Sådan påvirker manuelle udgifter dine medarbejdere
Gå ikke glip af en artikel
Tro det eller lad være – på ægte stenaldermanér står de fleste virksomheder stadig selv for håndteringen af deres udgifter.
For at vise hvor skidt det for virksomheder at tage sig af alle udgifterne manuelt, har vi regnet lidt på det :
Og i dette regnestykke har vi ikke engang inkluderet den tid, der bruges på at kontrollere udgifter. Har du eksempelvis delt et firmakort med hele kontoret, er det mildt sagt svært at finde frem til, hvem der har købt hvad og til hvilken pris.
Denne besværlige process påvirker ikke bare din virksomheds økonomi, men også dine ansatte.
Dit team trækker det økonomiske læs
I de fleste virksomheder er processen med både at godkende og tilbagebetale udgifter en rodet affære.
Hvis du gennemgår de store bunker af papirer og tabte kvitteringer fra de sidste mange år, er det meget sandsynligt, at du vil finde ud af, at dine ansatte har betalt en god portion fra egen lomme.
Ifølge en undersøgelse foretaget af Barclaycard gik arbejdstagere i Storbritannien glip af omkring 8.280 millioner kroner i 2018 på grund af forlagte kvitteringer og andre ikke-administrerede omkostninger – i Storbritannien svarede det til 1.080 DKK pr. arbejdstager.
48 % af de adspurgte sagde, at de stadig bruger egne midler til at dække for virksomhedsudgifter. Samtidig har næsten én ud af 10 af oplevet at gå glip af en tilbagebetaling.
Det er altså tydeligt for alle, at manuelle udgifter ikke gavner nogen.
Og de kræver ofte ikke deres udgifter tilbage…
Nogle arbejdsgivere vil måske påpege, at det er de ansattes ansvar selv at gøre opmærksom på tilbagebetalingen af en arbejdsrelateret udgift.
Men sådan forholder det sig desværre ikke altid…
Barclaycards undersøgelse afslører, at den hyppigste årsag til, at ansatte ikke gør krav på en udgift, er, at beløbet falder under en usynlig bagatelgrænse og derfor ikke – i medarbejdernes øjne – er besværet værd.
Dette er imidlertid et symptom på et endnu større problem, der vedrører virksomhedens arbejdskultur:
Dit team bør ikke føle noget “besvær”, når det kommer til at få deres egne penge tilbage.
Manuelle udgifter lægger næsten alt ansvaret over på dit team – fra at få godkendt et køb og indtaste alle oplysninger korrekt til potentielt at gøre krav på en for sen tilbagebetaling.
Selvom ansvarlighed øger tillid i teams , bør dine ansatte ikke føle, at de bliver nødt til at kæmpe med ledelsen for at få deres privatøkonomi til at løbe rundt.
Dit team føler ikke, at du stoler på dem
Teams, der ikke betaler for arbejdsrelaterede udgifter af egen lomme, deler med stor sandsynlighed det samme firmakort og skal spørge om tilladelse fra ledelsen, før de kan få lov til at foretage et køb – uanset om der er tale om kaffe eller kontorudstyr.
Tillid på arbejdspladsen er nøglen til et positivt arbejdsmiljø, og det sætter skub i produktiviteten . Samtidig er der 110 % større sandsynlighed for , at ansatte, som føler, at deres leder stoler på dem, bliver i deres job – så det kan godt betale sig at sætte pris på dit team.
Pleo kan ikke fikse alle aspekter af arbejdskulturen, men vi tilbyder et skridt i den rigtige retning.
Den gammeldags måde at administrere udgifter på får ofte medarbejdere til at føle, at arbejdspladsen ikke stoler på dem.
Ludvig Olsson , administrerende direktør i Trickle, fortalte os, hvordan Pleo bidrog til at forbedre arbejdskulturen i hans virksomhed:
“Før havde vi kun ét betalingskort [i virksomheden]. Det betød, at mine kollegaer havde to valgmuligheder – at betale af egen lomme eller at låne kortet. Når man skal låne firmakortet, føles det lidt som dengang, man var 12 år, og skulle spørge sine forældre om penge til at gå i biografen.”
“Teamet følte sig ikke komfortable nok til at bede om tilladelse til at købe frokost eller de værktøjer, de havde brug for til at gøre deres arbejde – og det gjorde jeg heller ikke.”
Dit team bliver distraheret i at gøre deres faktiske arbejde
Når du beder dit team om manuelt at indberette udgifter, resulterer det ikke kun i flere private udlæg (der i nogle tilfælde aldrig bliver tilbagebetalt) – det stjæler også tid fra alle dine medarbejdere, herunder den person, der modvilligt indsender udgiftsrapporten, samt dine ansatte i regnskabsafdelingen, der skal tage sig af papirarbejdet og rette potentielle fejl.
En undersøgelse foretaget af Global Business Travel Association (GBTA) afslører, at det i gennemsnit tager 20 minutter at indberette en udgiftsrapport – og det er lavt sat.
Og ligesom ved enhver anden manuel proces er der risiko for fejl. GBTA afslørede i den forbindelse, at 20 % af alle udgiftsrapporter indeholder fejl .
Vil du vide, hvad det værste ved det hele er?
Det tager yderligere 18 minutter at rette hver enkelt udgiftsrapport – uanset om der er tale om en udgift til en kop kaffe eller en flybillet på første klasse.