du i gang med at digitalisere din bogføring
Pleo gør bogføringen nemmere
Pleo er mere end ‘blot’ firmakort.
Det er en omfattende løsning, der strømliner og automatiserer hele processen omkring udgiftshåndtering. Med Pleo kan du uddelegere ansvaret for udgifts-rapportering til dine medarbejdere, hvilket sparer tid og ressourcer i økonomiafdelingen.
Afstemningsprocessen er samtidig automatiseret, så når en medarbejder foretager et køb med sit Pleokort, får de straks en meddelelse om at matche kvitteringen med købet i Pleo-appen.
Medarbejderne kan også bruge brugerdefinerede tags til at kategorisere deres køb, så de passer ind i jeres regnskabsopsætning. Alle data, herunder kvitteringer, transaktionsdata, projektkoder, medarbejderkoder, tags og momskoder, er klar til at blive eksporteret direkte til jeres foretrukne økonomisystem.