Hvad er en elektronisk faktura?

 En elektronisk faktura er en digitaliseret tilgang til afsendelse og behandling af fakturaer. Den kaldes også en e-faktura eller e-fakturering, og det er blevet standarden, når du sender regninger til det offentlige – og i stigende grad også til private virksomheder. 

Men hvad er en elektronisk faktura egentlig, og hvordan fungerer det i praksis? 

I denne guide får du styr på alt fra formater som OIOUBL og PEPPOL til, hvordan du sender og modtager e-fakturaer nemt og korrekt.

• En elektronisk faktura er ikke en PDF, men et struktureret digitalt dokument, der automatisk kan læses af modtagerens økonomisystem.
• Det er lovpligtigt at sende e-fakturaer til offentlige myndigheder i Danmark, hvilket kræver et EAN-nummer.
• E-fakturering er også relevant for private virksomheder og giver øget effektivitet, færre fejl og bedre datasikkerhed.
• Elektroniske fakturaer skal leve op til specifikke krav til format og indhold, og sendes i standarder som OIOUBL eller PEPPOL.
• Du kan sende e-fakturaer via regnskabsprogrammer, ERP-systemer eller virk.dk – også selvom du er en mindre virksomhed.

Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er en faktura, der sendes og modtages i et struktureret digitalt format, som automatisk kan læses og behandles af økonomisystemer. 

I Danmark bruges f.eks. OIOUBL-formatet, mens PEPPOL er både et internationalt netværk og et fakturaformat, som flere og flere virksomheder anvender.

Det er vigtigt at slå fast, at en e-faktura ikke bare er en PDF sendt med mail. En PDF-faktura er ganske vist elektronisk, men den skal stadig læses og tastes ind manuelt. En e-faktura består i teknisk forstand af datapakker, som systemerne kan forstå, validere og bogføre automatisk.

Hvem bruger e-fakturaer?

Det er særligt vigtigt at kende til e-fakturering, hvis du har kunder i regioner, kommuner eller andre steder i det offentlige. Siden 2005 har det nemlig været lovpligtigt, at når de skal faktureres, skal det ske gennem en e-faktura. 

Ellers vil der ske det meget kedelige, at din faktura bliver afvist.

Når du fakturerer kunder i det offentlige, skal du bruge deres EAN-nummer – European Article Numbering. EAN-nummeret er en slags elektronisk identitetsmarkør, som sikrer, at din EAN-faktura ender det helt rigtige sted.

Det er dog ikke kun i det offentlige, at elektroniske fakturaer kan bruges. Private virksomheder kan sagtens benytte sig af e-fakturering, såfremt den anden part accepterer det. Flere og flere private virksomheder benytter sig faktisk af elektronisk fakturering, og det er der flere gode grunde til:

• Effektivitet og lethed: E-fakturering skaber en gnidningsfri proces, der gør det hurtigere at levere, behandle og betale fakturaer. Det forbedrer ikke kun afstemningen af konti, men sikrer også bedre cash flow og åbner døren for virksomhedens vækst.
• Præcision i detaljen: Ved at eliminere manuel håndtering af fakturaer hæves standarden for datakvalitet, hvilket reducerer fejl såsom forkerte eller tabte fakturaer grundet simple tastefejl.
• Direkte, sikker og pålidelig: E-fakturering styrker også datasikkerheden. Gennem en direkte og pålidelig transmissionsproces minimeres risikoen for tabte eller forkert leverede fakturaer, hvilket giver dig ro i sindet og sikrer, at din virksomhed kører på skinner.

Ønsker du som privat virksomhed at modtage elektroniske fakturaer som led i din udgiftshåndtering, skal du blot sikre, at din virksomhed har et ID, som afsenderen kan sende fakturaen til. Det kan eksempelvis være dit CVR- eller SE-nummer.

Alternativt har du mulighed for at tilkøbe et eller flere EAN-numre. Det kan være en fordel, hvis din virksomhed opererer med flere afdelinger, der hver især skal kunne modtage og fakturere elektronisk.

Hvis du ønsker at sende en e-faktura til en anden privat virksomhed, kræver det, at pågældende virksomhed accepterer det, og at du kender virksomhedens ID. Kender du det ikke i forvejen, kan du altid tjekke op på det i NemHandelsregistret .

Hvordan fungerer e-fakturering?

E-fakturering er faktisk ganske simpelt, selvom det måske kan lyde kompliceret. 

Først og fremmest skal du sikre, at din faktura når korrekt frem til modtagerens system. Det gør du via et EAN-nummer (hvis din kunde er inden for det offentlige) eller en anden form for ID-nummer, hvis din kunde er en privat virksomhed.

Når du har styr på EAN eller ID, og dermed sikret, at fakturaen ender det rigtige sted, skal e-fakturaen sendes afsted. Det kan du f.eks. gøre gennem dit indkøbs- eller økonomisystem, hvis systemet understøtter e-fakturering. Det er også en mulighed at integrere NemHandelsprogrammet i mange økonomisystemer.

For små virksomheder, der måske ikke har et økonomisystem, kan man bruge Fakturablanketten, når man skal fakturere danske offentlige myndigheder.

Kravene til en elektronisk faktura

En elektronisk faktura er ikke blot en faktura, du sender digitalt – der stilles helt særlige krav til både format og indhold, før den bliver accepteret af systemerne.

Her er kravene til, hvad der skal fremgå af din e-faktura:

• Afsender og modtager (Husk CVR-nummer, hvis du fakturerer en virksomhed)
• Fakturanummer og dato
• Varelinjer og momsoplysninger
• Det korrekte EAN-nummer (ved fakturering af det offentlige)

Standarder i e-fakturering

Når det kommer til e-fakturering, er der som nævnt tidligere nogle standarder, der er afgørende for at sikre en smidig og effektiv udveksling af fakturaer mellem virksomheder.

Standarder fastlægger de regler og formater, der skal følges for at sikre, at elektroniske fakturaer kan forstås og behandles korrekt af modtageren, uanset hvilket system eller software modtageren bruger.

OIOUBL (Offentlig Information Online Universal Business Language) er en dansk standard, du kan bruge, når du sender elektroniske fakturaer til offentlige eller private virksomheder i Danmark. 

Du kan altså kun bruge OIOUBL til elektronisk fakturering af virksomheder i Danmark.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er en fælleseuropæisk standard, som er udviklet med henblik på at lette handel på tværs af grænser inden for EU. Standarden gør det nemmere for virksomheder at handle elektronisk med offentlige myndigheder og andre virksomheder på tværs af landegrænser.

PEPPOL kan både bruges til e-fakturering på tværs af landegrænser i EU og til handel mellem virksomheder i Danmark.

Læs mere: Din guide til de forskellige fakturaformater

Synliggør dine miljømærkede produkter i e-fakturaer

E-fakturaer kommer også med en væsentlig fordel, som i stigende grad bliver relevant i en tid, hvor der er meget fokus på vores miljø. Du kan nemt tilføje dine relevante miljømærker (f.eks. Svanemærket) i dine elektroniske fakturaer.

Er du leverandør til det offentlige, har du nok også allerede lagt mærke til, at der i højere grad end tidligere er krav om miljømærkning på visse produkter. 

Denne tendens er nok kommet for at blive, og ved at sikre, at dine miljømærker altid er synlige i dine e-fakturaer, bliver transaktionen med dine indkøbere også mere strømlinet.