Für umtriebige Unternehmen sind Spesenabrechnungen ein notwendiges Übel. Auf Geschäftsreisen fallen jede Menge Reisekosten an, die selbstverständlich auch erstattet werden wollen. Das muss aber nicht bedeuten, dass Sie Zeit und Geld bei aufwändigen Erstattungen vergeuden müssen.
In diesem Ratgeber führen wir Sie in die Grundlagen der Spesenabrechnung ein, erklären Ihnen, wie Sie Ihre Spesen korrekt abrechnen und was sich bei der Spesenabrechnung 2026 ändert.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist eine Spesenabrechnung? Definition
Die Spesenabrechnung ist eine Form der Reisekostenabrechnung und ein wichtiges Hilfsmittel zur Erstattung von Spesen. Bei Geschäftsreisen strecken Arbeitnehmer:innen oft Kosten vor, die sie sich anschließend über die Spesenabrechnung vom Arbeitgeber erstatten lassen können.
Bei der Spesenabrechnung beantragen Arbeitnehmer:innen die Erstattung der von ihnen ausgelegten Reisekosten, wie z. B. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Alle Ausgaben, die bei einer Dienstreise für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung und sonstige Nebenkosten entstanden sind, geben Arbeitnehmer:innen bei der Abrechnung an, etwa in Form einer Liste, Tabelle oder Vorlage. Je nach Erstattungsmethode sind bei der Spesenabrechnung Belege in Form von Rechnungen und Quittungen anzufügen.
Die Spesenabrechnung wird von der Personalabteilung bzw. der Buchhaltung entgegengenommen, geprüft und anschließend erstattet. Da manuelle Erstattungsprozesse viel Zeit und Kosten in Anspruch nehmen und für Fehler anfällig sind, nutzen moderne Unternehmen zunehmend Spesenabrechnung-Software für die Erstattung von Reisekosten.
Wer kann Spesen abrechnen? Die Rechtslage
Die Spesenabrechnung ist in Deutschland gesetzlich klar geregelt. Den Grundstein für die Erstattung von auf Dienst- und Geschäftsreisen entstandenen Kosten legt § 670 Ersatz von Aufwendungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Dort heißt es:
“Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”
Der Auftraggeber, sprich: der Arbeitgeber, kann diesen Ersatz erbringen, indem er die Reisekosten bereits im Voraus deckt, oder aber nach der Geschäftsreise die entstandenen Kosten erstattet. Kommt es zu einer Erstattung, erfolgt diese über eine Spesenabrechnung.
Die erstattungsfähigen Arbeitnehmer:innen sind dazu verpflichtet, einen Antrag auf die Erstattung ihrer Spesen zu stellenn. Nach § 195 BGB haben Arbeitnehmer:innen drei Jahre Zeit, ihre Spesen abzurechnen. Für Reisende gilt eine verkürzte Ausschlussfrist von sechs Monaten.
Bei der Spesenabrechnung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Fehlerhafte Angaben und Betrug bei der Spesenabrechnung stellen einen Grund für eine fristlose Kündigung dar.
Detaillierte Regelungen zur Erstattung von bestimmten Reisekosten finden Sie außerdem im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und im Einkommensteuergesetz (EStG). Mehr dazu in den folgenden Abschnitten.
Die Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten
Die herkömmliche Spesenabrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten. Bei der Abrechnung der tatsächlichen Kosten führen Mitarbeitende Buch über sämtliche Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten und sammeln Belege zu ihren Ausgaben.
Nach Abschluss ihrer Dienstreise füllen die Mitarbeitenden eine Vorlage für die Spesenabrechnung aus, geben dort ihre Kosten an, fügen Belege an und übergeben diese der Personalabteilung. Die Personalabteilung gleicht die Kostenpunkte mit den korrespondierenden Belegen ab und prüft diese gegen die internen Reisekostenrichtlinien.
Das Problem der Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten ist der relativ hohe Verwaltungsaufwand, der durch ständige Prüfungen und Rückfragen entsteht. Außerdem kann das aufwändige Sammeln von Belegen bei Mitarbeitenden für Unmut sorgen.
Die Erstattung anhand von gesetzlichen Spesenpauschalen
Als verwaltungsarme Alternative zur Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten können Unternehmen von gesetzlich geregelten Spesenpauschalen Gebrauch machen. Gesetzliche Pauschalen bieten Arbeitgebern eine verlässliche Grundlage für Erstattungen, sind von der Steuer befreit und erlassen den Mitarbeitenden die Pflicht, Belege zu sammeln.
Für die Spesenabrechnung anhand von gesetzlichen Spesensätze können sich Arbeitgeber an dedizierten Pauschalen für Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten orientieren, die regelmäßig aktualisiert werden. Für Reisenebenkosten gelten keine Pauschalen.
Anbei ein Überblick über die Pauschalen für die Spesenabrechnung 2026:
Kilometerpauschale
Bei täglichen Fahrten des Vertrieblers oder den gefahrenen Kilometern auf Dienstreise greift eine Fahrtkostenerstattung, die in Form einer Kilometerpauschale kalkuliert wird. Die Kilometerpauschale 2026 beträgt 30 Cent pro Kilometer für Pkws und 20 Cent pro Kilometer für andere motorisierte Fahrzeuge wie z. B. Motorräder, Mopeds und Mofas.
Erfolgt die Beförderung in einem öffentlichen Verkehrsmittel (ÖPNV), können Mitarbeitende keine Kilometerpauschale geltend machen. Bei der Reise in öffentlichen Verkehrsmitteln machen Mitarbeitenden stattdessen die tatsächlichen Kosten anhand von Belegen geltend. Achtung: Der tägliche Arbeitsweg fällt nicht unter die gesetzliche Fahrtkostenerstattung.
Verpflegungspauschale
Auf Dienstreisen geben Mitarbeitende mehr für Verpflegung aus als bei einem Aufenthalt an der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung. Diese Mehrausgaben werden unter dem Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt und mit einer gestaffelten Verpflegungspauschale geregelt.
Bei Dienstreisen von bis zu acht Stunden können Mitarbeitende keine Erstattung geltend machen. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden greift die kleine Verpflegungspauschale von 14 EUR. Erst bei Abwesenheiten von mehr als 24 Stunden gilt die große Verpflegungspauschale von 28 EUR pro Tag.
Befinden sich Mitarbeitende auf Dienstreise im Ausland, greifen länderspezifische Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand. Diese aktualisiert das Bundesministerium für Finanzen (BMF) alljährlich. Was sich bei der Verpflegungspauschale im Ausland geändert hat, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Verpflegungsmehraufwand 2026.
Übernachtungspauschale
Übernachten Mitarbeitende auf Dienstreise in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, können sie ihre Übernachtungskosten in Form eienr Übernachtungspauschale geltend machen. Auch hier gelten separate Pauschbeträge für Übernachtungen im Inland und im Ausland.
Bei notwendigen Übernachtungen im Inland gilt eine Übernachtungspauschale von 20 EUR pro Nacht. Achtung: Ist in den Übernachtungskosten auch ein Frühstücks- oder Abendbuffet enthalten, wird der Verpflegungsmehraufwand um 20 % bzw. 40 % gekürzt.
Erfolgt die Übernachtung im Ausland, greift der jeweilige länderspezifische Spesensatz für die Übernachtungskosten. Auch diese Sätze werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert. Die aktuellen Pauschbeträge für die Übernachtungskosten im Ausland finden Sie in unseremn Leitfaden zur Übernachtungspauschale 2026.
Die Erstattung anhand von eigenen Spesensätzen
Zusätzlich zu den gesetzlichen Weisungen des BMF führen Unternehmen eigene Spesenrichtlinien oder Reisekostenrichtlinien. Diese werden in der Betriebsvereinbarung und dem Arbeitsvertrag festgehalten. In diesen Richtlinien werden nicht nur der Ablauf der Spesenabrechnung, sondern oft auch eigene Spesensätze definiert.
Da die gesetzlichen Spesensätze, etwa die Übernachtungspauschale von 20 EUR, nicht immer die gesamten Reisekosten decken, können interne Spesensätze dabei helfen, angefallene Mehrkosten abzudecken.
Als Arbeitgeber gilt zu beachten, dass die Auszahlung erhöhter Spesensätze nur in Höhe des gesetzlich geregelten Spesensatzes von der Steuer befreit ist. Erstattungen, die darüber hinausgehen, unterliegen der Regelbesteuerung. Dennoch kann die Festlegung interner Spesensätze eine operative Erleichterung für die Buchhaltung darstellen.
So funktioniert eine korrekte Spesenabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Mitarbeiter
Haben Sie für Ihren Arbeitgeber Kosten ausgelegt und möchten nun eine Erstattung geltend machen? Dann ist es nun an der Zeit, dass Sie Ihre eigene Spesenabrechnung anstellen.
Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Spesen richtig abrechnen:
- Schaffen Sie Klarheit: Damit Sie keine Probleme mit Ihrer Spesenabrechnung haben, lohnt es sich, die Einzelheiten zur Abrechnung der Spesen in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag zu prüfen.
- Sammeln Sie ggf. Kosten und Belege: Sammeln Sie, je nachdem, ob die Erstattung entlang der tatsächlichen Kosten oder Pauschalen erfolgt, entsprechende Reisedetails, Kostenpunkte und zugehörige Belege während Ihrer Dienstreise.
- Nutzen Sie eine geeignete Vorlage: Nutzen Sie die Vorlage für die Spesenabrechnung, die Ihr Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Alternativ können Sie alle Kosten in eine Vorlage in Word, Excel oder als PDF eintragen.
- Rechnen Sie Ihre Spesen rechtzeitig ab: Ihr Arbeitgeber ist nur dann zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet, wenn Sie Ihre Abrechnung rechtzeitig vorlegen. In Deutschland liegt die Frist bei drei Jahren bzw. sechs Monaten.
- Prüfen Sie Ihre Angaben vor der Abgabe: Rechnen Sie Ihre Spesen sorgfältig ab und prüfen Sie sämltiche Angaben vor der Einreichug noch einmal. Fehler bei der Spesenabrechnung können schwerwiegende Folgen haben.
So weit, so gut. Nach all der Theorie folgt jetzt ein Praxisbeispiel, um unsere Gehirne wieder anzukurbeln.
Ein Beispiel zur Spesenabrechnung
Angenommen, in Ihrem Unternehmen arbeitet die Salesmitarbeiterin Amara. Aus Erfahrung wissen Sie, dass der beste Umsatz erzielt wird, wenn Ihr Salesteam Kunden vor Ort besucht, die Ideen live pitched und im Anschluss Verträge mit den Kund:innen aushandelt.
Darum schicken Sie Amara oder Ihre Kolleg:innen von Zeit zu Zeit auf eine mehrtägige Geschäftsreise. Diesmal geht es für Amara zu potenziellen Neukund:innen in Süddeutschland.
Ihre Mitarbeiterin reicht nach Abschluss der Reise diese Spesenabrechnung ein:
- Reisedatum: 15.02.2026 – 18.02.2026
- Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt: 570 km x 0,30 EUR je Kilometer = 171,00 EUR
- Übernachtungskosten im Hotel ohne Frühstück: 3 Nächte à 130,00 EUR = 390,00 EUR.
Wenn Sie als Arbeitgeber:in die Übernachtungskosten komplett übernehmen, kann Amara diese als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Das Unternehmen kann aber auch nur die Übernachtungspauschale von 20,00 EUR je Nacht an sie auszahlen und die Mitarbeiterin trägt die restlichen 3 x 110,00 EUR in ihre eigene Einkommensteuererklärung ein.
- Kleine Verpflegungspauschale für Anreisetag und Abreisetag: 2 x 14,00 EUR = 28,00 EUR
- Große Verpflegungspauschale für den 16.02.2025 und den 17.02.2025: 2 x 28,00 EUR = 56,00 EUR
- Nebenkosten für Hotelgarage und Toilettennutzung auf dem Rastplatz: 85,00 EUR
- Gesamtbetrag Reisekosten: 730,00 EUR (die geltend gemacht werden können)
Und wenn der Arbeitgeber nicht zahlt? Die Spesenabrechnung in der Steuererklärung
In einzelnen Fällen kann es dazu kommen, dass der Arbeitgeber einen Teil der Reisekosten nicht erstattet. Das kann daran liegen, dass die entstandenen Kosten nicht als notwendig gewertet wurden oder die vereinbarten Spesensätze übersteigen. Trifft dieser Fall ein, können Sie diese Kosten in der Steuererklärung geltend machen. In der Steuererklärung machen Sie Ihre Reisekosten als Werbungskosten geltend.
Um Ihre Reisekosten als Werbungskosten geltend zu machen, müssen Sie sämtliche Belege zur Reise vorlegen können. Deshalb emfiehtl es sich, bei Dienstreisen ausnahmslos Belege zu sammeln. Handelt es sich um geringfügige Reisekosten, können Sie diese auch ohne Nachweis anhand des Pauschalbetrages für Werbungskosten von 1.230 EUR geltend machen.
Sonderfall: Die Spesenabrechnung für Selbstständige
Die Spesenabrechnung, wie wir sie oben beschrieben haben, gilt in erster Linie für Angestellte in einem regulären Beschäftigungsverhältnis. Selbstständige und Freiberufler:innen können ihre Reisekosten zwar auch geltend machen, unterliegen aber anderen Regelungen.
Eine reguläre Spesenabrechnung können Sie als Selbstständige:r nicht einreichen; von den gesetzlichen Spesensätzen profitieren Sie ebenfalls nicht. Lediglich die Kilometerpauschale greift auch bei Selbstständigen. Stattdessen machen Sie Ihre Reisekosten im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebsausgaben geltend.
Schnelle und einfache Spesenerstattungen mit Pleo
Umherfliegende Zettel, falsch eingetragene Beträge, lange Erstattungsprozesse… Keine Lust mehr auf Chaos? Wir stellen Ihnen das neue Traumpaar vor: Pleo Rückerstattungen und Ihre Buchhaltung ergänzen sich perfekt. Wir sind sicher, diese Kombination wird funken – gerade wenn es um die Spesenabrechnung geht.
Entlasten Sie Ihre Buchhaltung mit Pleo Rückerstattungen, indem Sie Ihren Beschäftigten erlauben, sich einfach selbst zu erstatten. Sämtliche Spesenabrechnungen laufen digital und intuitiv ab. Ihre Anträge stellen Ihre Angestellten in der Pleo-App; Belege fügen sie mit dem intelligenten Pleo Belegscanner an. Stimmt der Antrag mit den Erstattungsrichtlinien überein, wird die Rückerstattung automatisch freigegeben.
Alternativ können Sie die Freigabe auch mit dem Gehalt veranlassen oder selbst freigeben. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Cashflow und können Liquiditätsengpässe durch die Verschiebung von Rückerstattunbgen effektiv verhindern. Und die Buchhaltung? Kümmert sich um wichtigere, strategische Aufgaben.
Fazit
Die Spesenabrechnung kann viel Zeit und Arbeit kosten, wenn Sie es nicht richtig anstellen. Mitarbeiter:innen müssen unzählige Belege sammeln, die Buchhaltung anschließend alles abgleichen. Mit Pleo Rückerstattungen hat das ein Ende.
Pleo Rückerstattungen erleichtert Spesenabrechnungen, indem es die Einreichung von Abrechnungen und Belegen digitalisiert und Workflows automatisiert – all das, während Sie immer noch die Kontrolle haben.
Und wenn sich die Spesensätze ändern? Pleo Rückerstattungen ist immer auf dem neuesten Stand. Auch die neuen Spesensätze für 2026 setzt Pleo vom ersten Moment richtig ein. Eine Sache weniger, um die Sie sich beim Ausgabenmanagement sorgen müssen.
FAQs
Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Um Ihre Spesen richtig abzurechnen, müssen Sie über sämtliche Kosten Buch führen und Belege sammeln. Anschließend müssen Sie fristgerecht eine Spesenabrechnung einreichen, die Ihr Arbeitgeber prüft und anschließend freigibt.
Wie hoch sind die Spesen pro Tag?
Es gibt gesetzlich geregelte Spesensätze für Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten. Im Inland sind es 30 Cent pro Kilometer; 28 EUR Verpflegungskosten pro Tag und 20 EUR pro auswärtiger Übernachtung im Inland.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?
Ja, der Arbeitgeber ist verpflichtet, Kosten zu erstatten, die zum Zwecke der Erfüllung eines Aiftrages notwendig sind. Die Erstattung kann entlang der tatsächlichen Kosten oder in Höhe der gesetzlichen Spesenpauschalen erfolgen.
Wie wird die Reisezeit abgerechnet?
Die Reisezeit beginnt mit der Abreise von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte und endet mit der Rückkehr zu dieser. In der Zwischenzeit können erstattbare Kosten für die Beförderung, die Verpflegung, die Unterkunkt sowie Nebenkosten anfallen.
