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Spesenabrechnungen mit Pleo

Außer Spesen nichts gewesen? Diese Redewendung trifft hoffentlich nicht auf die Dienstreisen Ihrer Belegschaft zu. Während Ihre Mitarbeitenden die besten Verträge vor Ort bei Ihren Kund:innen und Lieferant:innen abschließen, überzeugende Pitchs halten oder mit Ihren Produkten neue Märkte erobern, sammeln sich das ganze Jahr über viele Spesenabrechnungen an. Meist müssen die Reisenden Belege und Quittungen aufheben und Listen und Formulare ausfüllen. Die anschließende manuelle Abrechnung nimmt Zeit in Anspruch. In diesem Artikel haben wir alles Wichtige rund um die Spesenabrechnung im Jahr 2022 für Sie zusammengefasst. 🧑🏻‍🎓

Intro zum schnellen Verständnis 🌠

Erfahren Sie hier mehr rund um das richtige Abrechnen der Spesen, Pauschalen und smarte Alternativen zur Spesenabrechnung in Papierform: 

  • Spesen sind Kosten, die von Arbeitnehmer:innen im Rahmen von dienstlichen Tätigkeiten ausgegeben werden. Die Ausgaben fallen im Außendienst oder auf Dienstreisen an. 🧳
  • Die Spesenabrechnung ist ein hilfreiches Tool, durch das Arbeitnehmer:innen sich die Kosten für diese anfallenden Zahlungen rückerstatten lassen können. Hierbei werden alle Ausgaben in eine Liste eingetragen und bei der Personalabteilung abgegeben. 
  • Für Essen 🧆 auswärts gelten sogenannte „Spesenpauschalen”, die das Bundesfinanzministerium festgelegt hat. Die kleine Pauschale beträgt derzeit 14 Euro pro Tag, die große Pauschale 28 Euro pro Tag. 
  • Die kleine Spesenpauschale kommt bei Auswärtsaufenthalten über 8 und unter 24 Stunden zum Zuge, die große Spesenpauschale gilt bei Auswärtsaufenthalten über 24 Stunden. 
  • Auch für Aufenthalte im Ausland gelten je nach Land oder Stadt individuelle Auslandstagesgelder. Sie werden oft erneuert und passen sich den ungefähren Kosten vor Ort an. Auch diese Sätze werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt. 
  • Smarte Alternativen von Pleo ersparen Ihnen die Spesenabrechnung in Papierform. ❌  📝

Auf den Punkt gebracht: Was sind Spesen?

Spesen sind Kosten, die Arbeitnehmer:innen für ihren Arbeitgeber:innen im Rahmen des Jobs ausgeben. Die Ausgaben fallen außerhalb des üblichen Arbeitsortes an, also im Außendienst und auf Dienstreisen. Dort geben Ihre Mitarbeitenden Geld für die Anreise, Verpflegung, sonstige Nebenkosten und bei längeren Reisen für die Übernachtung aus. Wenn die Arbeitnehmer:innen eine korrekte Abrechnung mit allen Belegen vorlegen, kann das Unternehmen die Spesen erstatten. Aber Achtung: Ihre Personalabteilung muss darauf achten, dass die Reisenden wirklich nur solche Kosten abrechnen, die auch als Spesen gelten. “Wie weiß die Personalabteilung denn, was zu den Spesen zählt?”, fragen Sie sich jetzt vielleicht. Wir haben die Antwort! 

Diese Kosten sind Spesen ✔️

  1. Fahrtkosten 🏎️
  2. Verpflegungsmehraufwand 🤤
  3. Übernachtungskosten 🏨 
  4. Sonstige Kosten für Parkhaus, Telefon, Arbeitsevents etc. ☎️

Spesenabrechnung knackig auf den Punkt gebracht🍎: Die Definition

Die Spesenabrechnung ist eine Form der Reisekostenabrechnung und ein wichtiges Hilfsmittel, damit Ihre Mitarbeitenden die Kosten für eine Geschäftsreise von Ihnen als Arbeitgeber:innen erstattet bekommen. Dazu werden alle Ausgaben aufgestellt, die bei einer Dienstreise für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung und sonstige Nebenkosten entstanden sind. Die Reisenden können die einzelnen Ausgaben in eine Liste oder Vorlage eintragen. Die Belege in Papierform für Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand & Co. müssen dafür aufbewahrt und die Unterlagen gesammelt in der Personalabteilung abgegeben werden. 

Voraussetzungen für die Spesenabrechnung: Diese Regeln gelten 

Die Spesenabrechnung funktioniert in zwei Fällen: Erstens, wenn Sie Ihre Belegschaft auf Reise schicken und zweitens, wenn Selbstständige Besuche bei der Kundschaft erledigen. In beiden Fällen kann die Reisekostenabrechnung über Spesensätze erfolgen. Es gibt jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen für die beiden Ausgangssituationen: 

  • Ihre Arbeitnehmer:innen reichen die Reisekostenabrechnung im Betrieb ein. Die Personalabteilung prüft die Abrechnung und überweist die Ausgaben in der Regel mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Falls Ihr Unternehmen die Kosten nicht übernimmt, können die Arbeitnehmenden die Ausgaben aber auch einfach in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten eintragen.
  • Selbstständige Personen und Freiberufler:innen reichen die Belege als Betriebsausgaben mit ihrer Steuererklärung beim Finanzamt ein.

Damit Ihr Unternehmen oder das Finanzamt die Spesenabrechnung anerkennt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Reise muss aus beruflichen Gründen erfolgen. 
  • Die Reisenden müssen ihren Job außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstelle ausüben.

Ausgaben decken mit der Spesenpauschale

Während einer Dienstreise essen Mitarbeitende im Außendienst meist in einem Restaurant oder im Hotel. Das Essen kostet erfahrungsgemäß mehr, als die Verpflegung zu Hause  – es sei denn, Ihre Mitarbeiter:innen haben einige bahnbrechende Spartricks auf Lager. Darum hat das Bundesfinanzministerium Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand festgelegt. So sehen die Pauschalen 2022 aus: 

  • Kleine Pauschale: 14 Euro am Tag
  • Große Pauschale: 28 Euro am Tag

Auch wenn es sich fast so anhört und eigentlich auch ganz praktisch wäre – die Pauschalen haben enttäuschenderweise nichts mit einem kleinen oder großen Appetit beim Mittagessen zu tun. Statt auf das Loch im Magen kommt es hier auf die Dauer der Geschäftsreise an. Bei einer Abwesenheit von der Arbeitsstätte von mehr als acht und weniger als 24 Stunden sowie an den Tagen von Anreise und Abreise gilt die kleine Verpflegungspauschale. Bei einer längeren Dienstreise mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die große Pauschale erstattet.

Kein Hungern in teuren Destinationen: Das Auslandstagegeld 🍲🥘🍣 🍕

Bei Kundenbesuchen im Ausland hat das Bundesfinanzministerium für jedes Land ein individuelles Auslandstagegeld festgelegt. Die Liste mit der aktuellen Länderübersicht finden sie hier. Die unterschiedlichen Sätze sind sinnvoll und auch praktisch, denn die Auslandstagegelder werden regelmäßig an die Entwicklung der Preise in den einzelnen Ländern angepasst. Dabei werden höhere Preise in anderen Ländern mit einkalkuliert. Denn was Ihnen in Deutschland für den ganzen Tag reicht, ist in Norwegen oft schon nach dem morgendlichen Muffin und Ihrem Cappuccino futsch … 💸

Die Spesensätze unterscheiden sich übrigens manchmal nicht nur nach Ländern, sondern auch nach Städten und Regionen. Ist Ihr Team auf Geschäftsreisen in Ländern unterwegs, die nicht auf der Liste stehen, sollten Sie sich deshalb jedoch keine eigenen Pauschalbeträge ausdenken. Nach der Regelung des BMF gelten in diesen Ländern die Beträge für Luxemburg, die aktuell wie folgt aussehen: 

  • Kleine Pauschale: 32 Euro am Tag
  • Große Pauschale: 47 Euro am Tag
  • Übernachtungspauschale: 130 Euro pro Nacht

Übrigens: Pauschalen gibt’s nicht nur für Spesen. In unserem Artikel zur Kilometerpauschale 2022 erfahren Sie mehr über die Erstattung von dienstlichen Fahrtkosten und den Pauschalsatz 2022.

Was, wenn die Spesenpauschale die Ausgaben nicht deckt? 

Wenn die Mitarbeiter:innen einen Bärenhunger 🐻 haben und die Restaurantrechnung höher als geplant ausfällt, greifen die Pauschalen manches Mal vielleicht zu kurz. Chef:innen können sich neben der Abrechnung der Pauschalen auch dafür entscheiden, die tatsächlich entstandenen Kosten zu erstatten

Wenn trotz höherer Kosten nur die Verpflegungspauschalen erstattet werden, können die Arbeitnehmenden die restlichen Ausgaben von der Steuer absetzen. Werden die tatsächlich entstandenen Kosten in voller Höhe übernommen, muss das Unternehmen die Beträge pauschal versteuern.

Damit alles seine Richtigkeit hat: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Spesenabrechnung

Wir wollen keine Spielverderber:innen sein, aber auch bei der Spesenabrechnung sollte alles seine Richtigkeit haben. Damit Sie keine Probleme mit Ihrer Spesenabrechnung haben, lohnt es sich, die Einzelheiten zur Abrechnung der Spesen in der Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag der Mitarbeitenden mit Reisetätigkeit vereinbaren. So können Sie sowohl sich als auch Ihre Mitarbeiter:innen vor Unklarheiten und Unstimmigkeiten schützen. 

Ihr Unternehmen ist übrigens nur dann zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet, wenn die Arbeitnehmenden eine korrekte Abrechnung vorlegen. Dabei können Sie Ihrem Team aber selbstverständlich helfen. Zum Beispiel können Ihre Mitarbeiter:innen alle Kosten in eine Vorlage in Word, Excel oder als PDF eintragen. Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeiter:innen mit auf den Weg geben, dass Sie alle Belege und Quittungen während der Dienstreise sammeln und aufbewahren müssen. Zum Ende der Reise können Sie die Ausgaben dann in die Vorlage eintragen. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular reichen Ihre Angestellten nach der Geschäftsreise zusammen mit allen Belegen bei Ihrer Buchhaltung ein. 

So weit, so gut. Nach all der Theorie kann ein Beispiel aus der Praxis nicht schaden, um unsere Gehirne wieder anzukurbeln.

Ein Beispiel zur Spesenabrechnung 🧠

Wir nehmen an, in Ihrem Unternehmen arbeitet die Salesmitarbeiterin Amara. Den besten Umsatz erzielt Ihr Salesteam, wenn es Kunden vor Ort besucht, die Ideen live pitched und im Anschluss Verträge mit den Kund:innen aushandelt. Darum schicken Sie Amara oder Ihre Kolleg:innen von Zeit zu Zeit auf eine mehrtägige Geschäftsreise. Diesmal geht es für Amara zu einem potenziellen Neukunden in Süddeutschland. Ihre Mitarbeiterin reicht nach Abschluss der Reise diese Spesenabrechnung ein:

  • Reisedatum: 15.02.2022 – 18.02.2022
  • Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt: 570 km x 0,30 Euro je Kilometer = 171 Euro
  • Übernachtungskosten im Hotel ohne Frühstück: 3 Nächte à 130 Euro = 390 Euro. Wenn Sie als Arbeitgeber:in die Übernachtungskosten komplett übernehmen, kann Amara diese als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Das Unternehmen kann aber auch nur die Übernachtungspauschale von 20 Euro je Nacht an sie auszahlen und die Mitarbeiterin trägt die restlichen 3 x 110 Euro in ihre eigene Einkommensteuererklärung ein.
  • kleine Verpflegungspauschale für Anreisetag und Abreisetag: 2 x 14 Euro = 28 Euro
  • große Verpflegungspauschale für den 16.02.2022 und den 17.02.2022: 2 x 48 Euro = 96 Euro
  • Nebenkosten für Hotelgarage und Toilettennutzung auf dem Rastplatz = 85 Euro
  • Gesamtbetrag Reisekosten: 770 Euro bei Übernahme der kompletten Übernachtungskosten durch Ihr Unternehmen 

Eigentlich ganz logisch, oder? Trotzdem haben wir noch einige Tipps in petto, die Ihnen die Spesenabrechnung in Zukunft erleichtern kann. 🪶 

Wenn Hilfe gefragt ist: Online-Vorlagen für die Spesenabrechnung 2022 

Online finden Sie zahlreiche Muster-Vorlagen für Spesenabrechnungen zum Download. Wenn Sie das Word-Dokument oder die Excel-Datei herunterladen, sehen Sie häufig den Hinweis, dass die Tabelle nicht GoBD-konform ist. Der Hinweis bedeutet, dass Dokumente in Word oder Excel nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Wenn Sie sich noch nicht ganz von der Zettelwirtschaft lösen können oder wollen, können Sie diese Vorlagen oder Muster natürlich für die Spesenabrechnung Ihrer Belegschaft nutzen. Einfacher ist aber eine Abrechnung ohne Papierkram, die komplett den GoBD-Vorschriften entspricht. Falls Sie mal unsicher sind, ob Ihre Unterlagen GoBD-konform sind, werfen Sie doch mal einen Blick auf Pleos GoBD-Checkliste, die Sie kostenlos downloaden können!

Aber auch smarte Lösungen, die von Grund auf GoBD-konform sind, können Ihnen Abhilfe verschaffen💁🏾. Doch dazu später mehr. Zunächst mal geht es auf in eine kleine Fragerunde rund um die Spesenabrechnung. Und die passenden Antworten zu den Fragen gibt es natürlich auch noch… 

Und sonst so? Fragerunde rund um die Spesenabrechnung 2022 🤷🏻‍♂️

Ist in Ihrem Kopf gerade die ein oder andere Frage aufgepoppt? Vielleicht können wir Ihnen hier die passende Antwort liefern. 

  • Wann bekommen LKW-Fahrer:innen Spesen ausgezahlt?
    Trucker:innen erhalten die kleine Spesenpauschale, wenn eine Tagesfahrt 8–24 Stunden dauert. Bei längeren Fahrten wird die große Pauschale zur Abrechnung der Fahrtkosten angewendet. Für Übernachtungen gibt es außerdem die Übernachtungspauschale von 20 Euro.
  • Wie und wo müssen Spesen in der Steuererklärung angegeben werden?
    Unternehmen und selbstständige Personen tragen Spesen als Betriebsausgaben in der Steuererklärung ein. Für Mitarbeitende handelt es sich steuerlich um Werbungskosten.
  • Wie lange muss ein Unternehmen die Spesenkostenabrechnung aufbewahren?
    Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
  • Sind Unternehmen verpflichtet, die Spesen zu zahlen?
    Nein, Unternehmen sind nicht zur Zahlung verpflichtet. Die Spesenabrechnung kann aber im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung geregelt werden.
  • Wann werden die Spesen ausgezahlt?
    Damit die Spesen an die Mitarbeitenden ausgezahlt werden können, muss eine vollständige Spesenabrechnung mit sämtlichen Belegen vorliegen.
  • Wie können Sie die Spesenabrechnung weiter vereinfachen?
    Sparen Sie sich den Papierkram und lassen Sie Ihre Belegschaft Quittungen und Belege für Geschäftsreisen in der Pleo-App hochladen. Die Mitarbeitenden im Außendienst können zudem alle Bargeldausgaben, gefahrenen Kilometer, Verpflegungspauschalen und Spesen in Pleo-Pocket eingeben und speichern. So können Rückerstattungen schnell und einfach abgewickelt werden.

It’s a Match: Die Pleo-Firmenkarte und Ihre Buchhaltung❤️‍🔥

Umherfliegende Zettel, falsch eingetragene Beträge, lange Erstattungsprozesse … Keine Lust mehr auf all diese Nervtöter? Wir stellen Ihnen das neue Traumpaar vor: Die Pleo-Firmenkarte und Ihre Buchhaltung passen perfekt zueinander. Wir sind sicher, diese Kombination wird funken  – gerade wenn es um die Spesenabrechnung geht. Warum das so ist? Hier drei Argumente, die überzeugen: 

  1. Ob Tankquittung, Zugticket, Restaurantbesuch oder Übernachtung im Hotel: Sämtliche Kosten können mit der Pleo-Kreditkarte von Ihren Mitarbeiter:innen bezahlt werden und werden danach direkt der Reisekostenabrechnung zugeordnet. Das sorgt für einen aufgeräumten Schreibtisch bei Ihrer Buchhaltung und weniger Ablagen bei der Abrechnung. 
  2. Obendrein müssen die Arbeitnehmenden nicht befürchten, dass sie vergessen, sich eine Quittung ausstellen zu lassen oder Ihre Belege zu verlieren. Auch lästige Wartezeiten bis zur Erstattung können so umgangen werden. 
  3. Kreditkarte zu Hause vergessen oder Geldbeutel verloren? Mit Pleo alles kein Problem. Wir erstellen Ihnen nach der Anmeldung eine virtuelle Commercial Card und hinterlegen diese in der App. In dieser können Sie dann auch alle Daten rund um Ihre virtuelle Pleo-Mastercard einsehen. 

Mit der Pleo-Firmenkarten machen Sie also alle Instanzen glücklich. Sie sind sich noch unsicher, wie das Ganze funktionieren soll? Wir haben das hier noch mal kurz für Sie zusammengefasst: 

  1. Ihre Mitarbeiter:innen können unterwegs mit der Pleo-Firmenkarte bezahlen und bekommen eine Sofortbenachrichtung. 
  2. Danach erfassen Ihre Mitarbeiter:innen Ihren Beleg und notieren alle wichtigen Details dazu in der Pleo-App. 
  3. Ähm… Also eigentlich war's das schon! Mit Pleo gibt’s im Jahr 2022 nämlich keine Rückerstattungen oder lästigen Spesenabrechnungen mehr.
E-Book: 9 Digitaltools – nie wieder manuelle Prozesse

Franziska Engel-Ulrich

Marketing Manager Germany

Sie wollen über #finance, #saas, #futureofwork … oder einfach Pleo sprechen? 👉 franziska@pleo.io

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