Undgå dyre fejl med grundig fakturakontrol

Uanset om du ejer en lille virksomhed eller driver en stor organisation, ved du nok, hvor vigtigt det er at have styr på dine fakturaer. Ubetalte regninger, dobbeltbetalinger og manglende momsfradrag er bare nogle af de dyre konsekvenser, man risikerer ved et rodet fakturaflow.

Kort sagt kan dårlig fakturakontrol koste virksomheder enormt mange penge hvert år.

Forsømmer din virksomhed den grundige kontrol og validering af indkomne fakturaer, før de betales og bogføres? Så løber du en konstant risiko for dyrebare fejl og uforudsete likviditetsproblemer.

Men hvad vil det egentlig sige at have en god og grundig fakturakontrol?

En effektiv fakturakontrol handler om at have veldefinerede og dokumenterede arbejdsgange for modtagelse, registrering, godkendelse og betaling af fakturaer.

Det indebærer bl.a. en systematisk gennemgang af alle oplysninger og vilkår på fakturaen. På den måde er du sikker på, at beløbet stemmer overens med den modtagne vare eller service, inden fakturaen endeligt betales og bogføres.

Læs med og bliv klogere på, hvordan du tager din fakturakontrol til det næste niveau.

Vigtigheden af grundig fakturakontrol

Grundig fakturakontrol er en af hjørnestenene i din økonomistyring .

Når du har styr på dine fakturaer, sikrer du, at alt fra små køb til store investeringer bliver håndteret korrekt og rettidigt.

Det handler ikke kun om at undgå fejl og forsinkelser. Det handler også om at skabe tillid hos dine leverandører og sikre, at din virksomhed altid er på forkant. Med solid fakturakontrol kan du nemt opdage og rette fejl, før de bliver dyre problemer.

Har du ikke styr på fakturakontrollen kan der omvendt være store og dyre konsekvenser.

• Ubetalte regninger: Manglende kontrol kan føre til, at regninger ikke bliver betalt til tiden. Og det er der jo ingen, der bryder sig om. Det kan resultere i forsinkede leverancer eller i værste fald ødelægge din relation til leverandørerne. Du kan jo prøve at forestille dig, at en vigtig leverandør stopper med at levere varer, fordi betalingerne altid er forsinkede – det kan fuldstændig lamme din produktion.
• Dobbeltbetalinger: Ligesom manglende betaling kan være en risiko, kan du omvendt også risikere dobbeltbetalinger, hvor du utilsigtet betaler den samme faktura to gange. Det kan selvsagt føre til økonomiske tab, især hvis det ikke opdages i tide.
• Fejl i fakturaen kan føre til overbetaling: Der kan både ske fejl i din håndtering, men afsenderen af fakturaen kan også have lavet fejl. Hvis du ikke sørger for ordentlig kontrol af fakturaen, kan du blive offer for disse. Den typiske konsekvens vil være, at du betaler mere end det aftalte beløb. Over tid kan sådanne fejl akkumulere sig og have en betydelig indvirkning på din bundlinje, hvis de ikke opdages.
• Manglende momsfradrag : Uden grundig fakturakontrol kan du risikere at gå glip af momsfradrag, som din virksomhed har ret til. Hvis du for eksempel har købt en masse nyt kontorudstyr, men ikke registrerer fakturaen korrekt, kan du gå glip af de momsfradrag, du ellers havde været berettiget til.
• Rod i regnskaberne: Manglende fakturakontrol kan skabe rod i dine regnskaber, og det gør det sværere for dig at lave præcise økonomiske prognoser og budgetter. Det kan påvirke virksomhedens evne til at planlægge og styre sine finanser effektivt.

Fakturakontrollens forskellige delelementer

Okay, vi har slået fast, at en solid fakturakontrol er vigtig for at holde styr på økonomien.

Men hvad indebærer den egentlig?

For at sikre, at din fakturakontrol kører som smurt, er det nemlig vigtigt at forstå de forskellige delelementer, der tilsammen udgør en grundig kontrol.

1. Verifikation af fakturaoplysninger: Først og fremmest skal du tjekke, at alle oplysninger på fakturaen er korrekte. Afsender, beløb, moms, leveringsdato osv. – det hele skal tjekkes igennem. Selv de mindste fejl kan få store konsekvenser, hvis de overses. Så hav et skarpt øje for alle detaljerne.
2. Match fakturaer med indkøbsordrer eller kontrakt: Det trin sikrer, at I kun betaler for det, I rent faktisk har bestilt. Fakturaen skal derfor matches mod den oprindelige indkøbsordre eller kontrakt. Stemmer priserne, mængden og beskrivelserne overens? Eller er der afvigelser, som kræver en forklaring?
3. Godkendelsesproces: Når en faktura er blevet tjekket, skal den godkendes af en bemyndiget person, før betalingen kan gå igennem. Hvem, der har den bemyndigelse, afhænger af fakturaens beløb og type. Denne del af processen er med til at minimere risikoen for fejl og svig.
4. Betalingsprocedurer: Når fakturaen endelig er godkendt, skal den naturligvis betales. Men selv her kan der være faldgruber, hvis procedurerne ikke følges. Bliver kreditortiden f.eks. udnyttet optimalt i forhold til likviditeten? Og bliver fakturaen reelt bogført på rette konti?

Som du kan se, er fakturakontrol en fin mekanisme med forskellige vitale delelementer. Hver møtrik skal sidde ordentligt fast, ellers bryder maskinen sammen på et tidspunkt.

Det minder lidt om at samle en kæmpe lego-konstruktion - hvis du glemmer en enkelt lille klods, så risikerer det hele at vælte.

Sådan optimerer du fakturakontrollen i din virksomhed

Nå, men nok om Lego-analogier. Lad os komme ned på jordoverfladen og se på, hvordan du rent faktisk kan optimere din virksomheds processer omkring fakturakontrol.

For er der ting, der kan gøres smartere og mere effektivt?

Det korte svar er: Helt klart!

Her er vores tre bedste tips til en bedre proces omkring fakturakontrol:

1. Centraliser dine fakturaer: Som noget af det første bør du sikre, at dine fakturaer samles ét sted. Et centralt system gør det lettere at holde styr på alle dokumenter og sikrer, at intet bliver glemt eller overset.
2. Automatiser så meget som muligt: Brug et elektronisk fakturahåndteringssystem, der kan automatisere de fleste af de manuelle processer. Automatisering kan hjælpe med at reducere fejl, spare tid og sikre, at alle fakturaer behandles rettidigt. Du kan bl.a. slippe for alt det tastearbejde, der normalt er. Her bruges smart OCR (Optical Character Recognition) teknologi til at scanne alle vigtige oplysninger fra fakturaen.
3. Opsæt klare digitale godkendelsesflows: Ved at sætte godkendelsesprocessen på digitale skinner kan du nemmere sende fakturaer rundt til de rette personer og holde øje med, hvor langt de er nået. Intet bøvl med fysiske papirer og manuelle processer.

Hvis du følger disse tre tips, er du allerede godt på vej til at optimere din fakturakontrol. Og uanset hvilke digitale og automatiserede løsninger du vælger at implementere, er den altoverskyggende fordel den samme: Du fjerner en masse manuelt bøvl og sparer en hulens masse tid.

Tid, som du og dine medarbejdere kan bruge meget mere konstruktivt på at drive og udvikle jeres kerneforretning i stedet for at bruge uforholdsmæssigt mange ressourcer på opslidende fakturakontrol.