Frigør værdifulde timer med et automatiseret bogholderi

Bogholderi består typisk af en masse manuelle, gentagne opgaver. Uanset om det drejer sig om at jage kvitteringer eller rette småfejl, kan bogholderiet til tider føles som en evig kamp, der dræner både tid og energi. Derfor har du nok spurgt dig selv mere end én gang, om ikke det kan gøres smartere?

Den gode nyhed er, at det kan det. Automatisering er svaret. Her snakker vi ikke kun om AI, men om alle de smarte teknologier, der kan strømline dine processer og frigive værdifulde ressourcer.

I denne guide tager vi dig i hånden og viser dig præcis, hvilke områder i bogholderiet du kan automatisere, hvordan du kommer i gang og hvad det betyder for din virksomhed – fra frigivet tid til et skarpere økonomisk overblik.

• Automatisering af bogholderiet frigør værdifulde timer fra manuelle opgaver som kvitteringsjagt og indtastning af data.
• Automatiseringen hviler på fire søjler: automatisk dataindsamling, procesautomatisering, intelligent kontrol og effektiv rapportering.
• Teknologier som API, RPA, AI/ML og Cloud driver automatiseringen og gør den mulig for alle virksomheder.

Hvorfor automatisere bogholderiet? De klare fordele der løfter din virksomhed

Et automatiseret bogholderi er en klar gevinst for din virksomhed. Du vil opleve helt konkrete fordele, der kan mærkes på bundlinjen og forbedre jeres daglige arbejde markant.

Lad os kigge nærmere på, hvorfor det er en investering, der kan løfte din virksomhed til nye højder.

• Markante tidsbesparelser: Tænk på alle de timer, der i dag bruges på gentagne og manuelle opgaver: indtastning af kvitteringer, afstemning af konti, indsamling af godkendelser. Det tager tit ret lang tid, ikke? Automatisering fjerner disse rutineopgaver. Pludselig frigør du timer hver uge, som kan bruges langt mere strategisk.
  
  
• Færre fejl: Mennesker laver fejl. Det er en del af charmen, men ikke helt ideelt i bogholderiet. Når data skal tastes ind manuelt, øger det alt andet lige risikoen for tastefejl. Tastefejl som kan føre til misvisende tal og besværlige rettelser. Automatisering minimerer denne risiko markant. Når systemer overfører og behandler data automatisk, øges datakvaliteten, og du får mere præcise og pålidelige regnskabsdata.
  
  
• Bedre overblik og indblik i realtid: Et automatiseret bogholderi leverer data hurtigere og mere præcist. Du får adgang til opdaterede tal i realtid, hvilket giver dig et langt bedre overblik over din virksomheds økonomiske situation. Dashboardet viser dig, hvor I står lige nu, ikke hvor I stod for en uge siden. Dette skarpe overblik er guld værd, når der skal træffes vigtige beslutninger.
  
  
• Frigør medarbejderne til værdiskabende arbejde: Ingen drømmer om at blive bogholder for at taste bilag ind otte timer i træk. Når du automatiserer rutineopgaverne, kan dit team fokusere på det interessante: at analysere tallene, udvikle strategier og skabe værdi for virksomheden. Det giver gladere medarbejdere, mindre udskiftning og en økonomiafdeling, der faktisk bidrager til vækst i stedet for bare at holde styr på papirerne

De fire søjler i et automatiseret bogholderi: Hvilke områder kan du strømline?

Ligesom dit hus, er dit bogholderi kun så stærkt, som det fundament, det står på. Det automatiserede bogholderi hviler alt på fire centrale søjler, der hver især kan ændre din dagligdag til det bedre.

Med styr på disse fire søjler bliver din økonomiafdeling pludselig en strategisk partner, der kan hjælpe med at drive forretningen fremad i stedet for bare at dokumentere, hvad der allerede er sket.

Teknologierne bag automatisering

Når bogholderiet bliver automatiseret, sker der store ting for din virksomhed. Men hvad er det egentlig, der arbejder bag kulisserne for at få det til at ske? Bag de smarte funktioner, der gør dit liv lettere, ligger der en række konkrete teknologier, der arbejder sammen. 

Her dykker vi ned i de vigtigste af dem, der driver forvandlingen af dit bogholderi, så du kan forstå, hvad der sker bag kulisserne.

API-integrationer

Hvad det indebærer: API’er (Application Programming Interfaces) er det, der gør det muligt for forskellige digitale systemer at "snakke sammen" og automatisk udveksle data. En API er et sæt af regler og protokoller, der definerer, hvordan softwarekomponenter kan interagere, sende forespørgsler og modtage svar i et standardiseret format.

Hvordan det hjælper i bogholderiet: API’er er krumtappen i moderne automatisering. De eliminerer behovet for manuel overførsel af data, minimerer risikoen for tastefejl og skaber et sammenhængende dataflow på tværs af din virksomhed. De kan f.eks. automatisk overføre salgsfakturaer fra din webshop til dit regnskabssystem, synkronisere kundedata mellem dit CRM og fakturering, eller sende godkendte udgifter fra dit udgiftssystem direkte til bogføring.

Robotic Process Automation (RPA)

Hvad det indebærer: RPA er software-robotter, der kan efterligne menneskelige handlinger på en computerskærm. De optager og afspiller rutineopgaver ved at "klikke", "taste", "kopiere" og "indsætte" data i forskellige systemer, præcis som et menneske ville gøre, men meget hurtigere og uden fejl. RPA opererer typisk på brugerniveau ved at interagere med eksisterende brugerflader.

Hvordan det hjælper i bogholderiet: RPA er genialt til at automatisere gentagne, regelbaserede opgaver, som du ellers selv skulle sidde og lave. De kan f.eks. stå for standardiseret indtastning af leverandørfakturaer i et ældre system uden API, kopiering af data fra bankudtog til en specifik formular eller automatisk udsendelse af standardrykkere baseret på regler. Det frigiver tid fra kedeligt rutinearbejde.

Kunstig Intelligens (AI) og maskinlæring (ML)

Hvad det indebærer: AI er evnen for computere til at udføre opgaver, der typisk kræver menneskelig intelligens, mens maskinlæring (ML) er en undergren af AI, der fokuserer på at lære af data. ML-algoritmer analyserer store mængder historisk data for at genkende mønstre og træffe forudsigelser eller beslutninger uden at være eksplicit programmeret for hvert scenarie. De "træner" på data for at blive bedre.

Hvordan det hjælper i bogholderiet: AI og ML gør automatiseringen intelligent og fleksibel. De kan automatisk kategorisere udgifter baseret på leverandør og dine tidligere valg, aflæse data (beløb, dato, moms) fra komplekse eller varierede kvitteringer (også kaldet OCR), forudsige din pengestrøm baseret på historiske betalingsmønstre, eller identificere afvigelser i bogføringsposter, der kan tyde på fejl eller svindel. De tager automation til et nyt niveau, hvor systemet ikke bare følger regler, men "tænker" med.

Cloud-løsninger

Hvad det indebærer: Cloud-løsninger betyder, at din software og dine data ikke ligger på din lokale computer, men på servere, der er tilgængelige via internettet. Du tilgår dem via en webbrowser eller app, uanset hvor du er. Softwaren leveres typisk som "Software as a Service" (SaaS), hvor du betaler et abonnement for adgang.

Hvordan det hjælper i bogholderiet: Cloud er fundamentet for mange andre automatiseringsteknologier. Det giver nem adgang til dit bogholderi og data fra hjemmekontoret eller på farten, der er automatisk opdatering af systemet uden manuel installation, og der er nem deling af adgang med revisor eller eksternt bogholderi. Det er således en forudsætning for integrationer og AI-drevne tjenester, da data er centraliseret og tilgængeligt fra overalt.

Disse teknologier arbejder ofte hånd i hånd for at levere de mange fordele, som et automatiseret bogholderi kan byde på.

Sådan kommer du i gang med automatisering af bogholderiet

At skulle automatisere sit bogholderi kan måske føles en smule som at skulle ombygge et fly, mens det er i luften. Men så overvældende behøver det slet ikke at være. Med den rette tilgang er det nemmere, end du formentlig går og tror.

Her er en kort guide til de skridt du bør tage i processen mod en mere automatiseret bogholderi:

• Evaluer, hvordan I gør tingene i dag: Før du kan forbedre noget, skal du forstå, hvor du står nu. Brug derfor tid på (grundigt) at undersøge og dokumentere, hvor lang tid de forskellige opgaver tager. Hvor er flaskehalsene? Hvilke opgaver får dig til at sukke dybt, hver gang du skal udføre dem?
  
  
• Undersøg hvor potentialet er størst og udvælg fokusområde: Nu er det tid til at vælge dit første fokusområde. Kig på de fire søjler fra tidligere – hvor kan du indkassere den største gevinst? Spørg dig selv: Hvad ville give mig mest tid tilbage? Hvad ville fjerne mine største frustrationer? Start dér.
  
  Tit er det en god idé at starte med at kigge på dataindsamlingen, da det giver dig det bedste fundament for resten.
  
  
• Vælg de rette værktøjer og løsninger: Her bliver det teknisk – men ikke mere, end at du kan håndtere det. Dit eksisterende bogføringssystem er sandsynligvis allerede forberedt på integration med specialiserede værktøjer. Værktøjer som Pleo kan for eksempel håndtere hele din udgiftshåndtering – fra fotografering af kvitteringer til automatisk godkendelse og bogføring.

BOOK EN DEMO

• Implementer og optimer gradvist: Søsætter du for mange initiativer på én gang, bliver det hurtigt uoverskueligt. Start med ét område, test det grundigt, mål resultaterne og byg videre derfra. Denne tilgang giver dig tid til at lære systemet at kende og justere processerne, før du automatiserer næste område.
  
  
• Husk den menneskelige faktor: Nu til noget af det allervigtigste. Automatisering handler ikke om at fyre bogholderen. Det handler om at løfte vedkommende fra data-taster til strategisk rådgiver. Din bogholder kan nu bruge tid på at analysere trends, rådgive om økonomiske beslutninger og hjælpe med at drive forretningen fremad.
  
  Det kræver måske opkvalificering, men resultatet er en lagt mere værdifuld medarbejder – og sandsynligvis også en meget gladere en.