Sådan strømliner du betalingen af fakturaer

Betaling af fakturaer er noget, vi alle kender, men det er ikke altid lige sjovt at håndtere det. 

De er en del af hverdagen i enhver virksomhed, lige fra små webshops til store firmaer. Men at holde styr på alle de fakturaer kan hurtigt blive en tidsrøver, især når de hober sig op. 

Heldigvis er der måder at gøre fakturabetalingen både nemmere og hurtigere på, så du kan bruge din tid på det, der virkelig betyder noget for din virksomhed. 

Lad os kigge på, hvordan du kan få styr på fakturabetalingerne og gøre det hele mere effektivt.

• En faktura er et lovpligtigt dokument, der fungerer som en regning, og den skal i Danmark indeholde specifikke oplysninger (f.eks. CVR-nummer, unikt fakturanummer og moms).
• Manuel fakturabehandling er ineffektiv og spilder tid; en strømlinet proces frigiver tid og reducerer risikoen for dyre rykkergebyrer og renter.
• Automatisering og digitalisering af fakturahåndteringen forbedrer likviditetsstyringen og styrker forretningsforholdet til leverandører.

Hvad er en faktura?

En faktura er simpelthen en regning. Et dokument fra en leverandør, der fortæller dig, hvad du skylder for nogle varer eller en service, du har modtaget. 

Det kan være alt fra den månedlige hostingregning til din webshop, til fakturaen fra din vareleverandør for de 500 produkter, du lige har fået leveret. Fakturaen specificerer, hvad du har købt, til hvilken pris, og vigtigst af alt: hvornår du skal betale.

I Danmark er der nogle faste krav til, hvad en faktura skal indeholde. 

Du skal kunne se leverandørens CVR-nummer, dine egne firmaoplysninger, et unikt fakturanummer, leveringsdato, beskrivelse af det leverede, priser, moms og den samlede sum. Hvis noget af det mangler, er det teknisk set ikke en gyldig faktura, og det kan give både dig og leverandøren problemer med myndighederne.

Læs mere: Krav til fakturaer: Det skal dine fakturaer indeholde

Det er også godt at kende til forskellen på de forskellige typer af fakturaer. 

En proformafaktura er egentlig bare et tilbud eller prisoverslag. Du er ikke forpligtet til at betale den. En kreditnota får du, når du returnerer varer, eller der har været en fejl på den oprindelige faktura. Og en acontofaktura betyder, at leverandøren vil have penge på forhånd, før varerne overhovedet er sendt.

Læs mere: Din guide til de forskellige fakturaformater

Fordele ved at strømline betalingen af fakturaer

Når du driver en virksomhed, er fakturaer en konstant del af hverdagen. Kontorartikler, IT-udstyr, konsulentydelser, forsikringer, husleje – regningerne hober sig op. Og hvis du håndterer hver enkelt faktura manuelt – finder den i indbakken, tjekker den, logger ind i netbanken, indtaster betalingsoplysninger – kan det hurtigt æde flere timer om ugen. Timer, du (nok) hellere ville bruge på kerneforretningen.

En mere strømlinet og effektiv fakturabehandling vil ikke blot skabe ro og overblik i dine pengestrømme. Den åbner også døren til en række konkrete fordele for din virksomheds produktivitet og relationer:

• Bedre likviditetsstyring: Ved at have et effektivt system, der sikrer hurtig registrering og betaling af dine fakturaer, undgår du, at midler ligger bundet i ubetalt gæld. Det giver dig bedre kontrol over din likviditet.
  
  Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring
  
  
• Ingen rykkergebyrer og renteudgifter ved for sen betaling: Manuelle og rodede fakturaprocesser øger risikoen for forsinkede betalinger fra din side. Forsinkede betalinger – der kan udløse rykkergebyrer og renter fra dine kreditorer. Med en strømlinet proces undgår du denne risiko og betaler alle fakturaer til tiden.
  
  
• Styrket forhold til dine leverandører og kreditorer: De fleste bliver irriterede, når de ikke modtager pengene til tiden. Det gør du nok også selv. Derfor er pålidelig og rettidig betaling af fakturaer fra din side med til at opbygge et stærkt samarbejde baseret på tillid mellem din virksomhed og dine forretningsforbindelser.
  
  
• Mere effektiv ressourceudnyttelse ved automatisering: Digitalisering og automatisering af dit fakturaflow mindsker den manuelle arbejdsbyrde markant. Brugere af Pleo oplever at få frigjort op til 75 % af den tid, de normalt bruger på manuel fakturabehandling. Det betyder, at du får frigjort en masse værdifuld arbejdstid, som kan bruges på andet værdiskabende arbejde.
  
  Læs mere: Sådan gik Humaans fra at bruge 20 til 6 timer på administrativt arbejde om måneden.
  
  
• Mulighed for at udnytte rabatter ved hurtig betaling: Nogle af dine leverandører giver måske rabat, hvis du betaler fakturaen inden for en kort frist. Med en effektiv proces kan du nemt udnytte disse besparelser.

Kort sagt: En strømlinet fakturaproces handler ikke bare om at spare tid. Det handler om at skabe økonomisk fleksibilitet, undgå unødvendige omkostninger og bygge stærkere forretningsrelationer.

Tips til en mere strømlinet betalingsproces

At få styr på fakturabehandlingen og betalingerne kan virke som en uoverkommelig opgave for mange virksomheder. Men ved at følge nogle relativt enkle trin kan du strømline hele processen ret markant.

1. Brug firmakort til løbende udgifter: En af de mest effektive måder at strømline betalinger på er at bruge en moderne udgiftsstyringsplatform som Pleo. I stedet for at modtage fakturaer for softwareabonnementer, rejseudgifter, kontorartikler og andre løbende omkostninger, betales de automatisk med Pleo-kort. Hver transaktion dokumenteres automatisk med kvitteringer via appen og bogføres direkte i dit økonomisystem. Det betyder, at du slipper for at håndtere hundreder af småfakturaer manuelt.

2. Centraliser modtagelsen af fakturaer: For at opnå en effektiv proces for betaling af fakturaer er det vigtigt, at du har én centraliseret indgang, hvor alle fakturaer modtages. Ved at samle fakturamodtagelsen ét sted undgår du rod og sikrer, at ingen fakturaer havner de forkerte steder eller bliver overset. En central, digital indbakke gør det nemt at fordele og behandle fakturaerne videre i systemet.

3. Overvej digital fakturahåndtering: Digitalisering af fakturahåndteringen letter dine arbejdsgange markant. I stedet for at samle fakturaer fra forskellige medarbejderes indbakker, giver et dedikeret system ét centralt sted, hvor alle udgifter registreres automatisk. Moderne løsninger som Pleo eliminerer mange fakturaer helt ved at håndtere løbende udgifter via firmakort, hvor hver transaktion dokumenteres og bogføres automatisk.

For de fakturaer, der stadig skal håndteres manuelt, sikrer digitale systemer, at de scannes, godkendes og betales gennem automatiserede workflows. Det sparer tid, minimerer risikoen for fejl og giver et samlet overblik over udgifter og pengestrømme i realtid.

4. Sæt klare procedurer og ansvarsområder: Definér faste retningslinjer og tildel ansvar for de forskellige trin i processen som modtagelse, godkendelse, bogføring og betaling. Hvem må godkende fakturaer op til hvilke beløb? Hvem har ansvaret for den endelige betaling? Klare procedurer og rollefordeling forebygger, at fakturaer drukner i ustruktureret sagsbehandling eller venter i ugevis på godkendelse, fordi ingen ved, hvem der skal håndtere dem.

Med platforme som Pleo kan du nemt sætte forskellige udgiftsgrænser pr. medarbejder eller kort, så mindre udgifter håndteres automatisk, mens større beløb kræver godkendelse fra en leder.

5. Automatiser godkendelses- og betalingsprocesser: Du kan med fordel udnytte mulighederne for automatiske godkendelses- og betalingsflows i dit fakturaprogram. Ved at sætte regler og beløbsgrænser op kan mange fakturaer godkendes automatisk uden manuel involvering. Eksempelvis kan alle fakturaer under 2.000 kr. fra kendte leverandører gå direkte til betaling. På samme måde kan du sætte fakturaerne op til automatisk betaling, så de bliver betalt med det samme, når de er godkendt.

Pleo tager dette et skridt videre ved at kombinere betaling og dokumentation i ét. Medarbejdere betaler direkte med kortet, uploader kvittering via appen, og transaktionen bogføres automatisk i dit økonomisystem. Det eliminerer hele godkendelses- og betalingsprocessen for de fleste løbende udgifter.

Med disse tips kan du gøre fakturabetaling til en smidigere og mere effektiv proces, spare tid, reducere fejl og få et bedre overblik over økonomien.

Så hvorfor ikke tage de første skridt mod en mere effektiv fakturahåndtering i dag? Det betaler sig i længden.