At optimere din virksomheds udgiftshåndtering sparer ikke bare din økonomiafdeling en masse tid – det kan også gøre underværker, når det kommer til at fastholde dine medarbejdere og skabe tillid på arbejdspladsen.
Det er oftest en dyr affære at håndtere udgifter manuelt. Og det er desværre dit team, der trækker det økonomiske læs – eksempelvis når de betaler en udgift fra egen lomme og skal vente uger eller måneder på at få den tilbagebetalt.
Hvis dine medarbejdere oplever at skulle vente på en tilbagebetaling – uanset om det drejer sig om 30 kroner eller 2.000 kroner – skaber det hurtigt stress og frustration, og det har direkte indflydelse på produktiviteten.
Det er også stensikkert, at de ikke føler, at der er tillid til dem, når det kommer til virksomhedens penge – og det gør det svært for dig at få dem til at mærke, at du værdsætter deres arbejde.
Men hvad er løsningen så?
Løsningen er at bruge et værktøj til udgiftshåndtering, der gør det muligt for dit team at betale for ting, de skal bruge, for at kunne gøre deres arbejde – uden at skulle grave dybt i egne lommer eller bruge uanede mængder af tid på at få godkendt et køb.
Tillid er lig med loyalitet
Blod, sved og tårer er ikke nøglen til en virksomheds succes – det er tillid .
Forskning fra Harvard Business Review afslører, at medarbejdere, der arbejder i virksomheder med et højt niveau af tillid, har 106 % mere energi på arbejdet, er 50 % mere produktive og reducerer deres stressniveau med 74 % sammenlignet med virksomheder, der har et lavt niveau af tillid.
Det lyder alt sammen ret godt, gør det ikke?
Men det betaler sig ikke kun at stole på dit team, når det kommer til at være produktiv – forskning viser, at medarbejdere, som føler, at deres leder stoler på dem, er 110 % mere tilbøjelige til at blive i deres job end dem, der ikke gør.
Ikke nok med det er fastholdelse af medarbejdere en mere omkostningseffektiv investering for virksomheder end at foretage nye ansættelser – og så er det også en langt mere værdifuld én af slagsen.
Tillid øger effektiviteten
Over 30.000 virksomheder bruger Pleo, så vi har efterhånden hørt en del historier om, hvad vores udgiftsværktøj har haft af betydning for teams – for eksempel en øget effektivitet og tryghed hos medarbejdere.
Mere tillid på arbejdspladsen er lig med en højere effektivitet. Det er i hvert fald sådan Mads Larsen, medstifter af det digitale bureau PL & Partners ser det.
“Pleo har givet os mere tid til at kunne fokusere på vores opgaver i stedet for hele tiden at skulle låne firmakortet ud og holde orden på kvitteringer og bunker af bilag for alle medarbejdere. Nu kan vi følge med i appen og danne os et overblik over, hvad der bliver brugt, og om vi betaler for unødvendige ting. Det giver os virkelig meget frihed og overskud i en travl hverdag.”
Virksomheden har store planer om at blive Danmarks førende bureau inden for digital annoncering og er da også allerede godt på vej.
Men med hurtig vækst følger en masse nye udgifter, udlæg og tilbagebetalinger – og det er især de private udlæg, som Mads og resten af teamet er lettede over at være sluppet af med.
“Mange af vores medarbejdere kæmpede dagligt med kundemøder, parkering, kaffe og frokost, som de selv lagde ud for. Det kunne nogle gange ende op med private udlæg for mange tusind kroner… Og det er jo ikke fedt, når man først bliver tilbagebetalt måneden efter.”
Tillid giver tryghed
Tillid på arbejdspladsen kunne ikke være vigtigere – og det gælder især på arbejdspladser, hvor omsorg er i højsædet.
Det socialpædagogiske opholdssted Yggdrasil fortalte os for nylig, hvad Pleo har gjort for at bidrage til at give tryghed og tillid på deres arbejdsplads, samt hvor besværligt deres udgiftshåndtering var, før medarbejderne fik deres egne firmakort.
“Det er langt mere trygt for mig. Når jeg går ind og handler, får jeg en besked, og jeg tager et billede – færdigt arbejde. Det er et meget nemt og brugbart system. Det kører af sig selv, og det giver sig selv,” fortæller Dennis, en af Yggdrasils pædagoger.
Yggdrasils administrative medarbejder Line uddyber, hvor besværligt det var, før de fik Pleo, at håndtere opholdsstedets mange kvitteringer:
“Hvis der ikke stod et navn på kvitteringen, så måtte jeg ned og kigge på kortnummeret for at se, hvem det tilhørte. Men det var ikke altid, at det var den rigtige person, fordi han havde lånt kortet ud…”
Bedre udgiftshåndtering er en “win win”-situation
Optimal udgiftshåndtering fjerner stress fra næsten alle i virksomheden.
Dit økonomiafdeling slipper for at skulle jagte kvitteringer i sidste øjeblik, dine bogholdere behøver ikke panikke i slutningen af måneden, når de skal sikre, at alle regnskaberne stemmer overens, og dine medarbejdere skal aldrig mere lægge ud af egen lomme eller føle, at virksomheden ikke har tillid til dem.
