5 af de bedste regnskabsprogrammer til webshops

Når du starter en webshop, er det som regel produkter, salg og marketing, der fylder i hovedet. Regnskabssystemet bliver ofte bare “noget, der skal på plads”, så du kan komme i gang. 

Problemet opstår først senere, når ordrer, apps, gebyrer og moms begynder at vælte ind, og du opdager, at dit system ikke rigtig følger med din hverdag. Hvis du ender med at lappe hullerne i Excel, rette fejl efter bogholderen eller gætte dig frem til, hvad du egentlig tjener, er det et tegn på, at dit regnskabsprogram ikke er bygget til en webshop.

Derfor giver det mening at vende det om: I stedet for at spørge “hvilket system er billigst eller mest kendt”, er det smartere at spørge “hvilke funktioner skal der til, for at min webshop kører gnidningsfrit”.

Det er det, denne artikel handler om. Først kigger vi på de funktioner, der gør en reel forskel i din hverdag som webshop-ejer. Derefter ser vi på konkrete systemer, der løser de udfordringer i praksis, så du kan vælge noget, der faktisk passer til din måde at drive forretning på.

• Et godt regnskabssystem til webshops skal automatisere salg, gebyrer, moms, lager og udgifter, så du slipper for manuelt bøvl og får et realistisk overblik over indtjening.
• Der findes flere stærke løsninger til webshops – bl.a. Pleo, Dinero, Xero, QuickBooks Online og Sage Intacct, som hver især passer til forskellige størrelser og kompleksitet.
• Når du vælger system, skal du fokusere på dine største problemer, teste med dine egne data, se på totalomkostninger over tid og vælge noget, du og dit team faktisk gider bruge i hverdagen.

De vigtigste funktioner i regnskabsprogrammer til webshops

Når du driver webshop, er det sjældent selve bogføringen, der fylder mest i din kalender. Det er alt det rundt om: ordrer der tikker ind hele tiden, gebyrer fra betalingsløsninger, returvarer, fragt, marketingudgifter og måske salg i udlandet. 

Og hvis dit regnskabsprogram ikke kan følge med den rytme, så ender du hurtigt med rod i tallene, manglende overblik og unødigt manuelt arbejde.

Her er nogle af de funktioner, der gør den største forskel i dagligdagen for en webshop:

• Automatisk bogføring af salg og betalinger: Når ordrer og betalinger bogføres automatisk, slipper du for at matche betalinger, gebyrer og tilbagebetalinger manuelt. Det betyder færre fejl og flere timer til at fokusere på salg og drift.
  
  
• Korrekt håndtering af gebyrer, refunds og rabatter: Et godt system sørger for, at du ikke mister overblikket, når kunder returnerer varer, eller Stripe/Klarna tager sine gebyrer. Du får et reelt billede af indtjeningen pr. ordre uden at skulle rode i Excel.
  
  
• Integrationer til dine webshop-værktøjer: Når regnskabet taler direkte med Shopify, WooCommerce, Shipmondo, GLS, Stripe og dine andre værktøjer, behøver du ikke gøre arbejdet to gange. Du sparer tid, og risikoen for fejl falder drastisk.
  
  
• Lagerstyring, der faktisk passer til e-handel: Med et system, der følger dit lager i realtid, undgår du udsolgte varer, fejlkøb og manglende overblik over, hvad du tjener på hver vare. Det gør både indkøb og planlægning lettere.
  
  
• Automatisk moms – også når du sælger i udlandet: Når moms beregnes automatisk, slipper du for bekymringerne omkring EU-grænser, forskellige momssatser og fejl i indberetningen. Det giver ro i maven, især når din webshop vokser.
  
  
• Udgiftshåndtering, der holder styr på dine løbende køb: Drift af en webshop betyder mange små udgifter: apps, annoncer, fragt, software. Et system, der automatisk indsamler bilag og kategoriserer dem, sparer dig for jagten på kvitteringer og sikrer et mere stabilt cashflow.
  
  
• Rapporter, du rent faktisk kan bruge: I stedet for generelle regnskabstal får du indsigt i, hvilke produkter, kanaler og kampagner, der tjener pengene. Det gør det langt lettere at tage beslutninger om lager, marketing og vækst.

5 af de bedste regnskabsprogrammer til webshops

Når du ved, hvilke funktioner der gør en forskel for din webshop, er næste skridt at finde det værktøj, der matcher dine behov bedst. Markedet bugner af løsninger, men nogle programmer skiller sig tydeligt ud, fordi de er særligt stærke på netop de områder, der betyder noget for webshops. 

Her gennemgår vi fem af de systemer, der gør hverdagen lettere for webshops på forskellige niveauer: fra den lille nichebutik til den voksende skaleringscase. Lad os se nærmere på, hvad hvert værktøj kan, og hvorfor det giver mening for dig som webshop-ejer.

1. Pleo

Pleo er ikke et klassisk regnskabsprogram, og netop derfor giver det meget mening for dig, der driver webshop. Du har masser af løbende udgifter til annoncer, abonnementer, fragtløsninger, apps og småindkøb, som skal bogføres korrekt og helst uden bøvl – og her kan Pleo være en kæmpe hjælp.

Pleo – der af G2 er kåret som Europas førende platform til udgiftsstyring – giver dig smarte firmakort, virtuelle kort og automatisk bilagshåndtering, så du får styr på alle de løbende udgifter, der ligger rundt om din webshop. Udgifterne lander kategoriseret og klar til dit regnskabsprogram, og du får et klart overblik over, hvor pengene forsvinder hen på tværs af kanaler og teams. 

Fordele:

• Virtuelle kort til abonnementer og apps: Du kan oprette dedikerede vendor-kort til dine faste abonnementer, f.eks. Shopify-apps, e-mailmarketing og SaaS-værktøjer, så du har fuldt overblik over, hvad der trækkes hvorfra.

• Automatisk bilag og bogføring: Medarbejdere tager et billede af kvitteringen, Pleo læser data automatisk og sender udgifterne videre til dit regnskabsprogram med korrekt kategori og moms.

• Cashback på dine webshop-udgifter: På udvalgte planer får du op til 0,75 % cashback på køb med Pleo-kort, f.eks. annoncer, software og andre driftsomkostninger, så du får lidt tilbage på det forbrug, du alligevel har.

• Eliminerer refusioner og udlæg: Giv medarbejdere firmakort til nødvendige køb, så du slipper for rod med private udlæg, der komplicerer bogføringen og cashflowet.

• Brugervenlighed i top: G2 har kåret Pleo som førende europæisk løsning inden for udgiftsstyring, hvor der især scores højt på brugervenlighed (96 % synes Pleo er nemt at bruge) og “vil anbefale til andre” (94 % af dem, der bruger Pleo, ville anbefale det til andre).

• Tæt integration til øvrige systemer: Pleo integrerer til de mest udbredte regnskabs- og værktøjsplatforme (også Dinero, Xero og QuickBooks), så udgifterne automatisk ender samme sted som dine webshop-tal.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du vil slippe for at jagte kvitteringer fra annoncer, fragt og småindkøb, og i stedet have alle udgifter samlet og dokumenteret fra starten.
• Du vil give medarbejdere kort, der er nemme at styre, uden at miste kontrollen over, hvad der bliver brugt hvor.
• Du driver en mindre eller mellemstor webshop og vil have et værktøj, der sparer dig mange timers manuel udgiftsstyring hver måned.
• Du vil have en løsning, som er kendt for sin brugervenlighed og hurtige implementering i voksende webshops.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro.

2. Dinero

Dinero er et af Danmarks mest populære cloudbaserede regnskabsprogrammer, særligt designet til små og mellemstore virksomheder – og webshops udgør en stor del af deres kundebase. 

Systemet er intuitivt, dansk-udviklet og bygget med forståelse for, hvordan mindre virksomheder arbejder. For webshops er Dinero stærkt, fordi det integrerer direkte med alle de store e-handelsplatforme som Shopify, WooCommerce og Magento, hvilket betyder at salgsdata flyder automatisk ind i bogføringen. 

Du slipper for manuel indtastning af fakturaer, og momshåndteringen bliver langt enklere. 

Dinero leveres med kundeservice på dansk, omfattende vejledninger og et økosystem af partnere, der kender systemet indgående.

Fordele:

• Tæt kobling til webshop-systemer: Integrationer til Shopify, WooCommerce og flere andre gør, at ordrer og salg kan bogføres automatisk i Dinero.

• Automatiseret bogføring af mange små transaktioner: Med integrationer og bogføringsskabeloner bliver det lettere at håndtere mange små kortbetalinger, tilbagebetalinger og fragtomkostninger, som ellers sluger tid.

• Let at bruge uden regnskabsbaggrund: Dinero er udviklet til iværksættere og selvstændige, og hjælper dig gennem faktura, bogføring, bankafstemning og moms med simple flows og guides.

• Dansk moms og integration til Skattestyrelsen: Du kan indberette moms direkte via Dinero, hvilket gør en stor forskel, når du driver en dansk webshop.

• Gratis basisversion: Tilbyder en fuldt funktionel gratis version, der er perfekt til små virksomheder og iværksættere.

Hvorfor vælge Dinero:

• Du driver en mindre webshop og vil have et regnskabsprogram, der er nemt at komme i gang med, også uden revisor-baggrund.
• Du ønsker at forbinde din webshop til regnskabet, så salget bogføres automatisk, og du kan bruge tiden på at skaffe flere ordrer.
• Du prioriterer dansk support, dansk momslogik og integration til Skattestyrelsen, så du minimerer risikoen for fejl.
• Du vil gerne starte billigt, med mulighed for at opgradere til mere automatisering og integrationer, når din webshop vokser.

Prisinfo: Dinero tilbyder en gratis version med grundlæggende funktionalitet. Deres betalte løsninger, Dinero Pro og Premium, koster et månedligt abonnement og giver adgang til avancerede funktioner som integrationer og automatisk bankafstemning. Prisen for Starter+ er 245 kr. pr. måned.

Kilde: Trustpilot & G2

3. Xero

Xero er et globalt økonomisystem fra New Zealand, der har vundet stor popularitet verden over – også i Danmark. Platformen er kendt for sin brugervenlige tilgang og et imponerende app-økosystem med over 1.000 integrationer. 

For webshops er Xero attraktivt, fordi det forbinder problemfrit med stort set alle e-handelsplatforme, betalingsudbydere og logistikløsninger. Systemet håndterer multi-valuta elegant, hvilket gør det ideelt for webshops med international kundeskare.

Fordele:

• Omfattende app-økosystem: Tilslut alt fra Shopify og Amazon til inventarstyring og shipping-software gennem færdige integrationer, så hele din tech-stack arbejder sammen.
• Stærk multi-valuta håndtering: Håndter salg i flere valutaer med automatisk omregning og valutakursgevinster/-tab, perfekt hvis du sælger til udlandet.
• Avanceret lagerstyring via tilføjelser: Udvid med apps som Cin7 eller Unleashed for professionel lagerstyring, der synkroniserer med dit regnskab.
• Godkendelsesflow og brugerrettigheder: Opret forskellige adgangsniveauer for medarbejdere, bogholder og revisor med præcis kontrol over hvem, der ser hvad.
• Mobile-first design: Fuld funktionalitet i mobilappen, så du kan håndtere økonomi on-the-go mellem pakkeleveringer og kundehenvendelser.

Hvorfor vælge Xero:

• Skalerer fantastisk godt fra opstart til etableret webshop med komplekse behov
• Ideelt, hvis du planlægger international ekspansion eller allerede sælger på tværs af EU og globalt
• Stort community og mange ressourcer online betyder, at du nemt finder hjælp og vejledninger
• Fremtidssikret valg, da systemet konstant udvikles med nye features og integrationer
• Passer til webshops, der ønsker fleksibilitet til at bygge deres egen tech-stack

Prisinfo: Xero kører med en abonnementsmodel baseret på forskellige pakker (Starter, Standard og Premium), hvor prisen stiger i takt med de inkluderede funktioner som f.eks. multi-valuta og antal brugere. Den billigste løsning (Starter) starter fra $ 29 om måneden.

Kilde: G2

4. QuickBooks Online

QuickBooks Online er et af de mest udbredte regnskabsprogrammer i verden og har stærkt fokus på webshops. Systemet er modnet over årtier og tilbyder en solid, gennemtestet platform med dyb funktionalitet. 

For webshops er QuickBooks attraktivt, fordi det integrerer med store platforme som Shopify, WooCommerce og Amazon, og systemet håndterer kompleks lagerstyring og gør det nemt at drive forretning flere steder.

Fordele:

• Integreret lagerstyring: Indeholder moduler til lagerstyring og projektregnskab, hvilket er essentielt for e-handel og reducerer behovet for dyre tredjepartsintegrationer.
• Automatiseret salgsafstemning: Tilbyder stærke funktioner til at matche indgående betalinger fra betalingsgateways (f.eks. Stripe) med den korrekte fakturering.
• Robust multi-valuta: Understøtter multi-valuta og lokale skatteregler i mange lande, hvilket er en stor fordel for international e-handel.
• Høj skalérbarhed: Understøtter effektivt virksomheder fra små start-ups til store mellemstore virksomheder, hvilket sikrer, at systemet kan vokse med dig i mange år.

Hvorfor vælge QuickBooks Online:

• Du vil have automatiseret lagerstyring og overblik over, hvilke produkter og kanaler der tjener pengene.
• Du ser din webshop som en voksende forretning og vil have en løsning, du ikke vokser ud af foreløbig.
• Du er komfortabel med et internationalt, engelsksproget system og vil have adgang til mange tredjepartsapps.

Prisinfo: QuickBooks Online har flere prisniveauer (Simple Start, Essentials, Plus og Advanced), hvor prisen afhænger af antal brugere og de avancerede funktioner (som lagerstyring og projektregnskab), der er inkluderet. Prisen betales månedligt og den billigste løsning (Simple Start) starter ved € 19.

Kilde: G2

5. Sage Intacct

Sage Intacct er en tungere, cloudbaseret finansløsning, der især henvender sig til større webshops og ecommerce-virksomheder med komplekse krav. 

Andre systemer klarer regnskabet, men Sage Intacct fungerer som et komplet økonomisk fundament. Løsningen er designet til virksomheder med koncernstruktur, højt aktivitetsniveau og komplekse behov for rapportering.

Du kan integrere Sage Intacct til webshopplatforme via specialiserede integrationsløsninger, der synkroniserer ordrer, lager, priser og betalinger. Det giver et samlet økonomisk overblik, selv om du driver flere shops, brands eller markeder på én gang.

Fordele:

• Funktionalitet på enterprise-niveau: Avanceret dimensionel bogføring lader dig analysere rentabilitet på tværs af produktlinjer, marketingkanaler, geografiske markeder og mere.
• Automatiserede workflows og godkendelser: Opbyg komplekse godkendelsesprocesser for indkøb og udgifter, kritisk når organisationen vokser.
• Multi-entity og konsolidering: Håndterer flere juridiske enheder, valutaer og selskabsstrukturer i ét system med automatisk konsolidering.
• Stærk AP-automatisering: Automatiserer kreditorstyringen og betalinger, hvilket er vigtigt for at bevare gode leverandørrelationer i et internationalt setup.
  
  

Hvorfor vælge Sage Intacct:

• Du skal vælge Sage Intacct, hvis din webshop er blevet en større virksomhed med flere datterselskaber og har komplekse konsolideringsbehov.
• Du har mange transaktioner, komplekse lagerflows og vil automatisere så meget som muligt i selve finanssystemet.
• Du ser økonomifunktionen som et strategisk område og vil have dyb indsigt i performance på tværs af kanaler, markeder og produktlinjer.

Prisinfo: Sage Intacct kører med en Enterprise-prismodel, der er baseret på et årligt abonnement. Prisen er meget tilpasset og afhænger af antallet af brugere, valgte moduler og kompleksiteten af implementeringen. Priserne er kun tilgængelige efter direkte kontakt og forespørgsel. Sider som Express Info, Cargas og Randgroup rapporterer dog, at den årlige pris starter ved $ 9.000 for de mest basale funktionaliteter, mens mindre virksomheder dog i gennemsnit skal forvente at betale $ 20.000 til $ 35.000 årligt.

Kilde: G2

Sådan vælger du det rigtige regnskabsprogram til din webshop

Hvis vi skærer alt marketingstøjen fra, handler valget af regnskabssystem om én ting: Hvad hjælper dig mest i hverdagen. Ikke hvad der ser smartest ud, ikke hvad “alle andre” bruger, og ikke hvad sælgeren viser på en pæn demo.

Du skal starte med at være benhårdt ærlig omkring dine problemer. Hvor gør det mest ondt lige nu? Er det:

• Rod i salget fra Shopify, Klarna og Stripe?
• Manglende overblik over lager og indkøb?
• Moms og EU-regler, du ikke helt stoler på?
• Udgifter, der flyder ud i annoncer, apps og fragt?
• Alt for meget manuel bogføring?

Hvis et system ikke løser mindst ét af dine top 3 problemer, er det i praksis ligegyldigt, hvor avanceret eller billigt det er. Så bliver det bare endnu et ikon på din computer.

Når du har dine behov, skal du være lige så ærlig omkring dit niveau og din tid. Hvor meget kan du og dit team reelt overskue? Et system, der kræver projektleder, konsulenter og tre måneders implementering, giver ingen mening, hvis du sidder alene med både markedsføring, kundeservice og bogføring.

Som tommelfingerregel:

• Er du en mindre webshop, skal du prioritere enkelhed, gode integrationer og hurtig værdi.
• Er du en større webshop med flere markeder og brands, giver det mening at kigge på de tunge systemer, fordi du faktisk kan udnytte dem.

Når du tester systemer, skal du droppe “pæne” demoer. Du skal teste med dit eget rod. Dine rigtige ordrer, dine faktiske gebyrer, dine returvarer, dine moms-scenarier. Importér nogle uger eller måneder og se, hvad der sker.

Spørg dig selv:

• Hvor mange klik tager det at bogføre en almindelig dag?
• Hvor hurtigt kan du få et overblik over dagens eller ugens salg?
• Hvor meget manuelt arbejde sidder du stadig og retter bagefter?

Hvis svaret er, at du stadig sidder og retter i Excel, er det ikke det rigtige system for dig.

Der er også økonomien. Et system kan se billigt ud i licens, men koste dig dyrt i tid og frustration. Et dyrere system kan i praksis være billigere, hvis det sparer dig 10 timer om måneden, færre fejl og et par dyre møder med revisor.

Du skal derfor se på:

• Licenspris
• Pris for integrationer
• Tid til opsætning
• Tid, du sparer hver måned
• Hvor meget nemmere din månedsluk bliver

Til sidst er der den faktor, de færreste siger højt: menneskene. Hvis dine medarbejdere hader systemet, kommer det aldrig til at fungere, uanset hvor godt det er på papiret. 

Vælg kun noget, du kan forklare til en kollega på under 10 minutter uden at få sved på panden.

Hvis din mavefornemmelse efter en test er:  “Det her kan jeg godt leve med hver dag” og “Det her vil faktisk gøre mit liv nemmere”, så er du tættere på det rigtige valg end med nogen fancy featureliste.

Den brutale sandhed er: Det bedste regnskabsprogram til din webshop er det, der løser dine konkrete problemer, passer til dit niveau, og som du og dit team rent faktisk gider bruge. 

Resten er støj.