5 af de bedste softwares til udgiftsrapporter

Hvor mange timer bruger din økonomiafdeling hver måned på at jagte manglende kvitteringer, tyde ulæselige bilag og manuelt indtaste udgifter i Excel? For de fleste virksomheder er udgiftsrapportering en af de mest tidstunge og frustrerende administrative opgaver, men sådan behøver det ikke at være.

I dag er hastighed og digitalisering afgørende forretningsparametre, og derfor er manuelle processer ikke bare irriterende; de er dyre. Når du skifter de forældede arbejdsgange ud med intelligent software, går din økonomistyring fra at være bagudskuende og reaktiv til at være proaktiv og datadrevet.

Denne artikel guider dig gennem de mest markante fordele ved at digitalisere din udgiftshåndtering. Vi har desuden sammenlignet fem af markedets førende løsninger – fra brugervenlige apps til SMV’er til komplekse ERP-moduler – så du kan finde det helt rette match til dine behov og vækstplaner.

Uanset om du vil eliminere udgiftsrapporter helt eller søger en integreret løsning i dit nuværende regnskabssystem, får du her overblikket, der gør din hverdag lettere og din virksomhed mere agil.

• Automatisering sparer massiv tid for både medarbejdere og økonomiafdelingen ved at fjerne manuel dataindtastning og fejl gennem intelligent OCR-teknologi.
• Realtidsoverblik sikrer fuld kontrol over likviditet og budgetter, da alle udgifter bliver synlige for ledelsen i det sekund, de registreres.
• Digitale workflows indbygger virksomhedens politikker og godkendelsesregler direkte i processen, hvilket minimerer risikoen for fejl og svindel.
• Brugervenlige apps øger medarbejdertilfredsheden ved at fjerne frustrationer over udlæg og skabe en kultur præget af tillid og autonomi.

Fordele ved brug af software til udgiftsrapportering

Bevæger du dig væk fra manuelle processer og Excel-ark til fordel for dedikeret software til udgiftsrapportering, tager du et stort og effektivt skridt i retning af at optimere din virksomheds økonomiske drift. 

Fordelene rækker langt ud over blot at digitalisere papirarbejdet; det handler om at skabe en fundamentalt mere agil og gennemsigtig organisation.

Her er de væsentligste fordele ved at implementere en softwareløsning:

• Massiv tidsbesparelse gennem automatisering: Den største gevinst i hverdagen er elimineringen af manuel dataindtastning. Softwaren kan automatisk aflæse data fra kvitteringer (via OCR-teknologi), kategorisere udgiften og matche den med banktransaktionen. For økonomiafdelingen betyder det, at de slipper for at agere "detektiver", der skal jagte manglende bilag eller tyde krøllede kvitteringer ved månedsluk.
  
  
• Realtidsoverblik og bedre likviditetsstyring: I et manuelt setup opdager ledelsen ofte først overforbrug eller uventede omkostninger uger efter, at de er afholdt. Med digital udgiftsrapportering bliver data synlige i det sekund, udgiften registreres. Det giver et opdateret billede af cashflow og budgetoverholdelsen her og nu.
  
  
• Reduktion af fejl og øget datasikkerhed: Manuelle processer er sårbare over for menneskelige fejl, såsom dobbeltindtastninger, forkerte valutakurser eller glemte momsfradrag. Softwaren sikrer præcision ved at validere data automatisk og sørge for, at alle lovkrav og interne politikker overholdes.
  
  
• Forbedret medarbejdertilfredshed og tillid: Udgiftsrapportering ses ofte som en sur pligt for medarbejderne. Ved at give dem intuitive apps og moderne værktøjer, fjerner du frustrationen over private udlæg og langsommelige refusionsprocesser. Det skaber en kultur præget af tillid og professionel autonomi, hvor medarbejderen kan fokusere på sine kerneopgaver frem for administrativt bøvl.
  
  
• Stærk styring og overholdelse af politikker: Systemerne gør det muligt at indbygge virksomhedens udgiftspolitikker direkte i workflowet. Du kan opsætte automatiske godkendelsesflows og beløbsgrænser, så afvigelser synliggøres med det samme.

5 af de bedste softwares til udgiftsrapporter

Herunder ser vi nærmere på fem softwares, der skiller sig ud på markedet for udgiftsrapportering. Vi sammenligner deres funktionalitet, fordele og anvendelighed, så du kan få et klart billede af, hvilket system der bedst imødekommer dine behov. 

Fra automatisering af udgifter og godkendelsesflows til integrationer med regnskabsprogrammer, dykker vi ned i, hvordan hver løsning kan gøre udgiftsrapporteringen mere effektiv og mindre tidskrævende for din virksomhed.

1. Pleo

Pleo er en moderne platform til udgiftshåndtering, der er bygget specifikt til at gøre udgiftsrapportering så enkel og automatiseret som muligt. Det gøres så godt, at G2 har kåret Pleo som Europas førende platform til udgiftsstyring.

I stedet for klassiske udgiftsrapporter baseret på efterfølgende indberetning, arbejder Pleo med realtidsudgifter via fysiske og virtuelle firmakort. 

Hver udgift dokumenteres med det samme, kobles til en kvittering og sendes direkte ind i et struktureret godkendelses- og bogføringsflow. I praksis betyder det, at udgiftsrapportering næsten forsvinder som disciplin, fordi udgifterne håndteres korrekt i det øjeblik, de opstår.

Fordele:

• Realtidsudgifter i stedet for rapporter: Medarbejdere betaler med Pleo-kort, tager et billede af kvitteringen, og udgiften er dokumenteret med det samme. Ingen manuelle udgiftsrapporter bagefter.
• Automatisk kvitteringshåndtering: OCR aflæser beløb, leverandør, dato og moms, hvilket reducerer manglende bilag og sparer tid i økonomiafdelingen.
• Fleksible godkendelsesflows: Udgifter kan automatisk sendes til godkendelse baseret på beløb, team eller type, så økonomien ikke bliver flaskehals.
• Firmakort med indbygget kontrol: Beløbsgrænser, engangskort og regler sikrer, at udgifter overholder politikker uden konstant kontrol.
  
  
• Direkte bogføring via integrationer: Udgifter synkroniseres automatisk til bl.a. Dinero, e-conomic, Xero og QuickBooks, klar til bogføring.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du vil fjerne klassisk udgiftsrapportering og håndtere udgifter korrekt i realtid.
• Du har mange medarbejderudlæg, som i dag giver manglende kvitteringer og manuelt arbejde.
• Du vil give medarbejdere frihed til at købe det, de har brug for, uden at miste kontrol.
• Du ønsker høj brugeradoption – et system, medarbejdere faktisk gider bruge.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Pleo hjælper Podimo med at spare en uges arbejdstid på at behandle udlæg

2. Dinero

Dinero er et dansk, cloudbaseret økonomisystem, der primært er kendt for bogføring og fakturering for små virksomheder. Dinero håndterer udgiftsrapportering primært gennem sin bilagsfunktion, hvor kvitteringer uploades og bogføres direkte som købsbilag i regnskabet. 

Det er et integreret, alt-i-et-værktøj, hvilket betyder, at der ikke er behov for at synkronisere udgiftsdata med et separat bogføringsprogram.

Fordele:

• Nem bilagsupload: Kvitteringer kan uploades manuelt eller via app og knyttes til transaktioner.
• Automatisk bankafstemning: Kort- og banktransaktioner matches med bilag, hvilket reducerer manuelt arbejde.
• Intelligent bogføringsassistent: Kunstig intelligens foreslår konteringer baseret på lignende transaktioner fra andre Dinero-brugere, hvilket reducerer fejl.
• Dansk moms- og regnskabslogik: Gør håndtering af udgifter enkel for danske virksomheder.

Hvorfor vælge Dinero:

• Ideel til små virksomheder med 1-15 medarbejdere, der ønsker ét dansk system til både udgifter, fakturering og bogføring.
• Særligt stærkt hvis du ikke har regnskabsbaggrund og ønsker et system, der guider dig gennem udgiftshåndtering uden teknisk viden.
• Perfekt til iværksættere og enkeltmandsvirksomheder takket være den gratis version til mindre omsætning.
• Meget udbredt blandt danske revisorer og bogholdere, så ekstern hjælp til udgiftsrapportering findes nemt.
  
  

Prisinfo: Dinero tilbyder en gratis version med grundlæggende funktionalitet. Deres betalte løsninger, Dinero Pro og Premium, koster et månedligt abonnement og giver adgang til avancerede funktioner som integrationer og automatisk bankafstemning. Prisen for Starter+ er 245 kr. pr. måned.

Kilde: Trustpilot & G2

3. QuickBooks Online

QuickBooks Online er et internationalt økonomisystem med indbyggede funktioner til udgiftssporing og rapportering. 

Systemet tilbyder omfattende funktionalitet til udgiftsrapportering gennem sin mobile app, hvor medarbejdere kan scanne kvitteringer, kategorisere udgifter og indsende til godkendelse. QuickBooks Online excellerer især med sine avancerede rapporteringsmuligheder, der gør det muligt at analysere udgifter på tværs af projekter, afdelinger, kunder og produktkategorier.

QuickBooks er velegnet til virksomheder, der vil samle udgifter og regnskab i ét system, men mindre specialiseret end deciderede udgiftsplatforme.

Fordele:

• Indbygget udgiftssporing: Medarbejdere kan uploade kvitteringer direkte til udgifter i systemet.
• Mobilapp til kvitteringer: Gør det muligt at indsende bilag løbende, også på farten.
• Rapportering på udgifter: Giver overblik over udgifter pr. kategori, projekt eller leverandør.
• Stort integrationsøkosystem: Kan kombineres med specialiserede udgiftsværktøjer for bedre workflows.

Hvorfor vælge QuickBooks Online:

• Du vil samle regnskab og basal udgiftshåndtering i ét system.
• Særligt stærkt, hvis du har internationale udgifter eller rejser, da multi-valuta håndteringen er på førsteklasses niveau.
• Perfekt til konsulentvirksomheder og servicevirksomheder, der skal fordele udgifter på projekter og fakturere klienter.

Prisinfo: QuickBooks Online har flere prisniveauer (Simple Start, Essentials, Plus og Advanced), hvor prisen afhænger af antal brugere og de avancerede funktioner (som lagerstyring og projektregnskab), der er inkluderet. Prisen betales månedligt og den billigste løsning (Simple Start) starter ved € 19.

Kilde: G2

4. Xero

Xero er et globalt cloud-regnskabssystem kendt for sit moderne, rene design og stærke fokus på automatisk bankafstemning. 

Xeros udgiftsstyring er håndteret gennem et separat, men tæt integreret, Expenses-modul. Modulet sikrer, at medarbejderne nemt kan indsende udgiftskrav via Xero Me-mobilappen, hvor de tager billeder af kvitteringer og sporer kilometer.

Xero adskiller sig ved at gøre det nemt for økonomiafdelingen at holde øje med refusioner og cash flow i realtid, da alle krav går gennem et strømlinet godkendelsesflow.

Fordele:

• Enkel registrering af medarbejderudlæg: Udgifter kan oprettes og refunderes direkte i systemet.
• God rapportering på omkostninger: Overblik over udgifter på tværs af konti og perioder.
• Stærke integrationer: Integrerer let med Pleo og andre udgiftsplatforme.
• Cloud-first tilgang: Let adgang for både økonomiafdelingen og eksterne rådgivere.

Hvorfor vælge Xero:

• Du ønsker et internationalt regnskabssystem med fleksible integrationer.
• Du prioriterer et moderne interface og skalerbarhed.
• Fungerer godt, når udgiftsrapportering er en del af bredere international økonomistyring.

Prisinfo: Xero kører med en abonnementsmodel baseret på forskellige pakker (Starter, Standard og Premium), hvor prisen stiger i takt med de inkluderede funktioner som f.eks. multi-valuta og antal brugere. Den billigste løsning (Starter) starter fra $29 om måneden.

Kilde: G2

5. Acumatica

Acumatica er et cloudbaseret ERP-system, der er designet til mellemstore virksomheder med komplekse forretningsbehov. 

I modsætning til de andre er Acumatica et fuldt forretningssystem, hvor udgiftsrapportering er et integreret modul i Finance Management og Project Accounting. Systemet giver medarbejderne mulighed for at oprette og indsende udgiftsrapporter via Acumaticas mobile app, hvor rapporterne automatisk dirigeres gennem et godkendelsesflow baseret på virksomhedens hierarki og projektallokeringer.

Da Acumatica er et omfattende ERP-system med betydelige implementeringsomkostninger, er det mest relevant for større virksomheder med 50+ medarbejdere.

Fordele:

• Integreret udgiftsstyring i ERP-platform: Udgifter håndteres sammen med projekter, indkøb, lager og finans i ét system for fuldstændigt overblik over omkostninger.
• Komplekse godkendelsesworkflows: Opbyg fleksible godkendelsesprocesser baseret på beløb, udgiftstype, afdeling eller projekt med multi-level godkendelser.
• Multi-valuta og international udgiftshåndtering: Håndterer udgifter i enhver valuta med automatisk omregning og korrekt bogføring af valutadifferencer.
• Avanceret rapportering og analyse: Dybdegående udgiftsanalyse på tværs af afdelinger, projekter, medarbejdere og perioder med indbyggede dashboards.

Hvorfor vælge Acumatica:

• Ideel til mellemstore til større virksomheder med 50-500+ medarbejdere, der har brug for udgiftsstyring integreret i bredere ERP.
• Særligt stærkt, når udgifter skal knyttes til projekter, produktionsordrer eller specifikke kunder for præcis omkostningsfordeling.
• Perfekt til virksomheder med komplekse godkendelsesprocesser, multiple juridiske enheder eller internationale operationer.

Prisinfo: Acumatica opererer med en forbrugsbaseret prismodel, der er betydeligt anderledes end traditionelle per-bruger systemer. Prisen baseres på tre faktorer: valgte moduler (herunder udgiftsstyring), transaktionsvolumen (antal fakturaer, betalinger osv.), og ressourceforbrug. Priserne er ikke offentligt tilgængelige, men rapporteres af bl.a. Cargas til at være omkring $25,000 om året for mellemstore virksomheder. Implementering kommer oveni og rapporteres til en startpris på $60,000.

Kilde: G2

Sådan vælger du den rette software

Valget af den rette software til udgiftsrapportering er en strategisk beslutning, der kan have stor indflydelse på virksomhedens økonomistyring. Der er mange faktorer, du bør overveje for at sikre, at du vælger en løsning, der passer til virksomhedens behov og vækstplaner. 

Her er nogle vigtige overvejelser, du bør gøre dig, når du vælger den rette software:

1. Identificer virksomhedens behov: Det første skridt i at vælge den rette software er at forstå, hvad din virksomhed rent faktisk behøver. Har du brug for en simpel løsning til at registrere og godkende udgifter, eller er du på udkig efter en mere kompleks platform, der integrerer med andre økonomisystemer som ERP og regnskab? For mindre virksomheder kan en enkel løsning være tilstrækkelig, mens større organisationer måske kræver en mere avanceret software, der kan håndtere flere brugere og større datamængder.
   
   
2. Brugervenlighed: En vigtig faktor at overveje er, hvor brugervenligt systemet er. Hvis det er besværligt at bruge, vil medarbejderne ikke få det fulde udbytte af softwaren, og det kan føre til modstand mod at bruge systemet. Det er afgørende, at softwaren har et intuitivt interface og funktioner, der er lette at navigere i, både for økonomiafdelingen og de ansatte, der skal indtaste udgifter. Overvej, om der er behov for træning af medarbejdere, og om systemet kan tilpasses virksomhedens specifikke arbejdsgange.
   
   
3. Integration med eksisterende systemer: Det er vigtigt, at softwaren kan integreres med dine eksisterende økonomi- og regnskabssystemer, så data automatisk kan synkroniseres og overføres mellem systemerne. Integrationer med bankkonti, kreditkort, ERP-systemer og regnskabssoftware er essentielle for at undgå manuel indtastning og reducere risikoen for fejl. Undersøg derfor, om den valgte software tilbyder de nødvendige integrationer og om de er lette at opsætte og vedligeholde.
   
   
4. Skalerbarhed og fremtidig vækst: Vælg en software, der kan vokse med din virksomhed. Hvis du planlægger vækst, er det vigtigt, at systemet kan håndtere flere brugere, større datamængder og kompleksitet, uden at du skal skifte software på et senere tidspunkt. Undersøg, om der er mulighed for at tilføje nye funktioner, som f.eks. ekstra integrationer eller udgiftskategorier, efterhånden som din virksomhed udvikler sig.
   
   
5. Kundestøtte og service: En anden vigtig faktor at overveje er den kundesupport, der tilbydes. Det er uundgåeligt, at der opstår problemer eller spørgsmål under brugen af softwaren, så det er vigtigt at have adgang til pålidelig kundeservice. Undersøg, om der er support tilgængelig via telefon, e-mail eller chat, og om der er tilgængelige ressourcer som webinarer eller online tutorials.
   
   
6. Prisstruktur: Prisen på softwares til udgiftsrapportering kan variere betydeligt afhængigt af funktionalitet og skalerbarhed. Vær opmærksom på, om softwareløsningen tilbyder en abonnementsmodel, og hvordan priserne er struktureret – f.eks. om prisen afhænger af antallet af brugere eller funktioner. Det er også vigtigt at forstå, om der er ekstra omkostninger for opgraderinger, integrationer eller ekstra support. Sørg for, at softwaren tilbyder god værdi for pengene i forhold til virksomhedens behov.
   
   
7. Sikkerhed og compliance: Når du håndterer finansielle data, er det afgørende at sikre, at softwaren overholder relevante sikkerhedsstandarder og lovgivning. Tjek, om softwareudbyderen tilbyder kryptering af data, sikker lagring og kontrol over adgangen til følsomme oplysninger. Det kan også være vigtigt at sikre, at systemet tilbyder funktioner, der understøtter compliance med virksomhedens interne politikker samt lokale og internationale skatteregler.
   
   
8. Feedback og anmeldelser: Inden du træffer den endelige beslutning, er det en god idé at læse anmeldelser og få feedback fra andre brugere. Det kan give dig en bedre forståelse af softwarens funktionalitet, brugervenlighed og pålidelighed i praksis. Anmeldelser kan også give dig indsigt i eventuelle udfordringer ved systemet, som måske ikke er synlige ved første øjekast.

Med den rette løsning kan du effektivisere udgiftsrapporteringen, forbedre synligheden og kontrollen over økonomien og lette overholdelsen af compliancekrav. Ved at vælge en løsning, der er tilpasset din virksomheds unikke krav og vækstplaner, kan du sikre en langt mere effektiv og pålidelig økonomistyring.