Sie zählen nicht direkt zur produktiven Arbeitszeit, können aber trotzdem viel Aufwand verursachen: Die Kilometer, die zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte zurückgelegt werden. Wenn sie dann noch auf Dienstreisen unterwegs sind, rauscht der Kilometerstand noch weiter nach oben – und es kommen einige Fahrtkosten zusammen.
In diesem Artikel möchten wir einige grundsätzliche Fragen beantworten:
Wie läuft die Erstattung von Fahrtkosten durch Arbeitgeber:innen ab?
Welche Rückzahlung steht Mitarbeiter:innen zu?
Und was springt dabei eigentlich für Ihr Unternehmen heraus?
Und Ihnen auch die wichtigsten Vorteile und Berechnungsmöglichkeiten vorstellen. Los geht’s!
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Alles Wichtige auf einen Blick:
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Alle Wege führen … zur Fahrtkostenerstattung?
Für die Fahrkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen gibt es mehrere Möglichkeiten. Aber natürlich tauchen auch einige Fragen auf, unter anderem werden Sie sich fragen, ob Ihr Betrieb zur Erstattung der Fahrtkosten grundsätzlich verpflichtet ist? Und wie hoch werden die Erstattungen ausfallen?
Die Antworten auf diese Fragen unterscheiden sich je nach Situation, in der Fahrtkosten für Ihre Angestellten anfallen. Allgemein wird zwischen Erstattungen für Dienstreisen und dem einfachen Arbeitsweg unterschieden.
Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen bei Dienstfahrten
Was Dienstreisen anbelangt, ist die Fahrtkostenerstattung im § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Demnach hat das Unternehmen die anfallenden Kosten zu tragen. Die Fahrt wird vom Unternehmen beauftragt und an den:die Arbeitnehmer:in als Auftrag übergeben – durch diesen Auftrag entsteht ein Ersatzanspruch.
Die Erstattung der Fahrtkosten kann auf zwei Varianten erfolgen:
- Tatsächliche Kosten und Kilometersatz: Dazu reichen die Reisenden Tickets, Belege oder Kassenzettel ein, über die sich die tatsächlichen Kosten der Fahrt nachvollziehen lassen. Diese Variante ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Ihre Angestellten für die Dienstreise ein öffentliches Verkehrsmittel oder das Flugzeug benutzen. Aber auch wenn Dienstreisen mit dem privaten Pkw angetreten werden, die Kosten können über den sogenannten „Kilometerersatz“ erstattet werden.
- Kilometerpauschale: Wird gängig angewandt, wenn Arbeitnehmer:innen die Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw unternehmen. Werden Dienstfahrzeuge für solche Fahrten genutzt, entfällt die Pflicht zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen komplett. Für die Reisenden entstehen dann ja keine extra Kosten für die Fahrt, da sowohl Fahrzeug als auch Sprit sowieso vom Betrieb finanziert werden.
Möchten Sie mehr zu diesem Thema lesen? Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag über die Kilometerpauschale.
Was beim täglichen Arbeitsweg für die pauschale Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen keinen wirklichen Unterschied macht, sollten Sie bei Dienstreisen allerdings genau im Blick behalten.
Während Sie bei Dienstreisen mit privaten Pkws, Motorrädern, Fahrrädern etc. problemlos die Kilometerpauschale ansetzen können, sind Sie bei der Fahrtkostenerstattung für Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln fest an die tatsächlichen Ausgaben gebunden.
Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen für den einfachen Arbeitsweg
Für das tägliche Pendeln zum Arbeitsplatz besteht keine Pflicht zur Erstattung der Fahrtkosten durch das Unternehmen.
Es ist aber trotzdem möglich, dass das Unternehmen die Kosten übernimmt – allerdings handelt es sich dann um eine freiwillige Gefälligkeit. Auch die Übernahme eines Teils der Kosten oder ein Zuschuss für den Kostenaufwand des täglichen Arbeitsweges in einer gewissen Höhe ist möglich. Anders als bei Dienstreisen können Mitarbeiter:innen das für den einfachen Arbeitsweg aber nicht einfordern.
Die Pendlerpauschale als Alternative
In der Regel bekommen Arbeitnehmer:innen die Kosten für den täglich anfallenden Weg zur Arbeit nicht von Arbeitgeber:innen erstattet. Eine gängige Möglichkeit, die Fahrtkosten dennoch erstattet zu bekommen, ist die Pendlerpauschale.
Bei der Pendlerpauschale ist kein lästiges Sammeln von Belegen notwendig.
Diese Pauschalbeträge sind aktuell und bis Ende 2026 gültig:
- für die ersten 20 Kilometer: 30 Cent pro Kilometer
- ab 21 Kilometer erhöht sich die Pendlerpauschale auf: 38 Center pro Kilometer
Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen nur den kürzesten Weg zur Arbeitsstätte absetzen können. Die Obergrenze für die Fahrtkosten liegt bei 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Geregelt ist das Ganze im § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG.
Als Arbeitnehmer:in tragen Sie die Fahrkosten in Ihrer Steuererklärung in der „Anlage N“ ein.
Steuerliche Regelungen: So klappt’s beim Finanzamt
Da die zwei Arten der Fahrkostenerstattung unterschiedliche Verpflichtungen bringen, folgen sie auch bei der steuerlichen Regelung unterschiedlichen Richtlinien. Aber keine Sorge, es ist gar nicht so kompliziert.
Dienstreisen: Möglichkeiten der Versteuerung
Fahren Ihre Angestellten auf Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw, dann verbucht das Unternehmen die Erstattung als Personalkosten. Steuerlich wird diese dann in den Betriebsausgaben angesetzt.
Die Basis dafür sind entweder – wie oben beschrieben – eine Kilometerpauschale oder es werden die tatsächlich angefallenen Kosten herangezogen. Für Ihre Arbeitnehmer:innen ist die Fahrtkostenerstattung durch Sie als Arbeitgeber:in lohnsteuerfrei.
Für den einfachen Arbeitsweg: Möglichkeiten der Versteuerung
Nutzen die Arbeitnehmer:innen für den einfachen Arbeitsweg ein öffentliches Verkehrsmittel wie den Bus oder die Bahn, ist die Erstattung steuerfrei.
Anders sieht es bei der Verwendung eines eigenen Fahrzeugs aus: Entscheiden Sie sich für die Fahrtkostenerstattung als Arbeitgeber, erfolgt meist eine pauschale Berechnung von 15 % Lohnsteuer, die das Unternehmen zu tragen hat.
Für die Mitarbeiter:innen kann das ein höheres Nettogehalt bedeuten. Denn im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung durch einen entsprechenden Aufschlag entfällt die Progression in der Einkommensteuer aufgrund des pauschalen Steuersatzes. Die Pauschalversteuerung ist jedoch an gewisse Voraussetzungen geknüpft. Die Obergrenze des pauschal besteuerbaren Fahrtkostenzuschusses orientiert sich an den Werbungskosten: Das heißt, der jährliche Abzug der Werbungskosten darf nicht überschritten werden. In der Praxis heißt das, dass jährlich bis zu 4.500,00 Euro Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuerbar sind – alles, was diesen Betrag überschreitet, wird individuell besteuert und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Außerdem muss die Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen als zusätzliche Leistung erfolgen.
Das heißt, es ist beispielsweise nicht zulässig, einen Teil des bestehenden Arbeitsentgelts einfach zum Fahrtkostenzuschuss umzuwandeln, um so Steuern zu sparen.
Vorteile der Fahrtkostenerstattung
Der Fahrtkostenzuschuss bietet für beide Seiten – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen – einige Vorteile. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen
- Verbesserte Mitarbeiterbindung: Für Ihre Arbeitnehmer:innen ist es natürlich eine erfreuliche Mitteilung, wenn Sie als Arbeitgeber:innen Fahrtkosten übernehmen. Und ganz ehrlich: Wer freut sich nicht, wenn man eine angenehme Aufmerksamkeit durch das Unternehmen bekommt?
- Vorteile gegenüber Gehaltserhöhung: Für Sie und Ihr Unternehmen kann der Fahrtkostenzuschuss auch steuerliche Vorteile haben. Durch die mögliche Pauschalbesteuerung von 15 % können Sie so in den meisten Fällen – je nach Gehalt und Steuerklasse Ihrer Arbeitnehmer:innen natürlich – der Steuerprogression ausweichen. Praktisch, oder?
Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer:innen
- Steuerliche Vorteile bei einfachem Arbeitsweg: Die Pauschalbesteuerung bei der Fahrtkostenerstattung ist häufig günstiger als bei einer Gehaltserhöhung. So haben Ihre Arbeitnehmer:innen mehr vom gleichen Betrag, den Sie für sie zahlen.
- Mehr Spielraum bei Gehaltsverhandlungen: Auch für Arbeitnehmer:innen bietet die Berücksichtigung von Fahrtkosten Vorteile. Sind die Arbeitgeber:innen zum Beispiel nicht zu einer Gehaltserhöhung bereit, können die Mitarbeiter:innen den Fahrtkostenzuschuss als Alternative vorschlagen. So ist die Summe auf ihrem Konto am Ende des Monats wie gewünscht höher und die Arbeitgeber:innen sparen im Vergleich zur Gehaltserhöhung durch die Steuervorteile etwas Geld ein – eine wahre Win-win-Situation!
So berechnen Sie die Fahrtkostenerstattung
Sie möchten diese Vorteile direkt nutzen? Dann sollten Sie wissen, wie die Fahrtkostenerstattung in der Praxis genau berechnet wird – aber keine Angst, es ist nicht wie ein schwerer Mathematiktest!
Betrachten wir den Fall der Kilometerpauschale für den einfachen Arbeitsweg doch anhand eines fiktiven Beispiels:
Anna soll als Arbeitnehmerin in Ihrem Unternehmen einen Fahrtkostenzuschuss bekommen. Die kürzeste Strecke zur Arbeitsstelle beträgt für Anna 40 Kilometer und pro Monat ist sie an durchschnittlich 21 Tagen für Ihr Unternehmen im Einsatz. Wir gehen davon aus, dass Sie ihr pro Kilometer die Entfernungspauschale in Höhe von 38 Cent zahlen möchten.
Die Berechnung erfolgt anhand dieser Formel:
Kilometer × Pauschale × Anzahl Arbeitstage = Fahrtkostenzuschuss
Setzen wir die Werte in die Formel ein, erhalten wir folgendes Ergebnis:
40 × 0,38 EUR × 21 = 319,20 EUR
Wir müssen aber ja noch die 15 % Lohnsteuerpauschale berücksichtigen – in einem zweiten Schritt rechnen wir also:
319,20 EUR × 0,15 = 47,88 EUR
Die Entfernungspauschale beträgt im Normalfall 30 Cent pro Kilometer. 2021 wurde der Pauschalbetrag ab einem Arbeitsweg von 21 Kilometern auf 35 Cent gesteigert und 2024 wurde er nochmals erhöht. Die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer liegt aktuell bei 38 Cent. Diese Staffelung wurde im Rahmen des Klimapakets beschlossen und ist bis Ende 2026 gültig.
Mobil geht alles einfacher – auch Fahrtkostenerstattungen
Um die Fahrtkosten in der korrekten Höhe zu erstatten, ist ein gewisser Aufwand in der Buchhaltung unvermeidlich. Früher waren viele Formulare notwendig, die Buchhaltung musste Tankstellenrechnungen und Tickets für Bus und Bahn sortieren und richtig abheften.
Mobile Lösungen machen heute vieles einfacher. Wenn Sie im Betrieb die richtigen Tools einsetzen (wie zum Beispiel Pleo), können Sie sofort von den Vorteilen der digitalen Fahrtkostenerstattung profitieren.
Egal, ob Dienstfahrten mit dem Privat-Pkw oder tägliches Pendeln mit dem Bus – Pleo macht die Berechnung der Fahrtkostenerstattungen einfacher:
- Erleichterte Datenerfassung: Alle Daten lassen sich bequem in die App eingeben – Papierkram wird dadurch zu einer unnötigen Sorge der Vergangenheit.
- Mobiles Scannen: Rechnungen und Belege können Ihre Mitarbeiter:innen auch mobil und unterwegs einscannen – egal, ob mit Ihrem Smartphone oder Tablet.
- Vielfältig nutzbar: Die App hilft nicht nur beim Kategorisieren der Fahrtkosten. Sie bietet Ihnen auch weitere Möglichkeiten, damit Sie Ihre Auslagenerstattung einfach verwalten können.
- Mehr Transparenz: In der Pleo-App lassen sich alle erfassten Daten transparent und verständlich darstellen – so haben Sie immer den Überblick!
Fahrtkostenerstattung wird mit Pleo einfacher denn je
Pleo unterstützt die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einfach und effektiv – und das nicht nur bei der Fahrtkostenerstattung. Die Pleo-App ist auch mobil – mit Smartphone und Tablet – einfach zu bedienen und für den Einsatz unterwegs ausgelegt, um auch auf Dienstreisen oder am Weg zur Arbeit die Fahrtkosten unkompliziert zu erfassen. Die Verwaltung und Berechnung von Kilometerpauschalen gelingt der Buchhaltung mit Pleo besonders einfach.
Unternehmensausgaben sollen so unkompliziert wie möglich gesammelt werden – denn wer will sich (noch) stundenlang mit der Organisation von Zetteln oder mit der Erstattung von Fahrtkosten rumschlagen? Wir wollen Ihrer Buchhaltung helfen, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu gewinnen!
Lesen Sie doch noch mehr über die Anwendung von Pleo – zum Beispiel darüber, warum wir Ihnen die Reisekostenrückerstattung damit leicht machen wollen.
