Guide til digital kørsel: Sådan slipper du for den manuelle kørebog

Manuelle kørselsregistreringer i forældede Excel-ark eller kørebøger bliver hurtigt en tidskrævende og sjusket proces. Men med digital kørselsregistrering i Pleo kan du i stedet samle registreringerne, beregningerne og dokumentationen for din virksomheds kørselsgodtgørelser under ét system – der endda også gør det nemmere at gennemføre de efterfølgende tilbagebetalingerne.

I denne guide viser vi, hvordan du opsætter og bruger Pleo Kørsel, så du nemt kan registrere dig og dine medarbejderes kørselgodtgørelser og samtidig sikre, at processen udføres korrekt og efter Statens gældende skattesatser.

Artiklens vigtigste pointer:

• Slip for den manuelle kørebog: Med Pleo kan medarbejdere registrere deres kørsel direkte i appen i stedet for i regneark eller papirbaserede kørebøger.
• Automatisk beregning af kørselsgodtgørelse: Systemet beregner godtgørelsen ud fra kilometertal og gældende satser.
• Bedre dokumentation og compliance: Digital registrering gør det lettere at dokumentere kørsel og sikre korrekt håndtering efter Statens takster.
• Hurtigere refusion og bedre overblik: Hele processen – fra registrering til udbetaling – håndteres i samme workflow som virksomhedens øvrige udgifter.

Få et benzinkort til erhverv, der også fungerer som elektronisk kørebog

Sådan opsætter du Pleo Kørsel: Trin-for-trin

1. Sådan aktivere du kørselsgodtgørelse

Som administrator af et Essential-, Advanced- eller Beyond-abonnement, kan du aktivere kørselsgodtgørelse, men ikke før du har aktiveret Udlæg først:

• Gå til Udlæg.
• Klik på Kom i gang.
• Følg instruktionerne på skærmen.

Når du har aktiveret Udlæg, kan du nu begynde at aktivere selve kørselsgodtgørelsen som gøres således:

• Gå til Indstillinger.
• Vælg Kørsel.
• Vælg en kategori for kørselsgodtgørelse.
• Hvis der ikke er tilføjet en standardsats, skal du tilføje en kørselssats.

Hvis du allerede har tilføjet standardsatser, bør du være opmærksom på, at de altid er baseret på skattefrie satser, der er fastsat af myndighederne. Disse satser opdateres automatisk, når de ændres, medmindre de tilsidesættes af brugerdefinerede staser.

2. Sådan indsender du et krav om kørselsgodtgørelse

Når du har aktiveret både Udlæg og kørselsgodtgørelse samt tilføjet en kørselssats, såfremt der ikke allerede er tilføjet en standardsats, kan du og dine medarbejdere nu begynde at indsende krav om kørselsgodtgørelse i Pleo.

Det gør I ved at følge disse simple trin:

• Tryk på “+” i Pleo-appen
• Vælg Kørsel
• Vælg en brændstoftakst eller køretøjstype, hvis du bliver bedt om det
• Angiv din rejsedato, afgangsadresse og destinationsadresse
• Dobbelttjek den beregnede distance i alt. Hvis den er forkert, kan du klikke på de tre prikker for at ændre rejseoplysningerne
• Klik på fluebenet
• Tilføj alle udgiftsoplysninger. Pleo vil foreslå udgiftsoplysninger med udgangspunkt i kvitteringen. Tryk på forslagene for at bekræfte, at de er korrekte.

Vær opmærksom på at et kørselskrav kun kan indsendes via Pleo-appen til smartphones. Når kravet er indsendt, kan I ikke længere redigere det. Derfor skal I slette anmodningen og indsende kravet igen, hvis I har brug for at ændre noget.

Derudover indsendes jeres krav om kørselsgodtgørelse pr. tilføjet krav. Det betyder, at det ikke er nødvendigt at indsende en rapport.

Hvis I er Pleo-kunde i Danmark, skal I huske at overholde 60-dages reglen for skattefri kørselsgodtgørelse. Reglen indebærer, at I ikke kan indsende krav om kørselsgodtgørelse mellem arbejdspladsen og jeres individuelle bopælsadresser, hvis køreturen er foretaget på 60 individuelle dage inden for de seneste 365 dage.

3. Tilbagebetaling af godkendt kørselsgodtgørelse

Når du som administrator har godkendt en kørselsgodtgørelse, vil beløbet blive refunderet til medarbejderen på samme måde som tilbagebetaling ved private udlæg.

En process, der foregår således for medarbejderen:

• Som medarbejder skal du tilføje dine bankoplysninger for en europæisk/britisk bank

• Derefter skal du gå til Konto i Pleo-appen.
• Tryk på Tilbagebetalingsmetoder.
• Tilføj dine bankoplysninger

• Vente på, at din administrator godkender udgiften.
• Tryk Dit tilgodehavende.

• Hvis du kan tilbagebetale dig selv, vil du kunne se knappen Få tilbagebetaling. Her skal du trykke på den, og følge anvisningerne.
• Hvis du ikke kan tilbagebetale dig selv, kan din administrator eller bogholder gøre det for dig. Du kan se tilbagebetalingen i oversigten.

• Du modtager din tilbagebetaling inden for 1-3 hverdage

Samtidig opdateres saldoen i systemet, så både administrator og medarbejdere altid kan se status på udgiften. Derudover modtager du som medarbejder en notifikation i Pleo-appen, når tilbagebetalingen er blevet gennemført.

Det betyder, at hele processen, fra registrering af tur til udbetaling, håndteres digitalt i samme workflow som de øvrige udgifter i din virksomhed.

På den måde slipper I for manuelle opgørelser, regneark og separate kørebøger.

Sådan sikrer du korrekt kørselsgodtgørelse efter Statens takster

Når du skal udbetale kørselsgodtgørelse i Danmark, skal satserne følge de officielle satser fra staten. Derfor er det vigtigt, at både registrering og beregning af både din og dine medarbejders kørsel gøres korrekt.

Når du registrerer og indsender kørselsgodtgørelser i Pleo, beregnes de automatisk ud fra den valgte kørsels- eller brændstoftakst. Det betyder, at systemet hjælper med at sikre, at kørselsgodtgørelsen følger de gældende satser fra myndighederne.

For at sikre korrekt dokumentation bør hver køretur indeholde:

• Dato for kørslen
• Start- og slutadress
• Antal kilometer
• Formålet med turen

Når disse oplysninger indtastes digitalt, bliver det lettere at dokumentere kørslen i tilfælde af revision eller kontrol.

Samtidig får både du, dine medarbejdere og økonomiafdelingen et bedre overblik over virksomhedens transportudgifter.

Fordele ved digital kørselsregistrering i Pleo

Når kørselsgodtgørelser registreres digitalt, slipper du og dine medarbejdere for at bruge en manuel kørebog, hvilket spare både tid og administrativt arbejde.

Med Pleo får du blandt andet:

• Mindre manuelt arbejde: Kørselsregistrering sker direkte i appen uden brug af regneark eller papir.
• Automatisk beregning af kørselsgodtgørelse: Pleo beregner godtgørelsen baseret på kilometertal og gældende satser.
• Bedre dokumentation: Alle kørsler registreres digitalt og kan nemt gennemgås eller godkendes.
• Bedre overblik over udgifter: Virksomheden kan følge transportudgifter sammen med øvrige udgifter i samme system.

Alt dette gør processen langt enklere for både dig som administrator, dine medarbejdere og økonomiteamet.

Slip for den manuelle kørebog med Pleo Kørsel

Manuelle registreringer af kørsler kan hurtigt være en tidssluger, som kan ende med at give upræcise resultater.

Ved at bruge Pleo Kørsel til at registrere kørselsgodgørelser, kan dine medarbejdere nemt registrere deres ture direkte i Pleo-appen.

Samtidig opnår virksomheden bedre kontrol over kørselsgodtgørelser og dokumentation.

Dette giver en mere effektiv proces, hvor både medarbejdere og økonomiafdelingen sparer tid, samtidig med at virksomheden sikrer korrekt håndtering af kørselsgodtgørelse.