- En kvittering er et dokument, der fungerer som bevis for køb af en vare eller ydelse, og den er nødvendig for at bytte varer eller reklamere over fejl inden for reklamationsretten.
- Reklamationsretten varer typisk to år, og derfor bør kvitteringer for større køb som minimum gemmes i denne periode.
- For at være gyldig skal en kvittering indeholde oplysninger som butikkens navn, varenavn, pris, købsdato og eventuelle returregler.
- Digitale kvitteringer, fx billeder på telefonen, er lige så gyldige som fysiske kvitteringer, så længe teksten er læsbar.
Hvad er en kvittering?
En kvittering er et stykke papir, som er dit bevis på, at du har købt en vare eller ydelse.
Hver gang du handler i supermarkedet eller køber en ny elektronisk gadget, har du krav på en kvittering.
Det er kvitteringen der er dit bevis på handlen, men den er også nødvendig, hvis du senere hen fortryder købet og vil returnere en vare – eller hvis varen er i dårlig stand, og du gerne vil bytte den.
De fleste forbinder nok tanken om kvitteringer med det krøllede stykke papir, som de har liggende i pungen, mappen eller skraldespanden – og her opstår problemet.
Hvis din pung bugner af gamle kvitteringer, er de værd at gennemgå, inden du smider dem ud. Når du gemmer dine kvitteringer, beskytter du nemlig dine rettigheder som køber. Derfor vil vi gerne slå et slag for, at den krøllede lap papir får en smule mere af din opmærksomhed i hverdagen.
Hvis du i forbindelse med dit arbejde har mange udlæg, er du nok allerede vant til at gemme kvitteringer, da de er din gyldne billet til en tilbagebetaling, som typisk kommer alt for sent.
Hos Pleo vil vi gerne gøre processen omkring udlæg nemmere. Med vores smarte app kan du hurtigt tage et billede af kvitteringen, hvorefter app'en afkoder al relevant info – og så kan du i princippet smide kvitteringen ud herefter. Nemt, ikke?
Er en kvittering og en faktura det samme?
Nej, er det helt korte svar.
En kvittering og en faktura er to forskellige dokumenter, selvom de begge dokumenterer køb og salg.
En kvittering udstedes normalt ved kontant betaling, eller når varen købes og betales med det samme, mens en faktura er en opkrævning for varer eller services, der skal betales senere.
En faktura er i bund og grund det samme som en regning. Fakturaer benyttes oftest kun af virksomheder, der opkræver penge fra en kunde. Det betyder, at når du får skiftet dine vinduer, vil du oftest få tilsendt en faktura for det udførte arbejde.
En anden måde, hvorpå du kan skelne mellem kvitteringer og fakturaer, er ved at se på prisen for varen eller ydelsen: Handler din virksomhed med en privatkunde, skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 3.000 kroner inkl. moms.
Hvis beløbet er under 3.000 kroner, kan du nøjes med en kvittering. Handler din virksomhed med en anden virksomhed, skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 5.000 kroner inkl. moms.
Når du som virksomhed udsender dine fakturaer, er der en række krav til, hvad de skal indeholde. Se bare her:
- Fakturadato (Udstedelsesdato)
- Fakturanummer (Fakturanummeret skal altid være fortløbende)
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nummer el. SE-nummer)
- Sælgers navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede varer/ydelser
- Dato for levering eller afslutning
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, prisnedslag, bonus og rabatter, medmindre det er medregnet i prisen.
- Den gældende momssats
- Det momsbeløb, som skal betales.
Læs mere: Den ultimative guide til fakturahåndtering
Hvorfor skal du bruge en kvittering?
I Danmark har du krav på at få en kvittering (engelsk: receipt), når du køber en vare eller ydelse. Men ikke alle dine kvitteringer er lige vigtige. Køber du for eksempel en fastelavnsbolle hos det hypede bageri, er det ikke en stor gevinst at gemme kvitteringen, da du næppe får den refunderet, hvis du allerede har spist den.
Når du derimod køber en jakke eller en spritny computer, er det dumt ikke at gemme din kvittering. Smider du kvitteringen ud, og går jakken i stykker kort efter, har du ikke mulighed for at bytte den eller foretage en reklamation.
Selvom det kan være fristende at troppe op i butikken og gøre et forsøg, skal du som udgangspunkt have din kvittering med, hvis du vil bytte eller klage over varen.
Pro tip: Hvis du har din kvittering liggende på telefonen som et billede, er den lige så gyldig som den fysiske kvittering.
Hvad er reklamationsret?
Reklamationsretten er en af de rettigheder, der beskytter dig som forbruger.
Reklamationsretten betyder, at alle varer med fejl og mangler kan byttes til en tilsvarende – uden ekstra omkostninger – hvis fejlen eller manglen viser sig indenfor de første to år efter købstidspunktet.
Ønsker du at bruge din reklamationsret, skal du have kvitteringen med. Det understreger igen, hvorfor det kan betale sig at gemme på kvitteringerne – specielt på de større indkøb, du laver.
Hvad skal en kvittering indeholde?
For at en kvittering er gyldig, skal den indeholde nogle særlige oplysninger.
De informationer, du ofte vil finde på dine kvitteringer, er:
- Butikkens navn
- Navnet på varen
- Prisen på varen
- Dato for købet
- Returret
De samme informationer skal også være synlige, hvis du laver en digital kopi, en håndskrevet kvittering eller tager et billede. Hvis du tager billeder af dine kvitteringer, skal du sørge for, at teksten er til at læse. Det kan nemlig godt gå hen og blive et problem, hvis hverken dig eller ekspedienten kan læse, hvad der står.
Dags dato-kvittering
De fleste i dag kender med al sandsynlighed ikke til dags dato-kvitteringer. For den unge, hippe forbruger lyder det mest af alt som et fortidslevn fra før butikkerne havde kassesystemer, der kunne printe din kvittering ud til dig.
Og det er i sagens kerne, hvad dags dato-kvitteringer er:
En håndskrevet kvittering.
Butikken skriver på en lap papir, hvor du får kopien, og de gemmer originalen til bogholderiet.
Hvor længe skal du gemme dine kvitteringer?
Da reklamationsretten som tidligere nævnt varer i to år, er det vores anbefaling, at du som minimum gemmer dine kvittering i netop to år.
Varer købt på afbetaling og løbende leveringer
Køb nu – betal senere. Varer købt på afbetaling er blevet mere og mere udbredt i de seneste år. Når du køber en vare på afbetaling, er der tale om noget, der bliver leveret løbende. Det kan for eksempel være et abonnement.
Denne type af betalinger er omfattet af forældelsesloven, og et krav forældes først efter tre år.
Det betyder, at hvis sælger påstår, at du ikke har betalt, skal du kunne bevise, at det ikke er tilfældet. Gem derfor dine kvitteringer i tre år, hvis du har et abonnement eller lignende. Gemmer du ikke kvitteringerne, risikerer du at skulle betale en gang til.
Hvordan bør virksomheder gemme kvitteringer?
Nu ved du, hvordan du som forbruger kan vælge at håndtere dine kvitteringer. Men hvordan skal du forholde dig, når din virksomhed skal gemme kvitteringer?
Som hovedregel er det altid godt at opbevare kvitteringerne et sted, hvor de ikke bliver væk.
Ifølge bogføringsloven skal alle dine kvitteringer gemmes i minimum fem år, fordi din virksomhed til hver en tid skal kunne fremvise jeres regnskab for myndighederne. Hvis det er gået din næse forbi, så træder den nye bogføringslov i kraft i 2023, hvor det herefter er slut med ringbind og fysiske bilag.
Du kan læse meget mere om den nye bogføringslov lige her.
Pleo giver økonomimedarbejdere overskud i hverdagen
Vi har alle prøvet at miste kvitteringer og gå glip af vigtige refunderinger.
Med Pleo kan du vinke farvel til manglende eller krøllede kvitteringer, som regnskabsafdelingen ikke kan tyde, og du kan bekymringsfrit uploade dine kvitteringer direkte til appen, så du ikke står med håret i postkassen, hvis du mister en kvittering.