Kender du det, hvor I sidder time efter time i møder, tjekker telefonen under bordet, tænker på alt det arbejde, der hober sig op, mens I diskuterer ting, der kunne være klaret på en mail? I så fald er du ikke alene.
Faktisk har 80 % af ledere indset, at deres nuværende mødestruktur er håbløs.
De klassiske møder er ved at dø. Lange PowerPoint-præsentationer, onde cirkler af diskussioner uden retning og timer brugt på at snakke om alt andet end det, der egentlig er vigtigt – det dur simpelthen ikke mere.
De traditionelle møder er simpelthen designet til en anden tid. En tid uden smartphones, hurtig kommunikation og medarbejdere, der forventer mere end bare at sidde og lytte. I dag handler det om engagement, effektivitet og reel fremdrift.
I denne artikel vil vi derfor give dig redskaberne til at ændre jeres mødekultur, så jeres møder går fra at være en irriterende tidssluger til et effektivt værktøj, der faktisk rykker jeres virksomhed.
- 80 % af ledere har overvejet eller er i gang med at implementere ændringer i mødestrukturer og samarbejdsmetoder som en reaktion på den "overbelastning," der kan opstå ved for meget samarbejde.
- Danske ledere bruger i snit 12 timer om ugen på møder.
- 61 % af virksomheder tror på, at AI kan hjælpe med at gøre samarbejdet i virksomheden bedre – her kan AI-mødeassistenter gøre en stor forskel for mødekulturen.
“Mødetræthed”: Et voksende problem
Samarbejde er i sin grundessens en god ting, men det er vigtigt, at samarbejdet også er effektivt. At det ikke bliver en hæmsko frem for den katalysator for innovation og fremdrift, som det kan og bør være.
Men mange sætter desværre fejlagtigt lighedstegn mellem samarbejde og det at sætte sig i et møde.
Og alt for mange ineffektive og irrelevante møder har skabt et stort og voksende problem: “mødetræthed”. Og det er altså ikke bare en dårlig følelse – det er et reelt og systemisk problem, som langsomt dræner energien i din virksomhed.
Hvor stort et problem er det virkeligt, tænker du måske. For at give et billede af, hvor omfangsrigt problemet med en dårlig mødekultur kan være, kommer her et tal: 12 timer.
12 timer er nemlig den mængde tid, som danske ledere, ifølge en undersøgelse fra Lederne, i gennemsnit bruger i møde. Hver evig eneste uge.
Det svarer altså næsten til to hele arbejdsdage – eller 40 % af arbejdsugen – som bliver brugt på møder.
Når så mange timer hver uge dedikeres til møder, bliver spørgsmålet uundgåeligt: Hvor meget af den tid bruges faktisk effektivt?
Svaret er: alt for lidt.
I hvert fald svarer 80 % af ledere i en undersøgelse lavet af McKinsey, at de har overvejet eller er i gang med at implementere ændringer i mødestrukturer og samarbejdsmetoder som en reaktion på den "overbelastning," der kan opstå ved for meget samarbejde.
Konsekvenserne af denne mødetræthed er omfattende – både for individer og virksomheden som helhed.
På personligt niveau vil træthed kunne resultere i:
- Mentalt stress fra konstant at skulle skifte fokus
- Reduceret tid til fokus-arbejde og kreativitet
- Udmattelse, der fører til dårligere beslutninger
- Faldende motivation
Men som nævnt er det altså ikke “kun” de menige ansatte, der lider – det er hele virksomheden. Når medarbejdere gentagne gange oplever møder uden substans, sker der noget psykologisk: De mister troen på systemet. De begynder at se møder som spild af tid, ikke som et samarbejdsværktøj.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din virksomhed er ramt af mødetræthed, kan du begynde at kigge efter følgende signaler, når I holder møder:
- Deltagere der er fysisk til stede, men mentalt fraværende
- Løbende beskeder under mødet
- Manglende engagement og initiativer
Hvis det lyder som noget, du kan genkende, bør du straks kigge på jeres mødekultur.
Og her er det første skridt altså at erkende problemet. Når du erkender problemet, bliver det straks nemmere at kigge på, hvordan jeres møder fremadrettet bliver et værktøj og ikke en byrde.
Møder skal give mere energi, end de bruger. Det handler om kvalitet, ikke kvantitet.
Mødernes DNA: Hvad adskiller gode fra dårlige møder?
Du kender det sikkert godt. Fornemmelsen af at sidde i et møde, der får dig til at sprudle af energi og idéer, og følelsen af at sidde i et møde, der får dig til at ønske, at du var et andet sted.
Men har du nogensinde tænkt over, hvad hemmeligheden er bag de møder, der virkelig rykker noget?
Typisk vil de virkeligt effektive møder have disse fire kendetegn:
- Krystalklar retning: Fra sekundet, mødet starter, ved alle præcis, hvorfor de sidder der. Ingen sludren, ingen omveje – fuldt fokus på det konkrete formål.
- Synlig fremdrift: Der træffes beslutninger, og mødet er ikke bare tom snak. Hver enkelt deltager forlader mødet med klare opgaver og deadlines.
- Engagement: Deltagerne er mentalt til stede, ikke bare fysisk (eller virtuelt). De bidrager aktivt, lytter og bygger videre på hinandens ideer.
- Respekt for tiden: Der er en stram styring, der sikrer, at mødet holder sig til emnet og slutter til tiden.
Men en af de store nøglefaktorer, der virkelig er med til at skille de gode møder fra de dårlige, er forberedelsen.
Hvis et møde er godt forberedt, øger det chancerne markant, i forhold til om selve mødet også bliver produktivt og givtigt.
Inden du sender en mødeindkaldelse ud, skal du altså kunne svare klart på følgende spørgsmål:
- Hvad er den vigtigste beslutning, vi skal træffe?
- Hvorfor er netop disse personer nødvendige?
- Hvad er den præcise dagsorden?
- Hvor lang tid kræver dette reelt?
Udover denne forberedelse, bør du også sikre, at alle dine møder har en mødeleder, der styrer retning, en referent, der dokumenterer beslutninger, og deltagere, der kommer forberedt og deltager aktivt.
Sådan effektiviserer AI din mødekultur
Man kan rigtig mange ting med AI. Du kan skrive, lave billeder, video og rigtig meget andet. I vores rapport The Finance and Business Synergy Report, som giver indsigter fra over 2.800 finansielle beslutningstagere i Europa, tror 61 % også på, at AI kan gøre samarbejdet i deres virksomhed bedre.
Men det, der måske kommer som en overraskelse, er, at AI også kan forbedre samarbejdet ved at effektivisere jeres mødekultur.
Der er nemlig efterhånden udviklet en del AI-værktøjer, der fungerer som mødeassistenter.
Og de kan alverdens smarte ting, som sparer jer for en masse arbejde, men som også giver indsigter, I kan bruge til at forbedre jeres mødekultur.
Med en AI-mødeassistent kan du f.eks. generere præcise referater øjeblikkeligt efter mødet eller få et overblik over, hvem der taler mest til mødet. På den måde kan du altså bruge AI-mødeassistenten til at finde ud af, om et teammøde ofte trækker ud, fordi en bestemt person dominerer taletiden.
Læs mere: The 9 best AI meeting assistants in 2024
Tips til en bedre mødekultur
Men hvordan forbedrer man så sin mødekultur?
Der er flere ting, du kan kigge på.
Mødeformat
Corona-epidemien var med til at for alvor at bringe de virtuelle møder ind i vores bevidsthed, og siden da er langt flere møder blevet afholdt virtuelt. Men fysiske møder har selvfølgelig stadig sin berettigelse, så hvordan afgør man, hvorvidt et møde skal være fysisk eller virtuelt?
De fysiske møder er særligt gode, når der skal bygges dybere relationer eller brainstormes, eller hvis I skal løse særligt komplicerede udfordringer. Her er den fysiske tilstedeværelse uovertruffen.
Men de virtuelle møder kan til gengæld perfekt bruges til hurtige statusopdateringer og vidensdeling. Samtidig er de selvfølgelig helt geniale, hvis man har teams med stor geografisk spredning.
Men husk, at virtuelle møder kræver præcis samme mængde forberedelse som et fysisk.
Nogle gange kan de virtuelle møder virke mindre strukturerede, fordi det er nemt at springe over, hvor gærdet er lavest. Men netop derfor er det vigtigt at have en klar agenda og sørge for, at alle deltagere ved, hvad der forventes af dem inden mødet.
Uden denne struktur risikerer virtuelle møder at blive præget af ineffektivitet og spildtid – præcis som et fysisk møde ville være det uden ordentlig forberedelse.
Mødelængde
Mødelængden er en anden ting, du kan kigge på. Mange møder er unødigt langt og kunne sagtens være klaret på kortere tid. I mange virksomheder er det en standard, at et møde i udgangspunktet er 1 time eller måske 45 minutter langt.
Hvis det er tilfældet i din virksomhed, er det tid til at udfordre dig på denne rutine.
Tit vil 30 minutter være rigeligt til et godt og effektivt møde – hvis det altså er forberedt ordentligt. Den lidt kortere tid tvinger jer til at fokusere og blive mere konkrete. Det fjerner samtidig meget af den sniksnak, mange møder starter med.
Alle møder kan selvfølgelig ikke klares på 30 minutter, men rigtig mange kan godt. Så hvis I kontinuerligt har problemer med at holde jeres møder på 30 minutter, skal der måske kigges på forberedelsen eller mødestrukturen.
Deltagervalg
Deltagervalget er også afgørende. Du vil gerne have de rette personer med, men der er heller ingen grund til at spilde folks tid med et unødigt møde. Derfor bør du nøjes med at invitere dem, der reelt kan bidrage aktivt, og som har beslutningskompetence.
Du kan tænke på det sådan her: Hvis en person ikke ville miste noget væsentligt ved at være fraværende, så lad være med at invitere vedkommende.
En bedre mødekultur handler altså ikke kun om at afholde færre møder, men om at sikre, at de møder, der faktisk bliver afholdt, er værdiskabende for alle deltagere. Ved at vælge det rette format, forkorte mødelængden og nøje udvælge deltagerne kan du forhåbentlig reducere spildtid og skabe mere fokus.
Læs mere: 10 tips til bedre møder i din virksomhed