Dinero og Pleo: Den ultimative guide til automatisk bogføring

Hvis du driver en lille eller mellemstor virksomhed, og bruger Dinero som regnskabsprogram, bør du integrere Pleo direkte med Dinero. På den måde skaber du et fejlfrit og automatiseret workflow, der samtidig sparer dig for at udføre manuelle opgaver.

I denne guide viser vi dig, hvordan du opsætter integrationen mellem de to systemer trin-for-trin, så dine udgifter, momskoder og digitale bilag flyder fejlfrit ind i Dinero.

De fire vigtigste pointer fra artiklen:

• Slut med manuelt tastearbejde og CSV-filer: Den direkte integration eliminerer behovet for at flytte data manuelt via filer. Udgifter flyder direkte ind i Dineros kassekladde med ét klik, hvilket fjerner risikoen for de tastefejl og dubletter
• Automatisk kontering og korrekt moms: Når Pleo-kategorier mappes direkte til din kontoplan i Dinero, påføres den korrekte momskode og modkonto automatisk ved hvert køb.
• Digitale bilag og et revisionsklart arkiv: Integrationen sørger for, at det digitale billede af kvitteringen følger transaktionen hele vejen ind i Dinero. Det skaber et 100% gennemsigtigt og revisionsklart arkiv.
• Enkel opsætning skaber et selvkørende flow: Ved at oprette Pleo som en "Beholdningskonto" i Dinero, fungerer Pleo som en integreret bankkonto. Kombineret med faste deadlines og automatiske regler for faste leverandører, gør det bogføringen stort set selvkørende.

Se alle Pleos regnskabsintegrationer.

Hvorfor integrere med Dinero?

Integrationen mellem Dinero og Pleo hjælper dig ikke kun med at flytte tal fra A til B. Det reducerer også tidskrævende arbejde med CSV-filer, som ofte er kilder til tastefejl og dubletter i regnskabet.

Noget af det smarteste ved integrationen er den direkte synkronisering med din kontoplan. Når en medarbejder eksempelvis foretager et køb, mapper Pleo automatisk udgiften til den korrekte konto i Dinero.

Det betyder blandt andet at momskoder og modkonti påføres med det samme, så regnskabet altid er opdateret i realtid uden behov for manuel efterpostering.

Ikke nok med det, sørger integrationen også for at de digitale bilag følger med hele vejen. Det betyder, at dine kvitteringer vedhæftes til posteringen med det samme, hvilket du vil se i Dinero.

Denne egenskab giver dig et 100% revisionsklart arkiv og fuld transparens – uden at du skal lede i flere systemer. Alt i alt gør integrationen af Pleo og Dinero dit bogholderi selvkørende, så du kan bruge tiden på din forretning i stedet for bilagsjagt.

Læs mere om Pleo + Dinero her.

Sådan forbinder du Pleo og Dinero: Trin-for-trin

Hvis du har besluttet dig for at integrere Pleo med Dinero, er der her er guide til, hvordan det gøres hurtigt, enkelt og uden besvær:

1. Aktiver integrationen i Pleo

Før du kan bruge integrationen, skal den aktiveres i Pleo. Det gør du ved at følge nedenstående trin:

• Log ind i Pleo og gå til Indstillinger.
• Vælg Regnskab.
• Find og vælg Dinero Online fra listen over integrationer (klik evt. på "Se alle", hvis den ikke fremgår).
• Følg vejledningen for at hente dit Firma ID fra Dinero og indsæt det i Pleo.
  
  

2. Forbered Dinero (Kontoplanen)

Når du har aktivere integrationen i Pleo, skal din Kontoplan forberedes til integrationen i Dinero:

• Åbn Dinero.
• Gå til Indstillinger.
• Vælg Regnskab og tryk på Kontoplan.
• Klik på Opret konto.
• Vælg Beholdning og herefter et ledigt nummer mellem 55000 og 55999.

• NB: Brug kontotypen Beholdning (f.eks. bank). Det sikrer, at Pleo fungerer som en bankkonto i dit system.

• Giv kontoen navnet “Pleo” og afslut ved at klikke “Opret beholdning”.
• Gå tilbage til Regnskab i Pleo.
• Under “Indbetalingskonto til Pleo-kortudgifter” vælger du den konto, du oprettede fra rullemenuen.

Vær opmærksom på, at hvis du bruger Pleo Reimbursements (Udlæg), skal du oprette en ekstra konto i Dinero til "Pocket"-mellemværender.

3. Opsæt Pleo Udlæg med Dinero

Hvis du gerne vil anvende Pleo Udlæg til direkte tilbagebetaling i Pleo, skal du oprette en ny konto (modkonto), som er dedikeret til privat udlæg i din kontoplan i Dinero.

Det gør du ved at følge disse trin:

• Log ind på din Dinero konto.
• Vælg Regnskab
• Gå til Kontoplan, og klik på Opret konto.
• Vælg Beholdning og herefter et ledigt nummer mellem 55000 og 55999.
• Giv kontoen navnet “Udlæg” og afslut ved at klikke “Opret beholdning”.
• Gå herefter tilbage til Regnskab i Pleo
• Under “Modkonto (beholdning) til Pleo privat udlæger” vælger du den konto, du oprettede fra rullemenuen.

Sådan automatisere du bogføringen i hverdagen

Når du forbinder Pleo og Dinero, har du valget mellem manuel CSV-eksport eller en direkte integration. Selvom begge løsninger flytter data, er det den direkte integration, der for alvor muliggør automatisk bogføring i din hverdag.

De største fordele ved den direkte integration er:

• Ingen manuel datahåndtering: Dine udgifter flyder direkte fra Pleo ind i Dineros kassekladde med ét klik. Det eliminerer behovet for CSV-filer og fjerner risikoen for de tastefejl og dubletter, som ofte opstår ved manuel håndtering.
• Korrekt momshåndtering hver gang: Dine Pleo-kategorier mapper direkte til din kontoplan i Dinero. Det betyder, at den korrekte momskode automatisk påføres hver postering, så dit regnskab altid er retvisende uden behov for efterposteringer.
• Digitalt og revisionsklart arkiv: Det digitale bilag overføres sammen med transaktionen. Du får et komplet arkiv direkte i Dinero, hvor du altid kan finde den originale kvittering med et enkelt klik.

Kort sagt: Den direkte integration gør Pleo til en naturlig, fejlfri forlængelse af dit regnskabsprogram, så du kan bruge din tid på forretningen i stedet for bilag.

Læs blogindlægget: “Alt du skal vide om automatisk bogføring”, hvis du gerne vil blive klogere på fordelene ved automatisk bogføring.

Best practices: 3 tips til et fejlfrit flow

Integrationen med Pleo og Dinero handler ikke kun om teknik, men også om gode vaner. Her er tre tips til at sikre, at din bogføring kører som smurt hver eneste måned:

1. Gør kategorierne simple

Ved at matche Dinero 1:1 i Pleo kan du navngive dine kategorier præcis, som du vil (f.eks. "Frokost" eller "Software").

For at undgå forvirring i bogføringen bør du matche dine Pleo-kategorier 1:1 med de kontonumre, du bruger mest i Dinero. Det gør du ved at indtaste det tilsvarende kontonummer fra Dinero i Pleo under opsætningen af kategorierne.

På den måde lander udgiften automatisk på den rette konto med den korrekte momskode, hver gang en medarbejder vælger kategorien.

Bliv klogere på hvordan du vælger de rigtige kategorier, og tilføjer de vigtige detaljer.

2. Sæt deadlines

Automatisk bogføring kræver, at data er komplette. Derfor anbefales det at dine udgifter færdiggøres inden d. 30 i hver måned. Derudover bør du sørge for, at dine medarbejdere har uploadet alle kvitteringer og udfyldt kategorier inden d. 30. i hver måned, som bør gøres til en fast regel.

Dog sender Pleo påmindelser til medarbejdernes telefoner, hvis de mangler en kvittering. Det sikrer, at du kan eksportere en komplet og afstemt kassekladde til Dinero med ét klik, så snart måneden er omme.

3. Brug automatiske regler

For at minimere manuelt arbejde yderligere, bør du udnytte Pleos evne til at huske leverandører. Hvis du f.eks. altid køber kontorartikler hos den samme forhandler, kan du opsætte en regel i Pleo, der automatisk foreslår den rette Dinero-kategori næste gang.

Jo flere automatiske regler du opsætter, jo færre fejl skal du rette i din eksportoversigt.

Konklusion: Fremtidens bogføring er her nu

Integrationen af Pleo og Dinero er ikke blot en teknisk opgradering; det er en investering i din virksomheds vækst – og ikke mindst din egen arbejdsglæde. Ved at integrere de to systemer skaber du nemlig et skudsikkert fundament, hvor manuelle fejl, forsvundne kvitteringer og tidskrævende CSV-eksport hører fortiden til.

Når dine udgifter (inkl. momskoder og digitale bilag) automatisk flyder over til den korrekte konto i Dinero, så snart købet er foretaget, får du et økonomisk overblik i realtid, som de færreste virksomheder har haft mulighed for at have før nu.

Det betyder mindre tid på administration og mere tid på det, der virkelig tæller: at drive din forretning. Fremtidens bogføring er automatisk, fejlfri og lige ved hånden.