Årsafslutning: Hvad er det?

For virksomheder i alle størrelser er årsafslutningen en vigtig proces, hvor alle de regnskabsmæssige løse ender samles op, og virksomhedens økonomi for året gøres op.

Men hvad indebærer en årsafslutning egentlig, og hvilke ting skal du sørge for at have styr på for at sikre, at alt går glat?

I dette blogindlæg guider vi dig igennem de vigtigste elementer i en årsafslutning, så du kan gå det nye år i møde med ro i sindet og styr på tallene.

• Årsafslutning er en proces, hvor virksomheder sikrer korrekt bogføring af bilag, afstemning af bankkonti samt afstemning af moms og skat for at afslutte regnskabsåret korrekt.
• Processen inkluderer gennemgang af udgifter, lageroptælling, afskrivninger samt verificering af lønposter og debitor- og kreditorsaldi for at undgå fejl og ubehagelige overraskelser.
• Selvom årsafslutningen indberettes ved regnskabsårets slutning, kan processen med fordel udføres løbende, og automatisering via regnskabsprogrammer kan gøre arbejdet mere effektivt og præcist.

Hvad er en årsafslutning?

Årsafslutningen er processen med at lukke din virksomheds regnskabsår og sikre, at alle tal er korrekte og komplette. Det er lidt ligesom hovedrengøringen, inden du får gæster, men bare med din virksomheds økonomi.

I praksis betyder det, at du gennemgår hele årets bogføring, tjekker, at alle fakturaer er registreret, matcher indtægter og udgifter til de rigtige perioder og sikrer, at lagerbeholdningen stemmer. 

Årsafslutningen munder ud i slutsaldi/ultimosaldi (opgørelsen af aktiver og passiver), som danner grundlag for primoposteringerne i det kommende regnskabsår.

Læs også om: Månedsluk: Hvorfor er det vigtigt for din virksomhed?

Hvad er forskellen på årsopgørelse, årsregnskab, årsrapport og årsafslutning?

De fire begreber bliver ofte blandet sammen, men de beskriver forskellige ting:

• Årsafslutning – processen: Årsafslutningen er det interne arbejde, du og din bogholder laver for at lukke regnskabsåret. Det er hele processen med at gennemgå bogføringen, afstemme konti, periodisere indtægter og udgifter og forberede data til årsregnskabet. Det er ikke et dokument, men en proces, der typisk tager alt fra få dage til flere uger.
• Årsregnskab – det officielle dokument: Årsregnskabet er det formelle dokument, som din virksomhed skal indsende til Erhvervsstyrelsen hvert år. Det indeholder resultatopgørelse, balance, noter og ledelsesberetning. Det er resultatet af årsafslutningen og skal følge strenge regler i årsregnskabsloven. Det er det dokument, der offentliggøres og giver omverdenen indsigt i din virksomheds økonomi.
• Årsrapport – den udvidede version: Årsrapporten er en mere omfattende version af årsregnskabet, der inkluderer både de lovpligtige regnskabstal, ledelsesberetning m.m. Omfanget af årsrapporten afhænger af regnskabsklassen.
• Årsopgørelse – SKATs opgørelse til dig: Årsopgørelsen er det dokument, du får fra SKAT, som opgør din personlige indkomst, fradrag og skat for året. Det er ikke noget, din virksomhed udarbejder, men noget SKAT sender til dig som privatperson. Det handler om dig som person og ikke om virksomheden.

Hvornår skal man lave en årsafslutning?

Årsafslutningen skal ikke laves på ét fast tidspunkt. Det afhænger nemlig af, hvordan du har lagt dit regnskabsår. Du kan i princippet – og med fordel – lave arbejdet med din årsafslutning løbende, men den skal altså først indberettes i slutningen af dit regnskabsår.

Hvad skal en årsafslutning indeholde?

Præcist hvad en årsafslutning bør indeholde, afhænger af, hvilken type virksomhed du har eller sidder i. De mest almindelige punkter er dog disse:

• Afstemning af dine bankkonti: Sammenligning af dine bankkonti med bogførte transaktioner for at sikre, at alle ind- og udbetalinger stemmer overens og er korrekt registreret.
  
  
• Gennemgang af udgifter og udlæg: Verificerr alle udgifter og udlæg for at sikre, at de er dokumenterede, korrekte og tilknyttede de rigtige kategorier i regnskabet.
  
  
• Afstemning af debitorer og kreditorer: Gennemgang af kunder, der skylder penge (debitorer), og leverandører, som virksomheden skylder penge (kreditorer), for at sikre, at alle poster er korrekt opgjorte og bogførte.
  
  
• Optælling af lager: Foretag en fysisk opgørelse af lagerbeholdningen og sammenlign med lagerregistrene for at identificere forskelle og sikre korrekte lagerdata.
  
  
• Afstemning af lønposter: Kontroller lønninger, skattebetalinger og medarbejderudgifter for at sikre, at alle poster er korrekte og stemmer overens med virksomhedens lønsystem.
  
  
• Kontrol af momsværdier: Gennemgå momsindberetninger og sikr, at både indgående og udgående moms er korrekt registreret og afstemt med regnskabet.
  
  
• Kontrol af afskrivninger: Verificer og opdater afskrivninger på virksomhedens aktiver (f.eks. maskiner, køretøjer, udstyr) for at sikre korrekt værdiforringelse i regnskabet.

Læs også: Regnskabsanalyse: vigtigheden af at læse mellem linjerne

Deadline for indberetning

Årsafslutningen ender altid med, at tallene skal indberettes til myndighederne. Hvilke deadlines du skal være opmærksom på, afhænger af virksomhedsformen:

• Selskaber (ApS, A/S m.fl.): Årsrapport og selskabets oplysningsskema skal indsendes senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning (typisk 30. juni ved kalenderår). Bemærk, at børsnoterede selskaber og statslige aktieselskaber har en kortere frist – de skal således indberette inden 4 måneder efter regnskabsårets slutning.
• Enkeltmandsvirksomheder og I/S: Ingen krav om årsrapport, men resultatet skal indberettes via oplysningsskemaet senest 1. juli året efter indkomståret.

(Kilde: Erhvervsstyrelsen)

Det er vigtigt at overholde fristerne, da forsinkelse kan udløse bøder og i værste fald føre til tvangsopløsning for selskaber.