Hvad er Peppol, og hvordan fungerer det?
“Peppol”.
Måske er det et begreb, du har hørt om – især hvis du arbejder med elektronisk fakturering eller handler med offentlige institutioner.
Men hvad er Peppol egentlig, og hvorfor er det relevant for din virksomhed?
Kort fortalt er Peppol en standardiseret metode til at sende og modtage elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser.
Læs med, hvis du gerne vil blive klogere på Peppol, hvordan det fungerer, og hvordan du kommer i gang med at bruge det.
- Peppol er et internationalt netværk, der gør det nemt og sikkert at sende e-fakturaer og andre forretningsdokumenter i et fælles format på tværs af lande.
- Du kobler dig på via et godkendt Peppol Access Point, får et Peppol-ID, og så kan dokumenter sendes krypteret mellem afsender og modtager.
- Peppol Authorities (i Danmark er det Erhvervsstyrelsen) overvåger og godkender access points og sikrer, at standarder og sikkerhed overholdes.
- Peppol bruges af knap 2 millioner offentlige og private virksomheder i over 100 lande, og tilslutning kræver tilmelding samt en årlig betaling og oprettelsesgebyr.
Hvad er Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er et paneuropæisk netværk designet til at standardisere og lette den elektroniske udveksling af forretningsdokumenter – f.eks. fakturaer – mellem forskellige organisationer i Europa og resten af verden.
Formålet med Peppol er at gøre det muligt for virksomheder og offentlige myndigheder at sende og modtage e-fakturaer og andre elektroniske dokumenter på en nem, sikker og ensartet måde.
Har du tidligere faktureret til forskellige offentlige myndigheder i EU? Så kender du udfordringen: Hvert land arbejdede med sin egen standard. Hver standard stillede sine egne krav og regler, hvilket gjorde processen både kompleks og tidskrævende.
Men nu kommer de gode nyheder: Siden 18. april 2020 modtager alle offentlige institutioner og myndigheder i EU fakturaer via den nye europæiske EDI-standard, Peppol.
Ved at bruge Peppol kan du undgå de udfordringer, der ofte opstår med forskellige formater og systemer på tværs af landegrænser og brancher. På den måde er Peppol med til at skabe en mere effektiv og sammenhængende indkøbsproces.
Hvordan fungerer Peppol?
Peppol fungerer som et digitalt postsystem, der sikrer standardiseret udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder. Du sender og modtager altså ikke kun fakturaer gennem Peppol, men også andre dokumenter som prislister, ordrer, ordrebekræftelser og meget mere.
Peppol bygger på en firehjørnemodel, som forbinder modtager og afsender. "Peppol Access Points" udgør det centrale i arkitekturen og formidler flowet af dokumenter.
For at sende og modtage dokumenter via Peppol-netværket bruger du et autoriseret Peppol Access Point.
Disse access points fungerer som gateways, der forbinder din virksomhed til Peppol-netværket og sikrer, at dokumenterne når frem sikkert og i overensstemmelse med Peppol-standarderne.
Peppol BIS Billing 3.0: Den fælles standard
Når du sender fakturaer via Peppol, følger de Peppol BIS Billing 3.0-standarden. Denne standard definerer præcis, hvordan fakturaer skal struktureres og formateres, så alle systemer kan læse og behandle dem korrekt, uanset hvilket land du sender til.
BIS Billing 3.0 bygger på den europæiske faktureringsstandard (EN 16931) og sikrer, at dine fakturaer indeholder alle nødvendige oplysninger i et ensartet format. Det betyder færre fejl, hurtigere behandling og nem integration med dit eksisterende økonomisystem.
Alle Peppol Access Points kontrolleres af såkaldte Peppol Authorities. I Danmark er det Erhvervsstyrelsen, der står for denne kontrol.
Hver deltager i Peppol-netværket har et unikt Peppol-ID, som identificerer afsendere og modtagere af dokumenter. ID'et sikrer, at dokumenterne når frem til den rette modtager og gør det muligt at spore dokumenternes rejse gennem netværket.
Sikkerhed og pålidelighed udgør kernen i Peppol-netværket. Derfor krypterer systemet dokumenterne under transmissionen, hvilket beskytter følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang.
Hvem er Peppol Authorities, og hvad gør de?
Peppol Authorities fungerer som vagthunde i Peppol-netværket. Disse myndigheder godkender og overvåger alle Peppol Access Points i deres respektive lande og sikrer, at de overholder Peppol-standarderne.
I Danmark varetager Erhvervsstyrelsen som nævnt rollen som Peppol Authority. De certificerer danske access points, kontrollerer løbende deres drift og griber ind, hvis en udbyder ikke lever op til kravene.
På den måde beskytter Peppol Authorities både virksomheder og myndigheder mod usikre forbindelser og garanterer, at dokumenterne flyder sikkert gennem netværket.
Hver Peppol Authority samarbejder desuden tæt med de øvrige nationale myndigheder i EU for at opretholde et ensartet sikkerhedsniveau på tværs af landegrænser.
Oversigt over samtlige Peppol Authorities
Hvem er med i Peppol?
Peppol er en åben standard, som i stigende grad bliver taget i brug af både offentlige myndigheder og private virksomheder over hele Europa. Og selvom det oprindeligt er startet som et europæisk projekt, er netværket i dag også i brug i lande som Singapore, New Zealand, Australien og Japan.
Faktisk er det blevet udbredt i en sådan grad, at der i skrivende stund (november 2025) er næsten 2 millioner virksomheder fordelt over 103 lande registreret i Peppol-netværket.
Med omkring 55.000 registrerede virksomheder er Danmark blandt de lande med allerflest Peppol-registrerede virksomheder.
Hvordan bruger jeg Peppol?
Hvis du gerne vil bruge Peppol-netværket, skal du finde et Access Point. Det skal du, uanset om du vil sende eller modtage dokumenter.
Registrering og Peppol-ID: For at blive synlig i netværket skal du have et Peppol-ID. I Danmark tager dette typisk udgangspunkt i dit CVR-nummer (eller EAN-nummer for offentlige institutioner).
Når du aktiverer Peppol-funktionen i dit økonomisystem, sker registreringen af dit Peppol-ID ofte helt automatisk.
Hvad koster det? Her er der godt nyt. De høje medlemsgebyrer til selve organisationen OpenPeppol (der starter på over 1.000 €) gælder kun for distributører og udbydere af infrastrukturen.
Som almindelig virksomhed betaler du normalt ikke direkte til Peppol. Prisen for at bruge netværket er typisk inkluderet i dit abonnement hos din softwareudbyder, eller afregnes som et mindre gebyr per transaktion.
Du bør derfor tjekke prisen direkte hos din udbyder af økonomisystemet.
