EAN-faktura: Hvad er det, og hvordan sendes de?

 Hvis du nogensinde har skullet sende en faktura til en offentlig myndighed, er du sikkert stødt på begrebet EAN-faktura. Det lyder teknisk – og det er det også til dels – men bare rolig. Det er ikke så kompliceret, som det lyder.

En EAN-faktura er kort fortalt en elektronisk faktura, der sendes via et særligt netværk direkte ind i modtagerens økonomisystem. Det er et krav, når du fakturerer staten, kommuner eller andre offentlige enheder – og det er en løsning, flere og flere private virksomheder også begynder at bruge.

I det her blogindlæg gennemgår vi, hvad en EAN-faktura er, hvordan du sender den, og hvorfor begreber som EAN-nummer, OIOUBL og NemHandelsregistret faktisk giver rigtig god mening (når man først lige har fået det forklaret).

• En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der sendes direkte til modtagerens økonomisystem, som særligt bruges ved fakturering af det offentlige.
• Den kræver et EAN-nummer og skal sendes i det særlige OIOUBL-format.
• EAN-fakturaer sendes nemt via regnskabsprogrammer eller virk.dk. Du skal blot have modtagerens EAN-nummer og evt. rekvisitionsoplysninger.
• Private virksomheder kan også modtage EAN-fakturaer, hvis de er registreret i NemHandelsregistret.

Hvad er en EAN-faktura?

En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der sendes direkte til modtagerens økonomisystem via et godkendt netværk.

EAN-fakturaer bruges primært, når du fakturerer offentlige myndigheder som kommuner, regioner eller staten, men kan også bruges til at fakturere private virksomheder, hvis de er oprettet i NemHandelsregistret.

EAN-fakturaer adskiller sig fra traditionelle fakturaer på flere måder. Dels skal der i alle EAN-fakturaer fremgå et 13-cifret EAN-nummer (mere om det senere) og referencenummeret på virksomheden, som er modtager af fakturaen.

Samtidig skal EAN-fakturaer sendes på en speciel måde. For selvom en EAN-faktura er en elektronisk faktura, betyder det ikke, at den sendes via mail. I stedet sendes den i elektroniske tekststrenge i noget, der kaldes OIOUBL-format.

Læs mere: Hvad er e-fakturering og hvornår skal det bruges?

I modsætning til en almindelig faktura (som f.eks. en PDF sendt med e-mail) bliver en EAN-faktura altså automatisk registreret i modtagerens godkendelses- og økonomisystem. Det gør processen mere sikker og effektiv – og så er det som nævnt et lovkrav, hvis du fakturerer offentlige myndigheder.

Hvad er et EAN-nummer?

Et EAN-nummer er en 13-cifret elektronisk adresse, som bruges til at identificere en specifik offentlig enhed eller afdeling, når du skal sende en EAN-faktura. EAN står for European Article Numbering.

EAN-nummeret fungerer som modtagerens “digitale postkasse” og sikrer, at fakturaen lander det rigtige sted i organisationen – f.eks. hos en bestemt skole, forvaltning eller institution.

Når du sender en EAN-faktura, skal du altså altid angive modtagerens EAN-nummer, ellers kan fakturaen ikke leveres korrekt gennem de offentlige systemer.

Hvad er OIOUBL?

OIOUBL er det officielle danske fakturaformat for elektroniske virksomhedsdokumenter – herunder EAN-fakturaer. Det står for Offentlig Information Online Universal Business Language og er en tilpasning af det internationale UBL-format, som bruges til digital udveksling af f.eks. fakturaer, kreditnotaer og ordrebekræftelser.

Kort sagt er OIOUBL et struktureret dataformat, der gør det muligt for to forskellige it-systemer at “forstå” hinanden, når de udveksler fakturaer og andre forretningsdokumenter. 

I stedet for at sende en PDF eller en e-mail med fritekst, bliver oplysningerne i en OIOUBL-faktura sendt som datapakker, der automatisk kan læses, valideres og bogføres i modtagerens system.

Når du sender en EAN-faktura til det offentlige, skal den være udformet i OIOUBL-format. Det sikrer, at fakturaen kan læses og behandles korrekt i modtagerens økonomisystem. 

Du behøver heldigvis ikke selv skrive OIOUBL-koden. De fleste moderne fakturerings- og regnskabssystemer kan automatisk generere og sende fakturaer i OIOUBL-format. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at fakturaen bliver afvist, hvis den ikke lever op til formatkravene.

Hvad er NemHandelsregistret?

NemHandelsregistret er en slags digital telefonbog (for dem der kan huske, hvad det er) for elektronisk fakturering.

Ligesom en telefonbog hjalp med at finde den rigtige adresse og det rette nummer, hjælper NemHandelsregistret faktureringssystemer med at finde frem til den rigtige modtager og den korrekte elektroniske “postkasse”. 

Her kan du nemlig finde en oversigt over samtlige NemHandel-modtagere og deres adresser.

Hvordan sender man en EAN-faktura?

At sende en EAN-faktura lyder måske lidt teknisk, men det er ofte en enkel proces. Du kan både gøre det gennem virk.dk og via dit regnskabsprogram. De fleste førende regnskabsprogrammer, f.eks. Visma e-conomic eller Dinero, understøtter således EAN-fakturaer.

Hvordan du sender fakturaen, afhænger af det enkelte program, men i de fleste programmer sker det samme sted, som du normalt sender dine fakturaer. 

Her er, hvordan det typisk foregår:

1. Log ind i dit regnskabs- eller faktureringssystem
2. Opret en ny faktura, som du plejer, men sørg for at vælge “EAN” eller “elektronisk faktura” som leveringstype.
3. Indtast modtagerens EAN-nummer (du kan finde det i NemHandelsregistret, hvis du ikke har det).
4. Udfyld rekvisitionsnummer og kontaktperson, hvis modtageren kræver det – det gør mange offentlige enheder.
5. Tjek at alle oplysninger er korrekte, og send fakturaen direkte via systemet.

Du kan også sende EAN-fakturaer direkte gennem virk.dk. Udover modtagernes EAN-nummer skal du blot have virksomhedens MitID klar. Herefter foregår proceduren i fem simple trin:

• Log ind med MitID

• Opret en faktura

• Indtast modtagerens EAN-nummer

• Indtast leverandøroplysninger

• Godkend og send fakturaen

Kan man sende EAN-fakturaer til private?

Ja, man kan faktisk godt sende EAN-fakturaer til private virksomheder, selvom det primært bruges i offentligt regi.

Det kræver blot, at virksomheden, der modtager fakturaen, er registreret i NemHandelsregistret og har et EAN-nummer.