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Deutsches Essen und Bewirtung im Restaurant

Deutschland wĂ€re nicht Deutschland, wenn wir nicht manches etwas anders als andere LĂ€nder machen wĂŒrden. Das Klischee, dass Deutschland BĂŒrokratieverliebt ist, haben wir uns dementsprechend selbst eingebrockt. 

Gerade beim Thema Buchhaltung fĂ€llt uns immer wieder auf, dass man hierzulande doch das eine oder andere Formular mehr braucht. Und da Pleo mittlerweile in fĂŒnf europĂ€ischen MĂ€rkten (und bald noch weiteren!) vertreten ist und wir fĂŒr jeden Markt eine lokalisierte Ausgabenlösung anbieten, wissen wir, wovon wir sprechen.

Ein oft vernommener Tenor in Kund:innengesprÀchen: Alles könnte so schön einfach sein, wÀre da nicht der Bewirtungsbeleg, der sich sperrig gegen die automatisierte Abwicklung von Spesen stemmt.

Höchste Zeit also, dem Bewirtungsbeleg seinen Schrecken zu nehmen und Ihnen zu zeigen, wie Sie Pleo und Bewirtungsbeleg in Einklang bringen können.

1. Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein Formular, das benötigt wird, soll ein GeschÀftsessen als Betriebskosten geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden.

Der Bewirtungsbeleg ist dabei nicht dem Kassenbeleg, also der Bewirtungsrechnung (= Restaurantrechnung) gleichzusetzen, sondern stellt ein zusĂ€tzliches Dokument dar. Manchmal befindet sich der Bewirtungsbeleg auch einfach auf der RĂŒckseite des Kassenbelegs.

2. Was muss hinsichtlich des Bewirtungsbelegs und der Bewirtungsrechnung beachtet werden?

  1. Wer im Restaurant vergisst nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen, und dementsprechend der Buchhaltung keinen solchen vorzulegen hat, kann einen (digitalen) Eigenbeleg erstellen, solange dieser mit der vorliegenden Bewirtungsrechnung (= Rechnung/Quittung vom Restaurant) abgeglichen werden kann. Dies geht etwa ganz unkompliziert mit unserer Vorlage, die Sie am Ende dieses Beitrages finden.
  2. Der im Restaurant ausgefĂŒllte Beleg sollte so schnell wie möglich kopiert, gescannt, fotografiert oder anderweitig digitalisiert werden. Oft verwenden Restaurants fĂŒr Belege Thermopapier, das schnell ausbleichen kann.
  3. Gesetzlich ist eine zeitnahe Aufzeichnung des Bewirtungsvorganges vorgeschrieben. Laut BFH mĂŒssen alle erforderlichen Angaben bis zum Ende des GeschĂ€ftsjahres gemacht werden (BFH, Urteil v. 31.7.1990, I R 63/88).
  4. FĂŒr auslĂ€ndische Bewirtungsrechnungen gelten dieselben Regeln wie fĂŒr deutsche Quittungen. Mit einer Ausnahme: Entspricht die im Ausland erstellte Rechnung nicht den deutschen Rechnungsanforderungen und das Unternehmen kann dem Finanzamt gegenĂŒber glaubhaft darlegen, warum diese Anforderungen nicht erfĂŒllt werden konnten, muss das Finanzamt die Rechnung dennoch anerkennen (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94).

Folgendes gehört wegen des Vorsteuerabzugs (§ 14 Abs. 4 UStG) auf jede Bewirtungsrechnung: 

  • vollstĂ€ndiger Name des Bewirtungsbetriebes
  • vollstĂ€ndige Adresse des Bewirtungsbetriebes
  • Rechnungsdatum und Tag der Bewirtung
  • Registriernummer (anhand dieser kann ĂŒberprĂŒft werden, dass es sich um eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung handelt)
  • genaue Angaben zu verzehrten Speisen und GetrĂ€nken inklusive ihrer Preise
  • Steuerbetrag inklusive Steuersatz
  • Rechnungsbetrag
  • Trinkgeld

Bei Rechnungen ĂŒber 250,00 Euro mĂŒssen zusĂ€tzliche Angaben gemacht werden:

  • Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes
  • Rechnungsnummer
  • zum Rechnungsbetrag mĂŒssen der MwSt.-Betrag sowie der Nettobetrag aufgefĂŒhrt werden
  • Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (Unternehmensadresse)

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

ZunĂ€chst einmal gilt es zu entscheiden, ob es sich bei der vom Bewirtungsbetrieb ausgestellten Rechnung um eine Kleinbetragsrechnung oder eine Rechnung ĂŒber 250,00 Euro handelt.

FĂŒr eine Kleinbetragsrechnung unter 250,00 Euro mĂŒssen auf dem Bewirtungsbeleg folgende Angaben gemacht werden:

  • Ort der Bewirtung/Name des Restaurants
  • Rechnungsdatum/Bewirtungsdatum
  • Bewirtungskosten
  • Angaben zu Trinkgeld (Sobald ein solches gegeben wurde, sollte dies möglichst handschriftlich auf der Rechnung oder einem gesonderten Beleg vom EmpfĂ€nger bestĂ€tigt werden.)
  • Name und Firma der bewirteten/eingeladenen Personen (Dies ist wirklich immer der Fall! Selbst bei Personen, denen zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht. FĂŒr grĂ¶ĂŸere Gruppen ist es ausreichend, diese nĂ€her zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt einzelne Namen und Unternehmen aufzufĂŒhren.)
  • Anlass der Bewirtung (Gemeint ist eine detaillierte Beschreibung, der beim Essen besprochenen Thematik. Beschreibungen wie „KundengesprĂ€ch“ oder „Arbeitsessen“ sind nicht ausreichend. Achtung bei Geburtstagen oder JubilĂ€en – diese gelten als Privatveranstaltungen und können nicht abgesetzt werden.)
  • Unterschrift des oder der Gastgeber:in

FĂŒr Rechnungen ĂŒber 250,00 Euro muss das Restaurant zusĂ€tzlich folgende Angaben machen:

  • Name und Anschrift des RechnungsempfĂ€ngers/der Gastgeber:innen

4. Wer unterschreibt den Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg muss in jedem Fall vom Gastgeber bzw. der Gastgeberin, also der Person, die die Rechnung bezahlt, mit Angaben zu Ort und Datum unterschrieben werden.

Bestenfalls unterschreibt auch das Restaurant den Beleg, um Bewirtungskosten inklusive Angaben zum Trinkgeld zu bestÀtigen.

5. Ab welcher Höhe brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg brauchen Sie immer dann, wenn es sich bei dem Essen um eine geschĂ€ftliche Ausgabe handelt und Sie diese von der Steuer absetzen möchten. Die auf dem Bewirtungsbeleg zu machenden Angaben richten sich dabei nach der Höhe der Bewirtungskosten (s.o. → „Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?“).

6. Wann brauche ich einen Bewirtungsbeleg, wann eine Rechnung?

Das Restaurant bzw. der Bewirtungsbetrieb stellt Ihnen eine Rechnung aus. Sobald Sie das GeschĂ€ftsessen steuerlich geltend machen wollen, mĂŒssen Sie selbst zusĂ€tzlich einen Bewirtungsbeleg ausfĂŒllen und diesen bestenfalls vom Bewirtungsbetrieb gegenzeichnen lassen.

Der Bewirtungsbeleg kann nur dann umgangen werden, wenn der Bewirtungsbetrieb zu einem spĂ€teren Zeitpunkt eine Rechnung (etwa eine Monatsrechnung) ausstellt, die vom Unternehmen per Scheck oder Überweisung begleichen wird (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94).

7. Wie lange muss der Bewirtungsbeleg aufgehoben werden?

Bewirtungsbelege fallen unter Buchungsbelege und mĂŒssen als solche zehn Jahre (digital) gesichert werden.

8. Wie hoch darf der Bewirtungsbeleg maximal sein?

Die angemessene Höhe fĂŒr Bewirtungsbelege richtet sich nach Anlass der Bewirtung und der Umsatzhöhe, den das einladende Unternehmen jĂ€hrlich macht. Eine Obergrenze gibt es dementsprechend nicht. Generell gelten aber 100,00 Euro pro Person als angemessen; fĂŒr Unternehmen ĂŒber 20 Jahre auch 200,00 Euro pro Person.

Bei zu hohen Bewirtungskosten, die vom Finanzamt als unangemessen eingestuft werden, subtrahiert das Finanzamt den unangemessenen Teil einfach selbst von der Gesamtrechnung.

9. Sind Bewirtungen voll von der Steuer absetzbar?

GrundsĂ€tzlich dĂŒrfen Sie nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Die restlichen 30 Prozent mĂŒssen privat oder vom Unternehmen getragen werden. Die BegrĂŒndung hinter dieser Regelung beruht darauf, dass Sie selbst auch am Essen teilnehmen.

Bei reinen Betriebsbewirtungen können hingegen 100 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Deswegen empfiehlt es sich auch, GeschĂ€ftsessen und Betriebsbewirtungen in der BuchfĂŒhrungen voneinander zu trennen.

10. Brauche ich einen Bewirtungsbeleg als Pleo-Kund:in?

Auch Pleo-Kund:innen mĂŒssen ihrer GeschĂ€ftsausgabe einen Bewirtungsbeleg plus die Bewirtungsrechnung hinzufĂŒgen.

Den Unterschied, den Pleo macht? Sie laden Ihre Belege einfach ĂŒber die Pleo-App hoch und ordnen Sie automatisch der entsprechenden Ausgabe zu. Damit entfallen manuelle Eintragungen ins Kassenbuch ĂŒber Belegnummer, Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer. Pleo registriert all diese Dinge fĂŒr Sie automatisiert und leitet sie nahtlos an Ihre Buchhaltung und/oder Steuerberatung weiter.

Auf der Suche nach einer Vorlage fĂŒr einen Bewirtungsbeleg?

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Pleos Bewirtungsbelegvorlage
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe fĂŒr Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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