Sådan gør du fakturagodkendelse let som en leg

Fakturagodkendelse er en utrolig vigtig del af at holde styr på din virksomheds økonomi. Desværre er det også en proces, som i mange virksomheder er bøvlet og besværlig.

Du kender det sikkert godt: tabte fakturaer, forsinkede betalinger, og det at skulle grave gennem bunker af papirer for at finde den ene faktura, der mangler. Og hvis der er fejl i godkendelsen, skal hele processen startes forfra.

Det kræver tid, ressourcer og kan føre til forsinkelser i betalinger, hvilket ikke kun påvirker din virksomheds likviditet, men også dine relationer til leverandører og kunder.

Men hvad nu, hvis vi fortalte dig, at fakturagodkendelse kan gøres let som en leg?

Med automatiseret, elektronisk fakturagodkendelse er det faktisk realiteten.

Med automatiserede flows omkring fakturagodkendelse kan du effektivisere processen, reducere fejl og dermed frigøre tid og ressourcer til andre vigtige opgaver i din virksomhed.

Læs med og bliv klogere på, hvordan du kan spare både tid og penge med et forbedret flow til fakturagodkendelse.

Hvad indebærer fakturagodkendelses-processen?

Når fakturaerne triller ind i virksomheden, er det tid til at tage fat på fakturagodkendelsen. Typisk ser processen sådan ud:

• Modtagelse af fakturaer: Først og fremmest lander fakturaerne i din indbakke fra leverandørerne. Typisk kommer de som e-mails, men nogle sender også stadig deres fakturaer fysisk.
  
  Tip: Modtager du mange fakturaer i papirform, vil fakturascanning gøre din hverdag meget nemmere.
  
  Håndterer du denne del manuelt, vil du nok opleve at bruge rigtig lang tid på indsamling og sortering af fakturaer. Derudover indebærer den manuelle håndtering også risikoen for fejl.
  
  
• Registrering og kontrol: Nu er det tid til at få dem registreret i systemet. Det betyder, at du skal taste alle nødvendige oplysninger som fakturanumre, leverandørnavne, beløb osv. ind i systemet.
  
  Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
  
  Der er også en række tjek for at sikre, at alt ser ud, som det skal, og at fakturaen er i overensstemmelse med firmaets regler. Samtidig er al manuel dataindtastning forbundet med et stort tidsforbrug. Det tager simpelthen bare lang tid, og samtidig er det også en fejlbarlig proces, hvor simple tastefejl kan føre til store og dyre fejl.
  
  
• Godkendelse af fakturaen: Efter registrering og kontrol går fakturaen videre til godkendelse. Det betyder ofte, at forskellige personer eller afdelinger skal kigge på den og give grønt lys, afhængigt af beløb og andre faktorer.
  
  Typisk vil du opleve, at det er i dette stadie af processen, at flaskehalse og forsinkelser opstår. At jagte de rette personer og rykke dem for godkendelse kan stjæle rigtig meget tid, og samtidig kan det også være svært at gennemskue, præcist hvor langt fakturaen er i godkendelsesprocessen.
  
  
• Betaling og bogføring: Når fakturaen er godkendt, er det tid til at betale og bogføre fakturaen i sit bogføringssystem. Hvis disse to processer foretages manuelt, kan det også være et stadie med forsinkelser og fejl.
  
  Dels kan der igen opstå fejl i forbindelse med dataindtastning, men processen kan også forsinkes af dårlig kommunikation mellem forskellige afdelinger eller medarbejdere, der er involveret i betalings- og bogføringsprocessen.

Sådan optimerer du dit arbejde med fakturagodkendelse

Hvis du i øjeblikket arbejder med fakturagodkendelse på en manuel facon, og ovenstående virker genkendeligt for dig, kan automatisering blive din nye bedste ven. Den kan nemlig hjælpe dig til en mere strømlinet og pålidelig proces, som sparer dig for både tid og penge.

Læs mere: Økonomistyring: Sådan holder du styr på din virksomheds finanser

Herunder kan du se, hvordan en automatiseret tilgang til fakturagodkendelse kan gøre forskellen på hvert enkelt stadie af processen.

• Modtagelse af fakturaer: Med Pleo er det en leg at holde styr på dine fakturaer. Alle fakturaer lander direkte i din dedikerede faktura-indbakke, hvor de samles og organiseres på en overskuelig måde. Slut med at rode rundt i din e-mail-indbakke eller lede efter spredte fakturaer på dit skrivebord. Med Pleo har du altid alle dine fakturaer samlet ét sted, lige ved hånden, klar til behandling og godkendelse.
  
  
• Registrering og kontrol: Manuel registrering og kontrol af oplysningerne i en faktura kan være fejlbehæftet og langsom. Med automatiseret fakturagodkendelse hos Pleo kan systemet automatisk registrere og validere oplysningerne på fakturaerne ved hjælp af OCR (Optical Character Recognition) teknologi. Det reducerer risikoen for fejl og fremskynder processen med at kontrollere, om fakturaerne er i overensstemmelse med virksomhedens retningslinjer og budgetter.
  
  
• Godkendelse af fakturaer: På samme måde kan jagten på en godkendelse af fakturaer føles langsom og ineffektiv. Med en elektronisk fakturagodkendelsesplatform kan du opsætte skræddersyede godkendelsesflows, hvor fakturaerne automatisk sendes til de relevante godkendelser baseret på fakturaens beløb, leverandør eller afdeling. Det sikrer hurtigere gennemløbstider og reducerer risikoen for forsinkelser.
  
  
• Betaling og bogføring: Med automatiseret fakturagodkendelse bliver betaling og bogføring nemt som aldrig før. Når fakturaen har fået grønt lys, tager Pleo sig af betalingen til leverandøren. Du har fuld kontrol over betalingerne og kan vælge, om den skal foretages inden for 15 dage, 30 dage eller på forfaldsdatoen. 

Med Pleo behøver du altså ikke længere jonglere med rodede regneark i bogføringen. Vores smarte fakturahåndteringssystem giver dig mulighed for at hente data i det ønskede format eller eksportere direkte til dit foretrukne bogføringsprogram.

Fordele ved et automatiseret flow for fakturagodkendelse

Når det kommer til fakturagodkendelse, kan automatisering altså være nøglen til en mere effektiv og problemfri proces. Der åbner sig en verden af fordele, som ikke kun sparer dig for tid, men også penge.

Herunder kan du se et hurtigt overblik over de væsentligste fordele, som et automatiseret fakturaflow kommer med.

• Eliminer ventetiden i godkendelsesflowet og spar dyrebar tid: Vores automatiserede godkendelsesflow eliminerer ventetiden, der opstår ved manuelle processer, og sikrer, at fakturaerne hurtigt når de rette personer til godkendelse. På den måde spares værdifuld tid, ligesom det sikrer en hurtigere behandlingsproces.
  
  
• Skræddersy det godkendelsesflow, der passer til netop din virksomhed: Med Pleo kan du tilpasse og konfigurere godkendelsesflowet efter dine specifikke behov og arbejdsprocesser. Det sikrer, at godkendelsesprocessen passer perfekt til virksomhedens unikke krav og workflows.
  
  
• Få det fulde overblik over godkendelsesprocessen og identificer flaskehalse: Pleo giver dig det komplette overblik over godkendelsesprocessen. Du kan nemt spore, hvor hver enkelt faktura befinder sig i godkendelsesflowet, og identificere eventuelle flaskehalse eller forsinkelser.
  
  
• Godkend fakturaer direkte på mobilen med et enkelt klik: For at gøre godkendelsen så nem og smidig som muligt, har du også mulighed for at godkende direkte fra din mobiltelefon med blot et enkelt klik. Det gør det nemt og bekvemt for dig at behandle fakturaer, uanset hvor du befinder dig.
  
  
• Reducer mængden af fejl og forsvundne fakturaer: Ved at automatisere godkendelsesprocessen minimeres risikoen for fejl og forsvundne fakturaer. Alle godkendelser logges og registreres nøjagtigt, hvilket sikrer en højere grad af nøjagtighed og gennemsigtighed i hele processen.