EDI-fakturaer: Alt det, du behøver at vide
EDI-fakturaer er en digital version af en faktura, som normalt ville være sendt som PDF, Word-dokument eller måske endda på godt, gammeldags papir.
EDI står kort og godt for "Electronic Data Interchange". EDI-teknologiens fineste formål er at muliggøre elektronisk overførsel af fakturaoplysninger mellem to handelspartnere.
I en travl verden, hvor tid er penge, og hvor nøjagtighed og effektivitet er afgørende, kommer EDI-fakturaer ind fra højre som en ny og smart måde at håndtere fakturaer på. Normalt kan den manuelle proces omkring at modtage, behandle og betale fakturaer være både tidskrævende og fejlbehæftet.
Men med den mere digitale proces, som EDI-fakturaer tilbyder, kan du vinke farvel til fejl og frustrerede medarbejdere og i stedet sige goddag til fordele som øget effektivitet, hurtigere behandlingstider, færre fejl og bedre likviditetsstyring.
- En EDI-faktura er en elektronisk faktura, der sendes mellem virksomheder via et standardiseret format, hvilket gør behandling af fakturaer hurtigere og mere præcis.
- EDI-teknologi fjerner behovet for manuel dataindtastning og sikrer automatisk overførsel af fakturaoplysninger mellem systemer, hvilket minimerer fejl og forsinkelser.
- Ved at bruge EDI-fakturaer kan virksomheder reducere behandlingstiden med op til 60 %, samtidig med at samarbejdet med leverandører og kunder bliver lettere og mere effektivt.
- For at fakturere offentlige instanser i Danmark skal du bruge OIOUBL-standarden, mens PEPPOL letter samhandlen med virksomheder i andre EU-lande.
Hvad er en EDI-faktura?
En EDI-faktura er en elektronisk faktura, der udveksles mellem virksomheder via et standardiseret format (standarderne vender vi tilbage til).
Ved at muliggøre en direkte, digital overførsel af fakturaoplysninger, bliver behandlingen af fakturaer hurtigere og mere nøjagtig.
Kernen i EDI-fakturaer er brugen af et forudbestemt, standardiseret dataformat, som begge parters systemer kan fortolke. Ved at have dette fælles sprog sikres en struktureret og ensartet måde at udveksle fakturaoplysninger på.
Det fjerner behovet for at indtaste data manuelt, da systemerne kan læse og behandle fakturaoplysningerne automatisk. Så når du udsender en faktura, genereres fakturaoplysningerne simpelthen i det standardiserede EDI-format og overføres elektronisk til købers økonomisystem. Derefter modtager købers system fakturaen elektronisk og behandler alle detaljer som beløb, betalingsbetingelser osv. uden yderligere manuel indtastning.
På den måde strømlines fakturahåndteringen for begge parter i handelskæden.
Det er også værd at notere sig, at selvom vi i dette blogindlæg fokuserer på EDI-fakturaer, kan EDI-teknologien også bruges til meget andet end blot fakturaer. Udover fakturaer kan EDI eksempelvis også bruges til at udveksle ordrer, ordrebekræftelser, forsendelsesadviseringer, lageroptællinger og mange andre dokumenttyper.
EDI gør det altså muligt for handelspartnere at have en strømlinet og integreret dataudveksling, hvilket letter samhandel og samarbejde i forsyningskæder.
Læs mere: Strategisk sourcing: Sådan optimerer du din forsyningskæde
Fordele ved EDI-fakturaer
Fordelene ved at implementere EDI-fakturering i din virksomhed er både mange og betydelige. Ved at overgå fra manuelle fakturaflows til den fuldt elektroniske og system-integrerede udveksling af fakturaer opnår du et markant løft i effektivitet, præcision og kontrol.
- Øget effektivitet: EDI-fakturaer fjerner behovet for manuel indtastning af oplysningerne i fakturaen, da dataene overføres direkte mellem parternes systemer. Det sparer dig for betydelige mængder tid og ressourcer på behandling af fakturaer – mere konkret anslås det, at du med EDI-fakturaer kan reducere behandlingstiden med op til 60 %.
- Færre fejl: Risikoen for menneskelige fejl som tastefejl, manglende data eller forkerte beregninger minimeres med elektronisk fakturahåndtering, da fakturaoplysningerne aldrig skal indtastes manuelt.
- Hurtigere behandlingstid: Fordi fakturaoplysningerne modtages digitalt og struktureret, kan du behandle og betale fakturaer langt hurtigere. Den automatiserede proces reducerer således forsinkelser markant.
- Bedre samarbejde med dine samhandelspartnere: Når fakturaer og andre forretningsdokumenter udveksles hurtigt og præcist, bliver kommunikationen mellem parterne mere gnidningsfri. Leverandører kan forvente rettidige betalinger, og købere kan forvente præcise og rettidige leverancer.
Resultatet er øget tillid og færre misforståelser, hvilket gør det lettere at opbygge langvarige og gensidigt fordelagtige forretningsforhold.
- Bedre likviditetsstyring: Med EDI modtages fakturaer praktisk talt øjeblikkeligt efter udstedelse. Det sikrer, at du altid har et godt overblik over likviditetssituationen, og hvilke udestående forpligtelser du har til dine leverandører.
- Besparelser og lavere CO2-aftryk (hvis du primært fakturerer på papir): Hvis din virksomhed stadig sender mange papirfakturaer, kan overgangen til EDI-fakturaer hjælpe dig med at opnå store besparelser og samtidig reducere din miljøpåvirkning. Behandlingen af papirfakturaer koster typisk mellem 70 og 140 kr. pr. faktura, men med EDI-fakturaer kan du spare op til 90% pr. faktura. På globalt plan, hvor der årligt udstedes 550 milliarder fakturaer, ville overgangen til EDI teoretisk set spare 495 milliarder ark papir, svarende til 2,478 millioner tons papir om året. Det betyder både lavere omkostninger og et markant mindre CO2-aftryk for din virksomhed.
Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring
Standarder inden for EDI-fakturering
En af grundpillerne i EDI-fakturaer er brugen af anerkendte standarder for elektronisk dataudveksling. Det er disse standarder, som sikrer, at indholdet i fakturaen – eller de andre dokumenter som kan sendes med EDI – kan forstås og behandles korrekt af alle involverede parter.
OIOUBL
OIOUBL står for Offentlig Information Online - Universal Business Language og er en dansk standard, som er en videreudvikling og udbygning af den tidligere OIOXML-standard. Forskellen på de to standarder er grundlæggende, at OIOUBL kan indeholde flere informationer og data.
Hvis du skal sende fakturaer til staten eller en kommune i Danmark, så skal de sendes som OIOUBL.
Selvom EDI-fakturering primært bruges i offentligt regi, vinder det dog i stigende grad indpas hos private virksomheder. Da OIOUBL er en dansk standard, kan du kun bruge den til fakturering af virksomheder i Danmark.
PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er en relativt ny fælleseuropæisk standard, som er udviklet med henblik på at lette handel på tværs af grænser inden for EU.
Ligesom Danmark har mange lande nemlig haft deres egne standarder til EDI-fakturering. Det har gjort e-fakturering på tværs af landegrænser lidt besværligt, og derfor sigter man med PEPPOL efter at strømline den proces, så samhandel bliver nemmere.
