Økonomisystem: Hvad er det, og hvordan vælger du?

I denne guide forklarer vi, hvad et økonomisystem er, og giver dig en praktisk trin-for-trin guide til at vælge det rigtige for din virksomhed.

• Et økonomisystem samler bogføring, fakturering, moms og rapportering i ét værktøj og giver overblik over virksomhedens økonomi.
• Systemet kan automatisere opgaver, forbedre datakvalitet og mindske risikoen for menneskelige fejl.
• Du kan vælge mellem online og offline løsninger, hvor cloud-baserede systemer giver fleksibilitet og nem adgang.
• For at vælge rigtigt skal du analysere behov, sammenligne funktioner, integrationer og priser – og altid teste systemet først.

Hvad er et økonomisystem?

Et økonomisystem er en software, der hjælper dig med at holde styr på hele virksomhedens økonomi. 

Det er her, du registrerer indtægter og udgifter, sender fakturaer, bogfører bilag, indberetter moms og genererer rapporter. Alt er samlet ét sted.

Målet er at gøre det nemt og overskueligt at styre økonomien, uanset om du er selvstændig eller sidder i økonomiafdelingen i en større virksomhed.

Et økonomisystem bør være rygraden i din virksomheds finansielle struktur, og de moderne systemer kan hjælpe med at automatisere mange af de opgaver, du normalt sidder med. Det drejer sig f.eks. om indtastning af data, kategorisering af transaktioner og rapportering.

Samtidig giver økonomisystemer virksomheder en centraliseret platform, hvor alle finansielle oplysninger er tilgængelige i realtid. Det åbner døren for endnu mere effektiv økonomistyring, og når det kombineres med smarte løsninger som firmakort, kan virksomheder opnå enestående kontrol og gennemsigtighed i deres udgifter.

Et økonomisystem sparer dig altså ikke kun for tid, men reducerer også risikoen for menneskelige fejl og giver dig et mere retvisende billede af virksomhedens økonomi.

Økonomisystem eller regnskabsprogram?

Mange bruger begreberne regnskabsprogram og økonomisystem lidt i flæng – og ofte dækker de over det samme. Men der kan være forskel i omfanget. Et regnskabsprogram dækker typisk det grundlæggende som bogføring og moms, mens et økonomisystem ofte rummer flere funktioner, f.eks. løn, lagerstyring og projektøkonomi.

Online og offline økonomisystemer

Når du vælger et økonomisystem, er en af de første beslutninger, du skal tage, om det skal være online (cloud-baseret) eller offline (lokalt installeret). 

Begge typer har fordele og ulemper – og det rigtige valg afhænger af din virksomheds behov, arbejdsgange og sikkerhedskrav.

Offline økonomisystemer er klassiske programmer, der installeres direkte på din computer eller virksomhedens servere. De fungerer uden behov for internetforbindelse, hvilket kan være en fordel, hvis du har begrænset adgang til nettet, eller hvis der stilles særlige skrappe krav til datasikkerhed og intern kontrol. Til gengæld kræver offline-systemer ofte manuelle opdateringer, backup og vedligeholdelse, og det kan være svært at samarbejde med eksterne parter, hvis dataen ikke er tilgængelig uden for huset.

Online økonomisystemer – også kaldet cloud-baserede systemer – kører via internettet og tilgås gennem en browser eller app. Her får du adgang til realtidsdata, uanset hvor du befinder dig, og det er nemt at dele adgangen med kolleger, revisoren eller andre samarbejdspartnere. Systemet opdateres og vedligeholdes automatisk af udbyderen, og du slipper for tekniske bekymringer om backup, installation og sikkerhedspatches.

Læs mere: Hvad er cloud? Din guide til skyen

En anden stor fordel ved online løsninger er, at de ofte kan integreres med andre værktøjer som lønsystemer, CRM-systemer og tidsregistrerings- og lagerstyringssystemer. 

Det gør det lettere at automatisere arbejdsgange og undgå dobbeltarbejde. Samtidig tilbyder mange cloud-systemer fleksible abonnementsmodeller, hvor du kun betaler for det, du bruger – og nemt kan skalere op eller ned, når behovet ændrer sig.

Der er dog også situationer, hvor offline stadig giver mening. Eksempelvis i meget små virksomheder med simple behov, eller hvor der ikke er tilstrækkelig tillid til at opbevare følsomme data i skyen.

Men i takt med at IT-sikkerheden og krypteringsteknologierne er blevet markant bedre, vælger de fleste i dag en online løsning på grund af dens fleksibilitet og effektivitet.

ERP-systemet – økonomisystemets storebror

Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er en udvidelse af det klassiske økonomisystem. Hvor et økonomisystem primært håndterer regnskab og bogføring, integrerer et ERP-system flere forretningsområder som lagerstyring, indkøb, produktion og HR i én samlet løsning.

Hvis et økonomisystem er din digitale regnskabsassistent, så er et ERP-system hele virksomhedens koordinerende hjerne. 

Det er typisk velegnet til større virksomheder med komplekse processer, der har brug for fuld kontrol og dataflow på tværs af hele organisationen.

ERP-systemer er typisk mere komplekse, men til gengæld får du en helhedsorienteret løsning, hvor økonomi blot er ét tandhjul i det samlede maskineri.

Sådan vælger du det rigtige økonomisystem

Markedet for økonomisystemer er stort, og det kan være svært at gennemskue, hvilken løsning der passer bedst til din virksomhed. Men med den rette tilgang kan du finde et system, der både dækker dine behov i dag og understøtter din vækst i morgen. 

Her guider vi dig trin-for-trin gennem processen, så du træffer et velinformeret valg.

1. Kortlæg dine behov

Start med en ærlig vurdering af virksomhedens nuværende og fremtidige behov.

• Hvad skal systemet kunne i dag? (f.eks. fakturering, bogføring, moms, løn, lagerstyring, projektregnskab)
• Har du særlige brancherelaterede krav? (F.eks. byggeregnskab, timebaseret fakturering, e-handel)
• Hvor mange brugere skal kunne tilgå systemet?
• Skal du bruge systemet til rapportering til eksterne (revisor, myndigheder, samarbejdspartnere)?

Teknisk overvejelse: Tænk i moduler og funktionaliteter. Mange systemer tilbyder momsafstemning, bankintegration eller automatiseret bogføring som tillægsmoduler.

2. Beslut om det skal være cloud-baseret eller lokalt

Valget mellem online og offline systemer har stor betydning for både fleksibilitet og drift.

• Cloud-baseret system (online): Kan tilgås overalt, automatisk opdateret, lav vedligeholdelse.
• Lokalt installeret system: Fuld kontrol og datasikkerhed, men kræver IT-infrastruktur og opdateringer.

Økonomisk overvejelse: Cloud-løsninger kører som regel på abonnement, mens lokale systemer typisk er et større engangskøb.

3. Overvej integrationer og automatik

Et godt økonomisystem bør kunne snakke med dine øvrige systemer.

• Kan det integreres med dit lønsystem, bank, webshop eller CRM?
• Understøtter det elektronisk fakturering (EAN-faktura, e-fakturering, OIOUBL, PEPPOL)?
• Kan du automatisere f.eks. import af bilag, bankafstemning og momsindberetning?

Læs mere: Din guide til de forskellige fakturaformater

Teknisk gevinst: Integrationer minimerer manuelle fejl og sparer tid i hverdagen, og de kan være afgørende, når du skal skalere.

4. Tjek rapporterings- og analysemuligheder

Økonomistyring handler ikke kun om bogføring. Det handler også om indsigt.

• Giver systemet adgang til nøgletal og økonomiske rapporter i realtid?
• Kan du tilpasse rapporterne til f.eks. budgetopfølgning, resultatopgørelse, balance, likviditet?
• Er der visuelle dashboards eller eksportmuligheder til Excel?

Finansiel pointe: Jo bedre indsigt, jo lettere bliver det at styre virksomhedens økonomi proaktivt.

5. Involver din revisor eller økonomiansvarlige

Et økonomisystem skal ikke kun fungere for dig, men også for dem, der skal godkende, rådgive og kontrollere.

• Spørg din revisor, hvilket system de anbefaler.
• Sørg for, at der er adgang til revisionsspor, bilagsdokumentation og eksportfunktioner.
• Tjek, om systemet understøtter regnskabsstandarder og lovgivning (f.eks. SAF-T, momsindberetning, digital bogføring).

Lovpligtigt i Danmark: Fra 2024 skal mange virksomheder følge kravene i den nye bogføringslov, som stiller krav om digitalt bogføringssystem.

6. Sammenlign priser og licensmodeller

Sørg for at forstå, hvad du betaler for – og hvad der er inkluderet.

• Fast månedlig pris eller pris pr. bilag/bruger?
• Er der ekstra omkostninger for integrationer, support eller backup?
• Hvordan håndteres opsigelse eller udvidelser?

Budgettip: Beregn totalomkostningen over 12–24 måneder – ikke kun opstartsgebyret.

7. Test systemet og læs brugeranmeldelser

Langt de fleste udbydere tilbyder en gratis prøveperiode – brug den!

• Prøv at oprette en faktura, bogføre en udgift og trække en rapport.
• Vurder hvor intuitivt systemet er for både dig og eventuelle medarbejdere.
• Læs anmeldelser og vurder troværdighed, support og driftssikkerhed.

Bonus: Ring til supporten med et spørgsmål. Det giver et godt indtryk af serviceniveauet.

8. Evaluer og træf en beslutning

Når du har testet dine topkandidater og vejet funktioner op mod pris, kan du tage en kvalificeret beslutning. Lav evt. en simpel score-model, hvor du vurderer hvert system ud fra:

• Funktionalitet
• Brugervenlighed
• Integrationer
• Pris
• Skalérbarhed
• Support

Du behøver ikke være økonom eller it-ekspert for at vælge rigtigt. Bare du ved, hvad du har brug for, og stiller de rigtige spørgsmål. Når du har det rigtige system på plads, frigiver du tid, skaber overblik og giver din forretning et stærkere økonomisk fundament.