Papirbunker, manuelle fejl og tidskrævende processer er stadig hverdagen for mange, når det kommer til bilagshåndtering. Men hvad nu, hvis der var en måde at gøre bilagshåndteringen både hurtigere, mere effektiv og – vigtigst af alt – i fuld overensstemmelse med den nye bogføringslov?
Den nye bogføringslov stiller nemlig skærpede krav til, hvordan bilag opbevares og tilgås. Det betyder, at digitalisering af bilag ikke længere er en “nice-to-have” – det er en nødvendighed. En nødvendighed, der dels sikrer, at du overholder loven, men som også frigør værdifuld tid i din arbejdsdag.
I dette indlæg dykker vi derfor ned i, hvordan digitalisering af bilag både kan hjælpe dig med at overholde lovgivningen og optimere dine arbejdsgange – så du kan komme hurtigere og lettere igennem din arbejdsdag.
- Den nye bogføringslov kræver, at alle bilag opbevares digitalt og nemt kan tilgås, hvilket gør digitalisering af bilag til en nødvendighed.
- Digitalisering betyder, at bilag opbevares i et system, hvor de kan organiseres og tilgås elektronisk.
- Bilagene skal opbevares korrekt og kunne dokumenteres i mindst fem år i henhold til loven.
- Ved at digitalisere bilag, bliver virksomheden både mere effektiv og fremtidssikret i forhold til lovgivningen og arbejdsgange.
Hvad betyder digitalisering af bilag i praksis?
Digitalisering af bilag betyder, at bilagene ikke længere opbevares på papir, men gemmes i et digitalt format. Det kan være alt fra scannede kopier af fysiske bilag til elektroniske fakturaer, der modtages via e-mail.
Når bilagene er digitaliseret, opbevares de i et system, hvor de kan arkiveres og tilgås elektronisk, uden at du behøver at rode med papirer eller fysiske mapper.
I praksis indebærer det, at bilagene lagres i et digitalt arkiv, som kan være alt fra en simpel mappe på din computer til et mere avanceret økonomisystem, der automatiserer opbevaring og organisering. Det betyder, at du nemt kan finde og tilgå dine bilag, når du har brug for dem, uden at skulle lede gennem bunker af papirer eller bekymre dig om at miste vigtige dokumenter.
Digitalisering af bilag kan gøres på forskellige måder, afhængigt af hvilken løsning, du bruger. Nogle systemer tilbyder funktioner som OCR-teknologi, der gør det muligt at læse og kategorisere bilag automatisk, mens andre giver dig mulighed for at organisere bilag manuelt i digitale mapper.
Men digitalisering kan gøres endnu smartere – som med Pleo, hvor bilag ikke kun digitaliseres, men også automatisk kategoriseres og sendes videre til godkendelse. Denne form for digitalisering gør processen langt mere strømlinet og sparer dig for utrolig meget tid i det daglige.
Hvad betyder den nye bogføringslov for dig og dine bilag?
Den 1. januar 2023 trådte den nye bogføringslov i kraft, og den har direkte indflydelse på, hvordan du skal håndtere dine bilag. Den vigtigste ændring er, at alle bilag nu skal opbevares digitalt.
Det betyder, at de fysiske bilag, som du måske tidligere har opbevaret i ringbind eller mapper, nu skal scannes og gemmes elektronisk i et system, der lever op til lovens krav.
Men det stopper ikke her. Den nye lov kræver også, at bilagene skal være nemme at tilgå og kunne fremfindes hurtigt, hvis myndighederne skulle bede om dem. Det betyder, at du ikke længere kan opbevare bilag i ustrukturerede systemer. De skal nu være en del af et digitalt bogføringssystem, der gør det muligt at opbevare og hente dem korrekt.
Desuden skal bilagene opbevares i mindst fem år, og du skal kunne dokumentere, at de er blevet opbevaret og behandlet i overensstemmelse med lovgivningen. Reglerne gælder for alle virksomheder, der er omfattet af bogføringspligten, herunder de fleste selskaber og foreninger samt personligt ejede virksomheder med en vis omsætning.
Hvis du ikke allerede har digitaliseret dine bilag, er det på høje tid at komme i gang. Ikke kun for at overholde loven, men også for at få en langt lettere og mere effektiv håndtering af dine bilag.
Kravene til digitale bogføringssystemer implementeres trinvist fra 2023 til 2026, afhængigt af virksomhedens størrelse og omsætning.
Læs mere om regler, krav og deadlines i vores artikel: Vejledning til den nye bogføringslov
Fordele ved digitalisering af bilag
At digitalisere sine bilag handler selvfølgelig dels om at overholde loven. Det er jo altid godt. Men fordelene stopper ikke her. Digitaliseringen åbner således op for en række fordele, der gør din hverdag både nemmere og mere effektiv.
- Tidsbesparelser: Du slipper for at bruge tid på at finde, organisere og arkivere fysiske bilag. Alt er digitalt og let tilgængeligt.
- Bedre overblik: Alle bilag er nemme at finde og tilgå, hvilket gør det lettere at få indsigt i dine økonomiske data.
- Mere sikker opbevaring: Digitalisering sikrer, at bilag opbevares korrekt og er i overensstemmelse med lovgivningen, uden risiko for at blive væk.
Læs mere: Sådan beskytter du din virksomhed mod phishing - Nemmere rapportering: Du kan hurtigt trække rapporter og få et præcist billede af virksomhedens økonomi uden manuel indsamling af data.
Læs mere: Optimer dine beslutningsprocesser med effektiv rapportering
Ved at digitalisere dine bilag giver du ikke kun virksomheden et teknologisk løft, men du gør også arbejdsprocesserne mere robuste og fremtidssikrede. Og når først det er på plads, vil du undre dig over, hvordan du nogensinde har klaret dig uden det.
