Übernachtungspauschale: Wer zahlt was bei Dienstreisen?

Die Übernachtungspauschale für eine Dienstreise innerhalb Deutschlands liegt auch im Jahr 2025 bei 20,00 EUR pro Nacht. Der Betrag hat sich gegenüber den letzten Jahren also nicht verändert.

Um einen Gewinn aus der Pauschale zu ziehen, müssen die Reisenden eine sehr günstige Übernachtungsmöglichkeit finden. Wenn die Arbeitnehmer:innen weniger als 20,00 EUR pro Nacht bezahlen, dürfen sie das restliche Geld steuerfrei behalten. Eine so günstige Unterkunft bringt meist einige Nachteile mit sich und wer hat nach einem harten Arbeitstag schon Lust, in einer Rumpelkammer zu schlafen?

Gut zu wissen: Selbstständige oder Freiberufler:innen dürfen sich die Übernachtungspauschale seit 2008 nicht mehr selbst auszahlen. Sie können nur die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Was ist mit der Übernachtungspauschale bei längeren Dienstreisen?

Wenn die Geschäftsreise länger dauert, kann Ihr Unternehmen die Pauschale von 20,00 Euro je Nacht für maximal drei Monate am Stück an ihre Mitarbeitenden auszahlen. Bei längeren Reisen können die Arbeitnehmer:innen stattdessen die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung in ihrer Steuererklärung angeben.

Wie sieht es bei Übernachtungen im Ausland aus?

Auslandsreisen bedeuten – selbst mit der besten Playlist – viel mehr Anstrengung für Ihre Mitarbeiter:innen als eine Reise im Inland. Zusätzlich können Übernachtungen im Ausland auch ganz andere Kosten bedeuten als hier in Deutschland.

Tipp: Bei Reisen innerhalb der EU ist es ratsam, wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine A1-Bescheinigung bei sich tragen. Diese muss von dem oder der Arbeitgeber:in ausgestellt werden und zeigt an, dass die Reisenden in Deutschland sozialversichert sind.

Wenn Ihre Kund:innen oder Lieferant:innen ihren Sitz im Ausland haben, sieht die Sache daher noch mal anders aus. Hier liegen die Übernachtungspauschalen in der Regel zwischen 50,00 EUR und über 300,00 EUR pro Nacht. Wer wie viel bekommt, entscheidet weder Ihr Unternehmen noch die Mitarbeiter:innen. Denn die Sätze unterscheiden sich von Land zu Land und innerhalb einiger Länder nochmals nach Großstadt und Hinterland. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt die Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen jedes Jahr neu fest. Sie können sich die einzelnen Sätze und Veränderungen auf der BMF-Seite oder in unserem Artikel über Reisekosten ansehen.

Gut zu wissen: Wenn Sie auf der Liste ein Land nicht finden, gilt für diese Destination die Pauschale für Luxemburg.

Sonderfälle bei der Übernachtungspauschale

Nicht immer geht es für Ihre Mitarbeiter:innen ganz klassisch mit Zug oder Auto auf die Reise. Hier gelten oft spezielle Sonderfälle, in denen andere Beträge angesetzt werden.

Diese Sonderfälle gibt es bei den Pauschalen zu beachten, die der Arbeitgeber bei Auslandsreisen steuerfrei an die Mitarbeitenden auszahlen kann:

1. Reisen mit dem Schiff: Eine Schifffahrt, die ist lustig, eine Schifffahrt, die ist schön … und auch auf einer Schifffahrt kann unter Sonderfällen die Übernachtungspauschale gelten! Die Übernachtungspauschale wird gültig, wenn die Fahrt die ganze Nacht hindurch dauert und das Schiff für Ihre Angestellten daher tatsächlich die Übernachtungsstelle für diese Nacht ist. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Schiff, bekommen diese Unterkunft jedoch von Ihrem Unternehmen bezahlt, kommt die Übernachtungspauschale nicht zum Einsatz.
   
   An den Tagen von Einschiffung und Ausschiffung richtet sich die Pauschale nach dem jeweiligen Hafen, in dem das Schiff ankert. Für die Tage auf See gilt die Pauschale für Luxemburg. Eine Sonderpauschale für Seekrankheiten wurde noch nicht eingeführt (wäre aber in manchen Fällen sicher praktisch 😉).

2. Flugreisen: Bei Flugreisen ins Ausland darf die Übernachtungspauschale bei einer Übernachtung im Flugzeug nur gezahlt werden, wenn die Übernachtung tatsächlich im Flugzeug stattfindet und es keine andere Übernachtungsstelle gab.
   
   Geschäftsreisen mit dem Flugzeug beginnen logischerweise erst mal im Inland. Wenn die Landung Ihrer Mitarbeitenden erst am nächsten Tag erfolgt, gilt für den Abflugtag die inländische Pauschale. Die Höhe der Auslandspauschale richtet sich danach, in welchem Land das Flugzeug vor 0 Uhr Ortszeit landet. Wenn die Anreise mit dem Flugzeug mehrere Tage dauert, gilt für die Zwischentage der Pauschbetrag für Österreich.

Die selben Regelungen wie für Flugreisen gelten auch für Reisen mit dem Zug.

1. Inlands- und Auslandsreise innerhalb eines Tages: Für die Reisekostenabrechnung werden die Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden im Inland und im Ausland zusammengezählt. Die Höhe der Übernachtungspauschale hängt davon ab, an welchem Ort Ihre Arbeitnehmer:innen zuletzt tätig waren und wo sie sich vor Mitternacht aufgehalten haben.
2. Übernachtung im Lkw: Ein weiterer Sonderfall, der sich jedoch nicht nur auf Reisen ins Ausland, sondern auch im Inland bezieht, kommt bei Übernachtungen im Lkw zum Einsatz: Seit 2020 können Lkw-Fahrer:innen eine Übernachtungspauschale in der Höhe von 8,00 EUR pro Nacht absetzen.

Was ist mit einer Übernachtung bei Freunden?

Wäre es nicht praktisch, bei Freunden zu übernachten und dann die 20,00 EUR Übernachtungspauschale einzukassieren? Sie sind bestimmt nicht die erste Person, der dieser Gedanke kommt. Aber leider, müssen wir Sie enttäuschen…

Wenn Freunde oder Verwandte am Zielort eine kostenlose Übernachtung anbieten, können die Reisenden keine Übernachtungspauschale bei ihrem Betrieb geltend machen. Dasselbe gilt auch, wenn die Arbeitgeber:innen eine Firmenwohnung kostenlos zur Verfügung stellen oder wenn die Mitarbeitenden (was eher selten vorkommen sollte) im Auto übernachten 🚗.

Vorteile der Übernachtungspauschale

Zuerst werden wir uns die Vorteile der Übernachtungspauschale ansehen:

• In der Regel ein einfacher Vorgang, da ein fixer Betrag für die Abrechnung der Reisekosten verwendet wird.
• Die Tarife für Pauschbeträge verändern sich bei Auslandsreisen höchstens einmal im Jahr und bei Inlandsreisen ist die Pauschale schon seit mehreren Jahren unverändert.
• Wiederholende Fragen (welche Mitarbeiter:innen schlafen in welchem Hotel, wie viel kostet das Zimmer dort, etc.) fallen weg und dadurch kann auch kein Konkurrenzkampf zwischen Angestellten entstehen.
• Wenn Mitarbeitende es tatsächlich schaffen, eine Unterkunft zu buchen, die weniger als 20,00 EUR kostet, können diese aus dem Pauschbetrag sogar einen Gewinn erzielen.
• Belege der Reisekosten müssen von Mitarbeiter:innen nicht aufgehoben werden und auch die Einreichung von Quittungen bei der Personalabteilung entfällt – entlastend für beide Seiten.
• Erleichterte Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber:innen und auch die Buchhaltung spart einiges an Nerven.

Dennoch kommt es bei der Erstattung der Übernachtungspauschale zu einigem Papierkram und Aufwand für Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung. Ja, die Übernachtungspauschale entlastet Unternehmen an manchen Stellen, aber wir finden: Es geht noch einfacher!

Nachteile der Übernachtungspauschale

Werfen wir noch einen kurzen Blick auf die Schattenseite der Übernachtungspauschale. Denn diese können sich auch negativ auf Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in auswirken – das ist in den folgenden Situationen der Fall:

• Arbeitgeber:in erstattet mit der Übernachtungspauschale gegebenenfalls mehr Kosten, als den Angestellten für die Unterkunft angefallen ist.
• Besonders im Ausland gelten oft hohe Pauschbeträge, die über den tatsächlich entstandenen Kosten liegen können.
• Arbeitnehmende zahlen mehr für die Unterkunft, als sie über die Übernachtungspauschale rückerstattet bekommen.

Versteckte Hürden bei der Reisekostenerstattung

Wo viel Licht ist, fällt auch mal Schatten. Trotz Vereinfachungen – wie zum Beispiel der Übernachtungspauschale – sind viele Unternehmen genervt vom Erstattungsprozess und den Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung. Es gibt zwar Vorlagen zur Erstattung der Reisekosten, die können aber auch mal unvollständig, nicht GoBD-konform oder fehlerhaft sein.

Die Erstattung der Übernachtungspauschale ist (egal, ob für Arbeitgeber:innen oder Mitarbeiter:innen) also immer noch zeitraubend und mit viel Bürokratie verbunden. Obendrauf verlangt das Finanzamt eine Aufbewahrungspflicht für Belege und eine nachvollziehbare Dokumentation (für alle Schritte der Abrechnung).

Pleo will sich diesen bürokratischen Herausforderungen stellen und unterstützt Unternehmen bei der einfachen und schnellen Erstattung der Übernachtungskosten.

Auf in die Zukunft: Pleo vereinfacht Ihre Reisekostenerstattung

Verabschieden Sie sich für immer von der manuellen Spesen- und Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden.

Das Eintragen der Übernachtungskosten ist mit der Pleo-App schnell und einfach erledigt. Die Mitarbeitenden müssen bei Dienstreisen keine Belege mehr über ihre Übernachtungskosten einreichen und Ihre Personalabteilung muss keine Quittungen oder Unterlagen sammeln und abheften. Der gesamte Papierkram gehört endlich der Vergangenheit an und Ihr Unternehmen endlich im digitalen Zeitalter angekommen.

Pleo ist ganz schön smart! Sehen Sie sich hier doch einfach mal genauer an, wie mit Pleo ein Klick reicht, damit Ihre Mitarbeiter:innen die Übernachtungspauschale erstattet bekommen! Und nicht nur die Übernachtungspauschale gehört zu unseren Spezialgebieten … von Spesenabrechnungen bis zu virtuellen Kreditkarten bietet Pleo Ihnen einige intelligente Tools, die Sie in Zukunft sicher nicht mehr missen möchten!