Krav til fakturaer: Det skal dine fakturaer indeholde
For enhver virksomhed er det vigtigt, at der er styr på de formelle krav til dine fakturaer. Både dem du sender, men også dem du modtager. Det er nemlig afgørende i forhold til, om de er juridisk gyldige eller ej.
Fakturaen er selvfølgelig først og fremmest en dokumentation for en levering eller et salg. Men den er altså også et afgørende bilag i forhold til dit regnskab og moms.
Derfor vil du i denne lille guide få en detaljeret oversigt over, hvilke lovbestemte mindstekrav en faktura skal leve op til.
Der findes to typer fakturaer med forskellige krav
En faktura er ikke bare en faktura.
Der er faktisk flere formater, du kan vælge imellem afhængigt af situationen. Den mest detaljerede variant er en såkaldt "fuld faktura", som også har en mere simpel lillebror kaldet "forenklet faktura".
Derudover kan nogle virksomheder også benytte sig af en “kassebon”, som du nok kender fra supermarkedet. For selvom man måske ikke lige tænker over det, er det også en slags faktura.
Hvilken type faktura du skal benytte, kommer helt an på den specifikke situation. Det afhænger nemlig af forhold som beløbets størrelse, eller om køber er en virksomhed eller en privat forbruger.
Men uanset hvilken type faktura du skal lave, er der et par overordnede regler, som skal overholdes.
Først og fremmest skal du sørge for, at der altid laves to fakturaer for én handel. Der skal både være en til sælger og køber. Derudover skal du huske, at virksomheder har opbevaringspligt på fakturaer i fem år. Derfor er det vigtigt, at du sætter det i system og ikke smider fakturaerne væk.
Slutteligt skal dit fakturanummer altid være fortløbende. Det vil altså sige, at hvis din sidste ordre havde nummer 237, skal den næste havde nummer 238 og så fremdeles.
Fuld faktura
Den fulde faktura er som nævnt den mest detaljerede og omfangsrige variant. Den skal du bruge, hvis du sælger en vare eller ydelse til en anden virksomhed for mere end 3.000 kr. og for mere end 5.000 kr. til en privatperson.
Ifølge SKATs gældende retningslinjer skal den fulde faktura indeholde:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Sælgers navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
- Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato (fakturadato)
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
- Gældende momssats
- Det momsbeløb, der skal betales.
Forenklet faktura
Den forenklede faktura er som nævnt en mere simpel variant, hvor du ikke behøver lige så mange detaljer. Denne type faktura kan bruges, når du sælger til privatpersoner for under 5.000 kr. og til virksomheder for under 3.000.
En forenklet faktura skal indeholde:
- Virksomhedens navn og adresse
- Virksomhedens registreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Fortløbende nummer (fakturanummer)
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Mængden og arten af de leverede varer/omfanget eller arten af de leverede ydelser
- Det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse.
Kassebon
Hvis du primært sælger til privatpersoner, behøver du ikke udstede egentlige fakturaer hver gang. I stedet kan du anvende et kasseapparat eller et andet salgsregistreringssystem og udskrive en helt almindelig kassebon til kunden.
Den skal dog indeholde de samme basale oplysninger som en forenklet faktura - bortset fra et fortløbende fakturanummer. Når du printer en kassebon, har du også valget mellem enten at skrive din virksomheds navn eller virksomhedens registreringsnummer på bonen. Begge dele er tilladt.
En kassebon skal derfor indeholde:
- Virksomhedens navn eller registreringsnummer (CVR-nr./SE-nr.)
- Udstedelsesdato
- Leverancens art
- Momsbeløbets størrelse
- Ny lovgivning om digitale registreringssystemer.
Husk at gemme dine fakturaer
Når det kommer til fakturaer – både dem du sender og modtager – er det utrolig vigtigt, at du gemmer dem digitalt i minimum fem år. Det er nemlig en af reglerne i den nye bogføringslov, som trådte i kraft for de fleste virksomhedstyper i 2024.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
I den forbindelse er det også afgørende, at fakturaerne gemmes i et ukrypteret og maskinlæsbart format. Det skal de være, fordi relevante myndigheder som f.eks. SKAT altid skal have mulighed for at tilgå og kontrollere de opbevarede bilag.
Gemmer du fakturaerne i et andet format, som myndighederne ikke kan læse, risikerer du en bøde på op til 1,5 millioner kroner.
For at leve op til de nye regler, skal din virksomhed derfor have et system på plads, der muliggør digital opbevaring af alle bilag. Det kan f.eks. være et skybaseret, elektronisk fakturahåndteringssystem, et økonomistyringsprogram eller en hvilken som helst anden digital løsning, der opfylder kravene.
Så hvis din virksomhed hidtil har arkiveret fakturaer og bilag i ringbind eller mapper, er tiden altså inde til at gå over til digital opbevaring. Ellers risikerer du både bøder og tårnhøje udgifter til dobbeltarbejde med at digitalisere de fysiske bilag.
Brug vores gratis fakturaskabelon
For at hjælpe dig og din virksomhed med at overholde de kravene til fakturaer, har vi lavet en fakturaskabelon. Den er helt gratis, og du kan downloade den og tage den i brug med det samme.
Fakturaskabelonen er selvfølgelig udformet, så den lever op til alle lovpligtige krav om, hvilke oplysninger en gyldig faktura skal indeholde. Samtidig har vi designet skabelonen, så den er letlæselig og overskuelig for dine kunder, så de nemt kan se, hvad de betaler for og på hvilket grundlag.
