Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen

Fahrtkostenerstattung: Das sollten Sie als Arbeitgeber:innen wissen

Sie gehören nicht zur produktiven Arbeitszeit, können für Mitarbeiter:innen aber trotzdem viel Aufwand verursachen: die zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte zurückgelegten Kilometer. Wenn sie dann noch auf Dienstreisen unterwegs sind, erreicht der Kilometerzähler schnell schwindelerregende Höhen – da kommt leicht einiges an Fahrtkosten zusammen. 

Wie sieht es also mit der Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen aus? Wie viel Geld können Sie Ihren Mitarbeiter:innen dafür auszahlen? Und was springt dabei eigentlich für Ihr Unternehmen heraus? 

Dieser Artikel hilft Ihnen, kompakte Antworten auf häufige Fragen in diesem Zusammenhang zu finden.

Alle Wege führen … zur Fahrtkostenerstattung?

Für die Fahrkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen gibt es mehrere Möglichkeiten. Aber ist Ihr Betrieb zur Erstattung der Fahrtkosten grundsätzlich verpflichtet? Und in welcher Höhe müssen Sie die Erstattungen vornehmen? 🤔 

Die Antworten auf diese Fragen unterscheiden sich je nach Situation, in der Fahrtkosten für Ihre Angestellten anfallen. Generell wird dabei zwischen Erstattungen für Dienstreisen und den einfachen Arbeitsweg unterschieden.

Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen bei Dienstfahrten

Was Dienstreisen anbelangt, ist die Fahrtkostenerstattung im § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Demnach hat das Unternehmen die Kosten zu tragen, die dafür anfallen. Denn die Fahrt ist durch den Betrieb veranlasst – ohne die Reise können die Arbeitnehmer:innen ihren Auftrag nicht ausführen. Wer also den Auftrag vergibt, hat den entsprechenden Ersatz zu leisten.

Die Erstattung ist dabei auf zwei Wegen möglich:

• Tatsächliche Kosten und Kilometersatz: Dazu reichen die Reisenden Tickets, Belege oder Kassenzettel ein, über die sich die tatsächlichen Kosten der Fahrt nachvollziehen lassen. Dieses Vorgehen ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihre Angestellten für die Dienstreise ein öffentliches Verkehrsmittel oder das Flugzeug benutzen. ✈️️  Aber auch, wenn sie Dienstreisen mit ihrem Privat-Pkw unternehmen, können Sie Ihren Arbeitnehmer:innen durch den sogenannten Kilometersatz die tatsächlichen Kosten erstatten. 
• Kilometerpauschale: Sie kommt zum Einsatz, wenn Ihre Arbeitnehmer:innen die Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw unternehmen. Werden Dienstfahrzeuge für solche Fahrten genutzt, entfällt die Pflicht zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen komplett. Für die Reisenden entstehen dann ja keine extra Kosten für die Fahrt, da sowohl Fahrzeug als auch Sprit sowieso vom Betrieb finanziert werden.

Neugierig geworden? Mehr zum Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag zur Kilometerpauschale!

Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen für den einfachen Arbeitsweg

Für das tägliche Pendeln zum Arbeitsplatz besteht keine Pflicht zur Erstattung der Fahrtkosten durch das Unternehmen. Dennoch ist es möglich, dass der Betrieb die Kosten übernimmt – dann handelt es sich dabei allerdings um eine freiwillige Gefälligkeit. Möglich ist auch die Übernahme eines Teils der Kosten oder ein Zuschuss für den Kostenaufwand des täglichen Arbeitsweges in einer gewissen Höhe. Anders als bei Dienstreisen können Mitarbeiter:innen das für den einfachen Arbeitsweg aber nicht einfordern.

Kleiner Exkurs: Die Pendlerpauschale als Alternative

In der Regel bekommen Arbeitnehmer:innen die Kosten für den täglich anfallenden Weg zur Arbeit nicht von Arbeitgeber:innen erstattet. Eine gängige Möglichkeit, die Fahrtkosten dennoch erstattet zu bekommen, ist die Pendlerpauschale. 

Bei der Pendlerpauschale ist kein lästiges Sammeln von Belegen notwendig. Sie liegt derzeit bei 0,35 Cent pro vollen gefahrenen Kilometer. Ab 2004 bis zum Jahr 2006 wird die Pendlerpauschale sogar auf 0,38 Cent erhöht. 

Wichtig dabei ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen nur den kürzesten Weg zur Arbeitsstätte absetzen können. Die Obergrenze für die Fahrtkosten liegt bei 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Geregelt ist das Ganze im § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Angeben müssen Arbeitnehmer:innen die Fahrkosten auf der Steuererklärung in der Anlage N. 

Steuerliche Regelungen: So klappt’s beim Finanzamt 🏦

Wenn die zwei Arten der Fahrtkostenerstattungen schon unterschiedlich verpflichtend sind, ergibt es natürlich Sinn, dass sie auch bei der Betrachtung der steuerlichen Regelungen unterschiedlichen Leitlinien folgen. Doch keine Sorge, so kompliziert ist das gar nicht!

Möglichkeiten der Versteuerung bei Dienstreisen

Fahren Ihre Angestellten auf Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw, dann verbucht das Unternehmen die Erstattung als Personalkosten. Steuerlich wird diese dann in den Betriebsausgaben angesetzt. Dafür bildet die Basis wie oben beschrieben entweder eine Kilometerpauschale oder die tatsächlich angefallenen Kosten. Für Ihre Arbeitnehmer:innen ist die Fahrtkostenerstattung durch Sie als Arbeitgeber:in lohnsteuerfrei.

Möglichkeiten der Versteuerung für den einfachen Arbeitsweg

Nutzen die Arbeitnehmer:innen für den einfachen Arbeitsweg ein öffentliches Verkehrsmittel wie den Bus oder die Bahn, ist die Erstattung steuerfrei. 

Anders sieht es bei der Verwendung eines eigenen Fahrzeugs aus. Entscheiden Sie sich für die Fahrtkostenerstattung als Arbeitgeber, erfolgt meist eine pauschale Berechnung von 15 % Lohnsteuer, die das Unternehmen zu tragen hat. 🚗

Für die Mitarbeiter:innen kann das ein höheres Nettogehalt bedeuten. Denn im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung durch einen entsprechenden Aufschlag entfällt die Progression in der Einkommensteuer aufgrund des pauschalen Steuersatzes. Die Pauschalversteuerung ist jedoch an gewisse Voraussetzungen geknüpft. So orientiert sich die Obergrenze des pauschal besteuerbaren Fahrtkostenzuschusses an den Werbungskosten: Sie dürfen den jährlichen Abzug der Werbungskosten nicht übersteigen. In der Praxis bedeutet das, dass jährlich bis zu 4.500,00 Euro Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuerbar sind – alles, was diesen Betrag überschreitet, wird individuell besteuert und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Außerdem muss die Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen als zusätzliche Leistung erfolgen. Das heißt, es ist beispielsweise nicht zulässig, einen Teil des bestehenden Arbeitsentgelts einfach zum Fahrtkostenzuschuss umzuwandeln, um so Steuern zu sparen – schade eigentlich, finden wir. 😉

Vorteile der Fahrtkostenerstattung

Warum wir das so schade finden? Ganz einfach: Der Fahrtkostenzuschuss bietet für beide Seiten – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen – einige Vorteile. Wir haben die wichtigsten für Sie in einer Liste zusammengefasst:

Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen

• Erhöhte Mitarbeiterbindung 🧑‍💼: Für Ihre Angestellten ist es natürlich eine erfreuliche Mitteilung, wenn Sie als Arbeitgeber:innen Fahrtkosten übernehmen. Und seien wir mal ehrlich: Wer freut sich nicht, wenn einem im Unternehmen angenehme Aufmerksamkeiten zuteilwerden?
• Vorteile gegenüber Gehaltserhöhung 💸: Für Sie und Ihr Unternehmen kann der Fahrtkostenzuschuss auch steuerliche Vorteile haben. Durch die mögliche Pauschalbesteuerung von 15 % können Sie so in den meisten Fällen – je nach Gehalt und Steuerklasse Ihrer Arbeitnehmer:innen natürlich – der Steuerprogression ausweichen. Praktisch, nicht?

Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer:innen

• Steuerliche Vorteile bei einfachem Arbeitsweg 📧: Die Pauschalbesteuerung bei der Fahrtkostenerstattung ist häufig günstiger als bei einer Gehaltserhöhung. So haben Ihre Arbeitnehmer:innen mehr vom gleichen Betrag, den Sie für sie zahlen.

Mehr Möglichkeiten bei Gehaltsverhandlungen 💰: Auch für die Angestellten bietet der Einsatz als Benefit Vorteile. Sind die Arbeitgeber:innen zum Beispiel nicht zu einer Gehaltserhöhung bereit, können die Mitarbeiter:innen den Fahrtkostenzuschuss als Alternative vorschlagen. So ist die Summe auf ihrem Konto am Ende des Monats wie gewünscht höher und die Arbeitgeber:innen sparen im Vergleich zur Gehaltserhöhung durch die Steuervorteile dennoch etwas Geld ein – wenn das mal keine Win-Win-Situation ist!

So berechnen Sie die Fahrtkostenerstattung

Diese Vorteile wollen Sie direkt nutzen? Dann sollten Sie wissen, wie die Fahrtkostenerstattung in der Praxis genau berechnet wird. Keine Angst, es ist keine schwere Mathematik! 🤓

Betrachten wir den Fall der Kilometerpauschale für den einfachen Arbeitsweg doch anhand eines fiktiven Beispiels:

Anna ist eine Arbeitnehmerin in Ihrem Unternehmen und soll einen Fahrtkostenzuschuss bekommen. Die kürzeste Strecke zur Arbeitsstelle beträgt für Anna 40 Kilometer. Pro Monat ist sie an durchschnittlich 21 Tagen für Sie im Einsatz. Wir gehen davon aus, dass Sie ihr pro Kilometer die Entfernungspauschale in Höhe von 35 Cent zahlen möchten. 

Die Berechnung erfolgt anhand dieser Formel:

Kilometer x Pauschale x Anzahl Arbeitstage = Fahrtkostenzuschuss

Setzen wir die Werte in die Formel ein, erhalten wir folgendes Ergebnis:

40 x 0,35 € x 21 = 294,00 €

Wir müssen aber ja noch die 15 % Lohnsteuerpauschale berücksichtigen – in einem zweiten Schritt rechnen wir also:

294,00 € x 0,15 = 44,10 €

Mobil geht alles einfacher – auch Fahrtkostenerstattungen

Um die Fahrtkostenerstattung in der korrekten Höhe vornehmen zu können, ist ein gewisser Aufwand in der Buchhaltung unvermeidlich. Früher waren viele Formulare notwendig, die Buchhaltung musste Tankstellenrechnungen und Tickets für Bus und Bahn sortieren und richtig abheften. Dank mobiler Lösungen geht heute vieles einfacher. Wenn Sie im Betrieb die richtige Software einsetzen, können Sie von den Vorteilen von mobilen Anwendungen wie beispielsweise Pleo für die Fahrtkostenerstattung profitieren.

Egal, ob Dienstfahrten mit dem Privat-Pkw oder tägliches Pendeln mit dem Bus – das sind die Vorteile, die Sie bei der mobilen Berechnung von Fahrtkostenerstattungen mit Pleo im Blick haben sollten:

• Erleichterte Datenerfassung 🖨️: Alle Daten lassen sich bequem in die App eingeben. Der Papierkram erledigt sich praktisch von selbst. 
• Mobiles Scannen 📱: Rechnungen und Belege dürfen Ihre Mitarbeiter:innen mittlerweile auch mobil einscannen. Das gelingt einfach per Smartphone oder Tablet. 
• Vielfältig nutzbar 📋: Die App hilft nicht nur beim Kategorisieren der Fahrtkosten. Sie bietet Ihnen zudem viele weitere Möglichkeiten, damit Sie Ihre Auslagenerstattung einfach verwalten können. 
• Mehr Übersicht 🔍: In einer App lassen sich alle erfassten Daten transparent und verständlich darstellen. So behalten Sie den Überblick!

Fahrtkostenerstattung leicht gemacht mit Pleo

Mit Pleo steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einfach und effektiv unterstützen kann – und das nicht nur bei der Fahrtkostenerstattung. Die Pleo-App mit intuitiver Bedienung für Mobilgeräte ist für den Einsatz unterwegs gemacht. Damit bietet sie sich für Ihre Mitarbeiter:innen auf dem Weg zur Arbeit oder auf Dienstreisen an. Die Verwaltung und Berechnung von Kilometerpauschalen gelingt der Buchhaltung mit Pleo besonders einfach.

Ziel der App ist es, die Unternehmensausgaben so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Anstatt sich stundenlang mit der Organisation von Zetteln rumschlagen zu müssen, wollen wir Ihrer Buchhaltung helfen, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben. 

Die Verantwortlichen im Betrieb erhalten einen schnellen Überblick über Ihre Auslagen und die Arbeitnehmer:innen freuen sich über die einfache Dateneingabe und die unkomplizierte Funktion für das Scannen von Rechnungen und Belegen. So hat der Papierkrieg endlich ein Ende. 🏳️

Lesen Sie doch noch mehr über die Anwendung von Pleo – zum Beispiel darüber, warum wir Ihnen die Reisekostenrückerstattung damit leicht machen wollen!