Digital udgiftshåndtering: 5 måder at gøre det på

Du sidder foran computeren og skal godkende denne måneds udgifter. Igen. Jens har endnu engang uploadet billeder af kvitteringer i fuldkommen forfærdelig kvalitet, andre har glemt at tilføje formålet og et par stykker har helt glemt at registrere deres udgifter. Samtidig venter regnskabsafdelingen på at få tallene til at gå op.

Hvis det lyder nogenlunde bekendt, er du ikke alene. Selvom vi lever i en digital tidsalder, kæmper mange virksomheder stadig med at få styr på udgiftshåndteringen. Paradokset er, at mens vi har digitaliseret næsten alt andet i forretningen, hænger udgiftshåndteringen ofte fast i en blanding af manuelle processer og halvhjertede digitale løsninger.

Men det behøver ikke at være sådan. Digital udgiftshåndtering kan faktisk gøre processen så smidig, at både du og dine medarbejdere får mere tid til det, I bliver betalt for at lave.

I denne artikel får du et overblik over, hvad rigtig digital udgiftshåndtering indebærer, hvorfor det gør en forskel for din virksomhed og hvilke værktøjer, der kan hjælpe dig i gang. Vi gennemgår både de praktiske fordele og giver dig konkrete bud på, hvordan du kan komme fra frustrationen til en løsning, der faktisk virker.

• Mange virksomheder er stadig fanget i manuelle udgiftsprocesser, selvom resten af forretningen er digitaliseret. Digital udgiftshåndtering automatiserer hele processen – fra registrering til bogføring.
• Digital udgiftshåndtering reducerer fejl, sikrer overholdelse af udgiftspolitikker og minimerer risikoen for svindel og compliance-brud ligesom det giver realtidsindsigt i forbrug og bedre datagrundlag til budgettering, forecast og forhandling af bedre priser.
• For at vælge den rigtige løsning bør du undersøge funktionalitet, integrationer, sikkerhed, support og fremtidig udvikling.

Hvad er digital udgiftshåndtering?

Digital udgiftshåndtering gør op med rodede processer og manuelle opgaver. Det handler om at automatisere og forenkle hele håndteringen af virksomhedens udgifter – lige fra en faktura lander i indbakken, til beløbet er bogført og klar i regnskabet.

I stedet for at bruge tid på at lede efter kvitteringer, opdatere Excel-ark eller sende e-mails for godkendelse, bliver alt samlet ét sted. 

Udgifter kan registreres med det samme, ledere godkender med få klik, og regnskabsafdelingen får automatisk de oplysninger, de har brug for – uden at skulle rykke nogen.

Det handler ikke bare om at gøre noget digitalt for teknologiens skyld. Det handler om at skabe flow. Et system, hvor data bevæger sig gnidningsfrit, fejl reduceres, og alle – fra indkøber til CFO – får tid til det, der faktisk betyder noget.

Hvorfor gør det en forskel?

Digital udgiftshåndtering gør dit liv nemmere. Det er selvfølgelig utrolig dejligt i sig selv, men det er faktisk bare en lille del af regnestykket. For faktisk ændrer det fundamentalt den måde, du arbejder med udgifter på.

Digitalisering og automatisering af udgiftsprocesser åbner for en lang række fordele, som både kan mærkes på dagligdagen og bundlinjen.

• Fjerner manuelt arbejde og sparer tid: Manuelle processer sluger tid. Når bilag skal samles ind, oplysninger tastes ind, og godkendelser rykkes for, ryger der hurtigt timer – og overblik – i systemet. Med digital udgiftshåndtering automatiseres alt fra registrering til godkendelse og bogføring, så medarbejderne ikke længere skal bruge tid på papirarbejde eller gentagne tasteopgaver.
  
  
• Hjælper med at få styr på reglerne – og at du automatisk overholder dem: Mange virksomheder har klare retningslinjer for, hvad man må bruge penge på, men de er svære at håndhæve manuelt. Med digitale værktøjer kan du opsætte automatiske politikker for f.eks. udgiftskategorier, beløbsgrænser og godkendelseskrav. Systemet sikrer, at reglerne overholdes, og giver realtidsadvarsler ved afvigelser. Det mindsker risikoen for fejl, overforbrug og potentielt endda svindel.
  
  
• Hjælper dig med at forhandle bedre priser gennem bedre data: Når du har et klart, digitalt overblik over virksomhedens udgifter, får du pludselig mulighed for at analysere mønstre og identificere stordriftsfordele. Bruger I f.eks. meget på hoteller eller frokostordninger? Så kan du bruge data til at forhandle bedre aftaler. Digital udgiftshåndtering giver jer det nødvendige indblik til at samle leverandøraftaler og styrke jeres forhandlingsposition.
  
  
• Sikrer bogføring uden bøvl: Integrationer med firmakort og regnskabssystemer gør det muligt at matche udgifter automatisk med kontoudtog og transaktioner. Det eliminerer behovet for manuelle afstemninger og gør månedsluk nemmere og mere præcist. Samtidig reduceres risikoen for dobbeltbetalinger og manglende dokumentation.
  
  
• Styrker din likviditets– og budgetkontrol: Digital udgiftshåndtering giver realtidsindsigt i, hvordan og hvornår der bruges penge. Det betyder, at økonomiafdelingen kan tage hurtigere og bedre beslutninger omkring budgettering, forecast og cash flow. Du kan løbende overvåge forbrug pr. afdeling, identificere trends og allokere ressourcer smartere.
  
  
• Reducerer risikoen for svindel og compliance-brud: Digitale systemer gør det lettere at dokumentere alle udgifter og skabe gennemsigtighed. Automatiske tjeks og detaljerede logfiler sikrer, at alle transaktioner lever op til virksomhedens politikker og gældende lovgivning. Det skaber ikke bare tryghed – det er også en stor fordel i forhold til revision og myndighedskrav.

Samlet set bliver du altså i stand til at sikre mere effektive arbejdsgange og stærkere økonomistyring, ligesom din virksomhed bliver bedre rustet til at tage hurtigere (og bedre) beslutninger.

5 måder at digitalisere din udgiftshåndtering på

Udgiftshåndtering er ikke længere kun et spørgsmål om at samle kvitteringer i en mappe og taste dem manuelt ind i regnskabet. I dag findes der en lang række digitale løsninger, der automatiserer hele processen – fra registrering og godkendelse til bogføring og betaling.

Men hvilken løsning passer bedst til din virksomhed? 

Her får du et overblik over fem effektive måder at digitalisere din udgiftshåndtering på.

1. Specialiserede udgiftshåndteringsplatforme

Der findes en række løsninger, der er specifikt bygget til at håndtere virksomhedsudgifter. En af dem er os hos Pleo. Vi tilbyder en komplet platform til digital udgiftshåndtering, der automatiserer hele rejsen fra betaling til bogføring og gør det både nemmere og mere sikkert for medarbejdere og økonomiteamet.

Når en medarbejder foretager et køb med et Pleo-kort – fysisk eller virtuelt – registreres udgiften automatisk i systemet. Medarbejderen får straks en notifikation og kan uploade kvitteringen direkte via mobilappen. Den indbyggede OCR-teknologi aflæser vigtige oplysninger som beløb, moms og leverandør, og validerer dem op mod virksomhedens regnskabsregler.

Men vi håndterer ikke kun korttransaktioner. Udlæg er også dækket.

Medarbejdere, der har lagt ud af egen lomme, kan nemt registrere deres udlæg i appen ved at tage et billede af kvitteringen og angive beløb og kategori. Derefter kan udlægget godkendes og refunderes hurtigt – direkte gennem Pleo. Det betyder færre Excel-ark og kvitteringer på afveje og hurtigere tilbagebetaling til medarbejderne.

Samtidig får du også: 

• Fleksible godkendelsesflows, der matcher din organisations behov – f.eks. godkendelse baseret på beløb, afdeling eller ansvarlig leder.
• Real-time overblik over alle firmakøb, udlæg og fakturaer – fordelt på medarbejder, afdeling og projekter.
• Automatisk bogføring via integrationer med populære regnskabssystemer som e-conomic, Dinero, Billy, Microsoft Dynamics og mange flere.
• Funktioner til fakturaautomatisering: Modtag og godkend leverandørfakturaer direkte i platformen, så alt betales til tiden og bogføres korrekt.

Hos Pleo arbejder vi hver dag på at gøre udgiftshåndtering lettere – uden at gå på kompromis med hverken kontrol eller overblik. Og vores brugere lægger mærke til det.

De beskriver Pleo som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Den oplevelse afspejler sig også i vores anmeldelser: Pleo er vurderet til 4,5 ud af 5 stjerner hos både G2 og Gartner Peer Insights, baseret på anmeldelser fra tusindvis af tilfredse brugere.

2. Regnskabsprogrammer med udgiftsmodul

Hvis du allerede bruger et regnskabsprogram som Dinero, Billy eller e-conomic, kan du ofte tilføje udgiftshåndtering som en del af den eksisterende løsning. Fordelen er, at al data lander direkte i dit regnskab uden behov for yderligere integrationer.

Disse løsninger fungerer typisk ved, at medarbejderne uploader kvitteringer via en app eller webportal, hvorefter systemet forsøger at udtrække relevante data automatisk. Du får mulighed for at sætte godkendelsesprocesser op og definere budgetter pr. medarbejder eller afdeling. Mange af programmerne tilbyder også notifikationer, så ledere får besked, når der er udgifter til godkendelse.

Det smarte ved denne tilgang er, at du undgår at lære et nyt system, og dine bogføringsfolk kan fortsætte med at arbejde i det miljø, de kender. Priserne er også ofte overkommelige, da funktionaliteten kommer som en del af dit eksisterende abonnement eller som et mindre tillæg.

Ulempen kan være, at funktionaliteten ikke er lige så avanceret som hos de specialiserede udbydere. Eksempelvis mangler mange af dem fysiske kort, real-time notifikationer eller avancerede rejsefunktioner som automatisk kilometer-tracking.

3. Virksomhedskort med integreret sporing

Flere banker og kortudbydere tilbyder virksomhedskort, som kan eksportere transaktionsdata automatisk til dit regnskabssystem. På den måde får du hurtigt og nemt overblik over virksomhedens kortforbrug uden at skulle indtaste hver enkelt post manuelt.

Det er en stor hjælp, især for virksomheder med regelmæssige og forudsigelige udgifter, hvor det vigtigste er at få transaktionerne dokumenteret og overført korrekt.

Dog er disse løsninger ofte begrænset til netop transaktionsdata. Du skal stadig selv indsamle og matche kvitteringer, håndtere godkendelser manuelt og føre kontrol uden adgang til et samlet dashboard eller automatiske workflows. Brugervenligheden og fleksibiliteten er generelt lavere end i specialiserede løsninger.

4. Apps til kvitteringsscanning og dataudtræk

Apps som Receipt Bank (nu Dext) eller Hubdoc lader dig scanne kvitteringer med telefonen, og bruger AI til at udtrække relevante data som beløb, leverandør, dato og moms. Systemet lærer af dine tidligere registreringer og bliver gradvist bedre til at kategorisere udgifterne korrekt.

Det er en god mellemløsning, hvis du vil bevare dit eksisterende regnskabssystem, men automatisere dataindtastningen. Mange af disse løsninger kan også håndtere andre dokumenter som fakturaer og kontoudtog, så du får en bredere digitaliseringsgevinst.

Dog mangler de ofte funktioner som godkendelsesflows, firmakort eller integration med betalingsløsninger. Det betyder, at du stadig har en række manuelle opgaver og ikke får den fulde end-to-end-oplevelse som i mere avancerede platforme, som f.eks. Pleo.

5. ERP-systemer med udgiftsmoduler

For større virksomheder kan det give mening at integrere udgiftshåndtering i et større ERP-system som SAP, Microsoft Dynamics eller Oracle. Disse systemer tilbyder dyb integration med alle virksomhedens processer, lige fra projektregnskab til HR-systemer.

Fordelen er, at du får en komplet oversigt over alle forretningsprocesser i ét system, og at udgiftshåndteringen kan kobles direkte til specifikke projekter, kunder eller budgetter. Du kan også få avancerede analysemuligheder og rapporter, der hjælper med strategiske beslutninger. For eksempel kan du se, hvordan rejseudgifter fordeler sig på forskellige kunder eller projekter, og bruge det til at optimere prissætning.

Ulempen er, at det kræver betydelig investering i både licenser og implementering, og at systemerne ofte er komplekse at bruge for den almindelige medarbejder. Implementeringstiden kan også være betydelig – ofte flere måneder – så det er ikke en løsning, der giver hurtige resultater.

Sådan kommer du i gang med digital udgiftshåndtering – de rigtige spørgsmål at stille

Når du har fundet en løsning, der ligner noget for jer, er det afgørende at stille de rigtige spørgsmål under evalueringsprocessen. 

Her er, hvad du bør spørge ind til:

Hvilke funktioner løser jeres konkrete udfordringer? Gå ikke på kompromis med vage svar. Spørg specifikt ind til, hvordan systemet håndterer jeres største udfordringer. Hvis jeres medarbejdere ofte glemmer at registrere udgifter, hvordan påminder systemet dem så? Hvis godkendelsesprocesser tager for lang tid, hvordan automatiserer løsningen det?

Hvordan håndterer systemet internationale udgifter? Hvis jeres medarbejdere rejser eller handler på tværs af landegrænser, skal du vide, hvordan systemet konverterer valuta og håndterer internationale transaktioner. Spørg også ind til eventuelle ekstra gebyrer ved udenlandske transaktioner.

Hvilke integrationer tilbyder I med vores eksisterende systemer? Din nye løsning skal tale sammen med dit regnskabsprogram, ikke skabe endnu et adskilt datasystem. Spørg specifikt ind til, om de har direkte integration med dit nuværende setup, og om data flyder begge veje automatisk.

Hvilke sikkerhedsforanstaltninger har I? Du kommer til at håndtere følsomme finansielle data, så sikkerhed er ikke til forhandling. Spørg ind til kryptering, adgangskontrol og hvilke certificeringer de har. GDPR-compliance er også et must i Danmark.

Hvad består jeres support og onboarding af? Implementering af et nyt system kan være komplekst. Spørg ind til, om I får en dedikeret kontaktperson, hvilken oplæring der følger med, og hvordan den løbende support fungerer. Får I hjælp på dansk, hvis det er vigtigt for jer?

Hvad kommer det til at koste – også på længere sigt? Få en klar forklaring på prisstrukturen. Hvad er basisprisen, hvad koster det pr. bruger, og er der skjulte omkostninger som implementering eller ekstra funktioner? Spørg også ind til, hvad der sker med priserne, når I vokser.

Kan systemet håndtere vores godkendelsesprocesser? Hvis I har komplekse godkendelseshierarkier eller specielle regler for forskellige typer udgifter, skal du sikre dig, at systemet kan efterleve dem. Spørg ind til, hvor fleksibelt systemet er, når det gælder opsætning af regler.

Hvordan udvikler I jer? Et godt spørgsmål er, hvordan leverandøren prioriterer nye funktioner og forbedringer. Lytter de til kundernes behov? Har de en klar produktplan for fremtiden? Det giver dig en idé om, hvorvidt løsningen bliver ved med at være relevant for jer.

Tag dig tid til at gennemgå svarene grundigt. Den rigtige løsning er ikke nødvendigvis den billigste eller den med flest funktioner, men den, der passer bedst til jeres måde at arbejde på.