3 værktøjer til abonnementsstyring, der giver bedre kontrol

Abonnementer har sneget sig ind i stort set alle hjørner af moderne virksomheders drift: software, marketingværktøjer, telefoniløsninger, IT-sikkerhed – ja, selv kaffemaskinen kan komme med månedlig betaling. 

Det virker smart og fleksibelt, men med tiden kan det også blive uoverskueligt.

For hvem har egentlig overblikket over, hvad der bliver trukket hvornår – og for hvad? Ofte opdager man først forbruget, når det står som en post på kontoudtoget. Eller værre: når man betaler for noget, ingen længere bruger.

Men det behøver ikke være sådan. Med de rigtige systemer og processer kan du få fuld kontrol over jeres abonnementer uden at kvæle kreativiteten eller besværliggøre hverdagen for dine ansatte.

Herunder præsenterer vi tre forskellige typer af løsninger, der hver især kan hjælpe dig med at tæmme abonnementsjunglen og få styr på de skjulte omkostninger.

• Abonnementer sniger sig ofte stille ind i virksomheder og skaber skjulte udgifter, især når ingen har det fulde overblik.
• Manglende abonnementsstyring fører ikke kun til spildte omkostninger, men også øgede sikkerhedsrisici og mere ineffektivitet på tværs af afdelinger.
• Systematisk styring giver bedre budgetkontrol, hurtigere opsigelser, forbedret datasikkerhed og bedre samarbejde mellem økonomi- og IT-afdelingen.
• Værktøjer som Pleo, Vertice og Torii kan hjælpe med overblik, automatisering og kontrol.

Hvad er abonnementsstyring?

Abonnementsstyring er den systematiske håndtering af virksomhedens faste, tilbagevendende betalinger – typisk på månedlig eller årlig basis. Det kan være alt fra softwarelicenser og cloud-lagring til HR-platforme og den serviceaftale I har på kaffemaskinen.

Formålet med abonnementsstyring er i sin enkelthed utroligt simpelt: At sikre, at du kun betaler for det, du reelt bruger – og at du altid ved, hvad der bliver trukket, hvornår og af hvem.

I dag er det nemt at tegne et abonnement online med et par klik, og mange forskellige medarbejdere kan gøre det decentralt. Det har ført til en eksplosion af SaaS-løsninger og cloud-tjenester, men også et fænomen som "Shadow IT", hvor virksomheden mister overblikket over, hvad der betales for.

I praksis består god abonnementsstyring af to hovedelementer. For det første skal du have synlighed: Du skal kunne se alle jeres aktive abonnementer samlet ét sted med information om pris, fornyelsesdatoer, og hvem der bruger dem. For det andet skal du have kontrol: Nye abonnementer skal godkendes, og eksisterende skal regelmæssigt evalueres.

Det lyder måske bureaukratisk, men moderne abonnementsstyring handler faktisk om det modsatte. I stedet for at sige nej til alle nye værktøjer, giver det dig mulighed for at sige ja til de rigtige – fordi du ved, at du har kontrol over omkostningerne.

De skjulte omkostninger ved manglende overblik

Det kan virke uskyldigt nok at lade et par abonnementer løbe videre, især hvis de kun koster et par hundrede kroner om måneden. Men problemet opstår, når mængden vokser, og der ikke er nogen, der reelt har ansvaret for at følge med.

I mange virksomheder sniger der sig ubevidst en række skjulte omkostninger ind, som over tid kan blive ganske betydelige. 

Den mest åbenlyse omkostning er selvfølgelig pengene. En undersøgelse fra Gartner viser, at virksomheder i gennemsnit bruger over 125 forskellige SaaS-applikationer. Det løber op i næsten 7.000 kr. per medarbejder årligt. Og det mest forbløffende? IT-afdelingen har typisk kun kendskab til en tredjedel af dem, da ejerskab og indkøb ofte er decentraliseret. Her forsvinder pengene altså ud af syne. Gartner anslår i den sammenhæng, at Shadow IT står for hele 30-50 % af det samlede IT-budget.

Det kan bl.a. skyldes, at mange abonnementer fornyes automatisk med prisforhøjelser, som virksomheden ikke opdager før måneder senere. Et værktøj, I startede med at betale 500 kroner om måneden for, kan stille og roligt være steget til 800 kroner – og det opdager I først, når nogen ser grundigt på regnskabet.

Der er også dobbeltarbejdet. Uden centralt overblik ender forskellige afdelinger ofte med at købe værktøjer, der løser de samme problemer. Måske har marketingafdelingen købt et projektværktøj, mens udviklingsteamet har købt et andet. Nu betaler I for to licenser til det samme problem, og afdelingerne kan ikke engang samarbejde effektivt, fordi de bruger forskellige platforme.

Og så er der sikkerhedsproblematikken. Når abonnementer og softwaretjenester købes udenom IT-afdelingen, mister virksomheden ikke bare overblikket, men også kontrollen. Det udgør en reel trussel mod cybersikkerheden. 

Faktisk viser undersøgelser, at hver femte virksomhed har oplevet et sikkerhedsbrud, der kan spores direkte tilbage til shadow IT. De gennemsnitlige omkostninger? Over 4,88 millioner dollars pr. hændelse i 2024. 

Det understreger, hvor dyrt manglende styring kan blive – ikke bare økonomisk, men også sikkerhedsmæssigt.

Fordele ved systematisk abonnementsstyring

Systematisk abonnementsstyring handler dog ikke kun om at spare penge. Det handler lige så meget om gennemsigtighed, kontrol og effektiv drift. Når du har et klart overblik over, hvad din virksomhed abonnerer på, kan du træffe bedre beslutninger og undgå unødvendige udgifter.

Her er nogle af de mest markante fordele:

• Bedre budgetstyring: Når du ved præcis, hvad der bliver trukket og hvornår, er det nemmere at forudse og styre faste udgifter.
• Hurtigere opsigelser og tilpasning: Du kan hurtigt reagere, når et abonnement ikke længere bruges – i stedet for at opdage det ved årsopgørelsen.
• Styrket datasikkerhed: Du undgår, at tidligere medarbejdere fortsat har adgang til værktøjer og følsomme informationer.
• Øget samarbejde mellem økonomi og IT: Ved at samle abonnementerne ét sted kan afdelinger arbejde bedre sammen og sikre, at der er overblik på tværs.

Det hele handler om at skifte fra reaktiv til proaktiv. I stedet for at bruge tid på at rydde op i økonomisk rod, bruger du tid på at optimere jeres værktøjer og processer.

3 værktøjer der hjælper med abonnementsstyring

Det kan føles som en uendelig opgave, eller som at lede efter en nål i en høstak, når det kommer til at få styr på sine abonnementer manuelt. Heldigvis findes der en række smarte værktøjer, der kan automatisere processen, give dig det nødvendige overblik og spare dig for mange timers arbejde. 

Her fremhæver vi tre forskellige typer af løsninger, der hver især kan hjælpe dig med at tæmme “abonnementsjunglen” og få styr på de skjulte omkostninger:

1. Pleo

Pleo er ikke bygget som et dedikeret abonnementsstyring-værktøj, men det er måske netop derfor, det fungerer så godt i praksis. Når dine medarbejdere bruger et Pleo-kort til at betale for SaaS-abonnementer, får du automatisk synlighed i alle nye tilmeldinger i real-time.

Det smarte er kategoriseringen. Pleo genkender automatisk tilbagevendende betalinger og grupperer dem som abonnementer, så du kan se præcis, hvad I betaler for hver måned. Du kan sætte budgetter på forskellige kort og få besked, når teamet nærmer sig grænsen – perfekt til at undgå overraskelser.

Integrationer til bogføringssystemer betyder, at alle jeres SaaS-udgifter automatisk havner de rigtige steder i regnskabet. Og når en medarbejder forlader virksomheden, kan du se præcis hvilke abonnementer, der var knyttet til deres kort, så intet går i glemmebogen.

Hos anerkendte sider som G2 og Gartner Peer Insights får vi hos 4,5/5 stjerner, baseret på anmeldelser fra tusindvis af tilfredse brugere. De beskriver Pleo som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Læs mere: Læs hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. Vertice

Vertice er bygget specifikt til at håndtere SaaS-abonnementer i større virksomheder. 

Systemet scanner automatisk dine bankkonti og kreditkortregninger for at identificere alle tilbagevendende betalinger og kategorisere dem efter leverandør og type.

Styrken ligger i optimeringsforslagene. Vertice kan fortælle dig, om I betaler for flere licenser, end I bruger, og hjælpe med at forhandle bedre priser baseret på jeres faktiske forbrug. Systemet integrerer også med populære SaaS-platforme for at give dig realtime data om, hvem der faktisk logger ind og bruger de forskellige værktøjer.

Det er ikke billigt, og det kræver lidt teknisk know-how at sætte op, men for virksomheder med 50+ abonnementer kan besparelserne hurtigt retfærdiggøre investeringen.

3. Torii

Torii fungerer som en digital detektiv, der scanner alle dine systemer for skjulte SaaS-abonnementer. Den integrerer med din IT-infrastruktur og kan opdage værktøjer, som medarbejdere bruger, selvom de ikke er officielt godkendt.

Platformen exceller især i sikkerhedsaspektet. Du får advarsler, hvis medarbejdere uploader følsomme data til uautoriserede tjenester, og du kan se, hvilke apps der har adgang til jeres virksomhedsdata. Torii hjælper også med compliance ved at dokumentere, hvilke data der flyder hvor hen.

For virksomheder, der tager sikkerhed alvorligt, er Torii en stærk kandidat, selvom prisen kan være høj for mindre teams.

Sådan kommer du i gang med at optimere jeres abonnementsstyring

Hvis du er på et stadie, hvor du har fået nok af, at abonnementer sniger sig ind på jeres kontoudtog som ubudne gæster, er det tid til at få ordentligt styr på abonnementsstyringen. Det kan måske virke som en større opgave, men det behøver faktisk ikke være så uoverskueligt.

Med en struktureret tilgang kan du tæmme det usynlige omkostningsmonster og forvandle det til et strategisk overblik. 

Her er din tjekliste til en mere effektiv abonnementsstyring:

• Kortlæg jeres nuværende abonnementer (den store oprydning): Før du kan optimere noget, skal du vide, hvad du har. Start med at finde alle jeres nuværende abonnementer. Gå jeres bankudtog, fakturaer og medarbejdernes udgiftsrapporter igennem. Hvad betaler I for? Hvem bruger det? Hvad er prisen, og hvornår fornyes det automatisk? På den måde får du et grundlæggende overblik over jeres nuværende abonnementslandskab.
  
  
• Definer klare regler for nye (og gamle) abonnementer: En veldefineret abonnementspolitik er din bedste ven for at undgå fremtidig rod. Hvem må tegne nye abonnementer? Skal det godkendes? Hvad er budgetgrænserne? Og hvordan skal et abonnement registreres, når det tegnes?
  
  
• Vælg de rette værktøjer til styring: Den rette teknologi kan gøre hele forskellen. Vælg et system, der understøtter jeres ambitioner for abonnementsstyring. Det kan være alt fra et simpelt regneark (til de allermindste behov) til specialiserede platforme til abonnementsstyring. Værktøjer som f.eks. firmakortløsninger med fokus på abonnementer (som Pleo, der kan udstede virtuelle kort til specifikke abonnementer og fange udgifter automatisk) kan give dig realtidsoverblik og kontrol over hver en månedlig betaling.
  
  
• Implementer og få styr på livscyklussen: Så er det tid til at rulle jeres nye strategi og værktøjer ud. Men husk, at abonnementsstyring er en løbende proces. Sørg for at alle nye abonnementer registreres korrekt fra starten. Sæt systemet op til at give jer alarmer for udløbsdatoer og fornyelser i god tid, så I aktivt kan beslutte, om et abonnement skal fortsætte eller opsiges.
  
  
• Optimer og vær ikke bange for at opsige: Den største gevinst ved effektiv abonnementsstyring kommer fra optimering. Med det nye overblik kan du identificere ubrugte licenser, forhandle bedre priser ved fornyelser eller simpelthen afmelde det, der ikke længere giver værdi. Gennemgå jeres abonnementer regelmæssigt. Spørg: Bruger vi det her fuldt ud? Får vi værdi for pengene? Vær ikke bange for at sige farvel til de abonnementer, der bare samler digitalt støv.

Ved at gøre disse ting, ændrer du styringen af dine abonnementer fra en byrde til en strategisk fordel, der dels sparer dig penge, men også giver dig mere ro i maven.