Guide: Sådan vælger du det helt rigtige fakturaprogram

At vælge det helt rigtige fakturaprogram er en afgørende beslutning for din virksomhed – uanset hvor stor eller lille den er.

Du kan tænke på det som at vælge en livspartner. Det rigtige valg kan føre til et harmonisk og dejligt liv, mens det forkerte valg kan skabe frustration, rod og knuste hjerter.

Et effektivt fakturaprogram vil ikke kun gøre dine processer mere effektive og mindre fejlfyldte, men også give dig et klart og detaljeret overblik over din virksomheds økonomi. Det kan gøre det lettere at holde styr på betalinger, sikre rettidige faktureringer og forbedre dine relationer med leverandører og kunder.

Men ligesom det kan være svært at finde sin livspartner, kan det også være svært at finde det helt rigtige fakturaprogram. Markedet er stort, så hvordan finder du den løsning, som passer helt perfekt til netop dine behov?

Som fakturaprogrammernes svar på Amor og hans pil står vi heldigvis klar til at hjælpe dig med at finde den helt rigtige løsning.

Uanset om du driver en lille startup eller en stor virksomhed, vil vi hjælpe dig med at finde den løsning, der bedst understøtter din fakturabehandling og sikrer en gnidningsfri styring af din økonomi.

Klarlæg og forstå dine egne behov

Ligesom i jagten på kærlighed er det vigtigt, at du har et klart billede af, hvad du reelt søger. Det er vigtigt, at der er en god kemi, og at jeres behov og forventninger matcher hinanden.

Hvis du ikke forstår dine egne behov, ender du sikkert i samme situation, som når man alt for sent på natten desperat søger efter en sidste-øjebliks-løsning. Det bliver sjældent godt, og det bliver sjældent til et langvarigt forhold.

Derfor må du spørge dig selv om følgende: Hvilke behov og udfordringer har jeg specifikt inden for fakturabehandling?

Har du høje fakturavolumener og kræver skalerbare løsninger? Har du en kompleks forretningsmodel med mange projekter og omkostningssteder at fordele på? Eller har du specifikke integrationskrav til eksisterende økonomi- og IT-systemer?

Er fakturabehandling eksempelvis primært et område, du ønsker automatiseret og effektiviseret mest muligt for at spare ressourcer? Eller er der også behov for en vis grad af manuel kontrol og fleksibilitet?

Disse forskelle vil have betydning for, hvilket program der passer bedst.

Jo klarere du har dine behov for øje, desto nemmere bliver det at finde din ideelle fakturaprogrampartner.

Funktioner, du bør kigge efter

Når du har klarlagt og forstået dine egne behov, er næste skridt at finde ud af, hvilken funktion dit fakturaprogram bør have.

Ligesom du i jagten på kærlighed kigger efter bestemte kvaliteter hos en partner, skal du også lede efter de egenskaber, der vil gøre fakturaprogrammet til en uvurderlig ressource for din virksomhed.

Her er nogle af de funktioner, du med fordel kan overveje:

• Automatisering : Automatisering er en af de mest værdifulde funktioner i et fakturaprogram. Det kan spare dig tid og reducere fejl ved at automatisere gentagne opgaver som oprettelse af tilbagevendende fakturaer, udsendelse af betalingspåmindelser og planlægning af fakturaer.
  
  Med automatisering kan du sikre, at fakturaer sendes eller betales til tiden, og at betalingsprocessen kører gnidningsfrit. Med Pleo kan du f.eks. via automatisering sikre, at fakturaer sendes eller betales til tiden, og at betalingsprocessen kører gnidningsfrit. Vores automatiserede system håndterer disse opgaver for dig, så du kan fokusere på vigtigere ting.
  
  
• Godkendelsesflows: Hvis du sidder med fakturahåndtering, ved du helt sikkert, hvor frustrerende det kan være, når processerne trækkes ud, fordi fakturagodkendelsen er strandet et sted i systemet.
  
  Derfor bør du kigge på, hvordan flowet for fakturagodkendelse er, så du sikrer den mest gnidningsfrie og strømlinede oplevelse. Med Pleo kan du opsætte skræddersyede godkendelsesflows, der sikrer, at fakturaer automatisk sendes til de rette personer for godkendelse. Det strømliner processen og sikrer, at intet bliver glemt eller forsinket.
  
  
• Tilpasningsmuligheder: Hver virksomhed er unik, og dine behov kan ændre sig over tid. Et fleksibelt fakturaprogram, du kan tilpasse dine specifikke krav, er derfor en stor fordel. Det bør give dig mulighed for at tilpasse skabeloner, workflows og godkendelsesprocesser, så de passer perfekt til din virksomheds behov.
  
  
• Brugervenlighed: Et intuitivt og let anvendeligt interface er afgørende. Dit fakturaprogram bør være nemt at navigere, så selv medarbejdere uden teknisk ekspertise kan bruge det effektivt.
  
  
• Mobiladgang: I vores meget digitale og teknologiske hverdag er mobiladgang vigtig. Et godt fakturaprogram bør have en mobilapp eller være mobiloptimeret, så du kan administrere fakturaer, uanset hvor du er.
  
  
• Integrationsmuligheder: Du bør også kigge på, hvilke integrationsmuligheder programmet tilbyder. Kan du f.eks. integrere løsningen med dit regnskabssystem, bliver bogføringen meget nemmere og mere effektiv.
  
  Hos Pleo har du et hav af integrationsmuligheder, som gør det lettere at holde dine økonomiske data opdaterede og konsistente på tværs af systemer. Se alle vores integrationsmuligheder her .
  
  
• Sikkerhed og compliance: Datasikkerhed er afgørende, især når det kommer til finansielle oplysninger. Sørg for, at det fakturaprogram, du vælger, har robuste sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine data. Desuden skal programmet overholde gældende lovgivning og standarder såsom GDPR for at sikre, at dine faktureringsprocesser er i overensstemmelse med lovgivningen.

Gennemgå prismodellerne grundigt

Ud over de funktionelle aspekter er det også vigtigt at have et indgående kendskab til de forskellige leverandørers prisstrukturer.

Nogle opererer med en abonnementsbaseret prismodel, hvor du betaler et fast månedligt eller årligt gebyr baseret på f.eks. antal fakturaer eller brugere. Andre tager udgangspunkt i en licenspris med højere engangsbeløb ved opstart.

Det er vigtigt, at du får gennemskuet, præcist hvad der er inkluderet i forskellige pakker og prisplaner.

Hold særligt øje med omkostninger relateret til implementering, systemintegration, supportydelser og fremtidige opgraderinger, da disse poster kan udgøre betydelige ekstraregninger.

Vær også opmærksom på begrænsninger i form af f.eks. maks. antal fakturaer, brugere eller enhedspriser ved overskridelse af visse volumener. Sådanne skjulte gebyrer kan blive en dyr overraskelse, hvis din virksomhed vokser mere end forventet.

Ved cloud-drevne fakturaprogrammer er det også relevant at undersøge prisstrukturen for dataopbevaring og arkivering af fakturaer over længere perioder.

Du kan med fordel udarbejde et overslag over de totale omkostninger for hele den forventede levetid for forskellige udbydere.

Indhent beregninger og priseksempler for virksomheder med en størrelse og kompleksitet svarende til din egen.

På den måde får du det mest retvisende billede og undgår ubehagelige overraskelser på prisen bagefter. En lav indledende anskaffelsespris kan nemt indhentes af høje løbende forbrugsudgifter eller manglende skalerbarhed.

Prøv, før du køber

Uanset hvor godt du har researchet og evalueret de forskellige fakturaprogrammer på papiret, kan det være vanskeligt at forudsige den reelle effekt og brugervenlighed.

Derfor kan det være en god idé at afprøve de mest lovende løsninger i praksis.

De fleste leverandører tilbyder typisk mulighed for at teste deres fakturaprogram i en tidsbegrænset prøveperiode eller via et demo-format. Udnyt dette til at få en hands-on fornemmelse af systemerne.

En prøveperiode giver dig og dine kolleger mulighed for at se programmerne i aktion på jeres faktiske data og processer. I kan vurdere, hvor intuitiv grænsefladen er, afprøve integration til eksisterende systemer og generelt danne jer et indtryk af den reelle brugeroplevelse.

Forbered gerne nogle realistiske use cases og forløb, som I kan teste de forskellige programmer på.

Hvor lang tid tager det eksempelvis at registrere og behandle en faktura fra start til slut? Hvor nemt er det at håndtere undtagelser og flette manuelle godkendelser ind? Og hvordan performer systemerne, når I virkelig skruer op for faktorer som datavolumen, antal brugere osv.?

En prøveperiode er også et glimrende vindue til at danne jer et førstehåndsindblik i leverandørens support- og rådgivningskompetencer.

Det hjælper dig med at træffe en informeret beslutning baseret på praktisk erfaring, snarere end blot salgsoplysninger. Udnyt de tilgængelige prøveperioder og demoer fuldt ud for at sikre, at du vælger et program, der virkelig passer til dine behov og hjælper dig med at optimere din fakturabehandling.