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Was manuelle Kostenabrechnungen Sie wirklich kosten

Der Gedanke, Kostenabrechnungen zu automatisieren – also diese oftmals als Unannehmlichkeit empfundene Arbeit für immer von Ihrer To-do-Liste zu streichen – klingt ziemlich verlockend. 

Automatisierung ist mehr als nur ein Nice-to-have.

Beim Automatisieren Ihrer Spesenabrechnungen mit Pleo erhalten Sie beispielsweise sofort einen besseren Überblick über die Ausgaben im gesamten Unternehmen.

Und Sie sparen Geld. Wie viel? Gut, dass Sie fragen.

Warum Kostenabrechnungen kosten, was sie kosten.

Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, warum Kostenabrechnungen (und insbesondere manuelles Ausgabenmanagement!) kosten, was sie kosten. 

Die zwei Kostenhauptfaktoren sind: die zur Verfügung stehende Arbeitskraft und das Fehlerpotenzial.

Traditionelle Methoden zur Kontrolle von Betriebsausgaben sind Teil eines Prozesses. Oft eines mühsamen und manchmal labyrinthischen Prozesses.

Das ist schon merkwürdig, wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmenseinkäufe ziemlich unkomplizierter Natur sind. Ein Software-Abonnement erneuern, ein Taxi bestellen, jemandem aus dem Team einen Geburtstagskuchen kaufen ... das ist doch keine Raketenwissenschaft (jedenfalls meistens nicht).

Auf individueller Ebene führt manuelles Ausgabenmanagement dazu, dass Mitarbeiter wertvolle Zeit verlieren, die in andere Aufgaben besser investiert ist.

Auf unternehmensweiter Ebene verlangsamt diese Art des Managements Wachstum und Innovation und zwingt jeden Einzelnen dazu, sich stattdessen mit nervenaufreibender Bürokratie auseinanderzusetzen.

Hier ein Beispiel:

Überspringen Sie einen der oben genannten Schritte, sehen Sie sich wahrscheinlich schon sehr bald gezwungen, sich mit erhöhtem Betrugsrisiko und der Dringlichkeit einer funktionierenden Verwaltungsaufsicht auseinanderzusetzen.

Eine eher unspaßige Vorstellung.

Ziemlich sicher vergeht Ihnen der Spaß aber erst recht, sobald Sie den Taschenrechner zücken und ausrechnen, was Sie die manuelle Kostenabrechnung, und damit Ihre Ausgabenverwaltung im Ganzen, tatsächlich kostet.

Wie viel kostet Sie Ihre Kostenabrechnung?

Der Versuch, eine genaue Schätzung der durchschnittlichen Kosten für etwa eine Spesenabrechnung aufzudecken, ist tatsächlich gar nicht so einfach.

Die am häufigsten zitierten Schätzungen variieren. Diese  Diskrepanzen in den Zahlen spiegeln gut das Chaos der manuellen Ausgabenverwaltung wider – keine zwei Firmen handhaben diese auf dieselbe Art und Weise.

Eine Schätzung der Aberdeen-Gruppe  – leider ist sie inzwischen fast schon ein Jahrzehnt alt – beziffert die Kosten für die Bearbeitung einer Abrechnung auf etwa bis zu 37,00 Euro.

Einige andere Studien, die sich stark auf Reisekosten konzentrieren, wie etwa die Erhebung der GBTA in Zusammenarbeit mit HRS, geben Zahlen an, die auf bis zu 53,00 Euro pro Kostenabrechnung hindeuten.

Die Untersuchung der Aberdeen-Gruppe ergab weiter, dass pro Mitarbeiter jeden Monat anderthalb Spesenabrechnungen eingereicht werden. Wie viel Ihr Unternehmen für manuelle Spesenabrechnungen ausgibt, liegt im Ergebnis einer simplen Rechnung (wir arbeiten hier wohlgemerkt mit den niedrigsten Zahlen der erwähnten Studien).

Kosten für eine Spesenabrechnung (37,00 Euro) X Anzahl der Mitarbeiter X durchschnittliche Anzahl der bearbeiteten Spesenabrechnungen (1,5)


Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern: 555,- Euro pro Monat

In einem kleinen Unternehmen mit 10 Mitarbeitern geben Sie also mehr als 6000 Euro pro Jahr allein dafür aus, dass Ihre Mitarbeiter einkaufen. Nicht eingerechnet sind hier die Kosten für das tatsächlich Erworbene, sondern nur die Kosten für den ganzen Rummel um das, was sie kaufen.

Sie kaufen einen neuen Laptop? 37,00 Euro. Sie nehmen unterwegs ein Sandwich mit? Nochmals 37,00 Euro.

Das ist Geld, das sehr wahrscheinlich an anderer Stelle gewinnbringender investiert wäre.

Eine weitere Gefahr für kleine Teams: Eine Person wird beauftragt, sich um all diese Ausgaben zu kümmern und stürzt sich in das Wirrwarr aus Belegen. Mehr Stress, weniger Zeit und eine hohe Fehleranfälligkeit sind vorprogrammiert.

Mit Pleo geht das auch anders!

Ein Unternehmen dieser Größe, das Pleo bereits nutzt: Convivio.

Bei Convivio handelt es sich um ein Team von fünf Mitarbeitern, das Regierungsbehörden dabei hilft, ihr digitales Angebot zu erweitern. Für ihren CEO bedeutet Pleo endlich  Transparenz über den Geldfluss im Unternehmen zu haben. 

Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern: 2775,- Euro pro Monat

Ihr Unternehmen hat 50 Mitarbeiter erreicht, Gratulation! Die Verwaltung der Ausgaben dieser 50 Mitarbeiter wird Ihnen jetzt allerdings noch mehr Kopfschmerzen bereiten als zuvor.

33.300 Euro pro Jahr an Kopfschmerzen. Mindestens.

Und wenn Sie jetzt ein Team von 50 Personen sind, schätzen wir, dass Ihre Ausgaben auch vielfältiger geworden sind. Das macht die Budgetierung von Ausgaben schwieriger, und das Gefühl von Kontrolle geht leichter verloren.

Ganz zu schweigen davon, dass Ihr Stapel an Papierbelegen jetzt ein kleiner Berg ist.

Lassen Sie Papierbelege der Vergangenheit angehören!

Ein Unternehmen dieser Größe, das Pleo bereits nutzt: Forza Football.

Hier war es nicht nur ein Unternehmensziel einen besseren Überblick darüber zu bekommen, wohin das Geld fließt, sondern auch eine Kultur und Philosophie der Eigenverantwortung rund um Firmengelder aufzubauen. Genau das entspricht den ehrgeizigen Wachstumsplänen des Unternehmens. Bei Pleo "steht hinter jeder Ausgabe ein Mensch".

Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern: 5550,- Euro pro Monat

Jetzt sprechen wir über eine wirklich immense Auswirkung auf Ihre Kosten insgesamt.

Sie müssen nicht nur die Kosten für die Käufe der Mitarbeiter decken, sondern zahlen außerdem mehr als 66.600 Euro pro Jahr, um herauszufinden, wofür diese Käufe tatsächlich gut waren.

Und Sie haben einen Mount Everest an Belegen über den sich das Finanzteam nun tagein, tagaus den Kopf zerbricht. Selbst die geschicktesten Zahlenjongleure werden damit zu kämpfen haben – und mehr noch: Holen Sie wirklich das beste aus Ihrem Finanzteam heraus, wenn dieses Stunde um Stunde damit verbringt, verwitterte Quittungen und unvollständige Belege zu interpretieren?

Nutzen Sie die Kräfte Ihres Finanzteams effizienter!

Ein Unternehmen dieser Größe, das Pleo bereits nutzt: Cobe.

Diese bahnbrechenden Architekten setzen Pleo ein, weil sie sich der Kosten für die Bearbeitung von 300 Spesenabrechnungen pro Monat sehr wohl bewusst sind. Aber nicht nur das! In Pleo spiegeln sich auch ihre eigenen Werte und Ideen wider.

Und das sind nur die direkten Kosten

Nach unzähligen Kundengesprächen, konnten wir eine Reihe versteckter Kosten identifizieren, die ganz automatisch entstehen, solange Sie an traditionellen Prozessen im Kostenmanagement festhalten.

In allen Unternehmen wirken sich diese Automatismen ganz unterschiedlich aus – aber eines haben sie gemeinsam. Sie zu vermeiden ist immer ein Gewinn. 

Kommen Ihnen diese Dinge bekannt vor?

Verschwendete Zeit

Wie oben beschrieben, ist der Zeitfaktor rund um interne Kostenrechnungen ein Thema für Unternehmen jeder Größe.

Eine andere Statistik, die schwer zu ermitteln ist, über die es sich aber lohnt nachzudenken, ist die Frage, wie viele Minuten die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung in Anspruch nimmt.

Die bereits erwähnte Umfrage der Global Business Travel Association beziffert diese Zahl auf durchschnittlich 20 Minuten. Man könnte meinen, das klänge nach viel Zeit für eine Standardausgabe – aber es kann (auweia!) noch schlimmer sein.

Denn wissen Sie, was die manuelle Spesenabrechnung mit sich bringt? Menschliche Fehler. Es dauert im Durchschnitt 18 Minuten, um jede einzelne Rechnung zu korrigieren, die einen Fehler aufweist.

Und 20% der Spesenabrechnungen weisen Fehler auf. Autsch.

Betrugsrisiken

Wir sprachen vorhin über große Summen – aber wie sieht es erst mit Kosten verursacht durch Betrug aus?

Die meisten Betrugsfälle haben meist keinen ausgereiften Gauner-Masterplan zum Hintergrund. Und doch kosten Sie ein Unternehmen Geld (in der Summe viel Geld!). Betrugsfälle entstehen durch menschliche Versehen, Opportunismus oder schlicht durch Missverständnisse rund um die Ausgabenpolitik des Unternehmens.

Es sind die kleinen Dinge, deren Risiken Pleos automatisiertes Ausgabenmanagement effektiv umgeht. Ganz gleich, ob es sich dabei um Ausgabenlimits oder um die Möglichkeit, eine Firmenkreditkarte bei Verdacht einzufrieren, handelt – wir behalten es für Sie im Griff.

Verlorene Belege

Ein großes Problem für Ihre Mitarbeiter! Wir alle kennen das unangenehme Gefühl, keinen Beleg für eine Ausgabe zu finden, die bereits vor Wochen getätigt wurde.

Aber wenn es um die Unternehmensfinanzen geht, kosten verlorene Belege weiteres Geld. Es liegt auf der Hand, dass jede Ausgabe ohne Rechnung eine längere Bearbeitungszeit erfordert, da sie genauer untersucht werden muss.

Verlorene Rechnungen können auch bedeuten, mehr Steuern als nötig zahlen zu müssen. Außerdem verhindern sie, Budgets ordnungsgemäß nachzuverfolgen – oder wie gewährleisten Sie, dass Ihre Betriebsausgaben im grünen Bereich liegen, ohne Dokumente, die das belegen? 

Nicht freigegebene Ausgaben


Jedes Mal, wenn wir auf unserem Blog ein Profil von einem Pleo-Kunden erstellen, fragen wir den Kunden auch nach Horrorgeschichten aus den Tagen vor Pleo.

Und raten Sie mal… es gibt immer eine!

Eine dieser Geschichten dreht sich häufig um die Ausgabenpolitik und deren Einhaltung durch die Mitarbeiter. 

Laut einer Umfrage von SAP Concur werden 15 % aller fehlerhaften Spesenabrechnungen wissentlich fehlerhaft eingereicht. Mitarbeiter lassen ihre Spesenabrechnung also gerne ein bisschen größer aussehen, als sie tatsächlich ist.

Dafür gibt es sicherlich eine Vielzahl von Gründen (einige davon sind ziemlich nachvollziehbar), aber am Ende zahlt das Unternehmen obendrauf.

Holen Sie sich Ihr Geld zurück

Jetzt haben Sie also eine ungefähre Vorstellung davon, was das traditionelle Erstellen von Kostenabrechnungen Ihr Unternehmen kosten könnte.

Gänsehaut? Das ist verständlich – aber seien Sie nicht allzu beunruhigt.

Denn jetzt kommen wir zum fröhlichen Teil der Geschichte, unserem Happy End: Unser Ritter in goldener Rüstung ist Pleo. Er automatisiert Ihr komplettes Ausgabenmanagement und holt für Sie Ihr Geld zurück.

Bei Pleo werden Belege bereits mit der Verwendung unserer intelligenten Firmenkreditkarte erfasst. Einkäufe werden sofort kategorisiert, während die Buchhaltung  einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben hat.

So wird aus einem mühsamen Prozess, der jedes Jahr Unsummen an Zeit und Geld kostet, etwas, das von uns in Sekundenschnelle erledigt wird.

Das Betrugsrisiko sinkt erheblich, die Fehlerquote wird reduziert... und Sie können sich voll und ganz darauf konzentrieren, Ihr Geld besser auszugeben.

E-Book: 9 Digitaltools – nie wieder manuelle Prozesse
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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