EAN-faktura: Hvad er det, og hvordan sendes de?

EAN-fakturaer er uundgåelige, når du har kunder i det offentlige system. Det er nemlig en speciel faktureringsform, som er et krav til al handel med instanser i den offentlige sektor. Brugen af EAN-fakturaer en standardpraksis i alt fra ministerier til kommuner og andre offentlige institutioner. Metoden sikrer en ensartet og effektiv faktureringsproces.

Så hvis du gerne vil have penge for det, du har leveret til det offentlige, skal du altså kende til EAN-fakturaer, og hvordan de sendes af sted.

Selvom det kan virke komplekst og kompliceret, er det ikke så slemt endda.

Læs med og bliv meget klogere på, hvad en EAN-faktura helt præcist er, og hvordan du sender dem af sted.

Hvad er en EAN-faktura?

EAN-faktura er en speciel type faktureringsform, som skal bruges, når du fakturerer offentlige instanser, som f.eks. kommuner eller regioner. EAN-fakturaer kan dog også bruges til private virksomheder, hvis de er oprettet i NemHandelsregisteret.

EAN-fakturaer adskiller sig fra traditionelle fakturaer på flere faconer.

F.eks. skal der i alle EAN-fakturaer fremgå et 13-cifret EAN-nummer og referencenummeret på virksomheden, som er modtager af fakturaen. 

Samtidig skal EAN-fakturaer sendes på en speciel måde. For selvom en EAN-faktura er en elektronisk faktura, betyder det ikke, at den sendes via mail. I stedet sendes den i elektroniske tekststrenge i noget, der kaldes for OIOUBL-format.

Herefter bliver EAN-fakturaerne indlæst direkte i et godkendelses- og økonomisystem. 

Hvad er et EAN-nummer?

EAN står for European Article Numbering, og det 13-cifrede EAN-nummer fungerer som en slags identifikation af virksomheden, der skal modtage fakturaen.

Du skriver ikke en mail uden også at taste modtager-mailen ind, og det samme gør sig gældende for en faktura. Ingen modtager, ingen penge. 

Sådan sender du en EAN-faktura

Du kan sende en EAN-faktura på flere forskellige måder. De fleste gør det enten via deres regnskabsprogram eller gennem virk.dk. Uanset hvilken fremgangsmåde du vælger, er det en relativt simpel procedure.

Hvordan du sender fakturaen, afhænger af det enkelte program, men i de fleste programmer gøres det præcis det samme sted, som du ellers ville sende din faktura.

Du kan også sende EAN-fakturaer direkte gennem virk.dk. Udover modtagernes EAN-nummer skal du blot have virksomhedens MitID klar. Herefter foregår proceduren i fem simple trin:

1. Log ind med MitID
2. Opret en faktura 
3. Indtast modtagerens EAN-nummer
4. Indtast leverandøroplysninger
5. Godkend og send fakturaen

Kan man sende EAN-fakturaer til private?

Ja, man kan faktisk godt sende EAN-fakturaer til private virksomheder, selvom det primært bruges i offentlige regi. 

Det kræver blot, at virksomheden, der modtager fakturaen, har oprettet sig i NemHandelsregistret og har et EAN-nummer.