Har du nogensinde tænkt over, hvor mange apps og tjenester dine medarbejdere bruger uden virksomhedens godkendelse? I en verden, hvor teknologi udvikler sig hurtigere end nogensinde, er det ikke underligt, at folk finder nye værktøjer for at gøre arbejdet lettere.
Men når de bruger disse værktøjer uden virksomhedens godkendelse, kommer vi ind på noget, der kaldes Shadow IT.
Og Shadow IT kan give store udfordringer for din virksomhed. Ikke kun fordi du risikerer at miste overblikket, men også fordi det indebærer potentielle sikkerhedsrisici og ineffektive processer. Ved at tage hånd om Shadow IT kan du beskytte din virksomheds data, sikre overholdelse af lovgivningen og gøre hverdagen lettere for alle.
Lad os dykke ned i, hvad Shadow IT egentlig er, og hvorfor det er så vigtigt at få styr på.
Hvad er Shadow IT?
Shadow IT betyder kort og godt, at medarbejdere bruger IT-systemer, software og apps uden at have fået grønt lys fra virksomheden.
Med andre ord bruger folk teknologi, som IT-afdelingen måske ikke engang ved, de bruger.
Typiske eksempler på Shadow IT er:
- Uautoriserede cloud-tjenester: Når medarbejdere gemmer og deler firmafiler på deres personlige Dropbox eller Google Drive.
- Besked-apps: Brug af apps som WhatsApp eller Telegram til arbejdsrelateret kommunikation uden godkendelse.
- Software-downloads: Installation af programmer fra nettet, som f.eks. projektstyringsværktøjer eller grafiske apps, uden at IT-afdelingen er med på den.
Det kan virke harmløst og ofte velmenende – folk prøver jo bare at være mere produktive.
Men uden ordentlig kontrol og sikkerhedsforanstaltninger kan Shadow IT føre til alvorlige sikkerhedsbrud, problemer med GDPR og andre lovkrav samt skabe rod i arbejdsgangene.
Hvorfor opstår Shadow IT?
Så hvorfor sker det egentlig, at medarbejdere går uden om de godkendte systemer?
Det er vigtigt at understrege, at Shadow IT typisk ikke opstår, fordi medarbejdere ønsker at bryde reglerne, men fordi de forsøger at være effektive og løse deres opgaver bedst muligt.
De ser det som en måde at optimere deres arbejde på, uden at være klar over de potentielle risici for virksomheden.
Lad os dykke ned i nogle af de mest almindelige grunde:
- Behov for hurtige løsninger
Tiden er knap, og opgaverne skal løses her og nu. Hvis en medarbejder står med en udfordring, der kræver et specifikt værktøj, og det ikke er tilgængeligt gennem de officielle kanaler, kan det virke nemmere bare at finde noget online og komme videre.
For eksempel kan en projektleder have brug for et særligt planlægningsværktøj, som virksomheden ikke tilbyder. Så de downloader en app for at holde styr på deadlines og opgaver. - Manglende kendskab til eksisterende værktøjer
Nogle gange ved medarbejdere simpelthen ikke, hvilke apps og tjenester virksomheden allerede har godkendt. Måske er det ikke blevet klart kommunikeret, hvilke værktøjer der er til rådighed, eller også er onboarding-processen ikke grundig nok. Det kan føre til, at folk bruger tid på at finde deres egne løsninger, fordi de ikke er klar over, at der allerede findes et godkendt værktøj, der kan hjælpe dem. - Utilfredshed med nuværende systemer
Hvis de officielle værktøjer er langsomme, besværlige eller ikke opfylder medarbejdernes behov, kan de blive fristet til at finde noget, der fungerer bedre. For eksempel kan et internt kommunikationsværktøj mangle funktioner som fildeling eller gruppechat, hvilket får teamet til at skifte til en anden app, der tilbyder disse muligheder. - Ønske om at være innovative
Medarbejdere, især dem der er teknologisk interesserede, elsker at prøve nye ting.
De kan støde på et nyt værktøj eller en app, der lover at gøre arbejdet lettere eller mere effektivt, og uden at tænke over det begynder de at bruge det i deres daglige arbejde. Deres intention er ofte at forbedre processer, men uden godkendelse kan det skabe problemer. - Manglende IT-politikker eller fleksibilitet
Hvis virksomheden ikke har klare retningslinjer for, hvilke værktøjer der må bruges, eller hvis det er besværligt at få nye værktøjer godkendt, kan medarbejdere føle sig nødsaget til at tage sagen i egen hånd. Lange godkendelsesprocesser kan virke som en hindring i en travl hverdag, hvor tingene skal gå hurtigt. - Remote work og spredte teams
Med flere medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller fra forskellige lokationer, kan det være sværere at holde styr på, hvilke værktøjer der bruges. Fjernarbejde kan øge behovet for fleksible og tilgængelige løsninger, og uden direkte kontakt med IT-afdelingen kan medarbejdere vælge det første og bedste værktøj, de finder. - Pres fra deadlines og kunder
Når der er travlt, og deadlines presser på, kan overholdelse af IT-politikker komme i anden række. Medarbejdere tænker måske, at det vigtigste er at få opgaven løst, og at de kan tage formaliteterne bagefter. - Personlige præferencer
Nogle medarbejdere har stærke præferencer for bestemte værktøjer, som de har gode erfaringer med fra tidligere jobs eller privat brug. De føler sig mere produktive med disse værktøjer og vælger derfor at bruge dem, selvom de ikke er godkendt af virksomheden.
Det er vigtigt at forstå disse årsager, så din virksomhed kan tage proaktive skridt til at imødekomme medarbejdernes behov på en sikker og kontrolleret måde.
Læs mere: Sådan udvikler du en effektiv IT-strategi
Risici forbundet med Shadow IT
Ved første øjekast kan det virke harmløst, at medarbejdere bruger deres egne apps og tjenester for at få arbejdet gjort.
Men Shadow IT indebærer faktisk en række alvorlige risici for din virksomhed, som det er vigtigt, at du kender til.
At være opmærksom på disse risici er første skridt mod at tage kontrol over Shadow IT i din virksomhed. Ved at forstå konsekvenserne kan du bedre motivere dit team til at følge de etablerede retningslinjer og arbejde sammen om at skabe en sikker og effektiv arbejdsplads.
Her er nogle af de største udfordringer, du bør være opmærksom på:
- Sikkerhedsrisici
Når medarbejdere bruger uautoriserede værktøjer, er disse ofte ikke blevet tjekket af virksomhedens IT-afdeling. Det betyder, at de måske ikke lever op til de nødvendige sikkerhedsstandarder. Hackere kan udnytte svagheder i disse apps til at få adgang til følsomme data, hvilket kan føre til datalæk og cyberangreb.
Læs mere: IT-sikkerhed: dit værn mod cyberkriminelle - Datatab og brud på fortrolighed
Brug af uautoriserede apps kan føre til, at vigtig information gemmes uden for virksomhedens sikre netværk. Hvis en medarbejder for eksempel bruger en personlig cloud-tjeneste til at gemme arbejdsfiler, kan disse data være i fare, hvis tjenesten bliver hacket, eller hvis medarbejderens konto kompromitteres. - Manglende overholdelse af lovgivning
Virksomheder er underlagt forskellige regler, såsom GDPR, der beskytter persondata. Brug af ikke-godkendte apps kan betyde, at virksomheden utilsigtet bryder disse love, hvilket kan resultere i bøder og skade på din virksomheds omdømme. - Økonomiske konsekvenser
Shadow IT kan også føre til skjulte omkostninger. For eksempel kan der være uforudsete udgifter til abonnementer på apps, som virksomheden ikke har budgetteret med. Desuden kan det koste dyrt at rette op på sikkerhedsbrud eller datatab forårsaget af uautoriserede værktøjer. - Ineffektivitet og manglende samarbejde
Når forskellige teams bruger forskellige værktøjer, kan det skabe forvirring og hindre effektivt samarbejde. Data og information kan ende med at være spredt over flere platforme, hvilket gør det svært at få et samlet overblik og kan føre til fejl eller dobbeltarbejde. - Svære at supportere og vedligeholde
IT-afdelingen kan ikke supportere eller vedligeholde værktøjer, de ikke kender til. Hvis der opstår problemer med en uautoriseret app, står medarbejderen måske alene med udfordringen, hvilket kan føre til nedetid og tab af produktivitet.
Sådan identificerer du Shadow IT i din virksomhed
Nu hvor vi har kigget på, hvorfor Shadow IT opstår, og hvilke risici det medfører, er næste skridt at finde ud af, om det også sker i din virksomhed. Men hvordan opdager du egentlig, om der foregår Shadow IT?
Husk, at denne proces ikke bare handler om at finde ‘forbudte apps’. Se det også som en mulighed for at forstå, hvad dine medarbejdere behøver for at være mest effektive.
Her er nogle praktiske trin, du kan følge:
- Spørg medarbejderne direkte
Nogle gange er den bedste måde simpelthen at spørge. Arranger møder eller send spørgeskemaer ud for at høre, hvilke værktøjer folk bruger i deres daglige arbejde. Gør det klart, at formålet ikke er at bebrejde nogen, men at sikre, at alle har de bedste og sikreste værktøjer til rådighed.
Samtidig bør du tale med ledere og teamansvarlige for at forstå, hvilke behov deres teams har. De kan give indsigt i, om der er mangler i de nuværende værktøjer, der får medarbejdere til at søge alternative løsninger.
- Lav et softwareaudit
Tag en runde og tjek, hvilke programmer der er installeret på medarbejdernes computere. Det kan afsløre uautoriserede apps, som ikke er en del af virksomhedens standardsoftware. Husk at gøre dette på en måde, der respekterer medarbejdernes privatliv og skaber dialog frem for mistillid.
- Gennemgå netværkstrafikken
IT-afdelingen kan bruge overvågningsværktøjer til at analysere netværkstrafikken og opdage ukendte eller mistænkelige forbindelser. Hvis der er data, der sendes til tjenester, I ikke kender til, kan det være et tegn på Shadow IT.
Ved at tage en proaktiv og samarbejdsorienteret tilgang kan du ikke kun minimere risici, men også forbedre arbejdsprocesserne og tilfredsheden i dit team.
Løsninger til at håndtere Shadow IT
Men hvordan løser man problemet med Shadow IT?
Som noget af det første bør du prøve at skabe en åben dialog omkring brugen af teknologi i virksomheden. Fortæl dine medarbejdere om de potentielle risici ved at bruge uautoriserede apps og tjenester. Når folk forstår konsekvenserne, er de mere tilbøjelige til at følge retningslinjerne. Du kan f.eks. holde workshops, hvor I gennemgår virksomhedens IT-politikker og diskuterer alternative løsninger.
Ofte bruger medarbejdere uautoriserede apps, fordi det er besværligt eller tidskrævende at få nye værktøjer godkendt. Derfor bør du prøve at gøre det nemmere at få godkendt nye værktøjer. Ved at strømline processen og gøre det lettere at anmode om og implementere nye løsninger kan du reducere behovet for at gå uden om systemet. Overvej at oprette en intern portal, hvor medarbejdere kan foreslå nye værktøjer og få hurtig feedback fra IT-afdelingen.
Sørg for, at din IT-politik er klar, opdateret og let at forstå. Retningslinjerne bør ikke kun fokusere på, hvad man ikke må, men også guide medarbejdere i, hvordan de kan få adgang til de værktøjer, de har brug for. Gør det tydeligt, hvilke konsekvenser der er ved at bryde politikken, men vær også åben for at justere den, så de passer til virksomhedens udvikling.
Du bør også fokusere på at skabe en kultur baseret på tillid og samarbejde. Når folk oplever, at deres input værdsættes, er de mere tilbøjelige til at følge retningslinjerne og samarbejde om at finde de bedste løsninger. Efterspørg feedback og gør det til en del af virksomhedens kultur at diskutere teknologi og arbejdsprocesser åbent.
Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt med regelmæssige gennemgange og opfølgninger. Shadow IT er ikke noget, man løser én gang for alle – det kræver løbende opmærksomhed. Planlæg regelmæssige gennemgange for at sikre, at retningslinjerne overholdes, og at værktøjerne stadig lever op til medarbejdernes behov.
Husk, at målet ikke er at begrænse medarbejderne, men at støtte dem i at udføre deres arbejde bedst muligt, uden at gå på kompromis med sikkerheden.