Hvad er e-fakturering og hvornår skal det bruges?

E-fakturering er en digitaliseret tilgang til afsendelse og behandling af fakturaer, som er særligt vigtig at kende til, hvis du arbejder med offentlige kunder.

Selvom fakturering kan lyde gammelt og støvet, er det nu også blevet en del af den digitale bølge. Her er papirarbejdet blevet erstattet med tastetryk, og postkassen fyldes med bytes i stedet for brevpapir.

Læs med og bliv meget klogere på, præcis hvad e-fakturering indebærer, og hvornår du skal bruge det.

Hvad betyder e-faktura?

‘E-faktura’, ‘e-fakturering’ og ‘elektronisk fakturering’. Kært barn har mange navne, men alle begreber dækker over samme proces. Som du måske kan udlede af navnet, er en e-faktura en elektronisk måde at fakturere på.

Tiden er ved at være løbet fra pen og papir helt generelt, og det gælder altså også, når man skal fakturere sine kunder. Her var den fysiske faktura førhen den altoverskyggende løsning, men nu klares det i stigende grad elektronisk.

Det er dog vigtigt at påpege, at når vi snakker om e-fakturering, handler det ikke om at sende sin faktura som PDF-fil i en mail.

Offentlige kunder skal faktureres med e-faktura, mens private kan vælge at bruge det

Det er særligt vigtigt at kende til e-fakturering, hvis du har kunder i regioner, kommuner eller andre steder i det offentlige. Når de skal faktureres, skal det nemlig ske gennem en e-faktura. Ellers vil der ske det meget kedelige, at din faktura bliver afvist.

E-fakturaer er altså et krav i det offentlige, men det betyder ikke, at private virksomheder ikke også kan bruge det. Man kan sagtens sende og modtage elektroniske faktureringer, såfremt den anden part accepterer det selvfølgelig.

Faktisk er der visse fordele, hvis man som privat virksomhed benytter sig af e-fakturering.

• Effektivitet og lethed: E-fakturering skaber en gnidningsfri proces, der gør det hurtigere at levere, behandle og betale fakturaer. Det forbedrer ikke kun afstemningen af konti, men sikrer også bedre cash flow og åbner døren for virksomhedens vækst.
• Præcision i detaljen: Ved at eliminere manuel håndtering hæves standarden for datakvalitet, hvilket reducerer fejl såsom forkerte eller tabte fakturaer grundet simple tastefejl.
• Direkte, sikker og pålidelig: E-fakturering styrker også datasikkerheden. Gennem en direkte og pålidelig transmissionsproces minimeres risikoen for tabte eller forkert leverede fakturaer, hvilket giver dig ro i sindet og sikrer, at din virksomhed kører på skinner.

Ønsker du som privat virksomhed at modtage elektroniske fakturaer som led i din udgiftshåndtering, skal du blot sikre, at din virksomhed har et ID, som de kan sende fakturaen til. Det kan eksempelvis være dit CVR- eller SE-nummer. 

Alternativt har du mulighed for at tilkøbe et eller flere EAN-numre. Det kan være en fordel, hvis din virksomhed opererer med flere afdelinger, der hver især skal kunne modtage og fakturere elektronisk.

Hvis du ønsker at sende en e-faktura til en anden privat virksomhed, kræver det, at vedkommende accepterer det, og at du kender virksomhedens ID. Kender du det ikke i forvejen, kan du altid tjekke op på det i NemHandelsregistret.

Synliggør dine miljømærkede produkter i e-faktura

E-fakturaer kommer med en anden væsentlig fordel, som i stigende grad bliver relevant i en tid, hvor der er meget fokus på vores miljø. Du kan nemlig i dine elektroniske fakturaer ganske nemt tilføje dine relevante miljømærker (f.eks. Svanemærket).

Er du leverandør til det offentlige, har du nok også allerede lagt mærke til, at der i højere grad end tidligere er krav om miljømærkning på visse produkter. Denne tendens er nok kommet for at blive, og ved at sikre at dine miljømærker altid er synlige i dine e-fakturaer, bliver transaktionen med dine indkøbere også mere strømlinet.

Hvordan fungerer elektronisk fakturering?

At sende en e-faktura er ganske simpelt. Først og fremmest skal du sikre, at din faktura ender det rigtige sted. Det gør du via et EAN-nummer (hvis din kunde er indenfor det offentlige) eller en anden form for ID-nummer, hvis din kunde er en privat virksomhed.

Når du har styr på EAN eller ID, og dermed sikret, at fakturaen ender det rigtige sted, skal e-fakturaen sendes af sted.

Det kan du f.eks. gøre gennem dit indkøbs- eller økonomisystem, hvis systemet understøtter muligheden for at danne e-fakturaer. Det er også en mulighed at integrere NemHandelsprogrammet i mange økonomisystemer.

For små virksomheder, der måske ikke har et økonomisystem, kan man bruge Fakturablanketten, når man skal fakturere danske offentlige myndigheder.

Standarder i e-fakturering

Når det kommer til e-fakturering, er der som nævnt tidligere nogle standarder, der er afgørende for at sikre en smidig og effektiv udveksling af fakturaer mellem virksomheder.

Standarder fastlægger de regler og formater, der skal følges for at sikre, at elektroniske fakturaer kan forstås og behandles korrekt af modtageren, uanset hvilket system eller software de bruger.

OIOUBL er en dansk standard, du kan bruge, når du laver elektroniske faktureringer til offentlige eller private virksomheder i Danmark. Du kan altså kun bruge denne standard til elektronisk fakturering af virksomheder i Danmark.

Læs mere om OIOUBL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er en fælleseuropæisk standard, som er udviklet med henblik på at lette handel på tværs af grænser inden for EU. Standarden gør det nemmere for virksomheder at handle elektronisk med offentlige myndigheder og andre virksomheder på tværs af landegrænser. 

PEPPOL kan både bruges til e-fakturering på tværs af landegrænser i EU og til handel mellem virksomheder i Danmark.

Læs mere om PEPPOL