“Peppol”.
Måske er det et begreb, du har hørt om – især hvis du arbejder med elektronisk fakturering eller handler med offentlige institutioner. Men hvad er Peppol egentlig, og hvorfor er det relevant for din virksomhed?
Kort fortalt er Peppol en standardiseret metode til at sende og modtage elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser.
Læs med, hvis du gerne vil blive klogere på Peppol, hvordan det fungerer, og hvordan du kommer i gang med at bruge det.
Hvad er Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er et paneuropæisk netværk designet til at standardisere og lette den elektroniske udveksling af forretningsdokumenter – f.eks. fakturaer – mellem forskellige organisationer i Europa og resten af verden.
Hvis du tidligere har faktureret til forskellige offentlige myndigheder i EU, vil du have oplevet, at de forskellige lande har arbejdet med forskellige standarder. Hver standard havde sine egne regler og krav, hvilket gjorde processen både kompleks og tidskrævende.
Men nu er der gode nyheder for dig: Siden 18. april 2020 har alle offentlige institutioner og myndigheder i EU været forpligtet til at modtage fakturaer via den nye europæiske EDI-standard , Peppol.
Formålet med Peppol er at gøre det muligt for virksomheder og offentlige myndigheder at sende og modtage e-fakturaer og andre elektroniske dokumenter på en nem, sikker og ensartet måde.
Ved at bruge Peppol kan du undgå de udfordringer, der ofte opstår med forskellige formater og systemer på tværs af landegrænser og brancher. På den måde er Peppol med til at skabe en mere effektiv og sammenhængende indkøbsproces.
Hvem er med i Peppol?
Peppol er en åben standard, som i stigende grad bliver taget i brug af både offentlige myndigheder og private virksomheder over hele Europa.
Og selvom det oprindeligt er startet som et europæisk projekt, er netværket i dag også i brug i lande som Singapore, New Zealand, Australien og Japan.
I dag er der mere end 600.000 registrerede virksomheder i Peppol-netværket.
Hvordan fungerer Peppol?
Peppol fungerer som en form for digitalt postsystem til sikker og standardiseret udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder. Du kan altså ikke kun sende og modtage fakturaer gennem Peppol, men også andre dokumenter som prislister, ordrer, ordrebekræftelser og meget mere.
Peppol bygger på en firehjørnemodel, som forbinder modtager og afsender. Det centrale i arkitekturen er “Peppol Access Points”, som formidler flowet af dokumenter.
For at kunne sende og modtage dokumenter via Peppol-netværket skal du nemlig bruge et autoriseret Peppol Access Point. Disse access points fungerer som gateways, der forbinder din virksomhed til Peppol-netværket og sikrer, at dokumenterne leveres sikkert og i overensstemmelse med Peppol-standarderne.
Alle Peppol Access Points kontrolleres af såkaldte Peppol Authorities. I Danmark er det Erhvervsstyrelsen , der står for denne kontrol.
Hver deltager i Peppol-netværket har et unikt Peppol-ID, som bruges til at identificere afsendere og modtagere af dokumenter. ID’et sikrer, at dokumenterne når frem til den rette modtager og gør det muligt at spore dokumenternes rejse gennem netværket.
Sikkerhed og pålidelighed er kernen i Peppol-netværket. Derfor krypteres dokumenterne selvfølgelig under transmissionen, hvilket beskytter følsomme oplysninger mod uautoriseret adgang.
Vil du bruge Peppol? Sådan gør du
Hvis du gerne vil bruge Peppol-netværket, skal du finde et Access Point. Det skal du, uanset om du vil sende eller modtage dokumenter.
Udover at finde et Access Point, skal du også tilmeldes Peppol-netværket, så du kan få et Peppol-ID. Det er som tidligere nævnt dette ID, som bruges til at identificere afsender og modtager. Det sikrer også, at du er synlig over for andre virksomheder i netværket.
Tilmeldingen foregår på netværkets hjemmeside .
Ønsker du at bruge Peppol-netværket, koster det en årlig pris, som afhænger af din virksomheds størrelse. Priserne starter ved 1.200 €.
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
