Hvilke budgetter skal man have styr på, når man starter en ny virksomhed?

Når du starter en ny virksomhed, er budgetter en af de allervigtigste ting at have styr på. Selvom en opstart er hård, og det er nemt at blive grebet af umiddelbart mere spændende processer som innovation, produktudvikling og markedsføring, er det altafgørende for din virksomheds bæredygtighed på sigt, at der er styr på budgetterne.

Selvom budgetter for mange nok virker som kedelige og tørre dokumenter med en masse tal, er de faktisk grundlaget for hele din virksomhed. Det svarer lidt til, hvis man bygger et nyt hus: Du kan have de mest fantastiske møbler og indretningsidéer, men hvis husets struktur ikke er på plads, risikerer du, at det hele falder sammen. På samme måde kan du have de mest innovative produkter, den mest spændende markedsføringsstrategi og en utrolig passion for din virksomhed, men uden et solidt økonomisk fundament kan virksomheden stå over for alvorlige udfordringer.

Har du styr på dine budgetter, har du styr på fremtiden. De hjælper dig med at forstå, hvor pengene kommer fra, og hvor de går hen. De kommer altså med fuldkommen afgørende viden i forhold til at styrke din virksomhed fremadrettet. Så selvom budgetter måske ikke synes lige så spændende som andre aspekter af iværksætteri, er de afgørende for din virksomheds overlevelse og trivsel på lang sigt.

I dette blogindlæg vil vi derfor gå i dybden med budgetter. Præcis hvad budgetter er, og hvorfor man bør lave dem, men også hvilken slags budgetter der er vigtigst at have styr på, når man starter en ny virksomhed.

Et budget er din økonomiske plan for virksomheden. Typisk lægges et budget for et år ad gangen, og i budgettet planlægger du altså, hvordan du regner med, at det kommende år ser ud økonomisk. Hvad regner du med at have af indtægter, og hvad regner du med at have af udgifter?

Du kan tænke på det som en vejrudsigt. Ligesom meteorologer analyserer data og faktorer for at forudsige vejret i fremtiden, gennemgår du som virksomhedsejer historiske data og andre relevante faktorer for at estimere, hvordan din virksomheds økonomi vil udvikle sig i det kommende år. Det er altså en slags finansiel prognose for det kommende år i virksomheden. 

Hvis du sidder som ejer af en startup-virksomhed, har du selvfølgelig ikke denne slags data til rådighed. Heldigvis kan du også sagtens lave et godt budget uden historiske data. Det kræver til gengæld, at du lægger dig i selen med en gang grundig forberedelse og research. 

Her er seks tips til, hvordan du kan gribe det an:

1. Lav grundig markedsundersøgelse
2. Vær helt skarp på din virksomheds omkostningsstrukturer
3. Brug branche-benchmarks til at skønne udgifter
4. Lav konservative salgsprognoser
5. Lav flere budget-scenarier
6. Evaluer og tilpas

I en virksomhed vil du skulle arbejde med flere forskellige typer budgetter, men dem kommer vi heldigvis ind på senere.

Hvorfor lave et budget?

Det er afgørende at lave budgetter af flere årsager, først og fremmest fordi de spiller en afgørende rolle i din virksomheds økonomiske sundhed og bæredygtighed. Har du ikke lavet budgetter, er det som at sejle en båd uden kompas eller kort. Uden budgetter risikerer du at fare vild i en kompleks, økonomisk verden.

Har du omvendt sørget for at lave budgetter, fungerer de som en slags guide, der kortlægger den bedste rute for din virksomhed på vejen mod økonomisk succes.

Herunder kan du se nogle af de væsentligste grund til, at det er vigtigt at få lavet budgetter:

Identificering finansielle problemer, inden de opstår

Ved at estimere forventede indtægter og udgifter for et helt år kan du tidligt opdage eventuelle områder med økonomisk ubalance og tage de nødvendige foranstaltninger for at undgå dem. Hvis du eksempelvis forventer ekstraordinært høje udgifter i Q3, kan du tidligt i processen søge efter måder enten at reducere disse udgifter eller øge indtægterne på for at imødekomme det øgede udgiftsniveau.

Bedre planlægning af fremtiden

Et budget fungerer som en strategisk plan for din virksomhed. Derfor vil det også blive nemmere for dig at planlægge fremtiden, når du laver et budget. De giver dig mulighed for at fastlægge mål for det kommende år og udvikle en plan for at nå dem.

Mulighed for bedre ressourceallokering

Når du har et klart billede af dine økonomiske forventninger til året, kan du nemmere optimere, hvordan du skal allokere virksomhedens ressourcer. Du kan både se på, hvor der er mulighed for at reducere omkostninger, men også kigge ind i, hvor der er mulighed for yderligere investering. Det hjælper med at sikre, at du maksimerer overskuddet og bruger dine midler effektivt.

Større finansiel stabilitet

Ved at have en økonomisk plan skaber du også et bedre grundlag for finansiel stabilitet. Med budgetter får du en bedre fornemmelse af, hvorvidt du har tilstrækkelig kapital til at dække dine forventede udgifter og opfylde dine økonomiske forpligtelser som lån og lønninger.

Bedre beslutningsgrundlag

Med grundige budgetter får ledelsen i virksomheden også et langt bedre beslutningsgrundlag. Når der skal træffes vigtige beslutninger om for eksempel nye medarbejdere, lønstigninger eller investering i nye partnerskaber, kan budgettet bruges som økonomisk referenceramme, der gør beslutningerne mere objektive og databaserede.

Disse budgetter skal du have styr på ved opstart af en virksomhed

Når du starter en ny virksomhed, er der normalt fire typer af budgetter, der er uundværlige. Det lyder måske besværligt, at der ikke bare er ét budget, der klarer det hele, men gennem dette afsnit skulle du gerne få en idé om værdien af de enkelte typer budgetter, og hvordan de kan hjælpe din virksomhed.

Disse fire budgetkategorier er: 

1. Etablerings- og investeringsbudgettet
2. Driftsbudgettet
3. Balancebudgettet
4. Likviditetsbudgettet

Etablerings- og investeringsbudget

Når du starter en ny virksomhed, er et etableringsbudget noget af det vigtigste at forholde sig til. Det er et nøgleelement i din forretningsplan og bør ikke nedprioriteres. Etableringsbudgettets rolle er nemlig at klargøre, hvor mange midler der er nødvendige for at få din virksomhed fra idéfasen og ud på markedet.

Etableringsbudgettet vil altså bestå af en del udgifter, hvoraf nogle af dem også er engangsposter, som du har i starten af virksomhedens rejse. Afhængigt af hvilken type virksomhed du starter op, skal du eksempelvis budgettere med omkostninger som erhvervelse af inventar, tilpasning af lokaler, anskaffelse af produktionsudstyr og opbygning af et lager. Derudover skal du medregne budgetposter til markedsføring og eventuelt rådgivning i opstartsfasen. Samtidig skal du også huske at budgettere for udgifter i forbindelse med selskabsstiftelse, såsom juridiske dokumenter og formaliteter.

Du skal også tage højde for, at der – afhængigt af hvilken selskabstype du stifter – vil være forskellige krav til selskabskapital, hvilket kan påvirke dit behov for likviditet i starten af din virksomhedsrejse.

Eksempel på etableringsbudget

For at give en idé om, hvordan et etableringsbudget kan se ud, kommer her et eksempel:

Ved at have dette etableringsbudget på plads ved iværksætteren til dette hypotetiske eventyr altså, at vedkommende som minimum skal have 265.000 kr. klar i likviditet for at kunne søsætte sin drøm.

Driftsbudget

Når man snakker om budgetter i virksomheder, vil det nok være driftsbudgettet, som mange per automatik tænker på. Det er nemlig i driftsbudgettet, at man får det store overblik over forventede indtægter og udgifter. Denne type budget fungerer som en nøgle til at afgøre, om din forretning har udsigter til rentabilitet, hvilket er afgørende for både dig selv som virksomhedsejer og potentielle investorer.

Et driftsbudget indeholder følgende poster:

• Omsætning: Omsætning er et udtryk for, hvor meget indtægt du forventer at generere fra salg af dine produkter eller tjenester. Det fungerer som en økonomisk puls, der måler din virksomheds økonomiske aktivitet.
  
• Variable omkostninger: Her specificerer du de omkostninger, der ændrer sig i forhold til produktions- eller salgsvolumen. Det er blandt andet udgifter som produktionsmaterialer, variable personaleomkostninger og lignende, der varierer i takt med din virksomheds aktivitet.
  
• Faste omkostninger: Denne del omfatter den type udgifter, der forbliver konstante, uanset produktion eller salg. Leje og forsikring er eksempler på faste omkostninger.
  
• Renter: Denne post beskriver de renteomkostninger, der er knyttet til eventuelle lån eller gæld, som din virksomhed måtte have.
  
• Afskrivninger: Her inkluderer du værdiforringelsen af langsigtede aktiver, såsom udstyr eller ejendom, over en bestemt tidsperiode. Dette afspejler omkostningerne ved at bruge disse aktiver i din drift.

Eksempel på driftsbudget

Her ser du et eksempel på, hvordan et komprimeret driftsbudget kan se ud. Som nævnt ovenfor, dækker hvert kategori et væld af underkategorier, som med fordel bør inddrages i et “rigtigt” driftsbudget for at få den maksimale indsigt i, hvor indtægter og udgifter kommer fra.

I dette tilfælde har virksomheden altså genereret et overskud på 300.000 kr. før skat.

Balancebudget

Balancebudgettet giver dig et fugleperspektiv over, hvad der er investeret i din virksomhed, og, vigtigst af alt, hvordan disse investeringer finansieres. Altså dine aktiver (det din virksomhed ejer) og passiver (det din virksomhed skylder). Det fungerer således som en økonomisk statusrapport, der viser, hvad du forventer at eje og skylde ved udgangen af en regnskabsperiode.

Det er vigtigt, at aktivsiden og passivsiden af dit balancebudget giver det samme resultat. Ellers er der fejl i dine beregninger.

Balancebudgettet giver dig mulighed for at tænke langsigtet og evaluere din virksomheds økonomiske sundhed. For eksempel kan du analysere størrelsen af dit varelager og sikre, at det passer til dine fremtidige behov.

Det er ofte hensigtsmæssigt at udarbejde både drifts- og balancebudgettet samtidig, da de to budgetter er tæt forbundne. For eksempel vil ændringer i vareforbruget i dit driftsbudget direkte påvirke dit varelager i balancebudgettet og kræve nøje styring. 

Eksempel på balancebudget

Herunder kan du se et simpelt eksempel på et balancebudget, som viser oversigten over aktiver og passiver på et givent tidspunkt. Bemærk, at tallene i dette eksempel er forenklede og kun til illustration. I virkeligheden vil et balancebudget være langt mere detaljeret og omfatte flere aktiver og passiver, især hvis det drejer sig om en etableret virksomhed. Dette er blot en grundlæggende idé til, hvordan strukturen kan se ud.

Likviditetsbudget

Sikring af en sund likviditet er selvfølgelig afgørende for enhver virksomhedsejer. Det handler om at have nok økonomisk kontrol til at håndtere forpligtelser som husleje, vareindkøb, afdrag på lån og meget andet. 

Likviditetsbudgettet fungerer som din guide ved at skabe klarhed om alle de indbetalinger og udbetalinger, der sker i din virksomhed. På denne måde fungerer budgettet som en beskyttelsesforanstaltning, der mindsker risikoen for økonomiske vanskeligheder på firmakortet og sikrer, at du altid har penge til at betale regningerne.

Likviditetsbudgettet adresserer også den forskel, der ofte kan være mellem din indkomst og den disponible likviditet. Det kan eksempelvis ske grundet forretningspraksis med at give kredit til leverandører eller kunder. Hvis du eksempelvis sælger en tjeneste den 1. januar, men først modtager betaling to måneder senere, vil der være en tidsmæssig forskel mellem indtjening og likviditet for januar. Selvom indtægten er genereret i januar, vil likviditeten først indtræffe to måneder senere. Dette kan gøre det vanskeligt at forstå, hvor mange tilgængelige midler din virksomhed faktisk har til rådighed på et bestemt tidspunkt.

Likviditetsbudgettet hjælper dig netopmed at håndtere sådanne svingninger og giver dig et klart overblik over alle de penge, der kommer ind og går ud af virksomheden.

Eksempel på likviditetsbudget

Følg op på dine budgetter

At udarbejde budgetter er en afgørende del af at drive en virksomhed, men det stopper ikke der. Når først dine budgetter er oprettet, er det lige så vigtigt at holde øje med dem løbende. Dels giver det dig mulighed for tidligt at opdage potentielle økonomiske udfordringer, men du kan også bruge budget-tallene til at måle på din virksomheds performance.

Derfor kan du med fordel planlægge regelmæssige møder eller gennemgange, hvor du og dine nøglemedarbejdere kan analysere budgettet og diskutere eventuelle afvigelser eller problemer.

Det handler altså ikke kun om at oprette budgetterne, men også om at følge op på de indsigter, der kommer deraf.