4 bud på det bedste virtuelle firmakort lige nu

Deler dine medarbejdere stadig ét fysisk firmakort, der vandrer fra skrivebord til skrivebord? Eller kæmper økonomiafdelingen med at finde ud af, hvem der egentlig ejer det onlineabonnement, som hver måned trækker penge fra kontoen? 

Traditionelle plastikkort er skabt til en fysisk verden, men i dag foregår virksomhedens vigtigste indkøb digitalt, og det kræver digitale værktøjer.

Virtuelle firmakort er i dag blevet rygraden i moderne økonomistyring. Ved at skifte plastikken ud med digitale kortnumre får din virksomhed en fleksibilitet og sikkerhed, som var utænkelig for bare få år siden. Du kan oprette unikke kort til hver enkelt medarbejder, kampagne eller softwareabonnement på få sekunder, og du får fuldt realtidsoverblik over hver eneste krone, der bliver brugt.

I denne guide dykker vi ned i, hvordan virtuelle kort konkret kan optimere jeres hverdag, og vi sammenligner fire af markedets stærkeste løsninger, så du kan vælge den platform, der passer præcis til jeres behov og vækstambitioner.

• Virtuelle firmakort giver unik sikkerhed og fleksibilitet ved at isolere betalinger til specifikke abonnementer eller projekter, hvilket minimerer risikoen for svindel.
• Du sparer tid og fjerner administrative flaskehalse gennem lynhurtig digital udstedelse og automatiseret kvitteringsmatch direkte i regnskabssystemet.
• Med værktøjer som individuelle beløbsgrænser og realtidsovervågning får økonomiafdelingen fuld kontrol og det store overblik over virksomhedens samlede forbrug.
• Ved at automatisere bogføringen og reducere manuelle fejl skaber virtuelle kort en mere agil og omkostningseffektiv økonomistyring for både ledelse og medarbejdere.

Hvad bruges virtuelle firmakort til?

Virtuelle firmakort er for mange virksomheder blevet det foretrukne værktøj til at håndtere virksomhedens digitale økonomi, fordi de giver en fleksibilitet, som et fysisk plastikkort aldrig kan matche. 

I stedet for at dele ét kort mellem flere afdelinger, kan du udstede unikke virtuelle kort til specifikke formål.

Her er de mest almindelige anvendelsesmuligheder:

• Administration af softwareabonnementer (SaaS): Du kan oprette et dedikeret virtuelt kort til hver tjeneste, f.eks. Microsoft 365, Adobe eller LinkedIn. Konkret betyder det, at hvis et af kortene bliver kompromitteret, eller hvis du vil opsige et abonnement, lukker du bare det specifikke kort uden at påvirke jeres øvrige betalinger.
• Annonceindkøb på sociale medier: Marketingteams bruger ofte virtuelle kort til Google Ads eller Meta. Ved at tildele hver kampagne sit eget kort med en fast beløbsgrænse, sikrer du, at budgettet aldrig overskrides ved en fejl.
• Sikre onlineengangskøb: Skal en medarbejder foretage et enkeltstående køb hos en ny leverandør, kan du udstede et "single-use"-kort. Når transaktionen er gennemført, slettes kortet automatisk, hvilket fjerner risikoen for svindel fremadrettet.
• Giv medarbejdere på farten hurtig adgang: Hvis en medarbejder akut mangler midler til en togbillet eller et hotel, kan du udstede et virtuelt kort på få sekunder. Medarbejderen tilføjer det til sin Apple Pay eller Google Pay og kan handle med det samme.

Fordele ved virtuelle firmakort vs. fysiske firmakort

Virtuelle firmakort vinder hurtigt frem i mange organisationer, da de tilbyder en række fordele, der gør dem mere effektive og praktiske sammenlignet med fysiske kort. 

Her er de vigtigste fordele ved at vælge virtuelle firmakort frem for fysiske:

• Lynhurtig levering uden ventetid: Når du bestiller et fysisk kort, går der ofte 5-10 hverdage, før postmanden leverer det. Et virtuelt kort opretter du på 10 sekunder direkte i din app. Det fjerner administrative flaskehalse og lader dine medarbejdere handle i det øjeblik, behovet opstår.
  
  
• Markant højere sikkerhedsniveau: Hvis du mister et fysisk kort, skal det spærres, og alle tilknyttede abonnementer skal opdateres med et nyt nummer – en administrativ hovedpine. Virtuelle kort er isolerede. Bliver ét kort misbrugt, lukker du det med et enkelt klik, mens alle jeres andre virtuelle kort kører videre uden afbrydelser.
  
  
• Granulær kontrol over budgetterne: Med virtuelle kort kan du sætte meget specifikke grænser. Du kan definere, at et kort kun må bruges til én bestemt leverandør eller kun må bruges én gang. Denne form for detaljeret styring er umulig med et traditionelt plastikkort, hvor grænsen typisk gælder for alt forbrug.
  
  
• Lavere omkostninger og mindre bureaukrati: De fleste udbydere tilbyder virtuelle kort langt billigere (eller helt gratis) end fysiske kort, da der ikke er omkostninger til produktion og forsendelse.

I sidste ende giver virtuelle firmakort både virksomheder og medarbejdere større kontrol, øget effektivitet og lettere administration af udgifter sammenlignet med de traditionelle fysiske kort. 

4 bud på det bedste virtuelle firmakort lige nu

Når du ser på løsninger til virtuelle firmakort, er det vigtigt at vælge en platform, der både tilbyder fleksibilitet, kontrol og brugervenlighed. 

I dette afsnit sammenligner vi fire af de mest populære løsninger på markedet: Pleo, Wallester, SumUp og BILL Spend & Expense. Hver af disse platforme tilbyder unikke funktioner, der kan optimere virksomhedens udgiftsstyring, samtidig med at de giver medarbejderne frihed til at foretage køb uden at gå på kompromis med kontrol og sikkerhed. 

Vi vil gennemgå deres styrker, funktioner og priser, så du kan få et klart billede af, hvilken løsning der passer bedst til din virksomheds behov.

1. Pleo

Pleo er en af de mest populære platforme for udgiftsstyring, der tilbyder både fysiske og virtuelle firmakort. Faktisk er Pleo blevet kåret til Europas førende platform til udgiftsstyring af G2.

Pleo er designet til at gøre det nemt for medarbejdere at håndtere og rapportere deres udgifter, mens økonomiafdelingen får en overskuelig og automatiseret proces. Pleo er særlig kendt for sin evne til at forenkle udgiftsrapportering i realtid, hvilket gør det muligt for virksomheder at få overblik over udgifter med det samme. 

Platformen er et ideelt valg for virksomheder, der ønsker at eliminere besværet med manuel rapportering og samtidig give medarbejdere større autonomi og frihed til at foretage køb.

Med Pleos virtuelle kort kan medarbejderne hurtigt foretage onlinekøb eller abonnere på tjenester, mens udgiften automatisk bliver registreret og synkroniseret med virksomhedens regnskabssystem. Det betyder, at hver eneste transaktion bliver dokumenteret og godkendt i realtid, hvilket sparer både tid og ressourcer i økonomiafdelingen.

Fordele:

• Realtidsopdatering: Alle udgifter bliver automatisk registreret, og kvitteringer scannes og kobles direkte til transaktioner via OCR-teknologi, hvilket minimerer manuel indtastning og risikoen for fejl.
• Øjeblikkelig udstedelse: Administratorer kan oprette virtuelle kort til medarbejdere på få sekunder, hvilket er konkret afgørende i hverdagen, hvis en medarbejder akut skal købe software eller bestille en flybillet.
• Smarte forbrugsgrænser: Hvert virtuelle kort kan have sine egne begrænsninger (f.eks. månedlige lofter eller engangsbeløb), hvilket giver ledelsen fuld kontrol uden at bremse produktiviteten.
• Fleksibel godkendelsesproces: Pleo giver virksomheder mulighed for at indstille godkendelsesflows, så udgifter automatisk sendes til den rette person for godkendelse baseret på foruddefinerede kriterier som beløb eller afdeling.
• Integrationer med regnskabssoftware: Pleo synkroniserer automatisk udgifter med systemer som Dinero, e-conomic, Xero og QuickBooks, hvilket sparer tid og sikrer nøjagtighed i regnskabet.
• Brugervenlighed: Systemet er intuitivt og nemt at bruge, hvilket betyder, at medarbejdere hurtigt kan adoptere løsningen og administrere deres udgifter uden behov for omfattende oplæring.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du ønsker at fjerne udgiftsrapportering fuldstændigt og foretrækker en løsning, der er elsket af medarbejderne for sin ekstreme brugervenlighed.
• Du har behov for at give mange medarbejdere adgang til at foretage køb, men vil bevare sikkerheden gennem individuelle grænser og realtidsovervågning.
• Du prioriterer en dyb integration med danske regnskabssystemer, så transaktionerne flyder fejlfrit ind i bogføringen.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Pleo hjælper Podimo med at spare en uges arbejdstid på at behandle udlæg

2. Wallester

Wallester er en europæisk fintech-platform, der specialiserer sig i at udstede virtuelle og fysiske Visa-kort til virksomheder. Det mest bemærkelsesværdige ved Wallester er deres helt gratis grundplan, der inkluderer op til 300 virtuelle kort uden månedlige abonnementsomkostninger – kun transaktionsgebyrer fra Visa-netværket. 

For virksomheder med behov for mange virtuelle kort til forskellige formål, abonnementer eller projekter, repræsenterer dette en enorm besparelse sammenlignet med traditionelle kortløsninger. 

Wallester tilbyder multivalutakonti i 10 forskellige valutaer inklusive danske kroner, hvilket gør det velegnet til virksomheder med internationale operationer.

Fordele:

• 300 virtuelle kort inkluderet gratis: Grundplanen er helt gratis og inkluderer 300 virtuelle Visa-kort, hvilket er ideelt til små og mellemstore virksomheder med mange abonnementer.
• Øjeblikkelig oprettelse af virtuelle kort: Opret virtuelle firmakort på få sekunder direkte i appen eller webportalen uden ventetid eller godkendelsesprocesser.
• Meget lave omkostninger per ekstra virtuelt kort: Ud over de 300 gratis kort koster yderligere virtuelle kort kun cirka 0,40 kr. per kort per måned i betalte planer.
• Multi-valuta konti inkluderet: Åbn konti i 10 forskellige valutaer inklusiv danske kroner, hvilket gør internationale transaktioner billigere uden vekselgebyrer.

Hvorfor vælge Wallester:

• Perfekt til startups og mindre virksomheder med stramt budget, der primært har brug for virtuelle kort til softwareabonnementer og onlinekøb
• Særligt stærkt hvis du har mange forskellige abonnementer og ønsker dedikerede virtuelle kort til hver uden at betale dyrt for det
• 300 gratis virtuelle kort betyder næsten ubegrænsede muligheder for små virksomheder uden månedlige omkostninger
  
  

Prisinfo: Wallester har en Free-plan, der inkluderer op til 300 virtuelle kort uden månedligt gebyr. Deres betalte planer (Premium og Platinum) koster fra €199 til €999 pr. måned og giver lavere transaktionsgebyrer samt prioriteret support.

Kilde: G2

3. SumUp

SumUp er en innovativ betalingsløsning, der ikke kun giver små virksomheder mulighed for at acceptere betalinger, men også tilbyder virtuelle firmakort. 

SumUp er perfekt til små virksomheder og iværksættere, der ønsker at forenkle deres finansielle processer. Med SumUp kan virksomheder udstede virtuelle kort til medarbejdere, som derefter kan bruge dem til at betale for varer og tjenester online. 

Samtidig giver systemet økonomiafdelingen et overblik over alle transaktioner gennem et intuitivt dashboard, der samler og organiserer betalingerne på ét sted.

Fordele:

• Simpel og hurtig implementering: SumUp gør det muligt for små og mellemstore virksomheder at oprette virtuelle kort hurtigt og uden omfattende opsætning. Kortene kan tildeles medarbejdere med specifikke beløbsgrænser.
• Direkte integration med betalingssystemet: Virksomheder, der bruger SumUp til deres betalingsterminaler, kan nemt integrere de virtuelle kort i deres eksisterende system, hvilket gør det lettere at administrere og kontrollere betalinger fra én platform.
• Klar synlighed: Alle transaktioner bliver let synlige i SumUps dashboard, hvilket giver både økonomiafdelingen og medarbejderne et klart billede af udgifterne.
• Enkel betaling af online-abonnementer og -køb: SumUp gør det muligt for virksomheder at håndtere onlinebetalinger og abonnementer via de virtuelle kort, hvilket sparer tid og undgår fejl i betalingerne.

Hvorfor vælge SumUp:

• Du er en mindre virksomhed eller iværksætter, der allerede bruger SumUps betalingsterminaler og ønsker den hurtigst mulige udbetaling af din omsætning.
• Du prioriterer en løsning uden løbende abonnementsomkostninger og har ikke behov for komplekse godkendelsesflows.
• Bedst til virksomheder hvor fokus er på at modtage betalinger, og firmakort er et sekundært behov

Prisinfo: SumUp Business-kontoen og det første kort er gratis at oprette og har ingen månedlige abonnementsomkostninger. Du betaler primært transaktionsgebyrer for dine kunders betalinger via terminalen, mens selve kortbruget typisk er gebyrfrit i butikker og online.

Kilde: G2

4. BILL Spend & Expense

BILL Spend & Expense (tidligere Divvy) repræsenterer en helt anden filosofi inden for firmakort: "Proaktiv Budgettering". Hvor de fleste systemer sporer udgifter, efter de er sket, har BILL bygget en platform, hvor penge skal tildeles et virtuelt kort eller et budget, før de kan bruges. 

Denne model har gjort dem ekstremt populære blandt økonomichefer, der ønsker at eliminere risikoen for overforbrug helt. 

Selvom de har deres rødder i USA, har de vundet markedsandele ved at tilbyde deres avancerede platform gratis, fordi de i stedet lever af de gebyrer, som netværket (Visa/Mastercard) opkræver fra forhandlerne.

Fordele:

• Budgetlåste virtuelle kort: Du kan knytte et virtuelt kort direkte til et specifikt projektbudget. Forsøger medarbejderen at bruge mere end det godkendte beløb, afvises transaktionen øjeblikkeligt.
• Realtidskategorisering: Når et kort bruges, beder appen straks medarbejderen om at kategorisere udgiften, hvilket betyder, at regnskabet altid er 95% færdiggjort ved dagens slutning.
• Gratis enterprise-software: Du får adgang til funktioner, der normalt kræver dyre abonnementer (såsom komplekse godkendelseshierarkier), uden at betale pr. bruger.

Hvorfor vælge BILL:

• Du leder efter en omkostningseffektiv løsning uden månedligt abonnement og ønsker at indføre en streng budgetdisciplin i din organisation.
• Du ønsker et system, der proaktivt forhindrer overforbrug frem for blot at registrere det bagudrettet.

Prisinfo: BILL Spend & Expense markedsføres som en gratis løsning uden abonnementsgebyrer. Forretningsmodellen baserer sig på de gebyrer, der genereres gennem kortforbruget, hvilket gør det muligt for virksomheder at bruge softwaren gratis, uanset antallet af brugere.

Kilde: G2

Hvordan vælger jeg det rette virtuelle firmakort?

Når du skal vælge det rette virtuelle firmakort til din virksomhed, er der flere faktorer, du bør overveje for at sikre, at kortet opfylder både dine behov og virksomhedens økonomiske mål. 

Virtuelle firmakort kan tilbyde mange fordele, men det er vigtigt at vælge en løsning, der passer til virksomhedens størrelse, udgiftsstruktur og vækstambitioner. 

Her er nogle afgørende faktorer at overveje, når du vælger det rette kort:

• Funktionalitet og brugervenlighed: Det er vigtigt at vælge en løsning, der giver dig de nødvendige funktioner til at administrere udgifter effektivt. Kig efter kortudbydere, der tilbyder fleksible indstillinger, såsom muligheden for at tildele kort til specifikke medarbejdere eller projekter, samt at definere beløbsgrænser for at holde udgifterne under kontrol. Kortet skal også være nemt at bruge både for økonomiafdelingen og medarbejderne.
  
  
• Integration med regnskabssoftware: En af de største fordele ved virtuelle firmakort er muligheden for at automatisere udgiftsrapporteringen. Sørg for, at det virtuelle firmakort kan integreres problemfrit med virksomhedens regnskabssoftware. Det vil sikre, at transaktioner synkroniseres automatisk og korrekt, hvilket sparer tid og minimerer risikoen for fejl.
  
  
• Omkostninger og gebyrer: Prisen for virtuelle firmakort kan variere afhængigt af udbyderen. Nogle tilbyder gratis løsninger eller lave månedlige gebyrer, mens andre kræver abonnementer eller opkræver transaktionsgebyrer. Det er vigtigt at sammenligne omkostningerne ved de forskellige løsninger og vurdere, om prisen er proportional med de funktioner og den fleksibilitet, kortet tilbyder. Tænk også på eventuelle ekstra gebyrer for at oprette flere kort, lave internationale betalinger eller hæve penge, hvis det er nødvendigt.
  
  
• Sikkerhedsfunktioner: Sikkerhed er en af de vigtigste faktorer, når det kommer til virtuelle firmakort. Sørg for, at udbyderen tilbyder stærk beskyttelse mod svindel og misbrug. Mange virtuelle kort tilbyder funktioner som en engangsbetalingskode eller muligheden for at indstille kortet til kun at kunne bruges på specifikke websteder. Det er også vigtigt at have funktioner til at spærre eller lukke kort, hvis et kort bliver kompromitteret. En anden nyttig sikkerhedsfunktion er at få notifikationer for hver transaktion, så du kan holde øje med udgifterne i realtid.
  
  
• Skalerbarhed og fleksibilitet: Overvej, hvor nemt det vil være at skalere løsningen, hvis din virksomhed vokser. Kan du hurtigt tilføje nye kort til medarbejdere, nye projekter eller afdelinger uden at skulle gennemføre en omfattende opsætning?
  
  
• Support og kundeservice: ​​Tjek, hvilke supportmuligheder der tilbydes af udbyderen. En god kundeservice kan være en livline, især når problemer opstår. Undersøg, om supporten er tilgængelig via telefon, e-mail eller live chat, og om der er ressourcer som guider, ofte stillede spørgsmål eller webinarer til at hjælpe dig med at komme i gang.
  
  
• Mål og behov: Tænk på, hvad du konkret har brug for i din virksomhed. Er dit primære behov at administrere abonnementer og onlinekøb, eller har du brug for en løsning til mere kompleks udgiftsstyring og projektbaserede udgifter? Sørg for, at det valgte kort kan dække de specifikke behov, som din virksomhed har.
  
  
• Brugeranmeldelser og erfaringer: ​​Før du træffer din endelige beslutning, kan det være nyttigt at læse anmeldelser fra andre virksomheder, der bruger den løsning, du overvejer. Kig f.eks. på G2, Capterra og Trustpilot. Brugeranmeldelser kan give dig indsigt i systemets fordele og ulemper i praksis, samt hvordan udbyderen håndterer eventuelle problemer.

​Ved at tage alle disse faktorer i betragtning kan du vælge det virtuelle firmakort, der bedst opfylder din virksomheds behov og hjælper med at strømline udgiftsstyringen, samtidig med at du holder styr på omkostningerne og opretholder et højt sikkerhedsniveau.