Forestil dig, at du bestiller en ny telefon online.
Du modtager en bekræftelse på din ordre via e-mail, og et par dage senere ankommer pakken til din dør. Når du spændt åbner pakken, tjekker du, at telefonen og tilbehøret matcher det, du bestilte, og at prisen på fakturaen stemmer overens med det beløb, du blev opkrævet. Hvis noget er forkert, kontakter du sælgeren for at få det rettet.
Denne proces med at sikre, at alt stemmer, er i bund og grund, hvad faktura-matching indebærer i erhvervslivet. Altså at sikre, at de fakturaer, du modtager fra leverandører, svarer til de bestillinger og leverancer, du har registreret.
Men hvorfor er det så vigtigt?
For det første hjælper faktura-matching med at reducere risikoen for fejl og svindel. Når fakturaer matches korrekt med bestillinger og leverancer, kan du være sikker på, at du kun betaler for varer og tjenester, du rent faktisk har modtaget.
På den måde bidrager faktura-matching altså til bedre økonomisk kontrol i din virksomhed, ligesom der kommer bedre gennemsigtighed i dine processer.
Hvad er faktura-matching?
Faktura-matching en systematisk proces, hvor du sammenligner og matcher indgående fakturaer med købsordrer/kontrakter, før du accepterer og betaler dem.
I bund og grund handler det om at sikre, at de detaljer og beløb, der fremgår af en modtaget faktura, stemmer overens med de vilkår og specifikationer, som virksomheden formelt har godkendt på forhånd.
Eksempelvis vil en modtaget faktura fra en it-leverandør for ny hardware blive matchet og sammenholdt med den oprindelige købsordre, hvor antal enheder, type, aftalte priser og betalingsvilkår fremgår.
Kernen i faktura-matching består altså i at validere udgifterne, inden du foretager betalingen.
Faktura-matching er således et effektivt kontrolværktøj til økonomistyring, da det effektivt sporer unøjagtigheder og forhindrer, at virksomheden betaler for varer og ydelser uden for de godkendte rammer.
Læs mere: Økonomistyring: Sådan holder du styr på din virksomheds finanser
Den faktiske matching-proces kan automatiseres i varierende grad afhængigt af din virksomheds økonomisystem.
De mange fordele ved matching af fakturaer
Fordelene ved at implementere faktura-matching som en central del af din virksomheds udgiftsstyring og økonomistyring er mange og væsentlige.
Ved at integrere faktura-matching i din virksomhed kan du opleve en række forbedringer, der ikke kun sparer tid og penge, men også øger den overordnede finansielle kontrol og effektivitet.
Her er et overblik over de væsentligste fordele, du opnår ved grundig faktura-matching:
- Bedre udgiftskontrol: Ved proaktivt at matche fakturaer mod forudgående ordrer og aftaler, sikrer du, at du kun betaler for de varer og ydelser, der reelt er godkendt på forhånd. Det minimerer risikoen for unødvendige eller fejlagtige omkostninger og letter overholdelse af budgetter .
- Hurtig identifikation af fakturafejl: Med faktura-matching fanger du hurtigt afvigelser og fejl på fakturaer. Det gør det nemt at rette fakturaen eller tage kontakt til leverandøren for at få udredt uoverensstemmelser.
- Forbedret grundlaget for god likviditetsstyring: Ved at sammenholde fakturaer og indkøbsdata opnår du et bedre overblik over dine finansielle forpligtelser over for leverandører. Det hjælper dig med at styre pengestrømme og forventede udgifter mere præcist.
- Øget kontrol: Med faktura-matching får din virksomhed større kontrol og transparens i de økonomiske processer. Det bliver lettere at spore og dokumentere alle transaktioner. Det er særligt nyttigt under revisioner og for at opretholde compliance.
Sådan fungerer faktura-matching
Når du implementerer faktura-matching i din virksomhed, vil du typisk skulle igennem følgende trin:
- Oprettelse af købsordre: Første skridt for dig er at oprette en formel købsordre eller indkøbsaftale med en leverandør. Her definerer du de præcise vilkår som antal af varer/tjenester, priser, rabatter, betalingsbetingelser osv.
- Modtagelse af faktura: Når leverandøren efterfølgende sender en faktura for den leverede vare eller ydelse, modtager du denne fysisk, på mail eller elektronisk i virksomhedens økonomisystem.
- Matching-proces: Herefter begynder den egentlige matching-proces. Du sammenligner data fra den modtagne faktura med oplysningerne fra den relaterede købsordre. Det kan enten ske automatisk via et integreret fakturahåndteringssystem eller manuelt.
- Resultat: Baseret på resultatet af sammenligningen vil fakturaen enten blive accepteret som værende i overensstemmelse med købsordren eller afvist, hvis du f.eks. kan konstatere afvigelser i beløb, mængder, priser etc.
Du kan vælge at definere forskellige grader af acceptable afvigelser samt workflows for manuel håndtering af undtagelser og uoverensstemmelser. Men det centrale er, at du får tjekket fakturaens validitet, før den endeligt godkendes til betaling.
Hele processen kan i højere eller mindre grad automatiseres og integreres direkte i dine eksisterende økonomi- og indkøbssystemer, så den kører strømlinet som en del af din fakturahåndtering.
De forskellige grader af faktura-matching
Når det kommer til faktura-matching, er der forskellige metoder, du kan bruge, afhængigt af dine behov, og hvor kompleks din virksomhed er. Du kan således vælge, hvorvidt du vil lave en 2-, 3- eller sågar 4-vejs matching af dine fakturaer.
Som regel vil mindre virksomheder med få transaktioner vælge den mere simple 2-vejs matching, mens større virksomheder typisk bruger 3- eller 4-vejs matching.
2-vejs matching
2-vejs matching er den mest grundlæggende og simple form for faktura-matching. Her sammenligner du fakturaen med indkøbsordren for at sikre, at de oplysninger, der er angivet på fakturaen, stemmer overens med de varer eller tjenester, der er bestilt.
Så hvis du bestiller 100 enheder af en vare til en bestemt pris, vil 2-vejs matching tjekke, at fakturaen reflekterer de samme 100 enheder til den aftalte pris. Hvis alt stemmer overens, godkendes fakturaen til betaling.
3-vejs matching
3-vejs matching går et skridt videre og involverer sammenligning af tre dokumenter: fakturaen, indkøbsordren og leveringskvitteringen. Det sikrer ikke kun, at de bestilte varer eller tjenester stemmer overens med fakturaen, men også at de rent faktisk er modtaget.
Hvis vi tager udgangspunkt i samme eksempel som før, så vil 3-vejs matching bekræfte, at fakturaen, indkøbsordren og leveringskvitteringen alle viser de samme 100 enheder. Det reducerer risikoen for at betale for varer, der aldrig er modtaget, eller som er modtaget i en forkert mængde.
4-vejs matching
4-vejs matching er den mest omfattende form og involverer en ekstra kontrolfase. Denne variant bruges typisk i brancher, hvor kvalitetskontrol er fuldstændig afgørende.
Denne proces indebærer et yderligere trin ud over 3-vejs matching og går længere end blot at bekræfte, at den rette mængde varer er blevet leveret til den aftalte pris. Den sikrer også, at de leverede varer lever op til de påkrævede kvalitetsstandarder.
For brancher som medicinalindustrien og fødevarebranchen, hvor kvalitet er lige så afgørende som kvantitet, er 4-vejs matching en virkelig vigtig proces.
Selvom 4-vejs matching kan kræve flere ressourcer og være mere tidskrævende, er fordelene betydelige. For virksomheder, hvor kvaliteten er kritisk, opvejer fordelene derfor klart omkostningerne.
De klassiske faldgruber, og hvordan du undgår dem
Selvom faktura-matching er et effektivt værktøj til omkostningsstyring , er der nogle almindelige faldgruber, som du bør være opmærksom på i implementeringen.
- Mangelfuld systemintegration: For at faktura-matching kan fungere gnidningsfrit, kræver det, at dine systemer er ordentligt integrerede. Dit økonomisystem, indkøbssystem og eventuelle andre relevante systemer skal helst kunne udveksle data ubesværet. Ellers risikerer du, at for mange manuelle opgaver bremser din matching-proces.
- Upræcise eller manglende stamdata: Faktura-matching er afhængig af, at du har pålidelige og præcise stamdata at matche imod. Hvis dine vare-, pris- og leverandørdata ikke er opdaterede og konsistente på tværs af systemer, vil du få mange unødvendige undtagelser.
- Uhensigtsmæssige matching-regler: Dine matching-regler styrer, hvornår en faktura accepteres eller afvises baseret på graden af overensstemmelse. For stramme regler kan give en uhensigtsmæssig høj andel af undtagelser, mens for lempelige regelsæt reducerer graden af den reelle kontrol.
- Manglende håndtering af undtagelser: Uanset hvor godt dit system er sat op, vil der opstå undtagelser, som kræver manuel behandling. Har du ikke defineret klare processer og ansvarsområder for denne håndtering, risikerer du flaskehalse.
For at undgå disse faldgruber bør du have en struktureret implementeringsplan med klare ansvarsområder. Fokuser først og fremmest på at få alle stamdata på plads. Dit system kan være nok så godt, men hvis stamdataen er mangelfuld, er det helt ligegyldigt.
Herefter bør du integrere systemer grundigt og foretage løbende kvalitetskontroller af dataen. Tilpas samtidig dine matching-regler baseret på løbende erfaringer. Nogle gange kræver det lidt tid at finde den helt rette balance.
Slutteligt bør du oprette veldefinerede processer for håndtering af de undtagelser, som næsten helt uundgåeligt vil opstå i din faktura-matching.
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
