Komplet gennemgang af omkostningerne ved manuel udgiftsrapportering

Automatiserede udgiftsrapporter. Måske har du hørt om det. Måske er du endda blevet lidt nysgerrig på det. 

Det bør du i hvert fald være! 

Nu skal jeg forklare dig, hvorfor...

Ved at automatisere dine udgifter med et værktøj som Pleo får du ikke bare et bedre overblik over, hvordan pengene i din virksomhed bliver brugt, men du har også mulighed for at spare nogle skejser.

Har jeg fanget din opmærksomhed? 

Kanon!

Lad os kigge lidt nærmere på, hvor omkostningseffektiv din nuværende manuelle proces for udgiftsrapportering egentligt er (uden at røbe for meget, tør jeg godt sige, at det nok ikke er her, din virksomhed outperformer helt vildt). 

Måske du også kan se ideen i at have en automatiseret proces, når jeg præsenterer dig for konkrete beløb, din virksomhed kan spare ved at overgå til automatisk håndtering af udgifter.

Når håndtering af udgifter bliver en udgift i sig selv

Inden vi kaster os hovedkulds ud i matematiske formler og tal i lange baner (bare rolig, så kompliceret er det slet ikke), skal vi dykke lidt mere ned i, hvorfor manuel udgiftsrapportering er en bekostelig affære.

Der er to primære årsager til, at den manuelle proces ikke er så omkostningseffektiv, som du måske tror:

1. Der er mange medarbejdere involveret i processen – både dem, der sidder i regnskabsafdelingen, men også dem, der har foretaget et køb og skal holde styr på kvitteringer, lave bilag og svare på spørgsmål fra chefer og regnskab.
   
2. Der er større risiko for at begå fejl ved manuel håndtering – man kan hurtigt komme til at indtaste et forkert tal, lave en stavefejl eller lægge en udgift ind i det forkerte økonomisystem.

Når alt kommer til alt, så er den største ulempe ved manuel håndtering af udgifter, at den fjerner fokus. Fokus fra det, der virkelig batter.

Du er sikkert enig med mig i, at det ikke giver spor mening, at hverken Jens fra marketing eller Lise fra kundeservice bruger tid på at lave deres egne udgiftsrapporter. Deres tid ville selvsagt være bedre brugt på henholdsvis at udarbejde fede marketingkampagner og sikre et højt niveau af kundetilfredshed.

Ultimativt kan den manuelle proces gøre hele virksomheden mere ineffektiv og mindre innovativ. 

Og det kan man i hvert fald ikke kalde omkostningseffektivt…

Vel? 

1 udgift, 3 medarbejdere og 6 trin: Historien om den manuelle udgiftshåndtering

Den traditionelle metode til administration af din virksomheds udgifter er i virkeligheden mere end labyrint end en egentligt metode.

Og det giver absolut ingen mening!

De fleste virksomhedskøb drejer sig jo ikke om milliardbeløb. Tværtimod. Oftest er der tale om fornyelse af diverse abonnementer, bestilling af taxaer eller køb af morgenbrød til det tidlige fredagsmøde.

Men uanset beløbsstørrelsen er processen kringlet og tidskrævende.

Processen, som den foregår i langt de fleste virksomheder, er skitseret her, så du med egne øjne kan se, hvor omfattende den i grunden er:

Som du kan se, skal én enkelt udgift gennem en proces bestående af hele seks forskellige trin og tre forskellige medarbejdere(!), før den kan afskrives. 

Tidskrævende eller ej – rigtigt mange virksomheder ser det som en nødvendig proces, der skal reducere risikoen for bedrageri og sikre, at færrest mulige administrative detaljer bliver overset.

Men hvad nu hvis jeg fortæller dig, at du ved at automatisere processen kan spare både tid og penge på håndteringen af din virksomheds udgifter uden at gå på kompromis med sikkerheden?

Ja, for at det ikke skal være løgn, så kan en automatiseret løsning, som den Pleo tilbyder, i mange tilfælde være mere sikker end en manuel, men nøje kontrolleret styring af virksomhedens udgifter.

Det er en anden (og mindst lige så vigtig!) fordel ved automatiseret udgiftsstyring, som du kan læse mere om længere nede i artiklen.

Lad os i stedet kigge lidt på nogle konkrete tal, der viser den potentielle ROI ved at udskifte din gammeldags metode til rapportering af udgifter (ja, undskyld mig, men det er den altså lidt…) til en smartere og mere automatiseret tilgang.

Så meget koster manuel udgiftsrapportering din virksomhed

Inden vi tager hul på de beregninger, der skal vise dig, hvor mange penge en manuel proces for rapportering af udgifter kan koste din virksomhed, er det vigtigt for mig at understrege dette:

Det er ikke en nem opgave at vurdere den gennemsnitlige omkostning forbundet med en udgiftsrapport.

Alle virksomheder har deres egen måde at administrere udgifter på. Det i sig selv er i virkeligheden blot endnu et tegn på, at der er brug for en mere ensformig og strømlinet tilgang til udgiftsrapportering.

Den direkte konsekvens af den temmelig ineffektive proces er, at dine administrationsomkostninger stiger. Faktisk kan vi ifølge en undersøgelse foretaget af Aberdeen Group sætte en direkte omkostning på hver udgiftsrapport, der behandles:

133 kroner.

Det er ifølge undersøgelsen dét, det i gennemsnit koster for små og mellemstore virksomheder at behandle én udgiftsrapport.

Ja, du hørte rigtigt. Én udgiftsrapport. Ikke to eller ti. Én.

Af samme undersøgelse fremgår det, at der i gennemsnit bliver indleveret 1,5 bilag per medarbejder per måned.

Vi kan altså opstille følgende formel:

gennemsnitlig pris pr. udgiftsrapport x (antal medarbejdere x gennemsnitligt antal bilag pr. måned)

Vi kender den gennemsnitlige pris per udgiftsrapport og det gennemsnitlige antal bilag, der bliver indleveret af medarbejdere om måneden. Så mangler vi bare at indsætte antal medarbejdere.

Jeg har gjort det for dig.

Mere præcist har jeg gjort det for virksomheder i tre forskellige størrelser. Så kan du selv vurdere, hvor din virksomhed ligger, eller foretage din egen udregning baseret på dine egne tal.

I oversigten har jeg udregnet de månedlige og årlige udgifter for virksomheder af tre forskellige størrelsesordener ud fra præmissen om, at det koster 133 kroner at behandle én udgiftsrapport, og hver medarbejder indleverer 1,5 udgiftsrapport hver måned.

Antal medarbejder – 10

Omk./md. – 1.995 kr.

Omk./år – 23.940 kr.

--

Antal medarbejder – 50

Omk./md. – 9.975 kr.

Omk./år – 199.700 kr.

--

Antal medarbejder – 100

Omk./md. – 19.950 kr.

Omk./år – 239.400 kr

--

Jeg ved det… Det er en stor mundfuld.

Giv lige dig selv et øjeblik til at tygge på tallene, før du sluger dem.

Og se så her, hvilke konsekvenser disse omkostninger kan have for de forskellige størrelser virksomheder.

Inklusiv din.

Virksomhed på 10 personer – 1.995 kr./md.

En lille virksomhed på ti personer bruger knap 2.000 kroner om måneden, hvilket med lidt hurtig hovedregning svarer til næsten 24.000 kroner om året udelukkende på at rapportere, hvad folk køber. 

Altså ikke på at betale for det, folk køber, men for at administrere det.

Hvis en ansat køber en computer til 7.000 kroner, koster det 190 kroner at administrere. Hvis en ansat køber en sandwich til 40 kroner, koster det 190 kroner.

Du forstår pointen.

Det er penge, som med sikkerhed kunne have være bedre brugt andetsteds.

En anden ulempe, der især gælder mindre virksomheder, er, at det typisk ender med at blive én persons ansvar at holde styr på alle udgifterne. 

Og eftersom det er en lille virksomhed, hvor der er ofte er nok opgaver, men ikke nok tid, er det kun forventeligt, at der opstår fejl, når én medarbejder alene har ansvaret for at grave sig igennem bunken af bilag.

Virksomhed på 50 personer – 9.975 kr./md.

Synes du, det virkede uoverskueligt at håndtere udgifter for en virksomhed bestående af ti personer? Så kommer det for alvor til at give dig hovedpine, når du skal administrere 50 medarbejderes udgifter.

En hovedpine, der koster dig 199.700 kroner om året. Mindst…

Og ikke nok med at antallet af medarbejdere (og dermed også bilag) er steget, så er udgifterne også blevet mere varierede. 

Summasummarum: 

Det bliver sværere at budgettere og nemmere at miste overblikket.

Vi kan sikkert hurtigt blive enige om, at det ikke den bedste kombination.

Virksomhed på 100 personer: 19.950 kr./md.

Nu begynder vi at nærme os nogle beløb, der for alvor kan mærkes på virksomhedens bundlinje: 

Godt og vel 30.000 kroner hver måned og næsten 240.000 kroner om året.

Av, min arm!

Udover at dække omkostningerne for de egentlige køb, skal du betale knap 240.000 om året bare for, at der er orden i sagerne. Og så har du tilmed et bjerg kvitteringer og bilag, som selv de største papirnussere ville blive skeløjede af at skulle forholde sig til.

Kan det virkelig være rigtigt, at det skal være sådan? Du har selvfølgelig allerede gættet svaret: 

Nej, det behøver ikke at være sådan.

Med en automatiseret proces for udgiftsrapportering kan din virksomhed spare tusindvis af timer og millioner af kroner. Og som om det ikke var nok i sig selv, så er det faktisk kun en brøkdel af de fordele, der er ved at hoppe med på den automatiserede bølge. 

Det vil jeg fortælle dig mere om nu.

En bred vifte af fordele serveret på et sølvfad

Efter at have talt med vores kunder har vi hos Pleo opdaget en lang række forskellige fordele ved en automatiseret proces for håndtering af udgifter, som rækker langt ud over de tids- og omkostningsbesparende elementer.

Nogle af de vigtigste fordele ved at overgå til en automatiseret proces er:

• Mindre tidsspild og øget produktivitet
• Sikker opbevaring af kvitteringer
• Reduceret risiko for bedrageri
• Større medarbejdertilfredshed

Det interessante ved ovenstående fordele er, at de alle sammen mere eller mindre bidrager til besparelser i din virksomhed.

Lad os kigge lidt nærmere på disse fordele, én for én.

Mindre tidsspild og øget produktivitet

Uanset hvad størrelsen på din virksomhed er, kan du sikkert nikke genkendende til, at administration af udgifter er en vaskeægte tidssluger.

En rapport fra GBTA (Global Business Travel Association) vurderer, at det i gennemsnit tager 20 minutter at behandle én enkelt udgiftsrapport. 

Hvis den indeholder fejl – hvilket den ifølge rapporten gør i 20% af tilfældene (*gisp*) – tager det yderligere 18 minutter per rapport.

Husker du, hvor mange udgiftsrapporter vi sagde, en medarbejder i gennemsnit indleverer om måneden? 

Almindelige SMV’er behandler gennemsnitligt 51.000 udgiftsrapporter hvert år. Det betyder, at der årligt bliver brugt i gennemsnit 3.000 timer på bare at rette fejl i udgiftsrapporter.

Okay. Lad os lige stoppe op og tage det rystende faktum til efterretning… 3.000 spildte timer hvert år!

Tænk over, hvor meget du kan udrette, hvis du kanaliserer den tid over på arbejde, der rent faktisk giver virksomheden værdi. 

Og hold godt fast i den tanke.

Sikker opbevaring af kvitteringer

Jeg tør godt vædde på, at langt de fleste af os har oplevet at miste en vigtig kvittering – enten i forbindelse med et virksomhedskøb eller i et privat henseende.

Det er lidt som om, der findes en særlig Bermuda-trekant, hvor alle kvitteringer forsvinder hen.

Fra et virksomhedsperspektiv kan manglende kvitteringer have følgende konsekvenser:

• Det tager længere tid at undersøge alle omstændighederne for den specifikke udgift.
• Virksomheden kan ende med at skulle betale mere skat af udgiften, end hvad der ellers havde været nødvendigt.
• Den manglende dokumentation gør det svært at kontrollere udgiftsposterne i dit budget. 

Reduceret risiko for bedrageri

Enhver yin har sin yang. 

Og derfor forholder det sig desværre også sådan, at mens nogle medarbejdere undlader at få deres udlæg dækket, er der andre, der forsøger at tilrane sig mere end det, der egentligt tilkommer dem.

Det kan eksempelvis ske ved, at medarbejdere opkræver penge for udlæg, der ligger uden for rammerne af, hvad de har krav på. 

Eller endnu værre: 

Medarbejdere fusker med tallene på deres kvitteringer, så beløbet er større end det, de reelt set har lagt ud.

I takt med at vi arbejder mere fleksibelt (både hvad angår tid og sted), bliver det sværere for virksomheder at afgøre, hvornår der er tale om reelle forretningsudlæg, og hvornår firmakortet misbruges til private udgifter, for eksempel til måltider, hotelophold eller endda kilometergodtgørelse for venner og familie.

Det er stort set umuligt for en regnskabsafdeling at bevise, hvorvidt en udgift er reel eller ej. Og det koster virksomhederne millioner af kroner. Bogstaveligt talt.

En ny rapport vurderer nemlig, at virksomheder typisk taber 5 % af deres årlige indtægter på internt bedrageri i virksomheden.

Hvor meget er 5 % af din virksomheds årlige indtægter?

Større medarbejdertilfredshed

Det kan godt være, at du gør dig umage med at lave en nem og tilgængelig proces for udgiftsrapportering for dine medarbejdere, men jeg er ked af at sige det:

Du kan puste nok så mange balloner op – det bliver aldrig en fest. 

Det vil altid være frustrerende for de medarbejdere, der har lagt penge ud, at skulle vente på at få sine udlæg retur. Og i de tilfælde hvor det ikke er muligt at købe på kredit, kan det ovenikøbet gå hen og blive en økonomisk udfordring. 

Situationen forværres yderligere, hvis der opstår uenighed omkring udlægget, eller tilbagebetalingen af andre årsager tilbageholdes.

Det kan være med til at skabe en usund arbejdskultur og et anspændt forhold mellem medarbejdere og ledere.

Der er mange åbenlyse grunde til, at du som virksomhed ønsker at have glade og tilfredse medarbejdere.

En af grundene er blevet påvist af en undersøgelse fra The University of Warwick, der konkluderer, at glade medarbejdere er mere produktive, ja, faktisk hele 12 % mere end utilfredse medarbejdere.

Det er da værd at tage med!

Udover det faktum, at utilfredse medarbejdere arbejder mindre effektivt end tilfredse, er der også større risiko for, at en utilfreds medarbejder siger op, hvilket ligeledes indebærer en omkostning for virksomhed.

Faktisk koster det i gennemsnit omkring 20 % af en medarbejders årlige løn at finde en person, der kan tage over, hvor den tidligere medarbejder slap.

Det er selvfølgelig ikke én enkelt udgiftsrapport, der afgør, om din medarbejder forlader sin stilling eller ej, men daglige irritationsmomenter i form af en lang og tidskrævende proces, kan koste medarbejderne engagement, glæde og dedikation.

Og det kan koste din virksomhed mange penge i det lange løb.

Få din udgiftsrapportering til at glide med Pleo

På nuværende tidspunkt burde du have en nogenlunde klar idé om, hvor meget den traditionelle metode til rapportering af udgifter koster din virksomhed.

Måske er tallene kommet fuldstændigt bag på dig, og du sidder nu med lettere svedige håndflader og venter på, at jeg præsenterer den ideelle løsning for din virksomhed.

Så lad os kaste os fluks ud i det!

Den tidligere nævnte undersøgelse fra The Aberdeen Group påpeger, at en vis grad af automatisering kan få omkostningen af en enkelt udgiftsrapport til at falde fra 133 kroner til kun 49 kroner. Det er et kæmpe fald på hele 64 %.

Der kan altså ikke herske nogen tvivl om, automatisering er den mest effektive måde at reducere omkostningerne ved udgiftsrapportering på.

Pleo tilbyder en automatiseret løsning til at håndtere dine udgifter, så det ikke længere skal koste penge at bruge penge.

Når medarbejdere bruger deres Pleo-kort, bliver kvitteringer automatisk gemt og kategoriseret med det samme, mens administratorer kan holde øje med alle køb i realtid.

Med andre ord kan Pleo hjælpe din virksomhed med at få udgiftsrapporteringen til at glide automatisk og derigennem frigive dine medarbejderes tid til at passe det arbejde, de er ansat til at udføre. 

Måske det kunne være nøglen til at frigive din virksomheds fulde potentiale?