Kom i gang
Manuelle udgifter påvirker medarbejdere

Tro det eller lad være – på ægte stenaldermanér står de fleste virksomheder stadig selv for håndteringen af deres udgifter.

For at vise hvor skidt det for virksomheder at tage sig af alle udgifterne manuelt, har vi regnet lidt på det:

En virksomhed på 10 personer bruger knap 3.000 kr. om måneden (over 34.000 kr. om året) udelukkende på at administrere sit teams indkøb manuelt.

Og i dette regnestykke har vi ikke engang inkluderet den tid, der bruges på at kontrollere udgifter. Har du eksempelvis delt et firmakort med hele kontoret, er det mildt sagt svært at finde frem til, hvem der har købt hvad og til hvilken pris.

Denne besværlige process påvirker ikke bare din virksomheds økonomi, men også dine ansatte.

Dit team trækker det økonomiske læs

I de fleste virksomheder er processen med både at godkende og tilbagebetale udgifter en rodet affære.

Hvis du gennemgår de store bunker af papirer og tabte kvitteringer fra de sidste mange år, er det meget sandsynligt, at du vil finde ud af, at dine ansatte har betalt en god portion fra egen lomme.

Ifølge en undersøgelse foretaget af Barclaycard gik arbejdstagere i Storbritannien glip af omkring 8.280 millioner kroner i 2018 på grund af forlagte kvitteringer og andre ikke-administrerede omkostninger – i Storbritannien svarede det til 1.080 DKK pr. arbejdstager.

48 % af de adspurgte sagde, at de stadig bruger egne midler til at dække for virksomhedsudgifter. Samtidig har næsten én ud af 10 af oplevet at gå glip af en tilbagebetaling.

Det er altså tydeligt for alle, at manuelle udgifter ikke gavner nogen.

Og de kræver ofte ikke deres udgifter tilbage…

Nogle arbejdsgivere vil måske påpege, at det er de ansattes ansvar selv at gøre opmærksom på tilbagebetalingen af en arbejdsrelateret udgift.

Men sådan forholder det sig desværre ikke altid…

Barclaycards undersøgelse afslører, at den hyppigste årsag til, at ansatte ikke gør krav på en udgift, er, at beløbet falder under en usynlig bagatelgrænse og derfor ikke – i medarbejdernes øjne – er besværet værd.

Dette er imidlertid et symptom på et endnu større problem, der vedrører virksomhedens arbejdskultur:

Dit team bør ikke føle noget “besvær”, når det kommer til at få deres egne penge tilbage.

Manuelle udgifter lægger næsten alt ansvaret over på dit team – fra at få godkendt et køb og indtaste alle oplysninger korrekt til potentielt at gøre krav på en for sen tilbagebetaling.

Selvom ansvarlighed øger tillid i teams, bør dine ansatte ikke føle, at de bliver nødt til at kæmpe med ledelsen for at få deres privatøkonomi til at løbe rundt.

Dit team føler ikke, at du stoler på dem

Teams, der ikke betaler for arbejdsrelaterede udgifter af egen lomme, deler med stor sandsynlighed det samme firmakort og skal spørge om tilladelse fra ledelsen, før de kan få lov til at foretage et køb – uanset om der er tale om kaffe eller kontorudstyr.

Tillid på arbejdspladsen er nøglen til et positivt arbejdsmiljø, og det sætter skub i produktiviteten. Samtidig er der 110 % større sandsynlighed for, at ansatte, som føler, at deres leder stoler på dem, bliver i deres job – så det kan godt betale sig at sætte pris på dit team.

Pleo kan ikke fikse alle aspekter af arbejdskulturen, men vi tilbyder et skridt i den rigtige retning.

Den gammeldags måde at administrere udgifter på får ofte medarbejdere til at føle, at arbejdspladsen ikke stoler på dem.

Ludvig Olsson, administrerende direktør i Trickle, fortalte os, hvordan Pleo bidrog til at forbedre arbejdskulturen i hans virksomhed:

“Før havde vi kun ét betalingskort [i virksomheden]. Det betød, at mine kollegaer havde to valgmuligheder – at betale af egen lomme eller at låne kortet. Når man skal låne firmakortet, føles det lidt som dengang, man var 12 år, og skulle spørge sine forældre om penge til at gå i biografen.”

“Teamet følte sig ikke komfortable nok til at bede om tilladelse til at købe frokost eller de værktøjer, de havde brug for til at gøre deres arbejde – og det gjorde jeg heller ikke.”

Dit team bliver distraheret i at gøre deres faktiske arbejde

Når du beder dit team om manuelt at indberette udgifter, resulterer det ikke kun i flere private udlæg (der i nogle tilfælde aldrig bliver tilbagebetalt) – det stjæler også tid fra alle dine medarbejdere, herunder den person, der modvilligt indsender udgiftsrapporten, samt dine ansatte i regnskabsafdelingen, der skal tage sig af papirarbejdet og rette potentielle fejl.

En undersøgelse foretaget af Global Business Travel Association (GBTA) afslører, at det i gennemsnit tager 20 minutter at indberette en udgiftsrapport – og det er lavt sat.

Og ligesom ved enhver anden manuel proces er der risiko for fejl. GBTA afslørede i den forbindelse, at 20 % af alle udgiftsrapporter indeholder fejl.

Vil du vide, hvad det værste ved det hele er?

Det tager yderligere 18 minutter at rette hver enkelt udgiftsrapport – uanset om der er tale om en udgift til en kop kaffe eller en flybillet på første klasse.

I vores seneste undersøgelse fandt vi ud af, at Pleo-administratorer i gennemsnit sparer 11,5 timer om måneden på at håndtere udgifter – det svarer til 1,5 arbejdsdag, der kan bruges til at fokusere på værdiskabende arbejdsopgaver.

De føler sig måske endda holdt øje med…

Selv den venligste af alle ledere kan utilsigtet få sit team til at føle, at de bliver holdt øje med, når det kommer til håndtering af virksomhedsudgifter.

Som tidligere nævnt er risikoen for at lave fejl i forbindelse med manuelle udgifter ret høj. Og i følge GTBA koster det i gennemsnit omkring 450 kroner at rette én udgiftsrapport.

I tilfælde af fejl skal der kommunikeres frem og tilbage mellem den givne medarbejder og økonomiafdelingen. Det er ikke kun frustrerende for økonomiafdelingen, idet de i bund og grund udfører det samme arbejde to gange, men det kan også få dit team til at føle sig kvalt.

Der kan opstå gnidninger med ledelsen

I årenes løb har vi hørt flere gyserhistorier om virksomheders arbejdskulturer, før de skiftede til Pleo og dermed droppede manuel udgiftshåndtering.

En af disse gyserhistorier blev fortalt af Sam Bradley, økonomichef i luksusrejseselskabet Cookson Adventures:

“Jeg har været i virksomheder, hvor de ansatte havde et afslappet forhold til udgifter. Hvis de så den administrerende direktør tage en Uber, tænkte de, at de også måtte tage en Uber. Så blev politikken ændret og reglerne strammet op, og de ansatte fik for alvor et kulturchok.”

Forbes har også for nylig angivet nogle grunde til, hvorfor nogle medarbejdere “snyder” med deres udgiftsrapporter:

En af de mest hyppige årsager er, at medarbejdere har set ledelsen bruge penge på unødvendige ting. Når medarbejdere ser andre i virksomheden udnytte virksomhedens penge, opstår der er en følelse af uretfærdighed.

Heldigvis for det findes der en nem måde at løse det på…

Vi har skabt et værktøj til at lave din egen indkøbspolitik, der kan hjælpe dig med at udarbejde retningslinjer for udgifter, der er skræddersyet din virksomhed og tydeligt beskriver reglerne for udgifter (regler, der gælder ledere såvel som medarbejdere).

Så er der også lige risikoen for utilsigtet bedrageri...

I Storbritannien koster utilsigtet bedrageri britiske virksomheder omkring 17 milliarder kroner om året.

Når du tænker på “bedrageri” i en arbejdsmæssig kontekst, er det første, der falder dig ind, måske medarbejdere, der bevidst prøver på at stjæle din virksomheds penge – men sådan forholder det sig ikke i de fleste tilfælde.

Det kan lige så godt være en medarbejder, der kommer til at købe noget med firmakortet, som personen uden at være klar over det ikke burde have købt. Det kan også være en harmløs fejl, der i sidste ende kommer til at koste dig mere, end den burde.

Måske har en fra dit team ved en fejl indtastet et forkert beløb eller er kommet til at indsende den samme kvittering to gange, så han eller hun får tilbagebetalt dobbelt så stort et beløb.

Sådanne menneskelige fejl er svære for din økonomiafdeling at opdage. Og så har de faktisk også vigtigere ting at tage sig til.

Nogle gange betaler det sig – måske endda 17 milliarder kroner om året – at skifte manuelle processer, der ofte resulterer i dyre fejl, ud med automatiserede løsninger.

Derfor er automatisering en “win-win”-situation

Vi ved det...

Virksomhedsudgifter er ikke sjove.

Barclaycards undersøgelse viser endda, at medarbejdere hellere vil besøge svigerfamilien, stryge tøj og gøre huset rent end at indberette deres udgifter.

Og det siger altså ikke så lidt...

Men selvom der er mere spændende ting at foretage sig end at indberette udgifter, er det en væsentlig del af enhver virksomhed. Det behøver imidlertid ikke at betyder, at det skal være hårdt arbejde.

Med Pleo bliver den kedelige opgave at indberette udgifter automatiseret. Kvitteringerne gemmes i det øjeblik, firmakortet anvendes, indkøb kategoriseres med det samme, og administratorerne får overblik over udgifterne i realtid.

Automatisering betyder ikke kun, at dit team slipper for at betale af egen lomme – det giver dig også mere kontrol over, hvem der køber hvad og hvorfor.

Med et komplet overblik over din virksomheds udgifter får du ro i maven velvidende, at Pleo tager sig af det hele for dig.

Så hvorfor ikke booke en demo i dag?

Natascha Pustelnik

Content Producer & Linguist, Danmark

Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.