Bewirtungsbelege: Wie Sie den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen (+Vorlage)

Geschäftsessen sind nicht nur eine tolle Möglichkeit, den Zusammenhalt innerhalb der Firma zu stärken und Geschäftsbeziehungen zu pflegen, sie lassen sich auch von der Steuer absetzen – wenn Sie es denn richtig anstellen. 

Möchten Sie Bewirtungskosten vom Geschäftsessen steuerlich geltend machen, müssen Sie sich unbedingt mit dem sogenannten Bewirtungsbeleg vertraut machen. Wir beantworten Ihnen 12 häufige Fragen rund um Bewirtungsbelegen und zeigen Ihnen anhand eines Beispiels, wie man einen Bewirtungsbeleg richtig ausfüllt. 

1. Was ist ein Bewirtungsbeleg? – Definition 

Der Bewirtungsbeleg, auch als Entertainment Receipt bekannt, ist ein Formular, das benötigt wird, sollte ein Geschäftsessen als Betriebskosten geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden. Als Geschäftsessen gelten dabei alle geschäftlichen Zusammenkünfte in Restaurants und Cafés, z. B. mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern. 

Der Bewirtungsbeleg ist dabei nicht dem Kassenbeleg, also der Bewirtungsrechnung (= Restaurantrechnung) gleichzusetzen, sondern stellt ein zusätzliches Dokument dar. 

Während Rechnungen grundsätzlich jedem Kunden in Gastronomiebetrieben ausgestellt werden, werden Bewirtungsbelege i. d. R. auf Nachfrage ausgestellt bzw. selbstständig angefertigt. Die Erstellung eines Bewirtungsbeleges geschieht laut gesetzlicher Regelung auf elektronischem Wege.

Das elektronische Ausfüllen des Bewirtungsbeleges ist nicht nur gesetzliche Notwendigkeit. Es spart auch viele Stunden Arbeit in der Buchhaltung und vermeidet Missgeschicke. 

2. Was muss hinsichtlich des Bewirtungsbelegs und der Bewirtungsrechnung beachtet werden?

Während Gastronomie-Betriebe stets eine Bewirtungsrechnung ausgeben, müssen Sie normalerweise explizit nach dem Bewirtungsbeleg fragen. In manchen Fällen befindet er sich auch in Form eines Vordrucks mit allen Informationen des Restaurants auf der Rückseite der Rechnung. 

Haben Sie Ihren Bewirtungsbeleg beim Geschäftsessen angefragt, ist Ihre Arbeit noch nicht getan. Beachten Sie, dass Bewirtungsbelegen auch nach der Ausstellung eine Sonderbehandlung zuteil wird. 

Diese vier Dinge sollten Sie unbedingt tun, wenn Sie Ihren Bewirtungsbeleg erhalten haben: 

1. Bewirtungsbeleg ausfüllen: Wer im Restaurant vergisst nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen, und dementsprechend der Buchhaltung keinen solchen vorzulegen hat, kann einen digitalen Eigenbeleg erstellen. Dies geht etwa ganz unkompliziert mit unserer Vorlage, die Sie am Ende dieses Beitrages finden. Das Finanzamt gleicht den Bewirtungsbeleg mit der Bewirtungsrechnung ab. 
2. Bewirtungsbeleg digitalisieren: Der im Restaurant ausgefüllte Beleg sollte so schnell wie möglich kopiert, gescannt, fotografiert oder anderweitig digitalisiert werden. Oft verwenden Restaurants für Belege Thermopapier, das schnell ausbleichen kann. 
3. Bewirtungsbeleg archivieren: Gesetzlich ist eine zeitnahe Aufzeichnung des Bewirtungsvorganges vorgeschrieben. Laut BFH müssen alle erforderlichen Angaben bis zum Ende des Geschäftsjahres gemacht werden (BFH, Urteil v. 31.7.1990, I R 63/88). Einmal archiviert, müssen Sie Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg für acht Jahre aufbewahren. 
4. Ausländische Bewirtungsbelege: Für ausländische Bewirtungsrechnungen gelten dieselben Regeln wie für deutsche Quittungen. Entspricht die im Ausland erstellte Rechnung jedoch nicht den deutschen Rechnungsanforderungen und das Unternehmen kann dem Finanzamt gegenüber glaubhaft darlegen, warum diese Anforderungen nicht erfüllt werden konnten, muss das Finanzamt die Rechnung dennoch anerkennen (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94). 

Wird der Eigenbeleg digital erstellt, gibt es außerdem Folgendes zu beachten: 

➡ Der Beleg muss zeitnah erstellt werden.

➡ Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung eines Belegs muss elektronisch aufgezeichnet werden.

➡ Der digitale Beleg muss vom Steuerpflichtigen (also dem Verantwortlichen im Unternehmen) digital signiert oder genehmigt werden. Auch dieser Vorgang muss zeitlich elektronisch aufgezeichnet werden.

➡ Der digitale Bewirtungsbeleg wird mit der Restaurantrechnung durch Gegenseitigkeitsnachweise zusammen verbunden und digital archiviert.

➡ Die Einhaltung der GoBD ist digital zu dokumentieren.

Was muss alles auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Möchten Sie Ihren Bewirtungsbeleg steuerlich geltend machen, sollten Sie sicherstellen, dass alle nötigen Informationen vermerkt sind. Zunächst einmal gilt es dabei zu entscheiden, ob es sich bei der vom Bewirtungsbetrieb ausgestellten Rechnung um eine Kleinbetragsrechnung oder eine Rechnung über 250,00 € handelt. 

Entsprechend unterscheiden sich die Anforderungen an die Belege: 

Für eine Kleinbetragsrechnung unter 250,00 Euro müssen auf dem folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg gemacht werden:

• Ort der Bewirtung/Name des Restaurants 

• Rechnungsdatum/Bewirtungsdatum 

• Bewirtungskosten 

• Angaben zu Trinkgeld ( Sobald ein solches gegeben wurde, sollte dies möglichst handschriftlich auf der Rechnung oder einem gesonderten Beleg vom Empfänger bestätigt werden.) 
• Name und Firma der bewirteten/eingeladenen Personen (Dies ist wirklich immer der Fall! Selbst bei Personen, denen zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht. Für größere Gruppen ist es ausreichend, diese näher zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt einzelne Namen und Unternehmen aufzuführen.) 
• Anlass der Bewirtung (Gemeint ist eine detaillierte Beschreibung der beim Essen besprochenen Thematik. Beschreibungen wie „Kundengespräch“ oder „Arbeitsessen“ sind nicht ausreichend. Achtung bei Geburtstagen oder Jubiläen – diese gelten als Privatveranstaltungen und können nicht abgesetzt werden.) 

• Unterschrift des oder der Gastgeber:in 

Für Rechnungen über 250,00 Euro muss das Restaurant zusätzlich folgende Angaben machen:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Gastgeber:innen 

4. Ist ein Restaurant verpflichtet, einen Bewirtungsbeleg auszustellen? 

Ja, grundsätzlich sind alle deutschen Gastronomie-Betriebe dazu verpflichtet, auf Nachfrage eine Bewirtungsrechnung auszustellen und alle relevanten Informationen bereitzustellen. Letzteres ist i. d. R. kein Problem, da die meisten deutschen Restaurants und Cafés mit elektronischen Kassensystemen arbeiten und Bewirtungsbelege maschinell verarbeiten. 

Gleichwohl ist es nicht immer möglich, einen Bewirtungsbeleg zu bekommen. Gerade im Ausland kann es passieren, dass ein Restaurant sich weigert, einen Bewirtungsbeleg auszustellen bzw. nicht mit der Praxis vertraut ist. 

Können Sie nachweisen, dass es Ihnen nicht möglich war, einen Bewirtungsbeleg bzw. alle nötigen Informationen zu erlangen, drückt das Finanzamt ein Auge zu (s.o. → “Was muss hinsichtlich des Bewirtungsbelegs und der Bewirtungsrechnung beachtet werden?”).

5. Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?

Der Bewirtungsbeleg muss in jedem Fall vom Gastgeber bzw. der Gastgeberin, also der Person, die die Rechnung bezahlt, mit Angaben zu Ort und Datum unterschrieben werden.

Bestenfalls unterschreibt auch das Restaurant bzw. ein Angestellter des Restaurants den Beleg, um Bewirtungskosten inklusive Angaben zum Trinkgeld zu bestätigen.

6. Ab welcher Höhe brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg brauchen Sie immer dann, wenn es sich bei dem Essen um eine geschäftliche Ausgabe handelt und Sie diese von der Steuer absetzen möchten. 

Die auf dem Bewirtungsbeleg zu machenden Angaben richten sich dabei nach der Höhe der Bewirtungskosten (s.o. → „Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?“).

7. Wann brauche ich einen Bewirtungsbeleg, wann eine Rechnung?

Das Restaurant bzw. der Bewirtungsbetrieb stellt Ihnen eine Rechnung aus. Sobald Sie das Geschäftsessen steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie selbst zusätzlich einen Bewirtungsbeleg ausfüllen und diesen bestenfalls vom Bewirtungsbetrieb gegenzeichnen lassen.

Der Bewirtungsbeleg kann nur dann umgangen werden, wenn der Bewirtungsbetrieb zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung (etwa eine Monatsrechnung) ausstellt, die vom Unternehmen per Scheck oder Überweisung begleichen wird (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94).

8. Wie lange muss der Bewirtungsbeleg ab 2025 aufgehoben werden?

Sie dürften auch anderen Prozessen in der Buchhaltung bereits die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gewohnt sein, die auch für Bewirtungsbelegen galt. Aber Achtung: Seit dem 01. Januar 2025 gilt in der Bundesrepublik Deutschland eine neue gesetzliche Aufbewahrungspflicht. 

Wie die Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern klarstellt, sind Unternehmen nun dazu verpflichtet, ihre Bewirtungsbeleg bis zu acht Jahre aufzubewahren. Sprich: Aktuell sollte Ihr Archiv also Bewirtungsbelege bis in das Jahr 2017 umfassen. 

“Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.” – IHK München & Oberbayern 

9. Wie hoch ist der maximale Betrag, den man für ein Geschäftsessen absetzen kann?

Die angemessene Höhe für Bewirtungsbelege richtet sich nach Anlass der Bewirtung und der Umsatzhöhe, den das einladende Unternehmen jährlich macht. Eine Obergrenze gibt es dementsprechend nicht. Generell gelten aber 100,00 € pro Person als angemessen; für Unternehmen über 20 Jahre auch 200,00 € pro Person.

Bei zu hohen Bewirtungskosten, die vom Finanzamt als unangemessen eingestuft werden, subtrahiert das Finanzamt den unangemessenen Teil einfach selbst von der Gesamtrechnung.

10. Sind Bewirtungen voll von der Steuer absetzbar?

Grundsätzlich dürfen Sie bis zu 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Die restlichen 30 % müssen privat oder vom Unternehmen getragen werden. Die Begründung hinter dieser Regelung beruht darauf, dass Sie selbst auch am Essen teilnehmen.

Bei reinen Betriebsbewirtungen, z. B. Firmenfeiern, können hingegen 100 % steuerlich geltend gemacht werden. Deswegen empfiehlt es sich auch, Geschäftsessen und Betriebsbewirtungen in der Buchführungen voneinander zu trennen.

Beachten Sie außerdem diese weiteren Besonderheiten bei der steuerlichen Absetzung von Geschäftsessen: 

➡ Das enthaltene Trinkgeld kann nicht steuerlich abgesetzt werden.

➡ Ist ein Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann die in den Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer von der Vorsteuer abgezogen werden. In diesem Fall setzt das Unternehmen unterm Strich also mehr als 70 % der Bewirtungskosten an (siehe auch BMF-Schreiben vom 23. Juni 2005).

11. Kann man auch Catering- und Lieferservices von der Steuer absetzen?

Ja, sofern es sich um eine geschäftliche Bewirtung, also ein Geschäftsessen oder eine Firmenfeier handelt, sind Kosten aus Catering und Essenslieferungen ebenso von der Steuer absetzbar, sofern Sie den Bewirtungsbeleg vorlegen können. 

Gehen Sie allerdings schon vor der Bestellung auf Nummer Sicher, dass Sie den Bewirtungsbeleg erhalten. Auch wenn Sie über einen Lieferservice bestellen, müssen Sie sich oft direkt mit dem Restaurant in Verbindung setzen, um den Rechnungsbeleg anzufragen. 

12. Wie sieht ein korrekter Bewirtungsbeleg aus? – Ein Beispiel (kostenlose Vorlage)  

So weit, so gut. Sie wissen nun genau, wann Sie einen Bewirtungsbeleg benötigen, welche inhaltlichen Voraussetzungen gelten und wo die Grenzen des Bewirtungsbelegs liegen. Aber sieht denn nun ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg aus? 

Wir zeigen Ihnen einen Muster-Bewirtungsbeleg als Beispiel, den Sie ebenfalls als Bewirtungsbeleg Vorlage für Ihre Buchhaltung nutzen können: 

Bewirtungsbelege digital aufbewahren mit Pleo

Mit der richtigen Vorbereitung ist das Ausfüllen von Bewirtungsbelegen ein Kinderspiel. Doch ist der Bewirtungsbeleg einmal ausgefüllt, sollten Sie ihn nicht einfach mit der Rechnung in einen beliebigen verschieben und vergessen, bis der Jahresabschluss fällig wird. Achten Sie auf eine saubere Unterteilung Ihrer steuerrelevanten Dokumente – mit Pleo.  

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