Alt, du skal vide om acontofakturaer

Acontofakturaer er en vigtig del af faktureringsprocessen i mange brancher, men for mange kan de virke forvirrende og komplicerede. For hvad er en acontofaktura egentlig, og hvornår bruger man dem? Hvordan adskiller de sig fra almindelige fakturaer, og hvilke fordele kan de tilbyde både virksomheder og kunder?

I dette blogindlæg kommer vi med svarene på alle disse spørgsmål. Læs med og bliv meget klogere på acontofakturaer.

• En acontofaktura er en delregning på en samlet leverance eller et projekt, hvor betalingen sker løbende i stedet for først ved afslutning.
• Modellen bruges både til private (f.eks. varme og el), til virksomheder i projekter og som forskud på løn til ansatte.
• Acontofakturering forbedrer likviditeten for leverandøren og giver kunden mulighed for at sprede sine udgifter over tid.
• En acontofaktura skal indeholde de samme oplysninger som en almindelig faktura, og moms skal altid pålægges løbende.

Hvad er en acontofaktura?

En acontofaktura er en type faktura, der bruges til at opkræve betaling for en del af en samlet leverance eller et projekt, inden den endelige faktura udstedes. 

Du kender måske allerede acontofakturaer fra dine vand- og varmeregninger, hvor du betaler aconto – altså forud – for dit forventede forbrug, og så bliver det endelige beløb afregnet senere. Har du betalt for meget i aconto i forhold til dit faktiske forbrug i løbet af året, får du penge tilbage. Har du betalt for lidt, vil du modtage en ekstra opkrævning.

Det fungerer på samme måde i erhvervslivet. Her bruges metoden ofte i brancher som byggeri, rådgivning og andre projektbaserede erhverv, hvor arbejdet strækker sig over en længere periode.

Acontofakturaer fungerer som en form for delbetaling, hvor kunden betaler for det arbejde eller de materialer, der allerede er leveret, mens resten af betalingen afregnes ved projektets afslutning.

Ved at bruge acontofakturaer kan din virksomhed forbedre likviditeten og sikre en mere stabil pengestrøm gennem projektets varighed. Samtidig giver det kunden mulighed for at fordele udgifterne over tid, hvilket kan være lettere at håndtere i budgettet.

Typisk sender virksomheder acontofakturaer i tre forskellige typer af situationer:

• Til private kunder: Det mest velkendte eksempel på acontofakturering finder man i forbindelse med forbrugstjenester som varme, el eller vand. Her betaler lejeren et fast beløb hver måned eller kvartal, selvom det faktiske forbrug først gøres op senere. Når året afsluttes, viser regnskabet, om lejeren har betalt for meget og skal have penge retur, eller om der skal indbetales et restbeløb. På den måde sikres en jævn betalingsrytme, selvom forbruget varierer hen over året.
  
  
• I forbindelse med erhvervssamarbejder: I virksomheder bruges acontofakturering ofte til større projekter eller længerevarende samarbejder. I stedet for at vente med at afregne, indtil alt arbejdet er udført, vælger man at sende acontofakturaer undervejs. Kunden betaler dermed løbende af på projektet, mens leverandøren sikrer sig en stabil likviditet. Den endelige opgørelse sker først, når projektet afsluttes, og det sidste beløb kan afregnes. Det kan være en klar fordel for begge parter, fordi det skaber en mere balanceret økonomi og mindre risiko for store, uforudsete udlæg.
  
  
• Til lønmodtagere: Acontobetaling kan også optræde i form af forskud på løn. Hvis medarbejderen ønsker et forskud – og virksomheden gerne vil give det – kan arbejdsgiveren vælge at udbetale en del af lønnen på forhånd, som efterfølgende modregnes i den ordinære lønudbetaling. På den måde fungerer acontoordningen som en fleksibel løsning, der kan hjælpe medarbejderen uden at ændre på virksomhedens samlede lønudgifter.

Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring

Hvornår bruger man en acontofaktura i erhvervslivet?

En acontofaktura bruges i situationer, hvor der er behov for at opkræve betaling for en del af en samlet leverance eller et projekt, før det er afsluttet. Det er især relevant i brancher, hvor arbejdet strækker sig over en længere periode og kræver løbende finansiering.

Her er nogle typiske scenarier, hvor acontofakturaer anvendes:

• Byggeprojekter: I byggebranchen er det almindeligt at bruge acontofakturaer, da projekter ofte er omfattende og langvarige. Ved at udstede acontofakturaer kan entreprenører sikre sig løbende betaling for udført arbejde og leverede materialer, hvilket hjælper med at dække omkostningerne og opretholde likviditeten.
  
  
• Rådgivning og konsulentarbejde: Konsulenter og rådgivere, der arbejder på længerevarende projekter, kan også drage fordel af acontofakturaer. Det giver dem mulighed for at modtage betaling i rater i takt med, at projektet skrider frem, i stedet for at vente på den endelige afregning ved projektets afslutning.
  
  
• Leverancer af varer: Hvis en virksomhed leverer varer over en længere periode, kan de udstede acontofakturaer for de leverede varer undervejs. Det sikrer, at de modtager betaling for det, der allerede er leveret, hvilket reducerer risikoen for tab og forbedrer pengestrømmen.
  
  Læs mere: Pengestrømsopgørelsen: Hemmeligheden bag god økonomistyring
  
  
• Serviceaftaler: Virksomheder, der tilbyder løbende serviceaftaler, som vedligeholdelse eller abonnementer, kan også bruge acontofakturaer til at opkræve betaling for ydelserne løbende. Det giver en mere stabil indtægtsstrøm og gør det nemmere at planlægge økonomien.

Hvad skal en acontofaktura indeholde?

Grundlæggende skal en acontofaktura indeholde præcis det samme som en almindelig faktura. Ifølge SKATs retningslinjer skal en faktura indeholde:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
• Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
• Sælgers navn og adresse
• Købers navn og adresse
• Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
• Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato (fakturadato)
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats
• Det momsbeløb, der skal betales.

Selvom acontofakturaen skal indeholde det samme som en almindelig faktura, kan du med fordel gøre det tydeligt, at der er tale om en acontofaktura, så der ikke er nogen tvivl hos modtageren.

Skal der moms på en acontofaktura?

Ja, der skal moms på en acontofaktura, for at svare helt kort.

Det er vigtigt, at der er moms på de løbende acontofakturaer, og at der ikke først kommer et momsbeløb på den sidste faktura, da det kan give et frygteligt rod i momsbetalingen. Det vil sige, at du skal behandle dine acontofakturaer på præcis samme måde som en almindelig faktura.