Sådan undgår du dyre fejl med grundig fakturakontrol

Uanset om du ejer en lille virksomhed eller driver en stor organisation, ved du nok, hvor vigtigt det er at have styr på dine fakturaer. Ubetalte regninger, dobbelte betalinger og manglende momsfradrag er bare nogle af de dyre konsekvenser, du risikerer ved et rodet fakturaflow.

Kort sagt kan dårlig fakturakontrol koste virksomheder enormt mange penge hvert år.

Forsømmer din virksomhed den grundige kontrol og validering af indkomne fakturaer, før de betales og bogføres? Så løber du en konstant risiko for dyrebare fejl og uforudsete likviditetsproblemer.

Læs med og bliv klogere på, hvordan du tager din fakturakontrol til det næste niveau.

• Grundig fakturakontrol sikrer korrekt og rettidig håndtering af både små og store køb, hvilket skaber tillid hos leverandører og holder virksomheden på forkant.
• Uden fakturakontrol risikerer du ubetalte regninger, hvilket kan skade relationer og lamme produktionen, samt dobbeltbetalinger og fejl, der kan føre til økonomiske tab.
• Automatisering af fakturakontrol ved hjælp af OCR-teknologi og automatiserede godkendelsesflows sparer tid og reducerer fejl, hvilket optimerer virksomhedens økonomiske effektivitet.

Vigtigheden af grundig fakturakontrol

Grundig fakturakontrol er en af hjørnestenene i din økonomistyring.

Når du har styr på dine fakturaer, sikrer du, at alt fra små køb til store investeringer bliver håndteret korrekt og rettidigt. Det handler ikke kun om at undgå fejl og forsinkelser. Det handler også om at skabe tillid hos dine leverandører og sikre, at din virksomhed altid er på forkant. 

Med solid fakturakontrol kan du nemt opdage og rette fejl, før de bliver dyre problemer.

Kort sagt, grundig fakturakontrol sparer dig både tid og penge og giver dig ro i sindet, så du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget – at drive din virksomhed fremad.

Har du ikke styr på fakturakontrollen, kan der omvendt være store og dyre konsekvenser.

• Ubetalte regninger: Manglende kontrol kan føre til, at regninger ikke bliver betalt til tiden. Og det er der jo ingen, der bryder sig om. Det kan resultere i forsinkede leverancer eller i værste fald ødelægge din relation til leverandørerne. Du kan jo prøve at forestille dig, at en vigtig leverandør stopper med at levere varer, fordi betalingerne altid er forsinkede – det kan fuldstændig lamme din produktion.
  
  
• Dobbeltbetalinger: Ligesom manglende betaling kan være en risiko, kan du omvendt også risikere dobbeltbetalinger, hvor du utilsigtet betaler den samme faktura to gange. Det kan selvsagt føre til økonomiske tab, især hvis det ikke opdages i tide.
  
  
• Fejl i fakturaen kan føre til overbetaling: Der kan ske fejl i din egen håndtering, men afsenderen af fakturaen kan også have lavet fejl. Hvis du ikke sørger for ordentlig kontrol af fakturaen, kan du blive offer for disse. Den typiske konsekvens vil være, at du betaler mere end det aftalte beløb. Over tid kan sådanne fejl akkumulere sig og have en betydelig indvirkning på din bundlinje, hvis de ikke opdages.
  
  
• Manglende momsfradrag: Uden grundig fakturakontrol kan du risikere at gå glip af momsfradrag, som din virksomhed har ret til. Hvis du for eksempel har købt en masse nyt kontorudstyr, men ikke registrerer fakturaen korrekt, kan du gå glip af de momsfradrag, du ellers havde været berettiget til.
  
  
• Rod i regnskaberne: Manglende fakturakontrol kan skabe rod i dine regnskaber, og det gør det sværere for dig at lave præcise økonomiske prognoser og budgetter. Det kan påvirke virksomhedens evne til at planlægge og styre sine finanser effektivt.

Læs mere: Hvad er forskellen på et budget og et forecast?

Fakturakontrollens forskellige delelementer

Okay, vi har slået fast, at en solid fakturakontrol er vigtig for at holde styr på økonomien.

Men hvad indebærer den egentlig?

For at sikre, at din fakturakontrol kører som smurt, er det nemlig vigtigt at forstå de forskellige delelementer, der tilsammen udgør en grundig kontrol.

1. Verifikation af fakturaoplysninger: Først og fremmest skal du tjekke, at alle oplysninger på fakturaen er korrekte. Afsender, beløb, moms, leveringsdato osv. – det hele skal tjekkes igennem. Selv de mindste fejl kan få store konsekvenser, hvis de overses. Så hav et skarpt øje for alle detaljerne.
   
   
2. Match fakturaer med indkøbsordrer eller kontrakt: Dette trin sikrer, at du kun betaler for det, I rent faktisk har bestilt. Fakturaen skal derfor matches mod den oprindelige indkøbsordre eller kontrakt. Stemmer priserne, mængden og beskrivelserne overens? Eller er der afvigelser, som kræver en forklaring?
   
   
3. Godkendelsesproces: Når en faktura er blevet tjekket, skal den godkendes af en bemyndiget person, før betalingen kan gå igennem. Hvem der har den bemyndigelse, afhænger af fakturaens beløb og type. Denne del af processen er med til at minimere risikoen for fejl og svig.
   
   
4. Betalingsprocedurer: Når fakturaen endelig er godkendt, skal den naturligvis betales. Men selv her kan der være faldgruber, hvis procedurerne ikke følges. Bliver kreditortiden f.eks. udnyttet optimalt i forhold til likviditeten? Og bliver fakturaen reelt bogført på rette konti?

Som du kan se, er fakturakontrol en delikat mekanisme med forskellige vitale delelementer. Hver møtrik skal sidde ordentligt fast, ellers bryder maskinen sammen på et tidspunkt.

Det minder lidt om at samle en kæmpe lego-konstruktion. Hvis du glemmer en enkelt lille klods, så risikerer det hele at vælte.

Sådan optimerer du fakturakontrollen i din virksomhed

Nå, men nok om LEGO-analogier. Lad os komme ned på jordoverfladen og se på, hvordan du rent faktisk kan optimere din virksomheds processer omkring fakturakontrol.

For er der ting, der kan gøres smartere og mere effektivt?

Det korte svar er: Helt klart!

Ved at digitalisere og automatisere dine procedurer kan du nemlig skære mange manuelle og tidskrævende skridt fra. Og smartere arbejdsgange giver dig tid og ressourcer til at fokusere på andet end bare at rode med fakturaer.

Hvis du vil have fuldt udbytte af din fakturakontrol, skal du bevæge dig væk fra tilfældige arbejdsgange og indføre en fast "best practice". Den optimale proces sikrer, at ingen faktura bliver betalt, før den er valideret, matchet og godkendt af de rette personer.

Her er de fem trin til en fejlfri proces:

Trin 1: Centralisér modtagelsen: Du starter med at lukke alle "bagdøre". Ved at kræve, at alle leverandører sender fakturaer til én dedikeret e-mailadresse (f.eks. faktura@virksomhed.dk) eller via EAN/Peppol, samler du alt ét sted. Det eliminerer risikoen for, at bilag forsvinder i en medarbejders personlige indbakke eller på et fysisk skrivebord.

Trin 2: Automatiseret datafangst (OCR): Softwaren overtager her det manuelle tastearbejde. Ved hjælp af intelligent OCR-teknologi aflæser systemet automatisk stamdata som leverandør, beløb, forfaldsdato og moms. Det fjerner indtastningsfejl og sikrer, at dataene i dit regnskab altid er korrekte.

Trin 3: Foretag trevejsmatch: Dette er dit vigtigste værn mod overbetaling. Systemet sammenligner automatisk fakturaen med den oprindelige indkøbsordre og modtagelseskvitteringen for varerne. Stemmer tallene ikke overens, får du besked med det samme, så du ikke betaler for varer, du aldrig har modtaget eller som er faktureret til en forkert pris.

Trin 4: Aktivér det automatiske godkendelsesflow: Fakturaen lander automatisk hos den rette budgetansvarlige baseret på jeres interne regler. Du slipper for at rykke for godkendelser; systemet sender selv påmindelser, så du undgår dyre rykkergebyrer og bevarer det gode forhold til dine leverandører.

Trin 5: Digital arkivering og søgbarhed: Når fakturaen er godkendt og betalt, arkiveres den automatisk i overensstemmelse med bogføringsloven. Konkret betyder det, at du aldrig mere skal lede i ringbind. Ved en eventuel revision eller kontrol kan du finde ethvert bilag frem på få sekunder med en simpel søgning.

Hvis du følger disse trin, er du allerede godt på vej til at optimere din fakturakontrol. Og uanset hvilke digitale og automatiserede løsninger, du vælger at implementere, er den altoverskyggende fordel den samme: 

Du fjerner en masse manuelt bøvl og sparer en hulens masse tid.

Manuel vs. automatiseret fakturakontrol

Mange virksomheder undervurderer, hvor dyrt det egentlig er at håndtere fakturaer manuelt. Når du flytter processen ind i en dedikeret softwareløsning, ændrer du ikke bare værktøjet, men hele din økonomiske effektivitet.

Kort sagt: Den manuelle proces er reaktiv og sårbar, mens den automatiserede proces er proaktiv og skalerbar. Ved at automatisere din fakturakontrol fjerner du de administrative flaskehalse, der før bremsede din virksomheds vækst.