Aktuelles zu Reisekosten: Welche Pauschalen für Reisekosten gelten 2026?

Bei der Reisekostenabrechnung sollen Pauschalen eine Erleichterung für Arbeitgeber bieten und die mühsame Bearbeitung von zahllosen Belegen verhindern. Diese Pauschalen ändern sich allerdings immer wieder und können sich daher schnell als Fallstricke für die Erstattung von Auslagen entpuppen.

Wir haben uns gefragt, was im Bundesreisekostengesetz 2026 neu ist und was Sie bei der Abrechnung von Reisekosten beachten sollten. In unserem Überblick finden Sie alle Informationen zu Reisekosten 2026.

Was versteht man unter Reisekosten? Definition

Das Reisekostenrecht definiert klar, was man unter einer Dienstreise bzw. Geschäftsreise versteht. Konkret handelt es sich laut Reisekostenrecht bei einer Dienstreise um eine “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”, also eine Tätigkeit abseits von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die im Auftrag des Arbeitgebers geschieht. Und bei dieser beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit fallen Kosten an – sogenannte Reisekosten.

Spricht man in einem geschäftlichen Kontext von Reisekosten, ist die Rede von Kosten, die bei einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit" anfallen.

Reisekosten umfassen sämtliche Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen bzw. Geschäftsreisen anfallen. Bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten wird zwischen Fahrtkosten, dem Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten anfallen. Werden im Rahmen einer Dienstreise private Tätigkeiten ausgeführt, fallen diese nicht unter die Reisekosten.

Übrigens: Bei den Reisekosten handelt es sich ausschließlich um Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen anfallen und erstattet werden. Nicht unter die Reisekosten und ihre Erstattung fallen z. B. Fahrtkostenzuschüsse für den regulären Arbeitsweg und Sachbezugswerte im Unternehmen.

Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten?

Die Reisekosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, werden üblicherweise vom Arbeitgeber erstattet. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, die Reisekosten zu erstatten. Konkrete Pflichten werden oft im Detail geregelt.

Einerseits regelt §670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) den Ersatz von Aufwendungen und stellt klar, dass der Beauftragte, also der Arbeitgeber Aufwendungen “zum Zwecke der Ausführung des Auftrags” erstatten muss. Das verpflichtet den Arbeitgeber aber erst einmal nur dazu, Auslagen des bzw. der Arbeitnehmer:in gegen Vorlage von Belegen zu erstatten.

Zur Auszahlung von Reisekostenpauschalen anstelle der tatsächlichen Kosten verpflichtet §670 nicht. Unterm Strich ist aber klar: Nachgewiesene Kosten, die einer Dienstreise dienen, müssen auch vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Übernahme der Fahrtkosten ist dagegen etwas komplexer. Entstehen die Fahrtkosten im Rahmen von Dienstfahrten, fällt die Pflicht dem Arbeitgeber zu. Entstehen die Fahrtkosten wiederum im Rahmen des täglichen Arbeitsweg, sind es keine Reisekosten. Zwar werden diese Fahrtkosten oft auch vom Arbeitgeber übernommen, verpflichtend ist ein Übernahme aber nicht. Verzichtet der Arbeitgeber auf einen freiwilligen Fahrtkostenzuschuss, können Angestellte ihre Benzinkosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Wer kann Reisekosten absetzen?

Erstattet ein Unternehmen Reisekosten, die aus einer Dienstreise entstanden sind, kann es diese von der Steuer absetzen. Findet eine Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber statt, ist diese grundsätzlich steuerfrei. Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit lautet: Die Erstattung müsste andernfalls als Werbungskosten absetzbar sein.

Findet keine Erstattung durch das Unternehmen statt, haben Angestellte die Möglichkeit, die angefallenen Reisekosten, z. B. Fahrten im Auftrag des Unternehmens, als Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben. Die Angabe der Reisekosten als Werbungskosten senkt das zu versteuernde Einkommen und senkt damit die tatsächliche Steuerlast. Arbeitnehmer:innen sind dazu angehalten, diese Reisekosten zu dokumentieren, um sie dem Finanzamt bei Bedarf glaubhaft zu beweisen.

Neben Arbeitgebern und Arbeitnehmern können auch andere Berufsgruppen ihre dienstlichen Reisekosten von der Steuer absetzen. Das gilt etwa für: Selbstständige, Vermieter:innen, Bewerber:innen auf dem Weg zu Vorstellungsgesprächen oder bei einer doppelten Haushaltsführung aus beruflichen Gründen.

Welche Kosten lassen sich absetzen?

Sind im Rahmen Ihrer dienstlichen Tätigkeit Reisekosten angefallen, die Sie selbst tragen, können Sie diese in Ihrer alljährlichen Steuererklärung geltend machen. Wichtig ist aber, genau zu wissen, welche Reisekosten sich absetzen lassen und unter welche Kategorie diese fallen.

Die folgenden Reisekosten lassen sich von der Steuer absetzen:

• Fahrtkosten: Wie im obigen Beispiel erwähnt, sind dienstliche Fahrtkosten als Werbungskosten absetzbar. Darüber hinaus lässt sich der tägliche Arbeitsweg im Rahmen der Pendlerpauschale von der Steuer absetzen.

• Verpflegungsmehraufwendungen: Entstandene Kosten für Verpflegung bei der Arbeit abseits der ersten Tätigkeitsstätte können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden, und zwar in Form von Pauschbeträgen.

• Übernachtungskosten: Ob im Inland oder Ausland, Übernachtungskosten, also der Preis für die Nacht im Hotel, sind steuerlich absetzbar, sofern die Übernachtung aus dienstlichen Gründen geschah.
• Reisenebenkosten: Alle weiteren Reisekosten, wie z. B. Parkgebühren, werden unter die Reisenebenkosten gefasst und werden ebenfalls als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt.

Möchten Sie Ihre Fahrtkosten von der Steuer absetzen? Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie die Erstattung funktioniert – in unserem Ratgeber “Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber”.

Steuerliche Behandlung von Reisekosten: Was sind Reisekostenpauschalen und warum werden diese angepasst?

Als Alternative zur mühsamen Reisekostenabrechnung gegen Vorlage von Belegen erlaubt der Fiskus deutschen Unternehmen, sogenannte Pauschbeträge zur Erstattung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten anzuwenden. Reisekostenpauschalen markieren den Mindestsatz für unterschiedliche Reisekosten, der ohne Belege erstattet werden muss.

Diese Reisekostenpauschalen bieten neben einer buchhalterischen Entlastung einen klaren gesetzlichen Rahmen für die Erstattung von Reisekosten. Der Gesetzgeber passt sämtliche Reisekostenpauschalen und Regeln für Reisekosten regelmäßig an die aktuelle Preisentwicklung an, um Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber gleichermaßen zu schützen.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht meist Ende November bis Anfang Dezember ein Schreiben zur Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen, in dem Sie einige Änderungen entnehmen können. Andere Pauschalen, wie z. B. die Entfernungspauschale, werden wiederum an anderer Stelle geregelt.

Im Folgenden werden wir sämtliche geltende Pauschalen genauer betrachten und anstehende Änderungen beleuchten:

Was ist beim Reisekostenrecht 2026 neu?

In den vergangenen Jahren wurden mehrere Pauschalen rund um die Reisekosten überarbeitet und angehoben. Wir haben sämtliche Neuerungen für das Kalenderjahr 2026 gesammelt.

Laut Bundesreisekostengesetz 2026 treten folgende Änderungen an Reisekostenpauschalen in Kraft:

1. Fahrtkosten: Die Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung von 0,20 EUR je Kilometer bzw. 0,30 EUR je Kilometer bleibt vorerst stabil. Aktuell will eine Petition beim Deutschen Bundestag eine Erhöhung der Kilometerpauschale für Dienstreisen erwirken.
2. Verpflegungsmehraufwand: Die Verpflegungspauschalen im Inland bleiben bei 14,00 EUR bzw. 28,00 EUR. Eine geplante Erhöhung wurde nicht umgesetzt.
3. Übernachtungspauschale: Für die Übernachtungspauschale im Inland ist 2026 keine Erhöhung vorgesehen. Auch LKW-Fahrer erhalten den Vorjahressatz von 9 EUR pro Nacht .
4. Pauschalen im Ausland: Die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtungen auf Dienstreisen im Ausland haben sich laut BMF-Schreiben vom 05. Dezember 2025 für 46 Länder geändert.
5. Pendlerpauschale: Die Pendlerpauschale für tägliche Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist am 01. Januar 2026 auf 0,38 EUR pro Kilometer ab dem ersten Kilometer gestiegen.

Auf sämtliche Neuerungen für Reisekosten im Inland und Ausland werden wir in den kommenden Abschnitten im Detail eingehen.

Was sind Fahrtkosten?

Unter den Fahrtkosten versteht man Kosten, die bei der Beförderung im Rahmen einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit" entstehen. Mit Fahrtkosten sind nicht nur Fahrten mit dem privaten PKW und Dienstwagen, sondern andere motorbetriebene Fahrzeuge sowie öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV) und Fahrräder gemeint.

Die Fahrtkosten können anhand der tatsächlichen Kosten erstattet werden. Fahren Sie mit dem Bus oder dem Zug oder nehmen Sie einen Flug, müssen die Kosten eines Tickets in der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet werden. Bei Taxifahrten müssen die tatsächlichen Kosten mit einem Beleg nachgewiesen werden.

Nutzen Sie Ihr Fahrrad für die Geschäftsreise, erhalten Sie nur bei regelmäßiger Nutzung eine Erstattung von 5 EUR pro Monat. Handelt es sich um ein Mietfahrrad, stehen Ihnen evtl. weitere Erstattungen zu. Mehr zum Thema in unserem ausführlichen Artikel zur Fahrtkostenerstattung für Fahrräder.

Angefallene Fahrtkosten bei der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs können pauschal durch die Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung gedeckt werden und sollen neben Benzinkosten auch Kfz-Steuern, Versicherungen, Verschleiß, Reparaturen und Parkgebühren decken.

Kilometerpauschale 2026

Kilometerpauschalen können vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer:innen bei beruflich veranlassten Reisen abseits der Arbeitsstätte mit einem privaten Pkw ausbezahlt werden. Erstattet wird dabei der gesamte Reiseweg. Zurückgelegte Distanzen auf dienstlichen Fahrten müssen über ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Die Kilometerpauschale 2026 beträgt gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro” ab dem ersten Kilometer. Eine Erhöhung der Kilometerpauschale ist möglich: “Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.”

Achtung: Die Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung für den Reiseweg ist nicht das Gleiche wie die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale für die tägliche Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese haben wir bereits im Artikel “Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber” behandelt.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Unter dem Verpflegungsmehraufwand versteht man Kosten, die für die Verpflegung während einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” abseits der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Die Erstattung Mehraufwendungen für die Verpflegung sieht vor, Mehrkosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen auszugleichen. Das geschieht über sogenannte Verpflegungspauschalen.

Die Erstattung der Kosten eines Geschäftsessens fällt nicht unter den Verpflegungsmehraufwand. Dienstlich veranlasste Geschäftsessen sind meist über die unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie geregelt und werden zumeist unter Vorlage von Belegen erstattet. Wie das funktioniert, erklären wir in unserem Leitfaden zum Bewirtungsbeleg.

Verpflegungspauschalen 2026 im Inland

Diese Pauschalen sollten 2024 im Zuge des Wachstumschancengesetzes angehoben werden, allerdings kam es zu keiner Erhöhung der Verpflegungspauschalen. Für die Reisekostenabrechnung heißt das: bis zur Verabschiedung eines neuen Gesetzes, gelten die gleichen Pauschalen wie die Jahre zuvor:

→ Eintägige Dienstreise (ab 8 Stunden bis 24 Stunden): 28,00 EUR (keine Veränderung zu 2024)

→ An- und Abreisetage bei mehrtägiger Dienstreise: 14,00 EUR (keine Veränderung zu 2024)

→ Voller Tag (24 Stunden) auf mehrtägiger Dienstreise: 28,00 EUR (keine Veränderung zu 2024)

Werden auf Dienstreisen Mahlzeiten gestellt, wird dieser Wert vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen – selbst wenn Arbeitnehmer:innen die Mahlzeit tatsächlich nicht zu sich genommen haben. Der Preis der Mahlzeit (Getränke einbezogen) darf dabei 60,00 EUR nicht überschreiten. Diese Preisgrenze gilt sowohl für Dienstreisen im In- als auch im Ausland.

Als Abzug kann geltend gemacht werden:

• Frühstück (wenn bereitgestellt): 20 Prozent der Verpflegungspauschale
• Mittag- oder Abendessen (wenn bereitgestellt): jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale

Anmerkung: Ist eine Dienstreise kürzer als acht Stunden, wird kein Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand fällig.

Verpflegungspauschale 2026 im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten eigene, individuell kalkulierte Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Dies berücksichtigen die jeweiligen lokalen Verpflegungskosten. Sie werden jährlich neu vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) ausgewertet und in einem BMF-Schreiben mit Unternehmen kommuniziert.

Am Ende des BMF-Schreibens ist eine Tabelle angehängt, in der Sie alle Verpflegungspauschalen für jeweils Länder, Regionen und Großstädte entnehmen können. Für 2026 haben sich die Pauschalen in 46 Ländern und Regionen geändert.

Anbei alle eine verkürzte Version dieser Tabelle mit allen Verpflegungspauschalen, die sich für 2026 geändert haben:

Legende: Betrag = Pauschbetrag gegenüber 2025 gestiegen; Betrag = Pauschbetrag gegenüber 2025 gesunken.

Was sind Übernachtungskosten?

Unter Übernachtungskosten versteht man Kosten, die für eine Übernachtung im Rahmen einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” anfallen. Dabei ist zu beachten, dass ausschließlich Kosten für die Nacht im Hotel geltend gemacht werden dürfen.

Zusätzlich gebuchte oder im Preis enthaltene Extraleistungen, wie z. B. das Hotelfrühstück, gelten nicht als Übernachtungskosten. Die Erstattung der Übernachtungskosten erfolgt anhand lokal variierender Übernachtungspauschalen.

Übernachtungspauschalen 2026 im Inland

Wie auch 2025 liegt die Übernachtungspauschale bei 20,00 EUR pro Übernachtung.

Höhere Ausgaben für Übernachtungskosten können als „notwendig“ geltend gemacht werden und nachgewiesene Übernachtungskosten werden bis zu einem Betrag von 70,00 EUR ohne Angabe weiterer Gründe als notwendig anerkannt.

Übernachtungspauschalen 2026 im Ausland

So wie der Verpflegungsmehraufwand wird auch die Übernachtungspauschale im Ausland mit individuellen Pauschalsätzen geregelt, regelmäßig aktualisiert und im alljährlichen BMF-Schreiben kommuniziert. Aber welche Pauschalen können Sie konkret für Ihre Reise ins Ausland in 2026 erwarten?

Anbei ein Auszug aus der Tabelle im BMF-Schreiben, die ausschließlich die Übernachtungspauschalen zeigt, die gestiegen oder gesunken sind:

Legende: Betrag = Übernachtungspauschale gegenüber 2025 gestiegen; Betrag = Übernachtungspauschale gegenüber 2025 gesunken.

Welche Pauschalen gelten für Reisenebenkosten 2026?

Sämtliche Kosten, die sich nicht unter den Kategorien Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten unterbringen lassen, aber dennoch der Erfüllung der “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” dienen, werden unter den Sammelbegriff Reisenebenkosten gefasst.

Unter Reisenebenkosten fallen z. B. Parkplatzkosten, Mautgebühren, Telefonkosten oder auch Visa-Gebühren und Krankenhausrechnungen. Für die Erstattung der Reisenebenkosten gibt es keine gültigen Reisekostensätze. Hier ist die Vorlage von Belegen zwingend nötig, um Ansprüche auf eine Erstattung vom Arbeitgeber geltend zu machen.

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Fazit

Von der dienstlichen Fahrt zum Kunden bis zum mehrtägigen Aufenthalt im Ausland hat sich wieder einiges im Reisekostenrecht getan. Wir haben für Sie sämtliche Neuerungen im Zusammenhang mit dem Reisekostenrecht zusammengetragen, sodass Sie für Ihre nächste Reisekostenabrechnung gerüstet sind.

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FAQs

Wie hoch sind die Reisekostenpauschalen 2026?

Viele Reisekostenpauschalen sind 2026 unverändert geblieben. Eine markante Veränderung sind allerdings die veränderten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen im Ausland. Diese haben sich für 46 Länder verändert.

Wann bekommt man 14 € Spesen?

Bei der Spesenpauschale von 14 EUR handelt es sich um den sogenannten kleinen Verpflegungsmehraufwand. Dieser gilt für Dienstreisen, deren Reisezeit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt.

Was gehört alles zu den Reisekosten?

Unter Reisekosten fallen sämtliche Kosten, die zur Erfüllung einer “dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit” anfallen. Diese werden in Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten aufgeteilt.