So gelingt Ihre Spesenabrechnung für 2025

Außer Spesen nichts gewesen? Diese Redewendung trifft hoffentlich nicht auf die Dienstreisen Ihrer Belegschaft zu. Während Ihre Mitarbeitenden die besten Verträge vor Ort bei Ihren Kund:innen und Lieferant:innen abschließen, überzeugende Pitchs halten oder mit Ihren Produkten neue Märkte erobern, sammeln sich das ganze Jahr über viele Spesenabrechnungen an.

Meist müssen die Reisenden Belege und Quittungen aufheben und Listen und Formulare ausfüllen. Die anschließende manuelle Abrechnung nimmt Zeit in Anspruch. In diesem Artikel haben wir alles Wichtige rund um die Spesenabrechnung im Jahr 2025 für Sie zusammengefasst.

Intro zum schnellen Verständnis

Wir haben für Sie alle wichtigen Fakten zusammengefasst, über Spesen, Pauschalen und digitale Lösungen:

• Spesen sind Kosten, die von Arbeitnehmer:innen im Rahmen von dienstlichen Tätigkeiten ausgegeben werden. Die Ausgaben fallen im Außendienst oder auf Dienstreisen an.
• Die Spesenabrechnung ist ein hilfreiches Tool, durch das Arbeitnehmer:innen sich die Kosten für diese anfallenden Zahlungen rückerstatten lassen können. Hierbei werden alle Ausgaben in eine Liste eingetragen und bei der Personalabteilung abgegeben.
• Für Essen auswärts gelten sogenannte „Spesenpauschalen“, die das Bundesfinanzministerium festgelegt hat. Die kleine Pauschale beträgt derzeit 14,00 EUR pro Tag, die große Pauschale 28,00 EUR pro Tag.
• Die kleine Spesenpauschale kommt bei Auswärtsaufenthalten über 8 und unter 24 Stunden zum Zuge, die große Spesenpauschale gilt bei Auswärtsaufenthalten über 24 Stunden.
• Für Aufenthalte im Ausland gelten je nach Land oder Stadt individuelle Auslandstagesgelder. Sie werden oft erneuert und passen sich den ungefähren Kosten vor Ort an. Auch diese Sätze werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt.
• Smarte und digitale Lösungen von Pleo ersparen Ihnen die Spesenabrechnung in Papierform.

Was sind Spesen?

Spesen sind Kosten, die Arbeitnehmer:innen für ihre Arbeitgeber:innen im Rahmen des Jobs ausgeben. Die Ausgaben fallen außerhalb des üblichen Arbeitsortes an, also im Außendienst und auf Dienstreisen. Dort geben Ihre Mitarbeitenden Geld für die Anreise, Verpflegung, sonstige Nebenkosten und bei längeren Reisen für die Übernachtung aus. Wenn die Arbeitnehmer:innen eine korrekte Abrechnung mit allen Belegen vorlegen, kann das Unternehmen die Spesen erstatten.

Aber Achtung: Ihre Personalabteilung muss darauf achten, dass die Reisenden wirklich nur solche Kosten abrechnen, die auch als Spesen gelten. „Wie weiß die Personalabteilung denn, was zu den Spesen zählt?“, fragen Sie sich jetzt vielleicht... und wir haben die Antwort!

Diese Kosten sind Spesen

1. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwand
3. Übernachtungskosten
4. Sonstige Kosten für Parkhaus, Telefon, Events, Messen etc.

Übrigens: Falls Ihre Mitarbeiter:innen Ausgaben für dienstliche Tätigkeiten wie Reisekosten vorstrecken, können diese im Rahmen der Auslagenerstattung zurückgezahlt werden. In unserem Artikel zur Auslagenerstattung erfahren sie mehr darüber, wie das geht.

Spesenabrechnung: Eine kurze Definition

Die Spesenabrechnung ist eine Form der Reisekostenabrechnung und ein wichtiges Hilfsmittel, damit Ihre Mitarbeitenden die Kosten für eine Geschäftsreise von Ihnen als Arbeitgeber:innen erstattet bekommen.

Alle Ausgaben, die bei einer Dienstreise für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung und sonstige Nebenkosten entstanden sind, werden aufgestellt. Die Reisenden können die einzelnen Ausgaben in eine Liste, Tabelle oder Vorlage eintragen.

Belege in Papierform (für Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, usw.) müssen dafür aufbewahrt und die Unterlagen gesammelt in der Personalabteilung abgegeben werden.

Voraussetzungen für die Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung funktioniert in zwei Fällen:

Erstens, wenn Sie Ihre Belegschaft auf Reise schicken und zweitens, wenn selbstständige Besuche bei der Kundschaft erledigt werden. In beiden Fällen kann die Reisekostenabrechnung über Spesensätze erfolgen.

Es gibt jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen für die beiden Ausgangssituationen:

• Über das Unternehmen: Ihre Arbeitnehmer:innen reichen die Reisekostenabrechnung im Betrieb ein. Die Personalabteilung prüft die Abrechnung und überweist die Ausgaben in der Regel mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Wenn die Kosten vom Unternehmen nicht übernommen werden, können die Arbeitnehmenden Ihre Ausgaben aber auch einfach in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten eintragen.
• Über das Finanzamt: Selbstständige Personen und Freiberufler:innen reichen die Belege als Betriebsausgaben mit ihrer Steuererklärung beim Finanzamt ein.

Damit Ihr Unternehmen oder das Finanzamt die Spesenabrechnung anerkennt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Reise muss aus beruflichen Gründen erfolgen.
• Die Reisenden müssen ihren Job außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstelle ausüben.

Ausgaben mit der Spesenpauschale abdecken

Während einer Dienstreise essen Mitarbeitende im Außendienst meist in einem Restaurant oder im Hotel und das Essen kostet erfahrungsgemäß meist mehr, als zu Hause. Darum hat das Bundesfinanzministerium Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand festgelegt.

Die Pauschalen für 2025:

• Kleine Pauschale: 14,00 EUR am Tag
• Große Pauschale: 28,00 EUR am Tag

Auch wenn es sich fast so anhört und eigentlich ganz praktisch wäre – die Pauschalen haben nichts mit der Größe des Appetits zu tun, es kommt nur auf die Dauer der Geschäftsreise an.

Bei einer Abwesenheit von der Arbeitsstätte von mehr als acht und weniger als 24 Stunden sowie an den Tagen von Anreise und Abreise gilt die kleine Verpflegungspauschale. Bei einer längeren Dienstreise mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die große Pauschale erstattet.

Kein Hungern in teuren Destinationen: Das Auslandstagegeld

Bei Kundenbesuchen im Ausland hat das Bundesfinanzministerium für jedes Land ein individuelles Auslandstagegeld festgelegt. Die Liste mit der aktuellen Länderübersicht finden sie hier.

Die unterschiedlichen Sätze sind sinnvoll und auch praktisch, denn die Auslandstagegelder werden regelmäßig an die Entwicklung der Preise in den einzelnen Ländern angepasst. Dafür werden höhere Preise in anderen Ländern einkalkuliert. Denn was in Deutschland für den ganzen Tag reicht, ist in Norwegen oft schon mit Muffin und Cappuccino aufgebraucht.

Die Spesensätze unterscheiden sich übrigens manchmal nicht nur nach Ländern, sondern auch nach Städten und Regionen. Ist Ihr Team auf Geschäftsreisen in Ländern unterwegs, die nicht auf der Liste stehen, sollten Sie sich deshalb jedoch keine eigenen Pauschalbeträge ausdenken. Nach der Regelung des BMF gelten in diesen Ländern die Beträge für Luxemburg, die aktuell wie folgt aussehen:

• Kleine Pauschale: 42,00 EUR am Tag
• Große Pauschale: 63,00 EUR am Tag
• Übernachtungspauschale: 139,00 EUR pro Nacht

Übrigens: Pauschalen gibt’s nicht nur für Spesen. In unserem Artikel zur Kilometerpauschale 2025 erfahren Sie mehr über die Erstattung von dienstlichen Fahrtkosten und den Pauschalsatz für 2025.

Was, wenn die Spesenpauschale die Ausgaben nicht deckt?

Wenn die Mitarbeiter:innen einen Bärenhunger haben und die Restaurantrechnung höher als geplant ausfällt, reichen Pauschalen manchmal nicht aus. Chef:innen können sich neben der Abrechnung der Pauschalen auch dafür entscheiden, die tatsächlich entstandenen Kosten zu erstatten.

Es gibt zwei Wege, um höhere Auslagen zu erstatten:

• Über das Finanzamt: Arbeitnehmende können die restlichen Ausgaben von der Steuer absetzen.
• Unternehmen übernimmt alle Ausgaben: Werden die tatsächlich entstandenen Kosten in voller Höhe übernommen, muss das Unternehmen die Beträge pauschal versteuern.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Spesenabrechnung

Damit Sie keine Probleme mit Ihrer Spesenabrechnung haben, lohnt es sich, die Einzelheiten zur Abrechnung der Spesen in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag der Mitarbeitenden mit Reisetätigkeit vereinbaren. Das ist der beste Weg, damit Sie und alle Mitarbeiter:innen eine klare Vorgehensweise haben.

Ihr Unternehmen ist übrigens nur dann zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet, wenn die Arbeitnehmenden eine korrekte Abrechnung vorlegen und dabei können Sie Ihr Team natürlich auch unterstützen. Zum Beispiel können Ihre Mitarbeiter:innen alle Kosten in eine Vorlage in Word, Excel oder als PDF eintragen. Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeiter:innen mit auf den Weg geben, dass Sie alle Belege und Quittungen während der Dienstreise sammeln und aufbewahren müssen. Zum Ende der Reise können Sie die Ausgaben dann in die Vorlage eintragen. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular reichen Ihre Angestellten nach der Geschäftsreise zusammen mit allen Belegen bei Ihrer Buchhaltung ein.

So weit, so gut. Nach all der Theorie folgt jetzt ein Praxisbeispiel, um unsere Gehirne wieder anzukurbeln.

Ein Beispiel zur Spesenabrechnung

Angenommen, in Ihrem Unternehmen arbeitet die Salesmitarbeiterin Amara. Aus Erfahrung wissen Sie, dass der beste Umsatz erzielt wird, wenn Ihr Salesteam Kunden vor Ort besucht, die Ideen live pitched und im Anschluss Verträge mit den Kund:innen aushandelt. Darum schicken Sie Amara oder Ihre Kolleg:innen von Zeit zu Zeit auf eine mehrtägige Geschäftsreise. Diesmal geht es für Amara zu potenziellen Neukund:innen in Süddeutschland.

Ihre Mitarbeiterin reicht nach Abschluss der Reise diese Spesenabrechnung ein:

• Reisedatum: 15.02.2025 – 18.02.2025
• Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt: 570 km x 0,30 EUR je Kilometer = 171,00 EUR
• Übernachtungskosten im Hotel ohne Frühstück: 3 Nächte à 130,00 EUR = 390,00 EUR. Wenn Sie als Arbeitgeber:in die Übernachtungskosten komplett übernehmen, kann Amara diese als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Das Unternehmen kann aber auch nur die Übernachtungspauschale von 20,00 EUR je Nacht an sie auszahlen und die Mitarbeiterin trägt die restlichen 3 x 110,00 EUR in ihre eigene Einkommensteuererklärung ein.
• kleine Verpflegungspauschale für Anreisetag und Abreisetag: 2 x 14,00 EUR = 28,00 EUR
• große Verpflegungspauschale für den 16.02.2025 und den 17.02.2025: 2 x 28,00 EUR = 56,00 EUR
• Nebenkosten für Hotelgarage und Toilettennutzung auf dem Rastplatz = 85,00 EUR
• Gesamtbetrag Reisekosten: 730,00 EUR (die geltend gemacht werden können)

Nachvollziehbar, oder? Nachfolgend haben wir noch ein paar Tipps für Sie, um Ihre zukünftigen Spesenabrechnung zu erleichtern.

Online-Vorlagen für die Spesenabrechnung 2024

Online finden Sie zahlreiche Muster-Vorlagen für Spesenabrechnungen zum Download. Wenn Sie das Word-Dokument oder die Excel-Datei herunterladen, sehen Sie häufig den Hinweis, dass die Tabelle nicht GoBD-konform ist. Der Hinweis bedeutet, dass Dokumente in Word oder Excel nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Wenn Sie sich noch nicht ganz von der Zettelwirtschaft lösen können oder wollen, können Sie diese Vorlagen oder Muster natürlich für die Spesenabrechnung Ihrer Belegschaft nutzen. Einfacher ist aber eine Abrechnung ohne Papierkram, die komplett den GoBD-Vorschriften entspricht.

Falls Sie mal unsicher sind, ob Ihre Unterlagen GoBD-konform sind, dann werfen Sie einfach einen Blick auf Pleos GoBD-Checkliste , die Sie kostenlos downloaden können!

Aber auch smarte Lösungen, die von Grund auf GoBD-konform sind, können Ihnen Abhilfe verschaffen. Doch dazu später mehr.

Zuerst beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Thema Spesenabrechnung mit kurzen und prägnanten Antworten.

Fragerunde rund um die Spesenabrechnung 2025

Schwirren in Ihrem Kopf noch ein paar Fragen herum? Vielleicht können wir Ihnen hier die passende Antwort liefern:

• Wann bekommen Lkw-Fahrer:innen Spesen ausgezahlt?
  Trucker:innen erhalten die kleine Spesenpauschale, wenn eine Tagesfahrt 8–24 Stunden dauert. Bei längeren Fahrten wird die große Pauschale zur Abrechnung der Fahrtkosten angewendet. Für Übernachtungen gibt es außerdem die Übernachtungspauschale von 20,00 EUR.
• Wie und wo müssen Spesen in der Steuererklärung angegeben werden?
  Unternehmen und selbstständige Personen tragen Spesen als Betriebsausgaben in der Steuererklärung ein. Für Mitarbeitende handelt es sich steuerlich um Werbungskosten.
• Wie lange muss ein Unternehmen die Spesenkostenabrechnung aufbewahren?
  Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
• Sind Unternehmen verpflichtet, die Spesen zu zahlen?
  Nein, Unternehmen sind nicht zur Zahlung verpflichtet. Die Spesenabrechnung kann aber im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung geregelt werden.
• Wann werden die Spesen ausgezahlt?
  Damit die Spesen an die Mitarbeitenden ausgezahlt werden können, muss eine vollständige Spesenabrechnung mit sämtlichen Belegen vorliegen.
• Wie können Sie die Spesenabrechnung weiter vereinfachen?
  Sparen Sie sich den Papierkram und lassen Sie Ihre Belegschaft Quittungen und Belege für Geschäftsreisen in der Pleo-App hochladen. Die Mitarbeitenden im Außendienst können zudem alle Bargeldausgaben, gefahrenen Kilometer, Verpflegungspauschalen und Spesen in Pleo eingeben und speichern. So können Rückerstattungen schnell und einfach abgewickelt werden.

It’s a Match: Die Pleo-Firmenkarte und Ihre Buchhaltung

Umherfliegende Zettel, falsch eingetragene Beträge, lange Erstattungsprozesse… Keine Lust mehr auf Chaos?

Wir stellen Ihnen das neue Traumpaar vor: Die Pleo-Firmenkarte und Ihre Buchhaltung ergänzen sich perfekt. Wir sind sicher, diese Kombination wird funken  – gerade wenn es um die Spesenabrechnung geht.

Warum? Es gibt drei gute Gründe:

1. Alle Reisekosten werden digitalisiert: Ob Tankquittung, Zugticket, Restaurantbesuch oder Übernachtung im Hotel – sämtliche Kosten können mit der Pleo-Kreditkarte von Ihren Mitarbeiter:innen bezahlt werden und werden danach direkt der Reisekostenabrechnung zugeordnet. Das sorgt für einen aufgeräumten Schreibtisch bei Ihrer Buchhaltung und weniger Ablagen bei der Abrechnung.
2. Alles bleibt vollständig: Obendrein müssen die Arbeitnehmenden nicht befürchten, dass sie vergessen, sich eine Quittung ausstellen zu lassen oder Ihre Belege zu verlieren. Auch lästige Wartezeiten bis zur Erstattung können so umgangen werden.
3. Auch über die App verwenden (ohne physische Karte): Kreditkarte zu Hause vergessen oder Geldbeutel verloren? Mit Pleo alles kein Problem. Wir erstellen Ihnen nach der Anmeldung eine virtuelle Commercial Card und hinterlegen diese in der App. In dieser können Sie dann auch alle Daten rund um Ihre virtuelle Pleo-Mastercard einsehen.

Mit der Pleo-Firmenkarten machen Sie also alle Beteiligten glücklich. Sie sind sich noch unsicher, wie das Ganze funktionieren soll? Wir haben das hier noch mal kurz für Sie zusammengefasst:

1. Ihre Mitarbeiter:innen können unterwegs mit der Pleo-Firmenkarte bezahlen und bekommen eine Sofortbenachrichtung.
2. Danach erfassen Ihre Mitarbeiter:innen Ihren Beleg und notieren alle wichtigen Details dazu in der Pleo-App.
3. Und das wars schon, denn mit Pleo wird Ihre Spesenabrechnung für 2025 reibungslose und einfach wie nie zuvor.