Hvad er SaaS management og hvorfor er det vigtigt?

SaaS (Software as a Service)-apps har i høj grad været med til at ændre måden, rigtig mange virksomheder arbejder på. Der er næsten ikke den arbejdsopgave, som ikke kan hjælpes godt på vej af en SaaS-løsning.

Men med stor fleksibilitet følger et stort ansvar – og en hel del hovedpine for IT-chefer og økonomiafdelinger. For uden den nødvendige kontrol formerer SaaS-apps sig som kaniner i din virksomhed. 

Slack til kommunikation, Trello til projektstyring, Zoom til videomøder og pludselig har du en digital jungle, hvor selv Tarzan ville fare vild. Det er her, SaaS management kommer ind i billedet.

SaaS management kan nemlig være din redning, hvis du er ved at have mistet overblikket over dine forskellige SaaS-løsninger. I dette blogindlæg dykker vi derfor ned i hvad SaaS management egentlig indebærer, og hvordan det kan hjælpe dig med at holde styr på din vildtvoksende app-portefølje uden at kvæle innovationen.

• SaaS management hjælper med at få overblik over og optimere brugen af SaaS-løsninger i virksomheden, så du kan undgå økonomisk kaos og unødvendige udgifter.
• Det giver dig mulighed for at administrere licenser effektivt, undgå overflødige apps og sikre, at medarbejderne har adgang til de rette værktøjer.
• Samtidig får du mulighed for at centralisere administrationen af abonnementer, automatisere bruger- og licensstyring samt integrere forskellige apps og systemer, hvilket øger effektiviteten og reducerer fejl.

Hvad er SaaS management?

Kort beskrevet dækker SaaS management over den systematiske proces, det er at overvåge og optimere din virksomheds brug af SaaS-løsninger. 

Det handler altså om at skabe det overblik, der sikrer, at jeres teknologi skaber reel værdi, og at der ikke er spild i jeres IT-budget.

Man kan sammenligne det lidt med at være producer på en spillefilm. Du skal have det store overblik og sikre, at alle har de nødvendige ressourcer, og koordinerer alle dele af produktionen for at få det bedste resultat.

Den første opgave er at sikre, at du har de rette skuespillere og teammedlemmer til filmen – ligesom du i din virksomhed skal sørge for at vælge de rigtige SaaS-løsninger, der passer bedst til dine behov og arbejdsgange. Samtidig har du typisk også et budget, du skal overholde, så du kan ikke bare snolde løs som et lille barn i en slikbutik. 

Billedligt talt skal du altså ikke hyre flere skuespillere end nødvendigt – og i din virksomheds dagligdag betyder det, at du skal styre licenserne effektivt, så du ikke har unødvendige udgifter.

Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring

Som et led af SaaS management skal du også sikre, at de rette personer har adgang til de rette programmer. Ligesom du ikke vil have, at hvem som helst kan gå ind i redigeringsrummet, bør du også implementere en grad af adgangskontrol, så kun autoriserede medarbejdere kan bruge bestemte apps.

Det er også vigtigt, at du kigger på integrationsmulighederne i dine SaaS-løsninger. Ligesom at alle led af produktionen skal kunne arbejde sammen på et filmset, skal du også sikre, at flest mulige af dine forskellige SaaS-løsninger kan snakke sammen, så du får skabt et økosystem, hvor data flyder frit og sikkert mellem de forskellige apps.

Hvilke udfordringer hjælper SaaS management med at løse?

SaaS management hjælper med at tackle en række udfordringer, som din virksomhed nok ofte støder på i den daglige drift. Som en slags digital schweizisk lommekniv adresserer og løser den disse presserende udfordringer og udgør dermed forskellen på at blive overvældet af teknologi og at bruge den som en konkurrencefordel:

• Økonomisk kaos: SaaS-udgifter kan hurtigt løbe løbsk. Hvis du ikke har styr på abonnementerne, kan det hurtigt føles som at have et utæt vandrør i din økonomi. SaaS management giver dig værktøjerne til at opdage og stoppe lækagerne. For at illustrere omfanget af økonomisk kaos, der kan skabes, kan du kigge nærmere på Gartner® Magic Quadrant™ for SaaS Management Platforms. Heri anslås det, at virksomheder i 2026 i gennemsnit vil bruge 25 % for meget på SaaS-løsninger.
  
  
• Sikkerhedsudfordringer: Hver ny app udgør en sikkerhedsrisiko. SaaS management fungerer som din digitale sikkerhedsvagt, der holder øje med potentielle trusler og sårbare punkter i din IT-sikkerhed.
  
  
• Compliance-mareridt: Som virksomhed i dag er der mange regler og love, man skal have styr på. Bare tænk på GDPR. Den store alfabet-suppe af compliancekrav kan være overvældende. SaaS management hjælper dig med at navigere i dette regulatoriske minefelt.
  
  
• Ineffektiv licensstyring: Betaler du for ubrugte licenser? Eller har du for få, så medarbejderne deler login? Begge dele er et problem, og SaaS management hjælper dig med at løse det.
  
  
• App-overlap: Har marketing Trello, mens salg bruger Asana? SaaS management hjælper med at identificere og eliminere overflødige apps.
  
  
• Integrationsproblemer: Når apps ikke taler sammen, skaber det datasiloer. SaaS management hjælper med at identificere og løse disse kommunikationsproblemer.
  
  
• Innovationshindring: Paradoksalt nok kan for mange apps kvæle innovation. SaaS management sikrer, at du har de rigtige værktøjer – ikke bare flest.

Ved at adressere disse udfordringer hjælper SaaS management ikke bare med at rydde op i dit digitale rod. Det frigør ressourcer, øger sikkerheden og giver din virksomhed mulighed for at udnytte det fulde potentiale af de SaaS-løsninger, du har. 

Sådan kommer du i gang med SaaS management

At komme i gang med SaaS management kan virke som en stor opgave, men med den rette tilgang kan det blive en glidende overgang, der hurtigt giver mærkbare fordele for din virksomhed.

SaaS-applikationer spiller en afgørende rolle i rigtig mange organisationer, og uden effektiv styring kan det som tidligere nævnt føre til overflødige omkostninger, sikkerhedsrisici og ineffektiv brug af ressourcer.

Ved at tage kontrol over dine SaaS-applikationer kan du sikre, at din virksomhed udnytter sine ressourcer optimalt og holder sig fleksibel og konkurrencedygtig i et hurtigt skiftende marked.

Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du kan starte rejsen mod mere effektiv SaaS management:

1. Kortlæg dine nuværende SaaS-applikationer: Start med at lave en komplet liste over alle de SaaS-apps, din virksomhed bruger. Det inkluderer både de, der er officielt godkendte, og de, som medarbejderne måske har taget i brug på egen hånd (kaldet "shadow IT"). En grundig kortlægning giver dig et klart billede af, hvad der skal administreres.
2. Vælg en SaaS management platform: En SaaS management platform er et værktøj, der hjælper dig med at administrere alle dine SaaS-løsninger fra ét centralt sted. Sådan en platform giver dig overblik over, hvilke apps din virksomhed bruger, hvem der bruger dem, og hvor meget de koster.
   Undersøg markedet og vælg en SaaS management platform, der passer til din virksomheds behov.
3. Centraliser administrationen: Migrer dine apps til den valgte platform, så du kan administrere dem fra ét sted. Dobbelttjek, at alle relevante data og brugeroplysninger er opdaterede.
4. Implementer adgangskontrol: Opsæt klare politikker for adgangskontrol ved at tildele roller og rettigheder baseret på medarbejdernes jobfunktioner. Brug funktioner som Single Sign-On (SSO) og multifaktorgodkendelse for at styrke sikkerheden og gøre det nemmere for medarbejderne at logge ind på de forskellige applikationer.
5. Overvåg og analyser brugen af SaaS-apps: Brug platformens analyseværktøjer til at overvåge, hvordan applikationerne bruges. Identificer inaktive licenser og overvåg omkostningerne løbende. Regelmæssige rapporter kan give dig indsigt og hjælpe dig med at forstå brugsmønstre og træffe datadrevne beslutninger om, hvilke licenser der skal fornyes eller opsiges.
6. Gennemfør regelmæssige audits: Planlæg regelmæssige audits af dine SaaS-apps for at sikre, at de stadig opfylder din virksomheds behov. Ved regelmæssigt at tjekke op på dette bliver du hjulpet på vej i forhold til at finde ineffektivitet og holde styr på omkostningerne.

Det er vigtigt at pointere, at SaaS management er en løbende proces, men ved at integrere disse praksisser i din daglige drift kan du sikre, at din virksomhed altid er et skridt foran med de bedste værktøjer og den mest effektive brug af jeres ressourcer.

De vigtigste funktioner i en SaaS management platform

Når du vælger en SaaS management platform, er det vigtigt at finde en løsning, der tilbyder de rette funktioner til at håndtere dine abonnementer, brugere og omkostninger effektivt. 

Her er de vigtigste funktioner, som en SaaS management platform bør indeholde:

• Centraliseret abonnementshåndtering: En god platform samler alle dine SaaS-abonnementer ét sted, så du nemt kan få et overblik over, hvilke tjenester du betaler for, og hvad du får ud af dem. Det gør det lettere at undgå unødvendige abonnementer og opsige ubrugte tjenester.
  
  
• Automatiserede licens- og brugeradministration: Platformen bør give dig mulighed for automatisk at tildele og administrere licenser til dine medarbejdere baseret på deres behov, roller og tilgængelighed. Du skal kunne styre brugeradgang og sikre, at de rette personer har adgang til de rette apps uden at miste kontrollen over virksomhedens IT-miljø.
  
  
• Omfattende integrationsmuligheder: For at kunne optimere dit SaaS-økosystem skal platformen kunne integrere med de systemer og apps, du allerede bruger. Integrationer med regnskabs-, HR- og CRM-systemer sikrer, at data flyder problemfrit mellem applikationerne og fjerner behovet for manuel datainput.
  
  
• Omfattende rapportering og analyse: En god platform giver detaljeret rapportering om brugen af dine SaaS-tjenester. Du kan få indsigt i, hvilke apps der bruges mest, hvor meget du betaler for hver tjeneste, og hvordan disse udgifter påvirker virksomhedens økonomi.
  
  
• Sikkerheds- og complianceovervågning: SaaS management platformen skal også hjælpe dig med at holde styr på sikkerhed og compliance. Den skal bl.a. hjælpe dig med at sikre, at alle apps opfylder virksomhedens sikkerhedspolitikker og de relevante lovgivningsmæssige krav, som f.eks. GDPR. Platformen bør kunne overvåge brugernes adgangsrettigheder og sikre, at kun autoriserede personer kan bruge bestemte værktøjer.
  
  
• Automatiseret fakturering og omkostningsstyring: En SaaS management platform skal kunne spore og validere fakturaer automatisk. På den måde er det nemmere at undgå fejl og dobbeltbetalinger, samtidig med at du kan holde øje med fakturaer, betalinger og fornyelser af abonnementer. Integrationen med dit økonomisystem hjælper med at sikre en strømlinet fakturering.
  
  
• Skalerbarhed og fleksibilitet: Som din virksomhed vokser, skal din SaaS management platform kunne tilpasse sig nye behov og udfordringer. Det betyder, at platformen skal kunne håndtere et større antal apps, brugere og funktioner, så du ikke behøver at skifte system, når din virksomhed udvikler sig.

Disse funktioner gør det muligt at styre SaaS-applikationer mere effektivt, sikre økonomiske besparelser, opretholde høj sikkerhed og lette compliance.