Fakturering er en essentiel del af enhver virksomheds drift, men med så mange forskellige fakturaformater at vælge imellem kan det være svært at finde ud af, hvilken løsning der passer bedst til dine behov.
Skal du sende dine fakturaer på papir eller som PDF? Eller er det på tide at tage springet og omfavne elektroniske formater som OIOUBL eller PEPPOL?
I denne guide vil vi dykke ned i de mest almindelige fakturaformater og udforske deres styrker, svagheder og anvendelsesmuligheder.
Uanset om du er en lille iværksætter eller en erfaren bogholder i en større virksomhed, vil denne guide give dig den viden og indsigt, du har brug for for at træffe en informeret beslutning om din faktureringsproces.
Hvad er et fakturaformat?
Et fakturaformat handler om, hvordan din faktura er struktureret og præsenteret, og ikke så meget om indholdet på fakturaen.
Når vi taler om fakturaformater, refererer vi altså til de forskellige måder, hvorpå fakturaer kan leveres og modtages, ikke hvilken info du skal have med i fakturaen.
Fakturaformatet bestemmer, hvordan informationen organiseres og transporteres.
Altså om du sender en faktura som en PDF-fil via e-mail, udskriver den på papir og sender den med posten, eller bruger elektroniske systemer som PEPPOL og OIOUBL til at overføre dataene direkte mellem dit og kundens systemer.
Standardisering og digitalisering spiller en afgørende rolle i din fakturahåndtering.
Når du bruger standardiserede fakturaformater, sikrer du, at dine fakturaer er nemme at læse og behandle – både manuelt og automatisk.
Digitalisering af fakturaformater hjælper dig med at strømline processer, reducere fejl og forbedre effektiviteten. Elektroniske fakturaformater, såsom PEPPOL og OIOUBL, gør det muligt for dig at sende og modtage fakturaer hurtigt og sikkert, hvilket er en stor fordel i en tid, hvor hastighed og nøjagtighed er afgørende for din forretningssucces.
De fire mest almindelige fakturaformater
Når det kommer til fakturering, er der flere forskellige formater, du kan vælge imellem.
Derfor vil vi herunder dykke ned i disse fire fakturaformater, som er PDF-fakturaer, papirfakturaer, OIOUBL-fakturaer og PEPPOL-fakturaer. Vi kigger nærmere på, hvad der kendetegner hvert format, hvordan de anvendes, og hvilke fordele og ulemper der er forbundet med dem.
Papirfakturaer
Godt, gammeldags papir er det format, som historisk set har været brugt til flest fakturaer. Selvom formatet nok er ved at uddø i en verden, der stadig bliver mere digitaliseret, er det stadig et format, der har en plads i en del virksomheders faktureringsproces.
Der er bare noget betryggende og velkendt ved en fysisk faktura, som man kan holde i hånden og arkivere i en mappe.
Papirfakturaer er især populære blandt mindre virksomheder og virksomheder, der har kunder, som foretrækker en mere traditionel tilgang til fakturering.
De er også et godt valg, hvis du har kunder, der ikke er fortrolige med digitale fakturaformater, eller som ikke har adgang til de nødvendige systemer og software.
En af fordelene ved papirfakturaer er, at de er lette at læse og forstå. Der er ingen tekniske barrierer eller kompatibilitetsproblemer at bekymre sig om - bare en simpel, håndgribelig faktura, som alle kan forstå. Papirfakturaer giver også mulighed for personlige præg som f.eks. håndskrevne noter eller stempler, hvilket kan bidrage til at skabe en mere personlig forbindelse med kunden.
Der er dog også nogle klare ulemper ved papirfakturaer. De er langsomme og dyre at sende, især hvis du har mange fakturaer eller kunder i forskellige geografiske områder. De kræver også manuel behandling i både afsenders og modtagers ende, hvilket øger risikoen for fejl og forsinkelser.
Meget af det manuelle arbejde, der ligger som modtager, kan du dog undgå, hvis du bruger et system, hvor fakturascanning er en del af pakken. Her sørger OCR-teknologi for, at fakturaen nemt og hurtigt scannes ind i dit system. Det er både hurtigere og minimerer risikoen for tastefejl.
Papirfakturaer er i øvrigt mindre miljøvenlige end digitale alternativer og kan bidrage til unødvendigt papirforbrug.
Så hvis du overvejer at bruge papirfakturaer, bør du nøje overveje, om fordelene opvejer ulemperne for din virksomhed. I en stadig mere digital verden kan det være værd at undersøge andre muligheder, der kan spare dig tid, penge og besvær i det lange løb.
PDF-fakturaer
PDF-fakturaer er et af de mest udbredte fakturaformater, og det er der god grund til. Formatet er kendt for sin alsidighed og brugervenlighed, hvilket gør det til et populært valg blandt virksomheder i alle størrelser og brancher.
Når du sender en faktura som PDF, kan du være sikker på, at modtageren nemt kan åbne og læse den, uanset hvilket system eller software de bruger.
En af de største fordele ved PDF-fakturaer er, at de er nemme at oprette og sende. Du kan enten generere PDF-fakturaen direkte fra dit fakturahåndteringssystem eller oprette den manuelt ved hjælp af en skabelon.
En anden fordel ved PDF-fakturaer er, at de bevarer formatering og layout, uanset hvor de åbnes. Det betyder, at din faktura vil se professionel og konsekvent ud, hver gang den sendes. Du kan også nemt tilføje personlige elementer som f.eks. dit firmalogo eller en personlig hilsen til kunden.
Der er dog også nogle ulemper ved PDF-fakturaer. De kræver stadig en vis grad af manuel behandling hos modtageren, da oplysningerne på fakturaen skal indtastes manuelt i deres system. Det kan være tidskrævende og øge risikoen for fejl.
Igen kan du slippe for det manuelle arbejde som modtager. Mange programmer har en funktionalitet, der sørger for, at fakturaens info automatisk indlæses i systemet, så du slipper for timer med endeløst tasteri.
Alt i alt er PDF-fakturaer et solidt valg for mange virksomheder takket være deres brugervenlighed og alsidighed.
OIOUBL-fakturaer
OIOUBL (Offentlig Information Online Universal Business Language) er et dansk standardformat for e-fakturering , der er udviklet specifikt til brug i den offentlige sektor.
Hvis din virksomhed sælger varer eller tjenesteydelser til offentlige institutioner i Danmark, skal du sende dine EAN-fakturaer i OIOUBL-format.
OIOUBL-fakturaer er baseret på den internationale standard UBL (Universal Business Language), som sikrer kompatibilitet og ensartethed på tværs af systemer og lande. Det gør det nemmere for offentlige institutioner at modtage og behandle elektroniske fakturaer fra forskellige leverandører.
En af de største fordele ved OIOUBL-fakturaer er, at de muliggør automatiseret behandling og bogføring hos modtageren. Fakturaoplysningerne sendes i et struktureret, maskinlæsbart format, så de kan importeres direkte ind i modtagerens økonomisystem uden behov for manuel indtastning.
OIOUBL-fakturaer er også mere sikre end mange andre fakturaformater, da de sendes gennem sikre, krypterede kanaler og er underlagt strenge valideringskrav.
Der er dog også nogle udfordringer ved OIOUBL-fakturaer.
De kræver f.eks., at både afsender og modtager har de nødvendige systemer og opsætninger på plads for at kunne håndtere formatet. Desuden er OIOUBL-formatet specifikt rettet mod den offentlige sektor i Danmark, så det er ikke det bedste valg, hvis du primært har kunder i den private sektor eller i udlandet.
Hvis din virksomhed har behov for at sende fakturaer til danske offentlige institutioner, er OIOUBL-fakturaer dog et oplagt valg.
PEPPOL-fakturaer
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er en europæisk standard for elektronisk fakturering og indkøb, der har til formål at lette handel mellem virksomheder og offentlige institutioner på tværs af landegrænser.
PEPPOL-fakturaer ligner på mange måder OIOUBL-fakturaer, idet de er baseret på den internationale UBL-standard og muliggør automatiseret behandling og bogføring hos modtageren. Forskellen er, at PEPPOL-netværket er pan-europæisk og derfor giver mulighed for udveksling af elektroniske dokumenter på tværs af landegrænser.
En af de store fordele ved PEPPOL-fakturaer er netop, at den fungerer på tværs af Europa. Hvis din virksomhed handler med kunder eller leverandører i andre europæiske lande, kan PEPPOL-fakturaer hjælpe dig med at overvinde sproglige og tekniske barrierer og sikre en gnidningsfri faktureringsproces.
PEPPOL-fakturaer er også kendetegnet ved en høj grad af sikkerhed og pålidelighed. Alle deltagere i PEPPOL-netværket skal opfylde strenge krav til identifikation og autorisation, hvilket mindsker risikoen for svindel og fejl.
Ligesom med OIOUBL-fakturaer kræver brugen af PEPPOL-fakturaer dog, at både afsender og modtager har de nødvendige systemer og opsætninger på plads.
Hvis din virksomhed har ambitioner om at handle på tværs af europæiske grænser eller allerede gør det, kan PEPPOL-fakturaer dog være et stærkt værktøj til at strømline din faktureringsproces og styrke dine internationale forretningsrelationer.
Fremtiden for fakturaformater
I takt med at den digitale transformation fortsætter med at forme erhvervslivet, er det klart, at fremtiden for fakturaformater ligger i øget digitalisering og automatisering.
Mens papirfakturaer og manuelle processer gradvist bliver en saga blot, vil elektroniske fakturaformater som OIOUBL og PEPPOL fortsætte med at vinde frem takket være deres effektivitet og sikkerhed.
Den nye bogføringslov vidner også om de skridt, som bliver taget i digitaliseringens retning.
Fremadrettet skal alle dine fakturaer – både dem du sender og modtager – gemmes digitalt i minimum fem år.
I den forbindelse er det også vigtigt, at fakturaerne også kan tilgås i et ukrypteret og maskinlæsbart format. Det er nødvendigt, fordi relevante myndigheder som f.eks. SKAT altid skal kunne tilgå og kontrollere de opbevarede bilag. Hvis du gemmer fakturaerne i et format, som myndighederne ikke kan læse, risikerer du en bøde på op til 1,5 millioner kroner.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
