Mit der Kostenrechnung den Durchblick über die Finanzen behalten

Im Alltag der Buchführungsabteilung gehört die Kostenrechnung zu den mühseligen Pflichtaufgaben. In einem langwierigen Vorgang erfassen Ihre Mitarbeiter:innen die einzelnen Positionen, gliedern die Kosten nach ihrem Ursprung und nehmen den Vergleich mit den Sollwerten vor. Zugegeben, dieser Vorgang klingt zunächst nicht sonderlich berauschend. 🌊 Doch ob spannend oder nicht, die Kostenrechnung ist einer der wichtigsten Datengewinnungsprozesse für Ihr Unternehmen! 

Denn auf der Kostenrechnung basieren viele wichtige unternehmerische Entscheidungen. Daher lohnt es sich, wenn Sie sich mit diesem Thema ausführlich auseinandersetzen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die Abrechnung Ihrer Kosten. 😎 Und wer weiß, vielleicht werden Sie mit der ein oder anderen digitalen Lösung am Ende noch Fan des Rechnungswesens…

Das steckt hinter der Kostenrechnung: Definition

Die Kostenrechnung bietet Ihrem Unternehmen wichtige Informationen über die entstandenen Kosten innerhalb einer Geschäftsperiode. Außerdem erfahren Sie durch eine übersichtliche Aufstellung Ihrer Kosten auch, wofür diese angefallen sind. 

Als Unternehmen sind Sie auf die in der Kostenrechnung gewonnen Informationen angewiesen, um Ihre Entscheidungsgrundlage zu verbessern. Denn neben der Dokumentation der Kosten und einem einfachen Abgleich der Soll- und Ist-Daten ermöglicht die Kostenrechnung Ihnen auch durchdachte operative Entscheidungen. 🦊

Kosten-Leistungsrechnung einfach erklärt 

Da die Kosten- und Leistungsrechnung in diesem Text häufiger erwähnt wird, lohnt sich eine kurze Erläuterung. Schließlich sind nicht alle von uns Rechnungswesen-Profis! 🤯

Die Kosten- und Leistungsrechnung (kurz und schmerzlos auch KLR genannt) ist ein wichtiges Werkzeug im betrieblichen Rechnungswesen, das sich mit den Kosten und Leistungen des Unternehmens beschäftigt. Mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung kann die Buchhaltung das Betriebsergebnis, also die Differenz zwischen den Leistungen und Kosten, deutlich machen. Außerdem können die entstandenen Kosten den Stellen zugeordnet werden, an denen sie verursacht wurden. Sie sehen, die Kosten- und Leistungsrechnung erfüllt eine ziemlich wichtige Aufgabe und hilft Ihnen im Unternehmen immer den Durchblick über die Finanzen zu behalten! 📷

Dabei folgt die KLR einem bestimmten Schema: Die Kosten werden in Kostenstellen, Gemeinkosten und Einzelkosten unterteilt. Aber hey, dazu später mehr. Werfen wir erst mal einen genaueren Blick auf die Ziele der Kostenrechnung… 

Was ist das Hauptziel der Kostenrechnung?

In der Praxis verfolgen Unternehmen mit der Kostenrechnung eine Reihe unterschiedlicher Ziele. Das Wichtigste ist der eben bereits erwähnte Vergleich der geplanten Kosten mit den tatsächlich angefallenen Kosten. Durch einen Soll-Ist-Vergleich der Kostenarten erkennen Sie, ob sich Ihre Kosten im erwarteten Rahmen bewegen oder vielleicht aus dem Ruder gelaufen sind. 🚣‍♀️ Auf dieser Datengrundlage lassen sich Entscheidungen im Betrieb viel besser rechtfertigen und planen. 📊

Die Kostenrechnung erfasst also auf übersichtliche Weise alle Kosten und Leistungen und ermöglicht Ihnen, Kalkulationen zur Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens aufzustellen. Auch für das Management ist die Kostenrechnung wichtig! Denn anhand der Informationen, die dabei gewonnen werden, ist eine bessere Entscheidungsfällung möglich. Viele Pläne für die Zukunft eines Unternehmens legen die Entscheider:innen nämlich schnell wieder zu den Akten, wenn sie mit den harten Fakten der Kostenrechnung konfrontiert werden. Daher ist die Abrechnung der Kosten wichtig, um Entwicklungen im Betrieb auf einer finanziell gesunden Bahn zu halten. 🎢

Wichtige Begriffe im Kontext der Kostenrechnung

Sie oder Ihre Mitarbeitenden setzen sich häufiger mit der Kostenrechnung auseinander? Dann haben wir hier einige wichtige Begrifflichkeiten für Sie, die Sie sich hinters Ohr 👂 schreiben sollten. 

• Aufwand: Der Aufwand ist im Rechnungswesen als Ausgabe in einer Abrechnungsperiode definiert. Diese Ausgaben fallen zum Beispiel für verbrauchte Güter oder Dienstleistungen an. 📉
• Ertrag: Zu den Erträgen zählen alle Einnahmen, die während einer Periode der Erstellung von Gütern und Dienstleistungen im Unternehmen zugerechnet werden. Die Erträge im Rechnungswesen bilden den Gegensatz zu den Aufwendungen. 📈
• Kosten: Hierbei handelt es sich um den bewerteten Verzehr, etwa von wirtschaftlichen Gütern in einer Periode. Die Ableitung der Kosten erfolgt zumeist aus dem Aufwand. 🧮
• Leistung: Die Leistung ist das Ergebnis des betrieblichen Erzeugungsprozesses, basiert auf gezielter und geplanter Handlung und führt zu einem Wertzuwachs. 💪
• Teilkosten: Hierbei handelt es sich um die variablen, durch Produkte verursachte und auf Kostenträger verteilten Kosten. 💱
• Vollkosten: Die Verrechnung auf die Produkte berücksichtigt die gesamten Kosten und umfasst damit auch die Teilkosten. 💲

Wie sieht der Aufbau der Kostenrechnung aus?

Die Kosten- und Leistungsrechnung folgt einem gewissen Schema und setzt sich aus den drei Stufen Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung zusammen. Damit Sie auch hier den Durchblick behalten, sehen wir uns diese drei Stufen gemeinsam näher an. 🧐

Kostenartenrechnung

Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen und welchen Ursprung haben sie? Diese Fragen beantwortet Ihnen die Kostenartenrechnung. Sie bildet den ersten Schritt in der Kostenrechnung. In der Praxis gibt es viele Möglichkeiten, die Kostenarten im Rahmen dieser Kalkulation zu gliedern: 

Möglich ist etwa die Gliederung anhand der Produktionsfaktoren. Dazu gehören die Personal-, Material- und Kapitalkosten. Dabei ist primär spannend, welche Produktionsfaktoren Ihr Unternehmen verbraucht hat. 

Bei der Gliederung nach den Funktionen haben Sie es mit Fertigungs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten zu tun. Mit dieser Aufteilung behalten Sie die verursachenden Kostenstellen problemlos im Blick. 🔍

Die dritte Variante ist die Gliederung nach Zurechenbarkeit. Hier können Sie die entstehenden Einzelkosten dem Produkt oder dem Kostenträger direkt zuordnen. Das funktioniert allerdings leider nur bei den Einzelkosten. Gemeinkosten müssen Sie zuerst über die Kostenstellen abrechnen. Erst danach finden sie Eingang in die Kostenträgerrechnung.

Kostenstellenrechnung

Im zweiten Schritt der Kostenrechnung, der Kostenstellenrechnung, verteilen Sie die Gemeinkosten auf die Kostenstellen. Auch hier sind wieder verschiedene Aufteilungen möglich:

So ist unter anderem die Unterteilung der Kostenstellen nach der Funktion wie Material, Fertigung, Forschung und Entwicklung sowie Verwaltung und Vertrieb denkbar. Oder Sie untergliedern Ihre Kostenstellen nach Verantwortungsbereichen und damit nach den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Das können etwa die Marketing-, die Personal- oder die Rechtsabteilung sein. 🙋‍♀️

Wiederum existiert eine dritte Variante, bei der Sie die Kostenstellenrechnung nach den räumlichen Gegebenheiten aufteilen. Das können zum Beispiel Kosten für Büros oder Standorte sein. 🏴

Kostenträgerrechnung

Der letzte Schritt der Kostenrechnung besteht aus der Kostenträgerrechnung. Zuvor haben wir uns in der Kostenartenrechnung die Einzelkosten angesehen und in der Kostenstellenrechnung die Gemeinkosten. Nun geht es noch darum, beide zusammenzuführen und sie anschließend den Kostenträgern zuzurechnen. Diese Kostenträger können Produkte oder Dienstleistungen sein. ✍

Entsprechend erfolgt auch die Gliederung der Kostenträger entweder nach den Produkten oder den erbrachten Dienstleistungen. Zu Letzteren gehören insbesondere die Lieferung, die Montage oder Wartungen. Weiterhin ist eine Gliederung nach den Aufträgen möglich. So existieren auch hier wieder insgesamt drei Varianten. Ist dieser Schritt geschafft, haben Sie die Kostenrechnung auch schon erfolgreich hinter sich gebracht. 😌

Kostenrechnung hilft bei betrieblichen Entscheidungsprozessen

Viele betriebliche Entscheidungen leiten sich aus den Ergebnissen der Kostenrechnung ab. Daher ist sie viel mehr als eine reine Pflichtaufgabe. Sie ist notwendig, um Maßnahmen auf solider Datenbasis begründen zu können. Die Kostenrechnung präzise vorzunehmen, ist daher auch in Hinblick auf operative Entscheidungen wichtig. ❗👀

Es gilt also: Die Kostenrechnung dient zwar in erster Linie der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit, die Unternehmen nutzen sie aber auch für ihre Entscheidungsfindung. Neben operativen Fragestellungen können das sogar unternehmerische Grundsatzentscheidungen sein.

Kosten- und Leistungsrechnung: Beispiel

Die Kosten- und Leistungsrechnung bietet viele Möglichkeiten, Informationen auszuwerten und Analysen durchzuführen, die zu Ihrem Unternehmenserfolg beitragen. Da sie so vielfältig ist, existieren in der Praxis  der Kosten-Leistungsrechnung viele verschiedene Formeln und Berechnungswege, die von der jeweiligen Fragestellung abhängen. Damit Sie nicht komplett ins kalte Wasser 🤽🏿‍♂️ springen müssen, haben wir Ihnen eine kleine Beispielrechnung zusammengestellt:

Die Firma MoneyMaker möchte die Produktivität der Beschäftigten ermitteln. Sie hat in der betrachteten Periode 900.000,00 Euro Umsatz erwirtschaftet. Gleichzeitig haben sich die Bestände an fertigen Erzeugnissen um 10.000,00 Euro reduziert. Das Unternehmen MoneyMaker arbeitet mit 30 Beschäftigten.

Zur Berechnung wird folgende Formel verwendet:

Umsatzerlös – Bestandsverminderung fertige Erzeugnisse = Gesamtleistung

In diesem Fall erhalten wir eingesetzt in die Formel folgendes Ergebnis:

900.000,00 Euro – 10.000,00 Euro = 890.000,00 Euro Gesamtleistung

Dieses Ergebnis teilen wir durch die Anzahl der Beschäftigten:

890.000,00 Euro Gesamtleistung / 30 Beschäftigte = 29.666,67 Euro

Die Produktivität pro beschäftigter Person liegt in diesem Beispiel also bei 29.666,67 Euro.

Gar nicht so kompliziert, oder? 🧚🏻

Mit Pleo macht Kostenrechnung Spaß 

Die Kostenrechnung ist ein wichtiges Werkzeug zur Planung von Unternehmensentscheidungen. 🔨 Denn erst mit der Kostenrechnung wird sichtbar, wie sich Ihre geplanten und tatsächlichen Ausgaben zueinander verhalten. Wer einen Überblick über alle Belege behält, kann sich daher die Kostenrechnung immens vereinfachen. Doch Achtung: Belege von verschiedenen Stellen flattern überall umher und werden manches Mal nicht fristgerecht eingereicht. 😰

Pleo hilft Ihrem Unternehmen dabei, den Überblick über Belege, Rechnungen und auch Ihre anfallenden Kosten zu behalten. Denn Pleo macht dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente die sonst so komplizierte Buchhaltung zum Kinderspiel. 💪 Dabei behalten Sie immer den Durchblick über die Kosten, die gerade anfallen. 

Für die Kostenrechnung besonders interessant: Unsere Buchhaltungsintegration verbindet Sie per Schnittstelle direkt mit Ihrem Buchhaltungstool. 📘 Erfassen Sie Ihre Daten einfach mit Pleo und verarbeiten Sie sie per Mausklick weiter. 

Finanzverwaltung leicht gemacht – Mit Pleo!