I 2019 lancerede vi en af vores mest efterspurgte funktioner: Pleo Assurance .
Kort efter lanceringen satte vi os ned med en af vores gode kunder gennem lang tid, European Energy. Vi fortalte dem om Pleo Assurance, og om hvordan funktionen kan optimere deres godkendelsesproces.
Hvad er det nu lige Pleo Assurance er?
Pleo Assurance giver din virksomhed endnu mere sikkerhed og et bedre indblik i de forskellige afdelingers udgifter – uden det kedsommelige og langtrukne arbejde med at skulle gennemgå udgifterne én efter én.
Med Pleo Assurance får en udvalgt administrator en notifikation om, at der er gennemført en udgift, der ser lidt mystisk ud eller som kræver flere oplysninger. Dernæst er det op til administratoren at beslutte, hvorvidt udgiften er godkendt eller ej.
Det eneste, en administrator skal gøre for at komme i gang med Assurance, er at opsætte en tærskel for, hvor mange penge deres team maksimalt må bruge.
Hvis en medarbejder foretager et køb, som overstiger denne tærskel, bliver administratoren eller lederen gjort opmærksom på dette med det samme.
Hvordan gennemgik European Energy deres udgifter før Pleo Assurance?
På trods af de ualmindelige mange udgiftsværktøjer, som er tilgængelige for virksomheder i dag, har processen for udgiftsgodkendelser alligevel ikke ændret sig meget de seneste årtier.
Et paradoks som European Energy har oplevet på egen krop, så at sige.
European Energy er en af Europas førende leverandører af grøn energi, og de har været kunde hos Pleo nærmest helt fra begyndelsen.
De havde formået at opgradere deres udgiftsløsning med Pleo og skære betydeligt ned på den værdifulde tid, som blev brugt på at udfylde udgiftsrapporter. Men på trods af forbedringerne spildte de stadig utallige timer på at godkende udgifter.
"Det var en kæmpe arbejdsbyrde … Det tog omkring tre dage hver måned at få alle udgifterne godkendt."
— Mikael Thusgaard Johansson, Business Solutions Architect hos European Energy
Den er god nok … European Energy havde en godkendelsesprocess, der krævede, at bogholderne skulle rende frem og tilbage i timevis til teamlederne og de ansatte med eksporterede CSV-filer med alle udgifter.
Det var mildt sagt ikke ideelt.
Da de hørte, at vi hos Pleo var i gang med at udvikle en godkendelsesfunktion, så de med det samme en mulighed for at slippe af med den smerte, der plagede økonomiafdelingen måned efter måned.
European Energy blev dermed en af vores første beta-testere, og de har oplevet enorme forbedringer i deres godkendelsesproces for udgifter siden da.
Nedenfor vil vi gennemgå de to største udbytter, European Energy har fået med Pleo Assurance.
Udbytte 1: tidsbesparelse
Det mest åbenlyse problem, som Pleo Assurance løste for energivirksomheden, var at minimere spildtid.
Faktisk var netop dén udfordring katalysatoren for, at European Energy blev en tidlig bruger af Assurance.
Ifølge Mikael Thusgaard Johansson, Business Solution Architect hos European Energy, har Pleo Assurance levet op til forventningerne.
"Vi har en meget hurtigere og mere intuitiv måde at gennemgå udgifter på nu. Lederne kan bare logge ind på nettet eller appen for at se, hvilke udgifter de skal godkende. Bogholderen skal ikke længere rende frem og tilbage."
Tidligere skulle bogholderen altid samle de enkelte udgifter fra hver eneste medarbejder og sende dem til deres respektive leder til manuel godkendelse. Nu sender de blot en påmindelse til lederen om at gennemgå udgifterne i appen.
Derudover hævder Mikael, at den mobile version af Pleo har gjort det endnu nemmere og hurtigere for European Energy at gennemgå og godkende udgifter.
Nu er tiden ovre, hvor bogholderne og lederne skal bruge tre hele dage hver måned på at gennemgå udgifter – til Mikaels store lettelse.
Pudsigt nok er dette dog ikke det største udbytte, European Energy har fået ud af Pleo Assurance.
Udbytte 2: mere tillid
En vigtig del af Pleos mission er at udstyre virksomheder med værktøjer, der kan skabe tillid .
Vi har været overbeviste om vigtigheden af at opbygge tillid på en arbejdsplads lige siden Pleo blev grundlagt. Men behovet er kommet endnu mere til udtryk nu, hvor den måde, vi arbejder på, undergår massive forandringer. Tag bare fjernarbejde som et eksempel.
Derfor kunne vi heller ikke få armene ned af glæde, da European Energy fortalte os, at Pleo Assurance har givet deres økonomiafdeling og ledere mere tillid til produktet samt større tiltro til deres ansatte.
De meldte nemlig tilbage, at det har skabt en stærkere følelse af tillid, at alle i virksomheden ved, at enhver udgift af betydning automatisk bliver opdaget af Pleo Assurance og sendt til godkendelse hos den rette administrator.
"I dag har vi et større og bedre overblik over alle vores udgifter."
Denne øgede følelse af tillid har spredt sig ned gennem hele organisationen hos European Energy.
Mikael har for eksempel fortalt, at alle medarbejdere (uanset hvor mange udgifter de skal betale) har fået deres eget Pleo-kort takket været Assurance.
Det er en win-win-situation: Medarbejderne føler sig mere betroede, og virksomheden opnår en bedre forståelse af sin forbrugsadfærd – og samtidig er der bedre styr på processen for godkendelse af udgifter.
En lys fremtid
Vi er vildt begejstret for den tidlige feedback, vi fik på Pleo Assurance.
