Die Übernachtungspauschale erspart deutschen Unternehmen die mühsame Sammlung und Verarbeitung von Belegen zur Erstattung von Hotelkosten. Stattdessen reicht für Arbeitgeber die Anwendung eines gesetzlich geregelten Pauschalsatzes aus. Aber Achtung: Pauschalen für Übernachtungskosten ändern sich ständig.
Was für Übernachtungskosten 2026 gilt, warum die Übernachtungspauschale im Ausland höher ausfällt und welche Besonderheiten Sie bei der Erstattung beachten müssen, erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Übernachtungspauschale 2026.
Das Wichtigste auf einen Blick:
Die Übernachtungspauschale ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag zur Erstattung notwendiger Übernachtungskosten.
Die Übernachtungspauschale für Übernachtungen im Inland beträgt auch 2026 20 EUR pro Nacht.
Bei Übernachtungen im Ausland greifen länder- und regionsspezifische Pauschalsätze. Diese werden vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert.
Pleo Rückerstattungen
Was ist die Übernachtungspauschale? Definition Die Übernachtungspauschale, auch Übernachtungsgeld genannt, ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag für die Erstattung von Übernachtungskosten , die Dienstreisenden bei beruflichen Tätigkeiten entstehen. Bei der Übernachtungspauschale handelt es sich um einen bestimmten EUR-Betrag, der pro Nacht ausgezahlt und je nach Land bzw. Region unterschiedlich geregelt ist.
Die Übernachtungspauschale erleichtert Unternehmen die Erstattung von Reisekosten anhand eines gesetzlich geregelten Pauschbetrages.
Die Übernachtungspauschale stellt eine transparente und aufwandsarme Alternative zur Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten dar. Denn im Gegensatz zur herkömmlichen Erstattung von Reisekosten erfordert die Anwendung der Hotelpauschale keine Vorlage von Belegen. Außerdem ist sie von der Steuer befreit.
Die rechtliche Grundlage für die Übernachtungspauschale Den rechtlichen Grundstein für die Erstattung der Übernachtungskosten legt der Staat im Bundesreisekostengesetz (BRKG). In §7 BRKG
“Für eine notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende pauschal 20 Euro. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig sind.”
Ausgenommen seien dabei die Benutzung von Beförderungsmitteln, Übernachtungen in der eigenen Wohnung, Übernachtungen bei Freunden und Familie sowie Kosten, die bereits durch andere Erstattungen gedeckt sind.
In §9 Einkommensteuergesetz (EStG)
Abseits von BRKG und EStG passt das Bundesministerium der Finanzen jährlich die Pauschalbeträge für das Ausland an. Diese können Sie im alljährlichen BMF-Schreiben “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen” einsehen.
Übernachtungskosten: Diese drei Möglichkeiten zur Kostenerstattung gibt es Ihre Kund:innen lassen sich am Telefon oder per E-Mail nicht von einem Geschäftsabschluss überzeugen und Sie schicken Ihren besten Verkäufer oder Ihre beste Verkäuferin?
Wenn sich die Verhandlungen über einige Tage hinziehen, erhöhen sich die Reisekosten um die Kosten für eine oder mehrere Übernachtungen. Doch wer kommt für diese Übernachtungskosten auf? Diese drei Möglichkeiten zur Kostenerstattung gibt es:
Pauschalbetrag pro Nacht
Chef:in zahlt die tatsächlichen Kosten
Arbeitnehmer:innen zahlen die Übernachtung selbst
Übernachtungspauschale: Gesetzlicher Pauschalbetrag pro Nacht Ihr Unternehmen kann den Mitarbeitenden eine Übernachtungspauschale für jede Nacht bezahlen, während der die Mitarbeiter:innen unterwegs sind. Bis zu einem Betrag von 20,00 EUR ist die Pauschale für die Belegschaft steuerfrei und wird darum brutto für netto dem Konto gutgeschrieben.
Interessant und wichtig:
➡️ Wenn Dienstreisende ein günstigeres Hotel finden, dürfen sie die Differenz zwischen den Übernachtungskosten und der Pauschale als steuerfreies Einkommen behalten.
➡️ Für das Unternehmen stellt die Übernachtungspauschale bis 20,00 EUR keine Betriebsausgaben dar!
➡️ Für Dienstreiseziele im Ausland gelten individuelle Pauschalbeträge, die i. d. R. höher als 20 EUR ausfallen.
Der Vorteil für Ihre Buchhaltung: Nicht jeder einzelne Beleg muss – wie bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten – gesammelt werden. Eine pauschale Abrechnung geht schnell und Ihre Mitarbeiter:innen wissen immer ganz genau, was Ihnen zusteht! Dazu ist die Erstattung von Pauschalbeträge von den Werbungskosten abziehbar.
Kostenerstattung: Arbeitgeber zahlt bzw. erstattet die tatsächlichen Kosten Da die Übernachtungspauschale bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands nicht sehr hoch ausfällt, sind die meisten Übernachtungen teurer als der Pauschbetrag. Vor allem, wenn Ihre Belegschaft nach getaner Arbeit Lust auf eine Unterkunft hat, in der sie es sich richtig gut gehen lassen kann.
Die Mehrkosten selbst zu übernehmen ist unangenehm für Ihre Mitarbeiter:innen. Diesem Motivationsdämpfer können Sie jedoch leicht entgegenwirken, indem Sie den Mitarbeitenden genau den Betrag zurückzahlen, den diese auch ausgegeben haben. Dazu müssen die Reisenden die Belege für die Hotelübernachtungen sammeln und mit der Reisekostenabrechnung einreichen.
Der Vorteil: Diese Erstattungsmethode ist für Angestellte von Vorteil und bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten können Aufwendungen als Betriebsausgabe in der Steuererklärung angegeben werden.
Steuererklärung: Arbeitnehmer:innen zahlen selbst und sparen Steuern Wenn sich im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung keine andere Regelung findet, müssen Arbeitnehmer:innen die Übernachtungskosten über die Übernachtungspauschale hinweg selbst tragen. In diesem Fall müssen die Geschäftsreisenden Belege und Quittungen für das Finanzamt sammeln. Die Kosten für die Übernachtung können die Arbeitnehmer:innen dann als Werbungskosten in der persönlichen Steuererklärung geltend machen.
Die Pauschale für Werbungskosten liegt bei 1.230 EUR für das Jahr 2026. Das bedeutet, dass das Finanzamt diesen Betrag automatisch bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens abzieht. Erst wenn die tatsächlichen Kosten den Betrag von 1.230 EUR übersteigen, machen sich die Ausgaben für die beruflich bedingte Übernachtung steuerlich bemerkbar.
Übernachtungspauschale 2026 in Deutschland Die Übernachtungspauschale für eine Dienstreise innerhalb Deutschlands liegt auch im Jahr 2026 bei 20,00 EUR pro Nacht . Der Betrag hat sich gegenüber den letzten Jahren also nicht verändert.
Um einen Gewinn aus der Pauschale zu ziehen, müssen die Reisenden eine sehr günstige Übernachtungsmöglichkeit finden. Wenn die Arbeitnehmer:innen weniger als 20,00 EUR pro Nacht bezahlen, dürfen sie das restliche Geld steuerfrei behalten. Eine so günstige Unterkunft bringt meist einige Nachteile mit sich und wer hat nach einem harten Arbeitstag schon Lust, in einer Rumpelkammer zu schlafen?
Was ist mit der Übernachtungspauschale bei längeren Dienstreisen? Ein Dienstreise kann mehrere Stunden und Tage, aber auch Wochen und Monate betragen. Per Definition handelt es sich nämlich um eine betrieblich veranlasste Tätigkeit abseits der ersten Tätigkeitsstätte, kann also auch eine Tätigkeit an einer auswärtigen bzw. ausländischen Filiale bedeuten. Die Behandlung als Dienstreise hat allerdings ihre Grenzen.
Wenn die Geschäftsreise länger dauert, kann Ihr Unternehmen die Pauschale von 20,00 Euro je Nacht für maximal drei Monate am Stück an ihre Mitarbeitenden auszahlen. Bei längeren Reisen über die Dreimonatsfrist hinweg können die Arbeitnehmer:innen stattdessen die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung in ihrer Steuererklärung angeben.
Übernachtungspauschale 2026 im Ausland Auslandsreisen bedeuten – selbst mit der besten Playlist – viel mehr Anstrengung für Ihre Mitarbeiter:innen als eine Reise im Inland. Zusätzlich sind Übernachtungen im Ausland mit anderen Kosten verbunden als Übernachtungen im Inland. Eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht ist hier oft nicht angemessen.
Wenn Ihre Kund:innen oder Lieferant:innen ihren Sitz im Ausland haben, sieht die Sache daher nochmal anders aus. Hier liegen die Übernachtungspauschalen in der Regel zwischen 50,00 EUR und über 300,00 EUR pro Nacht. Wer wie viel bekommt, entscheidet weder Ihr Unternehmen noch die Mitarbeiter:innen. Denn die Sätze unterscheiden sich von Land zu Land und innerhalb einiger Länder nochmals nach Großstadt und Hinterland.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt die Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen jedes Jahr neu fest , um mit den tatsächlichen Kosten im Einklang zu bleiben. Das jüngste BMF-Schreiben vom 05. Dezember 2025 klärt Sie über die neuen Pauschalbeträge für Übernachtungen auf, die ab dem 01. Januar 2026 gelten.
Dies sind die alle Übernachtungspauschalen im Ausland, die sich gegenüber den Pauschalbeträgen vom Vorjahr verändert haben:
Land/Ort
Übernachtungspauschale in EUR ab dem 01.01.2026
Übernachtungspauschale in EUR bis zum 31.12.2025
Albanien
116
112
Andorra
135
91
Argentinien
119
113
Bosnien und Herzegowina
109
75
Botsuana
105
176
Bulgarien
109
115
Burkina Faso
230
174
Burundi
102
138
China (Hongkong)
209
169
China (Peking)
184
185
China (Shanghai)
142
217
China (im Übrigen)
142
112
Côte d’Ivoire
171
166
Estland
125
85
Irland
164
196
Israel
268
129
Katar
128
149
Kenia
217
219
Kirgisistan
80
74
Korea, Republik
130
108
Kuwait
224
241
Lettland
119
76
Liechtenstein
234
190
Litauen
124
109
Mali
141
120
Malta
191
114
Marshall-Inseln
112
102
Mexiko
337
117
Namibia
146
112
Nepal
125
126
Niederlande
167
122
Nigeria
202
182
Pakistan
199
122
Peru
128
143
Rumänien
103
89
Schweiz (Bern)
195
N/A
Schweiz (Genf)
197
186
Schweiz (im Übrigen)
195
180
Senegal
160
190
Togo
144
118
Uganda
207
143
Ukraine
180
98
Usbekistan
133
104
Venezuela
178
127
Vereinigte Arabische Emirate
169
156
Weißrussland
148
98
Legende: Betrag = Übernachtungspauschale gegenüber 2025 gestiegen; Betrag = Übernachtungspauschale gegenüber 2025 gesunken
Wenn Sie ein Land nicht auf der Liste finden, hat sich die Übernachtungspauschale gegenüber 2025 nicht geändert. Sehen Sie die komplette Liste aller Länder und Regionen im BMF-Schreiben vom 05. Dezember 2025
Tipp: Bei Reisen innerhalb der EU ist es ratsam, wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine A1-Bescheinigung bei sich tragen. Diese muss von dem oder der Arbeitgeber:in ausgestellt werden und zeigt an, dass die Reisenden in Deutschland sozialversichert sind.
Sonderfälle bei der Übernachtungspauschale
Nicht immer geht es für Ihre Mitarbeiter:innen ganz klassisch mit Zug oder Auto auf die Reise. Hier gelten oft spezielle Sonderfälle, in denen andere Beträge angesetzt werden.
Diese Sonderfälle gibt es bei den Pauschalen zu beachten, die der Arbeitgeber bei Auslandsreisen steuerfrei an die Mitarbeitenden auszahlen kann:
Reisen mit dem Schiff: Eine Schifffahrt, die ist lustig, eine Schifffahrt, die ist schön – und auch auf einer Schifffahrt kann unter Sonderfällen die Übernachtungspauschale gelten! Die Übernachtungspauschale wird gültig, wenn die Fahrt die ganze Nacht hindurch dauert und das Schiff tatsächlich die Übernachtungsstelle für diese Nacht ist. An den Tagen von Einschiffung und Ausschiffung richtet sich die Höhe der Pauschale nach dem jeweiligen Hafen, in dem das Schiff ankert.
Flugreisen: Bei Flugreisen ins Ausland darf die Übernachtungspauschale bei einer Übernachtung im Flugzeug nur gezahlt werden, wenn die Übernachtung tatsächlich im Flugzeug stattfindet und es keine andere Übernachtungsstelle gibt.
Dieselben Regelungen wie für Flugreisen gelten auch für Reisen mit dem Zug:
Inlands- und Auslandsreise innerhalb eines Tages: Für die Reisekostenabrechnung werden die Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden im Inland und im Ausland zusammengezählt. Die Höhe der Übernachtungspauschale hängt davon ab, an welchem Ort Ihre Arbeitnehmer:innen zuletzt tätig waren und wo sie sich vor Mitternacht aufgehalten haben.
Übernachtung im Lkw: Ein weiterer Sonderfall, der sich jedoch nicht nur auf Reisen ins Ausland, sondern auch im Inland bezieht, kommt für Berufskraftfahrer bei Übernachtungen im Lkw zum Einsatz: Seit 2020 können Lkw-Fahrer:innen eine Übernachtungspauschale in der Höhe von 8,00 EUR pro Nacht absetzen.
Gilt die Übernachtungspauschale auch bei einer Übernachtung bei Freunden? Wäre es nicht praktisch, bei Freunden zu übernachten und dann die 20,00 EUR Übernachtungspauschale zu kassieren? Sie sind bestimmt nicht die erste Person, der dieser Gedanke kommt. Aber leider müssen wir Sie enttäuschen…
Wenn Freunde oder Verwandte am Zielort eine kostenlose Übernachtung anbieten, können die Reisenden keine Übernachtungspauschale bei ihrem Betrieb geltend machen. Dasselbe gilt auch, wenn die Arbeitgeber:innen eine Firmenwohnung kostenlos zur Verfügung stellen oder wenn die Mitarbeitenden (was eher selten vorkommen sollte) im Auto übernachten. Eine Übernachtungspauschale wird erst dann ausgezahlt, wenn tatsächlich Übernachtungskosten anfallen.
Gilt die Übernachtungspauschale auch für Selbstständige und Freiberufler? Kurz und knapp: Nein. Für Selbstständige und Freiberufler gibt es nicht die Möglichkeit, sich Übernachtungskosten über die Übernachtungspauschale erstatten zu lassen.
Stattdessen sind Selbstständige weiterhin dazu angehalten, Belege zu Übernachtungen aufzubewahren, um diese als Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen. Sollte ein Auftraggeber die Erstattung der Hotelkosten im Rahmen eines Auftrages anbieten, erfolgt diese Erstattung ebenfalls anhand der tatsächlichen Kosten anstelle der Hotelpauschale. Damit ergibt sich für Selbstständige auch kein steuerlicher Vorteil in Form eines Werbungskostenabzugs.
Vorteile der Übernachtungspauschale Die gesetzliche Regelung der Übernachtungspauschale soll Unternehmen eine administrativer und steuerliche Erleichterung gegenüber der Erstattung der tatsächlichen Kosten bieten.
Dies sind die Vorteile der Übernachtungspauschale:
Einfachheit: In der Regel ein einfacher Vorgang, da ein fixer Betrag für die Abrechnung der Reisekosten verwendet wird.Regelmäßige Anpassungen: Die Tarife für Pauschbeträge verändern sich bei Auslandsreisen einmal im Jahr; bei Inlandsreisen ist die Pauschale seit mehreren Jahren unverändert.Klare Verhältnisse: Wiederholende Fragen (welche Mitarbeiter:innen schlafen in welchem Hotel, wie viel kostet das Zimmer dort, etc.) fallen weg und dadurch kann auch kein Konkurrenzkampf zwischen Angestellten entstehen.Ersparnisse für Angestellte: Wenn Mitarbeitende es tatsächlich schaffen, eine Unterkunft zu buchen, die weniger als 20,00 EUR kostet, können diese aus dem Pauschbetrag sogar einen Gewinn erzielen.Keine Papierbelege: Belege der Reisekosten müssen von Mitarbeiter:innen nicht aufgehoben werden und auch die Einreichung von Quittungen bei der Personalabteilung entfällt – entlastend für beide Seiten.Weniger Verwaltungsaufwand: Erleichterte Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber:innen und auch die Buchhaltung spart einiges an Nerven.
Nachteile der Übernachtungspauschale Werfen wir noch einen kurzen Blick auf die Schattenseite der Übernachtungspauschale. Denn diese können sich auch negativ auf Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in auswirken.
Dies sind mögliche Nachteile, die die Übernachtungspauschale mit sich bringt:
Höhere Kosten für Arbeitgeber: Arbeitgeber:in erstattet mit der Übernachtungspauschale gegebenenfalls mehr Kosten, als den Angestellten für die Unterkunft angefallen ist.Unverhältnismäßige Pauschalbeträge: Besonders im Ausland gelten oft hohe Pauschbeträge, die über den tatsächlich entstandenen Kosten liegen können.Höhere Kosten für Arbeitnehmer: Arbeitnehmende zahlen u. U. mehr für die Unterkunft, als sie über die Übernachtungspauschale rückerstattet bekommen.
Versteckte Hürden bei der Reisekostenerstattung
Wo viel Licht ist, fällt auch mal Schatten. Trotz Vereinfachungen – wie zum Beispiel der Übernachtungspauschale – sind viele Unternehmen genervt vom Erstattungsprozess und den Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung. Es gibt zwar Vorlagen zur Erstattung der Reisekosten, die können aber auch mal unvollständig, nicht GoBD-konform oder fehlerhaft sein.
Die Erstattung der Übernachtungspauschale ist (egal, ob für Arbeitgeber:innen oder Mitarbeiter:innen) also immer noch zeitraubend und mit viel Bürokratie verbunden. Obendrauf verlangt das Finanzamt eine Aufbewahrungspflicht für Belege und eine nachvollziehbare Dokumentation (für alle Schritte der Abrechnung). Deshalb sind Unternehmen dazu angehalten, spezialisierte Reisekosten-Software zu nutzen, die den Erstattungsprozess automatisiert.
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Mit Pleo Rückerstattungen müssen Ihre Mitarbeitenden bei Dienstreisen keine Belege mehr über ihre Übernachtungskosten einreichen und Ihre Personalabteilung muss keine Quittungen oder Unterlagen sammeln und abheften. Stattdessen wendet die Pleo-App Pauschalsätze automatisch an.
Wenn von Ihnen genehmigt, können sich Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisekosten sogar selbstständig erstatten. Setzen Sie Reisekostenrichtlinien automatisch durch und entscheiden Sie flexibel, wie Ihre Mirarbeiter:innen ihre Erstattungen erhalten: sofort nach Antragstellung, mit dem Gehalt oder so, wie es für Ihren Cashflow am besten ist.
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Fazit Die Übernachtungspauschale stellt eine massive bürokratische Erleichterung für Mitarbeiter:innen und Unternehmen dar. Statt mühsam Belege zu sammeln und diese anschließend manuell zurückzuerstatten, können sich beide Parteien auf gesetzlich geregelte Pauschbeträge für Übernachtungskosten verlassen. Aber Achtung: Auch für das Jahr 2025 haben sich wieder einige Pauschale für Reisekosten geändert.
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FAQs Wann bekommt man Übernachtungsgeld? Kommen bei einer Übernachtung im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Kosten an, haben Dienstreisende Anspruch auf die Erstattung ihrer Reisekosten. Das Übernachtungsgeld kann anhand von Belegen oder entlang der Übernachtungspauschale erstattet werden.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale 2026? Die Übernachtungspauschale 2026 beträgt weiterhin 20 EUR pro Nacht bei Übernachtungen im Inland. Für Übernachtungen im Ausland haben sich einige länderspezifische Sätze geändert. Diese Änderungen können Sie im BMF-Schreiben vom 05. Dezember 2025 einsehen.
Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet? Die Übernachtungspauschale wird für jede Übernachtung während einer Dienstreise angewendet, auf der für den bzw. die Mitarbeiter:in Extrakosten anfallen. Ausschlaggebend für die Ansetzung ist dabei der Aufenthaltsort um 24 Uhr Ortszeit.
Kann man Hotelzimmer von der Steuer absetzen? Ja, eine Übernachtung im Hotelzimmer kann von der Steuer abgesetzt werden, sofern sie zu dienstlichen Zwecken erfolgt. Buchen Mitarbeiter:innen auf Dienstreise ein Hotelzimmer, haben sie Anspruch auf eine Übernachtungspauschale von 20 EUR.
