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Reiseplaylist updaten 🎵, das liebste Business-Outfit 👔 und die liebsten Kolleg:innen einpacken 🧳 und los gehts! Messen, Kundengespräche oder Abnehmer:innen im Ausland: Es gibt viele gute Gründe für eine mehrtägige Dienstreise. Doch Reisen bedeutet leider nicht immer nur Spaß, neue Impressionen und interessante Begegnungen. Zu den Schattenseiten einer Dienstreise gehört die Erstattung der Reisekosten im Nachgang. Diese spielt allerdings eine wichtige Rolle für die Arbeitnehmer:innen, wenn sie im Namen des Unternehmens ihren Koffer packen. Und auch Arbeitgeber:innen sollten sich ausführlich mit den Übernachtungskosten beschäftigen. Wer übernimmt die Kosten für die Übernachtung? Welche Belege müssen die Reisenden vorlegen, damit sie die Reisekosten zurückbekommen? Wie hoch ist derzeit die Übernachtungspauschale? 🥴 Fragen über Fragen – und in diesem Artikel finden Sie garantiert die richtigen Antworten, fest versprochen!

Was ist die Übernachtungspauschale? 

Was wäre schon ein guter Artikel ohne die passende Definition zum Thema? Hier also die (zugegebenermaßen etwas unspektakuläre) Erklärung als kleiner Starter ins Thema: 

Gemäß § 3 Nr. 13 und 16 EStG ist die Übernachtungspauschale Teil der Reisekostenabrechnung von Arbeitnehmer:innen, die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses auf Dienstreise zu Kund:innen oder Lieferant:innen gehen ⚖️. Die Pauschale vereinfacht die Abrechnung der Übernachtungskosten. Ihr Unternehmen hat die Wahl, ob Sie die Kosten komplett, als Pauschale oder gar nicht übernehmen. Mit der Übernachtungspauschale können allerdings nur tatsächlich entstandene Kosten für die Übernachtung erstattet werden. Schlafen Ihre Mitarbeiter:innen bei Freund:innen oder übernachten in einer Unterkunft, die Ihr Unternehmen zur Verfügung stellt, kommt diese Pauschale nicht zum Einsatz. 

Übernachtungskosten: Diese drei Möglichkeiten zur Kostenerstattung gibt es

Ihre Kund:innen lassen sich am Telefon 📱 oder per E-Mail 📧 nicht von einem Geschäftsabschluss überzeugen und Sie schicken Ihren besten Verkäufer oder Ihre beste Verkäuferin zu ihnen? Wenn sich die Verhandlungen über einige Tage hinziehen, erhöhen sich die Reisekosten um die Kosten für eine oder mehrere Übernachtungen. Doch wer kommt für diese Kosten auf? Es wäre ja zu schön, wenn es hier nur eine richtige Antwort gäbe. Und wie wir alle wissen, aller guten Dinge sind drei! 🥰

Also schauen wir uns die Optionen mal genauer an. Diese drei Möglichkeiten zur Kostenerstattung gibt es:

  1. Pauschalbetrag pro Nacht
  2. Chef:in zahlt die tatsächlichen Kosten
  3. Arbeitnehmer:innen zahlen die Übernachtung selbst

Pauschalbetrag pro Nacht 🌃

Beginnen wir mit dem Pauschalbetrag pro Nacht: Ihr Unternehmen kann den Mitarbeitenden eine Übernachtungspauschale für jede Nacht bezahlen, während der die Mitarbeiter:innen unterwegs sind. Bis zu einem Betrag von 20,00 Euro ist die Pauschale für die Belegschaft steuerfrei und wird darum brutto für netto dem Konto gutgeschrieben.

Vorteil hier: Ihre Buchhaltung muss nicht jeden einzelnen Beleg einsammeln, wie bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten (auf die wir gleich zu sprechen kommen). Eine pauschale Abrechnung geht schnell und Ihre Mitarbeiter:innen wissen immer ganz genau, was Ihnen zusteht! 🤗

Chef:in zahlt die tatsächlichen Kosten 

Da die Übernachtungspauschale bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands nicht sehr hoch ausfällt, sind die meisten Übernachtungen teurer als der Pauschbetrag. Vor allem, wenn Ihre Belegschaft nach getaner Arbeit Lust auf eine Unterkunft hat, in der sie es sich richtig gut gehen lassen kann. Die Mehrkosten selbst zu übernehmen ist unschön für Ihre Mitarbeiter:innen und kann schnell zu Unmut führen. Diesem Motivations-Downer können Sie jedoch leicht entgegenwirken, indem Sie den Mitarbeitenden genau den Betrag zurückzahlen, den diese auch ausgegeben haben. Dazu müssen die Reisenden die Belege für die Hotelübernachtungen 🏨 sammeln und mit der Reisekostenabrechnung einreichen. 

Vorteile bei dieser Erstattungsmethode gibt es allerdings nicht nur für Ihre Angestellten. Was für Unternehmen bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten ganz praktisch ist: Bei Übernahme der tatsächlich angefallenen Kosten kann Ihr Unternehmen die Aufwendungen als Betriebsausgaben in der Steuererklärung angeben. 

Arbeitnehmer:innen zahlen die Übernachtung selbst

Wenn sich im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung keine andere Regelung findet, müssen Arbeitnehmer:innen die Übernachtungskosten selbst tragen. Die Arbeitgeber:innen sind gesetzlich nicht verpflichtet, die Kosten zu übernehmen. In diesem Fall müssen die Geschäftsreisenden Belege und Quittungen für das Finanzamt sammeln. Die Kosten für die Übernachtung können die Arbeitnehmer:innen dann als Werbungskosten in der persönlichen Steuererklärung geltend machen.

Die Pauschale für Werbungskosten liegt bei 1.000,00 Euro im Jahr. Das bedeutet, dass das Finanzamt diesen Betrag automatisch bei der Berechnung des zu versteuernden Einkommens abzieht. Erst wenn die tatsächlichen Kosten den Betrag von 1.000,00 Euro übersteigen, machen sich die Ausgaben für die beruflich bedingte Übernachtung steuerlich bemerkbar.

Übernachtungspauschale 2022 in Deutschland 🇩🇪

Die Übernachtungspauschale für eine Dienstreise innerhalb Deutschlands liegt auch im Jahr 2022 bei 20,00 Euro pro Nacht. Der Betrag hat sich gegenüber den letzten Jahren also nicht verändert. Um einen Gewinn aus der Pauschale zu ziehen, müssen die Reisenden eine sehr günstige Übernachtungsmöglichkeit finden. Wenn die Arbeitnehmer:innen weniger als 20,00 Euro pro Nacht bezahlen, dürfen sie das restliche Geld steuerfrei behalten. Allerdings geht eine so günstige Unterkunft auch mit Abstrichen einher. Und wer hat nach einem harten Arbeitstag schon Lust, in einer Rumpelkammer zu nächtigen? 

Gut zu wissen: Selbstständige oder Freiberufler:innen dürfen sich die Übernachtungspauschale seit 2008 nicht mehr selbst auszahlen. Sie können nur die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Was ist mit der Übernachtungspauschale bei längeren Dienstreisen? ⛵

Wenn die Geschäftsreise länger dauert, kann Ihr Unternehmen die Pauschale von 20,00 Euro je Nacht für maximal drei Monate am Stück an ihre Mitarbeitenden auszahlen. Bei längeren Reisen können die Arbeitnehmer:innen stattdessen die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung in ihrer Steuererklärung angeben.

Wie sieht es bei Übernachtungen im Ausland aus? 🌎

Schön und gut, aber selbst in Coronazeiten finden Reisen nicht immer nur innerhalb des Inlands statt. Solche Auslandsreisen bedeuten selbst mit der besten Reise-Playlist viel mehr Anstrengung für Ihre Mitarbeiter:innen als eine Reise im Inland. Außerdem können Übernachtungen im Ausland noch mal ganz anders zu Buche schlagen als hier in Deutschland.

Wenn Ihre Kund:innen oder Lieferant:innen ihren Sitz im Ausland haben, sieht die Sache daher noch mal anders aus. Hier liegen die Übernachtungspauschalen zwischen 55,00 Euro und 314,00 Euro pro Nacht. Wer wie viel bekommt, entscheidet weder Ihr Unternehmen noch die Mitarbeiter:innen. Denn: Die Sätze unterscheiden sich von Land zu Land und innerhalb einiger Länder nochmals nach Großstadt und Hinterland. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt die Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen jedes Jahr neu fest. Sie können sich die einzelnen Sätze auf der BMF-Seite ansehen.

Sonderfälle bei der Übernachtungspauschale ⚡

Nicht immer geht es für Ihre Mitarbeiter:innen ganz klassisch mit Zug oder Auto auf die Reise. Hier gelten oft spezielle Sonderfälle, in denen andere Beträge angesetzt werden. 

Diese Sonderfälle gibt es bei den Pauschalen zu beachten, die der Arbeitgeber bei Auslandsreisen steuerfrei an die Mitarbeitenden auszahlen kann:

1. Reisen mit dem Schiff 🚢: Eine Schifffahrt, die ist lustig, eine Schifffahrt, die ist schön … Und (puh!) auch auf einer Schifffahrt gilt unter Sonderfällen die Übernachtungspauschale! Das ist dann der Fall, wenn die Fahrt die ganze Nacht hindurch dauert und das Schiff für Ihre Angestellten daher tatsächlich die Übernachtungsstelle für diese Nacht ist. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Schiff, bekommen diese Unterkunft jedoch von Ihrem Unternehmen bezahlt, kommt die Übernachtungspauschale nicht zum Einsatz. 

An den Tagen von Einschiffung und Ausschiffung richtet sich die Pauschale nach dem jeweiligen Hafen, in dem das Schiff ankert. Für die Tage auf See gilt die Pauschale für Luxemburg. Eine Sonderpauschale, die für die Unannehmlichkeiten bei Seekrankheiten aufkommt, wurde bisher leider noch nicht eingeführt. Fänden wir aber ganz praktisch.

2. Flugreisen ✈️: Bei Flugreisen ins Ausland darf die Übernachtungspauschale bei einer Übernachtung im Flugzeug nur gezahlt werden, wenn es keine andere Übernachtungsstelle gab, also die Übernachtung tatsächlich im Flugzeug stattfindet.

Geschäftsreisen mit dem Flugzeug beginnen logischerweise erst mal im Inland. Wenn die Landung Ihrer Mitarbeitenden erst am nächsten Tag erfolgt, gilt für den Abflugtag die inländische Pauschale. Die Höhe der Auslandspauschale richtet sich danach, in welchem Land das Flugzeug vor 0 Uhr Ortszeit landet. Wenn die Anreise mit dem Flugzeug mehrere Tage dauert (was wir für keine:n Ihrer Mitarbeiter:innen hoffen), gilt für die Zwischentage der Pauschbetrag für Österreich.

Dies selben Regelungen wie für Flugreisen gelten übrigens auch für Reisen mit dem Zug 🚂. 

  1. Inlands- und Auslandsreise innerhalb eines Tages 📅: Für die Reisekostenabrechnung werden die Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden im Inland und im Ausland zusammengezählt. Die Höhe der Übernachtungspauschale hängt davon ab, an welchem Ort Ihre Arbeitnehmer:innen zuletzt tätig waren und wo sie sich vor Mitternacht aufgehalten haben. 
  2. Übernachtung im Lkw 🚚 : Ein weiterer Sonderfall, der sich jedoch nicht nur auf Reisen ins Ausland, sondern auch im Inland bezieht, kommt bei Übernachtungen im Lkw zum Einsatz: Seit 2020 können Lkw-Fahrer:innen eine Übernachtungspauschale  in der Höhe von 8,00 Euro pro Nacht absetzen. 

Was ist mit einer Übernachtung bei Freunden? 🧑‍🤝‍🧑

Wäre es nicht praktisch, bei Freunden zu übernachten und dann die 20,00 Euro Übernachtungspauschale einzuhamstern 🐹? Sie sind bestimmt nicht die erste Person, der dieser Gedanke kommt. Doch wir müssen Sie leider enttäuschen …

Wenn Freunde oder Verwandte am Zielort eine kostenlose Übernachtung anbieten, können die Reisenden keine Übernachtungspauschale bei ihrem Betrieb geltend machen. Dasselbe gilt auch, wenn die Arbeitgeber:innen eine Firmenwohnung kostenlos zur Verfügung stellen oder wenn die Mitarbeitenden (was eher selten vorkommen sollte) im Auto übernachten 🚗. 

Vorteile der Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale ist in der Regel ein einfacher Vorgang, da ein fixer Betrag für die Abrechnung der Reisekosten verwendet wird. Die Pauschale ändert sich bei Auslandsreisen höchstens einmal im Jahr. Bei Inlandsreisen ist sie schon seit mehreren Jahren unverändert. Als Arbeitgeber:in sparen Sie sich durch die Auszahlung der Pauschale die Diskussionen über die Frage, welche Mitarbeiter:innen in welchem Hotel schlafen und wie viel das Zimmer dort kostet. Denn so kann leicht ein Konkurrenzkampf zwischen Ihren Angestellten ausbrechen. Wenn Ihre Mitarbeitenden es tatsächlich schaffen, eine Unterkunft zu buchen, die weniger als 20,00 Euro kostet, können diese aus dem Pauschbetrag sogar einen Gewinn erzielen. Außerdem müssen Ihre Mitarbeiter:innen keine Belege der Reisekosten aufheben und auch keine Quittungen bei der Personalabteilung einreichen. Das erleichtert den Arbeitgeber:innen die Reisekostenabrechnung und spart auch Ihrer Buchhaltung einige Nerven. Dennoch kommt es bei der Erstattung der Übernachtungspauschale zu einigem Papierkram und Aufwand für Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung. Auch wenn die Übernachtungspauschale Unternehmen das Leben um einiges einfacher macht, finden wir: Es geht noch einfacher! 

Nachteile der Übernachtungspauschale

Werfen wir noch einen kurzen Blick auf die Schattenseite der Übernachtungspauschale. Diese kann sich unter Umständen auch negativ auf Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in auswirken 😞. Das ist in den folgenden Situationen der Fall: 

  • Die Arbeitgeber:in erstattet mit der Übernachtungspauschale gegebenenfalls mehr Kosten, als den Angestellten für die Unterkunft angefallen ist. 
  • Besonders im Ausland gelten oft hohe Pauschbeträge, die über den tatsächlich entstandenen Kosten liegen können. 
  • Die Arbeitnehmenden zahlen mehr für die Unterkunft, als sie über die Übernachtungspauschale rückerstattet bekommen. 

Diese Schwierigkeiten verstecken sich hinter der Reisekostenerstattung

Wo viel Licht ist, gibt es natürlich auch hin und wieder mal Schatten 👤. Viele Unternehmen sind (trotz Vereinfachungen wie der Übernachtungspauschale) genervt vom Erstattungsprozess und aufkommenden Schwierigkeiten bei der Reisekostenabrechnung. Es gibt zwar Vorlagen zur Erstattung der Reisekosten, die können aber auch mal unvollständig, nicht GoBD-konform oder gar falsch sein. Die Erstattung der Übernachtungspauschale ist (egal, ob für Arbeitgeber:innen oder Mitarbeiter:in) also weiterhin zeitraubend und mit viel Bürokratie verbunden. Das Finanzamt verlangt ein langes Aufbewahren der Belege und eine genaue Dokumentation von allen Schritten der Abrechnung. Diesen bürokratischen Prozess will Pleo für beendet erklären ✋ und unterstützt Unternehmen bei der einfachen und schnellen Erstattung der Übernachtungskosten. 

Mit Pleo in die digitale Ära der Reisekostenerstattung starten

Verabschieden Sie sich für immer von manuellen Spesenabrechnungen für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft. Das Eintragen der Übernachtungskosten ist mit der Pleo-App schnell und einfach erledigt. Die Mitarbeitenden müssen bei Dienstreisen keine Belege mehr einreichen. Ihre Personalabteilung muss die Quittungen und Unterlagen 🧾 nicht mehr sammeln und abheften. Der gesamte Papierkram gehört endlich der Vergangenheit an und Ihr Unternehmen ist so bald endgültig im digitalen Zeitalter angekommen. 

Pleo-Pocket ist ganz schön smart! Sehen Sie sich hier doch einfach mal genauer an, wieso mit Pleo schon ein Klick reicht, damit Ihre Mitarbeiter:innen die Übernachtungspauschale erstattet bekommen! Und nicht nur die Übernachtungspauschale gehört zu unseren Spezialgebieten … von Spesenabrechnungen bis zu virtuellen Kreditkarten bietet Pleo Ihnen einige intelligente Tools, die Sie in Zukunft sicher nicht mehr missen möchten!

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Franziska Engel-Ulrich

Marketing Manager Germany

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