Når året går på hæld er det ikke kun tid til julemad, nytårsraketter og nytårsforsæt – det er også tid til at få styr på årsafslutningen.
For virksomheder i alle størrelser er årsafslutningen en vigtig proces, hvor alle de regnskabsmæssige løse ender samles op, og virksomhedens økonomi for året gøres op.
Men hvad indebærer en årsafslutning egentlig, og hvilke ting skal du sørge for at have styr på for at sikre, at alt går glat?
I dette blogindlæg guider vi dig igennem de vigtigste elementer i en årsafslutning, så du kan gå det nye år i møde med ro i sindet og styr på tallene.
- Årsafslutning er en proces, hvor virksomheder sikrer korrekt bogføring af bilag, afstemning af bankkonti, samt afstemning af moms og skat for at afslutte regnskabsåret korrekt.
- Processen inkluderer gennemgang af udgifter, lageroptælling, afskrivninger samt verificering af lønposter og kredit/debitor-saldi for at undgå fejl og ubehagelige overraskelser.
- Selvom årsafslutningen indberettes ved regnskabsårets slutning, kan processen med fordel udføres løbende, og automatisering via regnskabsprogrammer kan gøre arbejdet mere effektivt og præcist.
Hvad er en årsafslutning?
En årsafslutning er en opgørelse over alle dine konti og deres status. Den dækker bl.a. over afstemning af bankkontoen og sikring af, at alle bilag og transaktioner er korrekt bogført. Det betyder også, at du gennemgår udestående fakturaer, og sørger for, at moms og skat er afstemt.
Kort sagt er årsafslutningen en mulighed for at sikre, at hele regnskabsåret er korrekt dokumenteret og klar til at blive indsendt – uden ubehagelige overraskelser eller fejl.
Årsafslutningen indgår som en del af arbejdet med at afslutte dit regnskabsår og er derfor en vigtig proces for enhver virksomhed.
Resultatet kaldes også for primoposteringer, hvilket udgøres af en opgørelse af dine aktiver og passiver. Denne opgørelse er slutsaldoen i dit årsregnskab og er dermed udgangspunktet for dit kommende regnskabsår.
Læs også om: Månedsluk: Hvorfor er det vigtigt for din virksomhed?
Hvad skal en årsafslutning indeholde?
Præcist hvad, en årsafslutning bør indeholde, afhænger af, hvilken type virksomhed du har eller sidder i. De mest almindelige punkter er dog disse:
- Afstemning af dine bankkonti: Sammenligning af dine bankkonti med bogførte transaktioner for at sikre, at alle ind- og udbetalinger stemmer overens og er korrekt registreret.
- Gennemgang af udgifter og udlæg: Verificér alle udgifter og udlæg for at sikre, at de er dokumenteret, korrekte og tilknyttet de rigtige kategorier i regnskabet.
- Afstemning af debitorer og kreditorer: Gennemgang af kunder, der skylder penge (debitorer), og leverandører, som virksomheden skylder penge (kreditorer), for at sikre, at alle poster er korrekt opgjort og bogført.
- Optælling af lager: Foretag en fysisk opgørelse af lagerbeholdningen og sammenlign med lagerregistrene for at identificere forskelle og sikre korrekte lagerdata.
- Afstemning af lønposter: Kontrollér lønninger, skattebetalinger og medarbejderudgifter for at sikre, at alle poster er korrekte og stemmer overens med virksomhedens lønsystem.
- Kontrol af momsværdier: Gennemgå momsindberetninger og sikre, at både indgående og udgående moms er korrekt registreret og afstemt med regnskabet.
- Kontrol af afskrivninger: Verificér og opdatér afskrivninger på virksomhedens aktiver (f.eks. maskiner, køretøjer, udstyr) for at sikre korrekt værdiforringelse i regnskabet.
Læs også: Regnskabsanalyse: vigtigheden af at læse mellem linjerne
Årsafslutningen skal ikke laves på ét fast tidspunkt. Det afhænger nemlig af, hvordan du har lagt dit regnskabsår. Du kan i princippet – og med fordel – lave arbejdet med din årsafslutning løbende, men den skal altså først indberettes i slutningen af dit regnskabsår.
De 7 vigtigste punkter, når du skal lave din årsafslutning
1) Bank, kasse og lån
Princippet for bogføringen stammer fra den traditionelle pengekasse. Det var en måde, hvorpå de gamle græske købmand kunne holde styr på de penge, som gik ind og ud af kassen.
Du skal derfor altid starte med at afstemme din bank.
Du afstemmer din bank ved at tjekke, om saldoen i bogføringen stemmer overens med saldoen i banken. Saldoen skal stemme præcist.
Hvis saldoen ikke stemmer, skal du tjekke, at alle ind- og udbetalinger i din rigtige bank er blevet bogført. I dag kan de fleste regnskabsprogrammer gøre dette automatisk – og hvis dit regnskabsprogram ikke kan det, bør du skifte til et, der kan.
Dinero, Billy og Visma e-conomic kan bruges af de fleste små virksomheder.
Din kassebeholdning skal ligeledes stemme overens med de penge, som ligger i kassen.
Lån skal typisk afstemmes på samme måde.
2) Afstemning af egenkapitalen
“Kan du ikke lige tælle egenkapitalen?”
Det er et spørgsmål, som de fleste regnskabselever nok er blevet spurgt om til morskab for de mere garvede. Særligt sjovt er det, hvis eleven ikke fanger, at det svarer til at blive spurgt om venstrehåndsskruetrækkeren.
Egenkapital viser nemlig virksomhedens værdi. Det er forskellen på aktiverne og passiverne. Det er med andre ord ikke en fysisk genstand.
Hvis du har en personlig virksomhed, skal egenkapitalens startsaldo (primo) stemme overens med sidste års totale saldo i årsregnskabet.
Hvis du har et selskab, skal den indskudte kapital stemme overens med den anførte kapital i CVR-registeret, og tidligere års resultat skal stemme overens med årets resultat for sidste år + tidligere års resultat.
3) Afstemning af debitorer og kreditorer
Fremgangsmåden er næsten den samme ved begge afstemninger.
For at afstemme debitorerne skal du finde en debitorsaldoliste i dit regnskabsprogram. Debitorsaldolisten viser de fakturaer, som du ikke har modtaget betaling for. Samtidig viser den, hvor forfaldne de er.
Du skal vurdere, om du når at få betaling for disse fakturaer inden udgangen af regnskabsåret, eller om der er en risiko for, at du bliver nødt til at lave en hensættelse til tab på debitorerne. Du skal ikke afskrive dine krav mod kunden – du skal blot “fjerne” indtægten i regnskabet.
Når du skal afstemme dine kreditorer, skal du ligeledes finde en kreditorsaldoliste. Du skal tage stilling til, om du stadig skylder dine kreditorer de penge, som står i regnskabet.
- Mangler du at bogføre en kreditnota?
- Mangler du at bogføre en udgift?
- Har du betalt regningen privat?
Hvis du har nogle store kreditorer, skal du også bede dem om et kontoudtog, som du kan afstemme din saldo for den enkelte kreditor til.
4) Afstemning af din moms og skattekonto
Når du afstemmer din moms, skal du kigge alle dine bogførte posteringer igennem og tjekke, om de er bogført med en korrekt momskode. Hvis du bruger e-conomic, kan du få en rapport med momsafstemningen. Den viser eventuelle differencer på, hvad der burde være bogført af moms på kontoen.
Det betyder ikke, at det er en fejl, men så kan du se, hvad du skal tjekke.
Du skal stadigvæk kigge dine posteringer igennem for at tjekke, om dine udgifter er bogført på den rigtige konto.
Til sidst skal du kontrollere, om du har indberettet alt til Skat, og at du har betalt din moms.
Hvis du bruger Billys, Dineros eller e-conomics momsindberetningsfunktioner, kan du nemt se, om du har indberettet al moms.
Herefter kan du kontrollere, at den bogførte skyldige moms stemmer overens med din seneste momsindberetning samt eventuelle efterindberetninger.
5) Skattekonto
Skattekontoen er ligesom en bankkonto over din gæld til Skat. Al din gæld til Skat er registreret på denne konto.
Når du har afstemt din moms, skal du tjekke, om du har betalt al din gæld til Skat. Det gør du ved at logge på Skat Erhverv og printe et kontoudtog over din skattekonto. Her kan du også se, om du har betalt al din A-skat og alle dine AM-bidrag.
Skattekontoen skal gerne gå i 0 for året.
6) Periodiseringer
Begrebet periodiseringer dækker over, at du skal sørge for, at udgiften bliver bogført i den rigtige periode.
Det er typisk forsikringsudgifter og licenser, hvor du betaler for et år ad gangen, men det kan også være en forudbetaling af en ydelse.
Hvis du for eksempel betaler 10.000 kr. for en forsikring den 1. august, så skal udgiften for årets resterende 4 måneder bogføres i det indeværende regnskabsår, og de sidste 8 måneder skal bogføres i det næste regnskabsår.
Du skal derfor flytte udgiften over på en konto for periodeafgrænsningsposter i balancen. Året efter flytter du udgiften tilbage på kontoen for udgiften igen.
7) Lønafstemning
Dette kan gå hen at blive den sværeste opgave i din årsafslutning. Du skal kontrollere, at din bogførte løn også er indberettet korrekt til SKAT.
Det første skridt, du bør tage for at gøre denne opgave nem, er at sørge for, at din integration fra lønsystemet til din regnskabsprogram er opsat korrekt. Hvis du bruger en standard kontoplan, plejer du ikke at skulle tage stilling til disse ting. Jeg vil anbefale, at du får opsætningen verificeret.
Integrationen af den bogførte løn kan ikke rette det, hvis lønnen er bogført forkert, men den kan sikre dig, at der ikke opstår fejl i bogføringen i fremtiden.
Lønsystemerne Salary og Zenegy har en rapport til at afstemme direkte til eIndkomst.
Herunder kan du se de mest gængse elementer af lønafstemningen for medarbejdere med en almindelig indkomst:
- Feltnr. 0013 – AM-indkomst: Det er AM-indkomst + bruttoferiepenge – medarbejderandelen af pensionen. Nogle gange bliver de bogført på samme konto og andre gange på 2-3 forskellige. Både medarbejder- og arbejdsgiverpensionen bliver nogle gange bogført på samme konto, så hvis du har en difference i feltnr. 0013, og den er lige så stor med omvendt fortegn i feltnr. 0148, er afstemningen OK.
- Feltnr. 0015 – Indberettet A-skat og feltnr. 0016 – Indberettet AM-bidrag: Du skal lægge alt det indberettede A-skat og AM-bidrag sammen på din konto for hhv. skyldig A-skat og AM-bidrag. Det vil typisk være de beløb med “-” foran.
- Feltnr. 0046 – Samlet ATP-bidrag: Dette er både medarbejder- og virksomhedsandelen af ATP-bidraget.
- Feltnr. 0147 – Medarbejderandel af pensionsindbetalinger: Denne bliver tit bogført sammen med AM-indkomst, og den kan derfor afstemmes sammen med AM-indkomsten.
- Feltnr. 0148 - Virksomhedsandel af pensionsindbetalinger: Det er virksomhedens betaling af medarbejderens pensionsandel. Den bliver bogført på sin egen konto og nogle gange sammen med medarbejderens andel af pensionsbetalingen.
- Derudover kan der være indberetninger som KM-penge og personalegoder såsom fri telefon, bil osv., som også skal afstemmes.
Med ovenstående guide kommer du nemt og – forhåbentlig – smertefrit igennem din årsslutning.
