Krav til fakturaer: Det skal dine fakturaer indeholde
For enhver virksomhed er det vigtigt, at der er styr på de formelle krav til dine fakturaer. Både dem du sender, men også dem du modtager. Det er nemlig afgørende i forhold til, om de er juridisk gyldige eller ej.
Fakturaen er selvfølgelig først og fremmest en dokumentation for en levering eller et salg. Men den er altså også et afgørende bilag i forhold til dit regnskab og moms.
Derfor vil du i denne lille guide få en detaljeret oversigt over, hvilke lovbestemte mindstekrav en faktura skal leve op til.
Der findes to typer fakturaer med forskellige krav
En faktura er ikke bare en faktura.
Der er faktisk flere formater, du kan vælge imellem afhængigt af situationen. Den mest detaljerede variant er en såkaldt "fuld faktura", som også har en mere simpel lillebror kaldet "forenklet faktura".
Derudover kan nogle virksomheder også benytte sig af en “kassebon”, som du nok kender fra supermarkedet. For selvom man måske ikke lige tænker over det, er det også en slags faktura.
Hvilken type faktura du skal benytte, kommer helt an på den specifikke situation. Det afhænger nemlig af forhold som beløbets størrelse, eller om køber er en virksomhed eller en privat forbruger.
Men uanset hvilken type faktura du skal lave, er der et par overordnede regler, som skal overholdes.
Først og fremmest skal du sørge for, at der altid laves to fakturaer for én handel. Der skal både være en til sælger og køber. Derudover skal du huske, at virksomheder har opbevaringspligt på fakturaer i fem år. Derfor er det vigtigt, at du sætter det i system og ikke smider fakturaerne væk.
Slutteligt skal dit fakturanummer altid være fortløbende. Det vil altså sige, at hvis din sidste ordre havde nummer 237, skal den næste havde nummer 238 og så fremdeles.
Fuld faktura
Den fulde faktura er den mest detaljerede og omfangsrige variant. Den skal anvendes, når du sælger en vare eller ydelse til en anden momsregistreret virksomhed for mere end 3.000 kr. inkl. moms eller til en privatperson for mere end 5.000 kr. inkl. moms. En virksomhed kan desuden altid kræve at få udstedt en fuld faktura, hvilket også gælder ved lavere beløb.
Ifølge SKATs gældende retningslinjer skal den fulde faktura indeholde:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Sælgers navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
- Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato (fakturadato)
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og Rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
- Gældende momssats
- Det momsbeløb, der skal betales.
Forenklet faktura
Den forenklede faktura er som nævnt en mere simpel variant, hvor der ikke kræves lige så mange oplysninger som på en fuld faktura. Den kan anvendes, når du sælger til privatpersoner for under 5.000 kr. inkl. moms og til momsregistrerede virksomheder for under 3.000 kr. inkl. moms, såfremt at virksomheden ikke anmoder om en fuld faktura.
En forenklet faktura skal indeholde:
- Virksomhedens navn og adresse
- Virksomhedens registreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Fortløbende nummer (fakturanummer)
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Mængden og arten af de leverede varer/omfanget eller arten af de leverede ydelser
- Det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse.
Kassebon
Hvis du primært sælger til privatpersoner, behøver du ikke udstede egentlige fakturaer hver gang. I stedet kan du anvende et kasseapparat eller et andet salgsregistreringssystem og udskrive en helt almindelig kassebon til kunden.
Den skal dog indeholde de samme basale oplysninger som en forenklet faktura - bortset fra et fortløbende fakturanummer. Når du printer en kassebon, har du også valget mellem enten at skrive din virksomheds navn eller virksomhedens registreringsnummer på bonen. Begge dele er tilladt.
En kassebon skal derfor indeholde:
- Virksomhedens navn eller registreringsnummer (CVR-nr./SE-nr.)
- Udstedelsesdato
- Leverancens art
- Momsbeløbets størrelse
- Ny lovgivning om digitale registreringssystemer
Digitale salgsregistreringssystemer
Nogle brancher og virksomheder har pligt til at anvende et digitalt salgsregistreringssystem, som de har fået pålagt af Skattestyrelsen.
De omfattede brancher er:
- Caféer, værtshuse, diskoteker m.v.
- Pizzeriaer, grillbarer, isbarer, m.v.
- Købmænd og døgnkiosker
- Restauranter
Reglerne er indsat i momsloven, og ministeren kan fastsætte regler om, at virksomheder inden for visse brancher med en årlig omsætning under 10 mio. kr. skal benytte et digitalt salgsregistreringssystem.
Derudover kan Skatteforvaltningen give en virksomhed påbud om at at benytte et digitalt salgsregistreringssystem, hvis Skatteforvaltningen eksempelvis konstaterer, at virksomhedens registrering af salgstransaktioner er utilstrækkelige.
Dine fakturaer skal opbevares digitalt
Fra 1. januar 2025 skal de fleste virksomheder opbevare deres fakturaer i et godkendt digitalt bogføringssystem. Kravet fremgår i den nye bogføringslov, som gradvist trådte i kraft fra 2024, afhængigt af virksomhedstype.
Den 1. januar 2026 trådte kravet om digital bogføring også i kraft for virksomheder uden årsrapportpligt, eksempelvis enkeltmandsvirksomheder, hvis nettoomsætningen overstiger 300.000 kr.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Når det kommer til fakturaer, både dem du sender og modtager, er det vigtigt, at du gemmer dem digitalt i minimum fem år. Opbevaringskravet er også en del af bogføringsloven, der trådte i kraft for langt de fleste virksomheder i 2024.
Derfor er det også afgørende, at fakturaerne gemmes i et maskinlæsbart format, da relevante myndigheder altid skal have mulighed for at tilgå, og kontrollere de opbevarede bilag.
Gemmer du fakturaerne i et format eller i et system, som myndighederne ikke kan tilgå eller læse, risikerer du bøder og andre sanktioner efter bogføringsloven.
For at leve op til de nye regler, skal din virksomhed derfor have et system på plads, der muliggør digital opbevaring af alle bilag. Det kan f.eks. være et skybaseret, elektronisk fakturahåndteringssystem, et økonomistyringsprogram eller en hvilken som helst anden digital løsning, der opfylder kravene.
Så hvis din virksomhed hidtil har arkiveret fakturaer og bilag i ringbind eller mapper, er tiden altså inde til at gå over til digital opbevaring. Ellers risikerer du både sanktioner og ekstra arbejde med efterfølgende digitalisering af de fysiske bilag.
Brug vores gratis fakturaskabelon
For at hjælpe dig og din virksomhed med at overholde de kravene til fakturaer, har vi lavet en fakturaskabelon. Den er helt gratis, og du kan downloade den og tage den i brug med det samme.
Fakturaskabelonen er selvfølgelig udformet, så den lever op til alle lovpligtige krav om, hvilke oplysninger en gyldig faktura skal indeholde. Samtidig har vi designet skabelonen, så den er letlæselig og overskuelig for dine kunder, så de nemt kan se, hvad de betaler for og på hvilket grundlag.
