SaaS management: Sådan får du mest ud af dine softwareløsninger

SaaS (Software as a Service)-apps har i høj grad været med til at ændre måden, rigtig mange virksomheder arbejder på. Der er næsten ikke den arbejdsopgave, som ikke kan hjælpes godt på vej af en SaaS-løsning.

Men med stor fleksibilitet følger stort ansvar - og en hel del hovedpine for IT-chefer og økonomiafdelinger.

For uden kontrol formerer SaaS-apps sig som kaniner i din virksomhed. 

Slack til kommunikation, Trello til projektstyring, Zoom til videomøder, og pludselig har du en digital jungle, hvor selv Tarzan ville fare vild. Det er her, SaaS Management kommer ind i billedet.

SaaS management kan nemlig være din redning, hvis du er ved at have mistet overblikket over dine forskellige SaaS-løsninger. I dette blogindlæg dykker vi derfor ned i, præcist hvad SaaS management indebærer, og hvordan det kan hjælpe dig med at holde styr på din vildtvoksende app-portefølje uden at kvæle innovationen.

Hvad indebærer SaaS management?

Men hvad indebærer SaaS management helt præcist, tænker du måske.

Man kan sammenligne det lidt med at være producer på en spillefilm. Du skal have det store overblik og sikre, at alle har de nødvendige ressourcer og koordinerer alle dele af produktionen for at få det bedste resultat.

Den første opgave er at sikre, at du har de rette skuespillere og teammedlemmer til filmen – ligesom du i din virksomhed skal sørge for at vælge de rigtige SaaS-løsninger, der passer bedst til dine behov og arbejdsgange.

Samtidig har du typisk også et budget, du skal overholde, så du kan ikke bare snolde løs som et lille barn i en slikbutik. 

Billedligt talt skal du altså ikke hyre flere skuespillere end nødvendigt – og i din virksomheds dagligdag betyder det, at du skal styre licenserne effektivt, så du ikke har unødvendige udgifter.

Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring

Som et led af SaaS management skal du også sikre, at de rette personer har adgang til de rette programmer. Ligesom du ikke vil have, at hvem som helst kan gå ind i redigeringsrummet, bør du også implementere en grad af adgangskontrol, så kun autoriserede medarbejdere kan bruge bestemte apps.

Det er også vigtigt, at du kigger på integrationsmulighederne i dine SaaS-løsninger. Ligesom at alle led af produktionen skal kunne arbejde sammen på et filmset, skal du også sikre, at flest mulige af dine forskellige SaaS-løsninger kan snakke sammen, så du får skabt et økosystem, hvor data flyder frit og sikkert mellem de forskellige apps.

Hvilke udfordringer hjælper SaaS management med at løse?

SaaS management hjælper med at tackle en række udfordringer, som din virksomhed nok ofte støder på i den daglige drift.

Som en slags digital schweizisk lommekniv adresserer og løser den disse presserende udfordringer, og udgør dermed forskellen på at blive overvældet af teknologi og at bruge den som en konkurrencefordel:

• Økonomisk kaos

SaaS-udgifter kan hurtigt løbe løbsk. Det er som at have et utæt vandrør i din økonomi. SaaS management giver dig værktøjerne til at opdage og stoppe lækagerne.

• Sikkerhedsudfordringer

Hver ny app udgør en sikkerhedsrisiko. SaaS management fungerer som din digitale sikkerhedsvagt, der holder øje med potentielle trusler og sårbare punkter.

• Compliance-mareridt

Som virksomhed i dag er der mange regler og love, man skal have styr på. Bare tænk på GDPR. Den store alfabetsuppe af compliancekrav kan være overvældende. SaaS management hjælper dig med at navigere i dette regulatoriske minefelt.

• Ineffektiv licensstyring

Betaler du for ubrugte licenser? Eller har du for få, så medarbejderne deler login? Begge dele er et problem, og SaaS management hjælper dig med at løse det.

• App-overlap

Har marketing Trello, mens salg bruger Asana? SaaS management hjælper med at identificere og eliminere overflødige apps.

• Integrationsproblemer

Når apps ikke taler sammen, skaber det datasiloer. SaaS management hjælper med at identificere og løse disse kommunikationsproblemer.

• Innovationshindring

Paradoksalt nok kan for mange apps kvæle innovation. SaaS management sikrer, at du har de rigtige værktøjer - ikke bare flest.

Ved at adressere disse udfordringer hjælper SaaS management ikke bare med at rydde op i dit digitale rod. Det frigør ressourcer, øger sikkerheden og giver din virksomhed mulighed for at udnytte SaaS' fulde potentiale. 

Sådan kommer du i gang med SaaS management

At komme i gang med SaaS management kan virke som en stor opgave, men med den rette tilgang kan det blive en glidende overgang, der hurtigt giver mærkbare fordele for din virksomhed. 

SaaS-applikationer spiller en afgørende rolle i rigtig mange organisationer, og uden effektiv styring kan det som tidligere nævnt føre til overflødige omkostninger, sikkerhedsrisici og ineffektiv brug af ressourcer. 

Ved at tage kontrol over dine SaaS-applikationer kan du sikre, at din virksomhed udnytter sine ressourcer optimalt og holder sig fleksibel og konkurrencedygtig i et hurtigt skiftende marked.

Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du kan starte rejsen mod mere effektiv SaaS management:

• Kortlæg dine nuværende SaaS-applikationer

Start med at lave en komplet liste over alle de SaaS-apps, din virksomhed bruger. Det inkluderer både de, der er officielt godkendte, og de, som medarbejderne måske har taget i brug på egen hånd (kaldet "shadow IT"). En grundig kortlægning giver dig et klart billede af, hvad der skal administreres.

• Vælg en SaaS management platform

En SaaS management platform er et værktøj, der hjælper dig med at administrere alle dine SaaS-løsninger fra ét centralt sted. Sådan en platform giver dig overblik over, hvilke apps din virksomhed bruger, hvem der bruger dem, og hvor meget de koster.
Undersøg markedet og vælg en SaaS management platform, der passer til din virksomheds behov.

• Centraliser administrationen

Migrer dine apps til den valgte platform, så du kan administrere dem fra ét sted. Dobbelttjek at alle relevante data og brugeroplysninger er opdaterede.

• Implementer adgangskontrol

Opsæt klare politikker for adgangskontrol ved at tildele roller og rettigheder baseret på medarbejdernes jobfunktioner. Brug funktioner som Single Sign-On (SSO) og Multi-Factor godkendelse for at styrke sikkerheden og gøre det nemmere for medarbejderne at logge ind på de forskellige applikationer.

• Overvåg og analyser brugen af SaaS-apps

Brug platformens analyseværktøjer til at overvåge, hvordan applikationerne bruges. Identificer inaktive licenser og overvåg omkostningerne løbende. Regelmæssige rapporter kan give dig indsigt og hjælpe dig med at forstå brugsmønstre og træffe datadrevne beslutninger om, hvilke licenser der skal fornyes eller opsiges.

• Gennemfør regelmæssige audits

Planlæg regelmæssige audits af dine SaaS-apps for at sikre, at de stadig opfylder din virksomheds behov. Ved regelmæssigt at tjekke op på dette bliver du hjulpet på vej i forhold til at finde ineffektivitet og holde styr på omkostningerne. 

Det er vigtigt at pointere, at SaaS management er en løbende proces, men ved at integrere disse praksisser i din daglige drift kan du sikre, at din virksomhed altid er et skridt foran med de bedste værktøjer og den mest effektive brug af jeres ressourcer.