Die Kosten für Fahrten zum Arbeitsort und Dienstreisen können sich schnell summieren und werden, wenn sie nicht gerade einen Dienstwagen fahren, von Angestellten aus eigener Tasche gezahlt. Auf den Fahrtkosten bleiben sie aber nicht zwangsläufig sitzen.
In diesem Ratgeber klären wir Sie darüber auf, wann Sie Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung haben, welche steuerlichen Folgen eine Erstattung hat und wie Sie die Höhe Ihrer Erstattung berechnen.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was versteht man unter einer Fahrtkostenerstattung? Definition
Unter der Fahrtkostenerstattung versteht man eine finanzielle Entschädigungsleistung, die vom Arbeitgeber ausgeht und dem Arbeitnehmer zugutekommt. Zweck einer Fahrtkostenerstattung ist, die entstehenden Kosten aus Fahrten auf Dienstreisen oder zwischen Wohnung und Arbeitsort zu entschädigen. Die Fahrtkostenerstattung erfolgt zusätzlich zum regulären Entgelt.
Eine Fahrtkostenerstattung erfolgt zusätzlich zum regulären Gehalt und dient der finanziellen Entlastung von Angestellten bei Dienstreisen und dem täglichen Arbeitsweg.
Ein grundsätzlicher Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer:innen besteht nicht. Vielmehr entscheidet die Prüfung im Einzelfall, ob eine Erstattung verpflichtend oder freiwillig ist. Besteht ein Anspruch oder kommt es zu einer freiwilligen Erstattung, erfolgt die Fahrtkostenerstattung über die Anwendung einer Kilometerpauschale oder die Berechnung der tatsächlichen Kosten.
Welche Arten von Fahrtkostenerstattung gibt es?
Für die Fahrkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen gibt es mehrere Möglichkeiten. Aber natürlich tauchen auch einige Fragen auf. Unter anderem werden Sie sich fragen, ob Ihr Betrieb zur Erstattung der Fahrtkosten grundsätzlich verpflichtet ist und wie hoch die Erstattungen ausfallen.
Die Antworten auf diese Fragen unterscheiden sich je nach Situation, in der Fahrtkosten für Ihre Angestellten anfallen. Allgemein wird zwischen Erstattungen für Dienstreisen und dem einfachen Arbeitsweg unterschieden.
Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber bei Dienstfahrten nach § 670 BGB
Was Dienstreisen anbelangt, ist die Fahrtkostenerstattung im § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Demnach hat das Unternehmen die anfallenden Kosten zu tragen. Die Fahrt wird vom Unternehmen beauftragt und an den bzw. die Arbeitnehmer:in als Auftrag übergeben – durch diesen Auftrag entsteht ein Ersatzanspruch.
Die Krux: Eine Dienstfahrt ist zur Ausführung eines Auftrags unumgänglich und damit eine Aufwendung, die der Arbeitgeber zu tragen hat.
Die Erstattung der Fahrtkosten kann auf zwei Varianten erfolgen:
- Tatsächliche Kosten und Kilometersatz: Dazu reichen die Reisenden Tickets, Belege oder Kassenzettel ein, über die sich die tatsächlichen Kosten der Fahrt nachvollziehen lassen. Diese Variante ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Ihre Angestellten für die Dienstreise ein öffentliches Verkehrsmittel oder das Flugzeug benutzen. Aber auch wenn Dienstreisen mit dem privaten Pkw angetreten werden, können die Kosten über den sogenannten „Kilometersatz" erstattet werden.
- Kilometerpauschale: Wird gängig angewandt, wenn Arbeitnehmer:innen die Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw unternehmen. Werden Dienstfahrzeuge für solche Fahrten genutzt, entfällt die Pflicht zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen, da sowohl das Fahrzeug als auch der Sprit vom Betrieb finanziert werden. Die Kilometerpauschale ist gesetzlich im Bundesreisekostengesetz geregelt und wird regelmäßig angepasst. Aktuell liegt sie bei Pkws bei 0,30€/Kilometer und bei Motorrädern bei 0,20€/Kilometer (Stand 2025).
Achtung: Während Sie bei Dienstreisen mit privaten Pkws, Motorrädern, Fahrrädern etc. problemlos die Kilometerpauschale ansetzen können, sind Sie bei der Fahrtkostenerstattung für Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln fest an die tatsächlichen Reisekosten gebunden. Hier ist die Vorlage von Belegen, z. B. Fahrkarten für Hin- und Rückfahrt, erforderlich.
Der Zeitpunkt der Erstattung der Fahrtkosten ist flexibel wählbar. Der Arbeitgeber kann sich entscheiden, die Kosten schon vor Fahrtantritt zu ermitteln und vorstrecken oder auf die Einreichung von Belegen warten und die angefallenen Kosten anschließend in Form einer Rückzahlung erstatten.
Erfolgt die Erstattung der Fahrtkosten nachträglich, ist i. d. R. die Einreichung eines Formulars zur Erstattung nötig. Nutzen Sie hierfür firmeninterne Vorlage oder nutzen Sie eine Online-Vorlage. Versehen Sie Ihr Formular mit Belegen, insofern die Erstattung auf Grundlage der tatsächlichen Kosten erfolgt.
Möchten Sie mehr zu diesem Thema lesen? Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag über die Kilometerpauschale.
Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber für den einfachen Arbeitsweg
Für das tägliche Pendeln zum Arbeitsplatz besteht für den Arbeitgeber keine Pflicht zur Erstattung der Fahrtkosten durch das Unternehmen. Es ist aber trotzdem möglich, dass das Unternehmen die Kosten übernimmt – allerdings handelt es sich dann um eine freiwillige Gefälligkeit.
Die Krux: Die tägliche Fahrt zum Arbeitsort wird als Privatausgabe gewertet und ist damit eine Ausgabe, die der Arbeitnehmer trägt.
Die Übernahme eines Teils der Kosten oder ein Zuschuss für den Kostenaufwand des täglichen Arbeitsweges in einer gewissen Höhe ist möglich und bei deutschen Unternehmen durchaus üblich. Anders als bei Dienstreisen können Mitarbeiter:innen diesen Fahrtkostenzuschuss für den einfachen Arbeitsweg aber nicht einfordern.
Möchten Sie mehr zum Fahrtkostenzuschuss lernen? Lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber zum Fahrtkostenzuschuss.
Die Pendlerpauschale als Alternative zum Fahrtkostenzuschuss
In der Regel bekommen Arbeitnehmer:innen die Kosten für den täglich anfallenden Weg zur Arbeit nicht vom Arbeitgeber erstattet. Eine gängige Möglichkeit, die Fahrtkosten dennoch erstattet zu bekommen, ist die Pendlerpauschale.
Bei der Pendlerpauschale handelt es sich um eine steuerliche Erleichterung, die Ihnen zusteht, wenn Sie vom Arbeitgeber keinen Fahrtkostenzuschuss für den einfachen Arbeitsweg erhalten. Die Pendlerpauschale ist damit nicht der Kilometerpauschale gleichzusetzen.
Der Vorteil der Pendlerpauschale? Bei der Pendlerpauschale ist kein lästiges Sammeln von Belegen notwendig.
Diese Pauschalbeträge sind aktuell und bis Ende 2026 gültig:
- für die ersten 20 Kilometer: 0,30€/Kilometer
- ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pendlerpauschale auf: 0,38€/Kilometer
Die Pendlerpauschale gilt für alle Arbeitnehmer:innen. Das genutzte Verkehrsmittel spielt dabei keine Rolle. Ob im eigenen Pkw, im Zug oder im Bus, als Pendler wenden Sie stets dieselbe Pauschale an.
Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen nur den kürzesten Weg zur Arbeitsstätte absetzen können. Die Obergrenze für die Fahrtkosten liegt bei 4.500€ pro Kalenderjahr. Geregelt ist die Pendlerpauschale im § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Als Arbeitnehmer:in tragen Sie die Fahrkosten in Ihrer Steuererklärung in der „Anlage N“ ein.
Übrigens: Neben dem einfachen Arbeitsweg können Sie auch die Fahrtkosten zur Fortbildung von der Steuer absetzen, sofern keine Fahrtkostenerstattung für die Fortbildung durch den Arbeitgeber erfolgt. Diese fällt allerdings nicht unter die Pendlerpauschale, sondern wird unter dem Punkt “Werbungskosten” anhand der Kilometerpauschale abgesetzt.
Steuerliche Regelungen: So klappt’s beim Finanzamt
Da die zwei Arten der Fahrkostenerstattung unterschiedliche Verpflichtungen bringen, folgen sie auch bei der steuerlichen Regelung unterschiedlichen Richtlinien. Aber keine Sorge, es ist gar nicht so kompliziert.
Dienstreisen: Möglichkeiten der Versteuerung
Fahren Ihre Angestellten auf Dienstfahrten mit ihrem Privat-Pkw, dann verbucht das Unternehmen die Erstattung als Personalkosten. Steuerlich wird diese dann in den Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten angesetzt.
Die Basis dafür ist entweder – wie oben beschrieben – eine Kilometerpauschale oder es werden die tatsächlich angefallenen Kosten herangezogen. Für Ihre Arbeitnehmer:innen ist die Fahrtkostenerstattung durch Sie als Arbeitgeber:in lohnsteuerfrei.
Erhält ein bzw. eine Arbeitnehmer:in keine Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber, kann er die angefallenen Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Die Festsetzung erfolgt auch hier auf Grundlage der Kilometerpauschale oder der tatsächlichen Kosten.
Für den einfachen Arbeitsweg: Möglichkeiten der Versteuerung
Nutzen die Arbeitnehmer:innen für den einfachen Arbeitsweg ein öffentliches Verkehrsmittel wie den Bus oder die Bahn, ist die Erstattung steuerfrei. Anders sieht es bei der Verwendung eines eigenen Fahrzeugs aus: Entscheiden Sie sich für die Fahrtkostenerstattung als Arbeitgeber, erfolgt meist eine pauschale Berechnung von 15 % Lohnsteuer, die das Unternehmen zu tragen hat.
Für die Mitarbeiter:innen kann das ein höheres Nettogehalt bedeuten. Denn im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung durch einen entsprechenden Aufschlag entfällt die Progression in der Einkommensteuer aufgrund des pauschalen Steuersatzes. Die Pauschalversteuerung ist jedoch an gewisse Voraussetzungen geknüpft.
Die Obergrenze des pauschal steuerbaren Fahrtkostenzuschusses orientiert sich an den Werbungskosten: Das heißt, der jährliche Abzug der Werbungskosten darf nicht überschritten werden. In der Praxis heißt das, dass jährlich bis zu 4.500,00 Euro Fahrtkostenzuschuss der Pauschalversteuerung unterliegen – alles, was diesen Betrag überschreitet, wird individuell besteuert und unterliegt der Sozialversicherungspflicht.
Außerdem muss die Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen als zusätzliche Leistung erfolgen. Das heißt: Es ist nicht zulässig, einen Teil des bestehenden Arbeitsentgelts einfach zum Fahrtkostenzuschuss umzuwandeln, um so Steuern zu sparen.
Vorteile der Fahrtkostenerstattung
Der Fahrtkostenzuschuss bietet für beide Seiten – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen – einige Vorteile.
Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber:innen
- Verbesserte Mitarbeiterbindung: Ein Fahrtkostenzuschuss über die gesetzliche Erstattungspflicht kann sinnvoll sein. Für Ihre Angestellten ist es eine erfreuliche Mitteilung, wenn Sie als Arbeitgeber:innen Fahrtkosten übernehmen. Und ganz ehrlich: Wer freut sich nicht, wenn man eine angenehme Aufmerksamkeit durch das Unternehmen bekommt?
- Steuerliche Vorteile gegenüber der Gehaltserhöhung: Für Sie und Ihr Unternehmen kann der Fahrtkostenzuschuss auch steuerliche Vorteile haben. Durch die mögliche Pauschalbesteuerung von 15 % können Sie so in den meisten Fällen – je nach Gehalt und Steuerklasse Ihrer Arbeitnehmer:innen natürlich – der Steuerprogression ausweichen. Praktisch, oder?
Vorteile der Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer:innen
- Steuerliche Vorteile beim einfachen Arbeitsweg: Die Pauschalversteuerung der Fahrtkostenerstattung ist häufig günstiger als bei einer Gehaltserhöhung. So haben Ihre Arbeitnehmer:innen mehr vom gleichen Betrag, den Sie für sie zahlen.
- Mehr Spielraum bei Gehaltsverhandlungen: Auch für Arbeitnehmer:innen bietet die Berücksichtigung von Fahrtkosten Vorteile. Sind die Arbeitgeber:innen zum Beispiel nicht zu einer Gehaltserhöhung bereit, können die Mitarbeiter:innen den Fahrtkostenzuschuss als Alternative vorschlagen. So ist die Summe auf ihrem Konto am Ende des Monats wie gewünscht höher und die Arbeitgeber:innen sparen im Vergleich zur Gehaltserhöhung durch die Steuervorteile etwas Geld ein – eine wahre Win-win-Situation!
So berechnen Sie die Fahrtkostenerstattung anhand der Kilometerpauschale
Sie möchten die Vorteile der Fahrtkostenerstattung direkt nutzen? Dann sollten Sie wissen, wie die Fahrtkostenerstattung in der Praxis genau berechnet wird – aber keine Angst, es ist nicht wie ein schwerer Mathematiktest!
Betrachten wir den Fall der Kilometerpauschale für den einfachen Arbeitsweg doch anhand eines fiktiven Beispiels:
Anna soll als Arbeitnehmerin in Ihrem Unternehmen einen Fahrtkostenzuschuss bekommen. Die kürzeste Strecke zur Arbeitsstätte beträgt für Anna 40 Kilometer und pro Monat ist sie im Durchschnitt an 21 Tagen für Ihr Unternehmen im Einsatz. Wir gehen davon aus, dass Sie pro Kilometer die Entfernungspauschale in Höhe von 38 Cent zahlen möchten.
Die Berechnung erfolgt anhand dieser Formel:
Kilometer × Pauschale × Anzahl Arbeitstage = Fahrtkostenzuschuss
Setzen wir die Werte in die Formel ein, erhalten wir folgendes Ergebnis:
40 × 0,38 EUR × 21 = 319,20 EUR
Wir müssen aber ja noch die 15 % Lohnsteuerpauschale berücksichtigen – in einem zweiten Schritt rechnen wir also:
319,20 EUR × 0,15 = 47,88 EUR
Die Entfernungspauschale beträgt im Normalfall 30 Cent pro Kilometer. 2021 wurde der Pauschalbetrag ab einem Arbeitsweg von 21 Kilometern auf 35 Cent gesteigert und 2024 wurde er nochmals erhöht. Die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer liegt aktuell bei 38 Cent. Diese Staffelung wurde im Rahmen des Klimapakets beschlossen und ist bis Ende 2026 gültig.
Fahrtkostenerstattung wird mit Pleo einfacher denn je
Pleo unterstützt die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einfach und effektiv bei der Fahrtkostenerstattung. Ermitteln Sie Ihre Erstattung anhand der tatsächlichen Kosten, können Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit geben, ihre Belege ganz einfach per Scan in der Pleo-App hochzuladen.
Die Pleo-App ist mit Smartphone und Tablet einfach zu bedienen und für den Einsatz unterwegs ausgelegt, nicht nur Fahrtkosten, sondern sämtliche Reisekosten zuverlässig zu erfassen. Die Verwaltung und Berechnung von Erstattungen gelingt der Buchhaltung mit Pleo besonders einfach – und bis zu fünfmal schneller.
Unternehmensausgaben sollen so unkompliziert wie möglich gesammelt werden – denn wer will sich (noch) stundenlang mit der Organisation von Zetteln oder mit der Erstattung von Fahrtkosten rumschlagen? Pleo macht den Unterschied!
Fazit
Wir halten fest: Die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber ist dann verpflichtet, wenn Fahrten im Rahmen einer Dienstreise erfolgen. Die Erstattung der Fahrtkosten erfolgt dann auf Grundlage der Kilometerpauschale oder der tatsächlichen Kosten. Bei der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im privaten Pkw wird keine Erstattung fällig.
Anstelle der gesetzlichen Fahrtkostenerstattung ist jedoch ein freiwilliger Fahrtkostenzuschuss möglich. Und wenn Ihr Arbeitgeber diesen Zuschuss nicht gewährt, bleibt noch die Pendlerpauschale, die Arbeitnehmer:innen in der alljährlichen Steuererklärung geltend machen können.
Eine Fahrtkostenerstattung über das gesetzliche Mindestmaß hinaus ist jedoch durchaus vorteilhaft. Sie kann steuerliche Vorteile mit sich bringen und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Nutzen Sie die Vorteile der Fahrtkostenerstattung optimal aus und nutzen Sie die Pleo-App, um Belege digital zu sammeln und Kosten automatisiert und zeitsparend zu erstatten. Machen Sie sich selbst ein Bild – mit der kostenlosen Pleo Demo.
FAQs
Wie berechnet ein Arbeitgeber die Fahrtkostenerstattung?
Der Arbeitgeber hat zwei Möglichkeiten zur Berechnung der Fahrtkostenerstattung. Er kann eine Kilometerpauschale heranziehen oder Belege einfordern und die tatsächlichen Reisekosten erstatten.
Kann der Arbeitgeber mehr als 30 Cent pro Kilometer erstatten?
Ja, der Arbeitgeber kann mehr als 0,30€/Kilometer erstatten. Dieses Szenario tritt ein, wenn der einfache Arbeitsweg mehr als 21 Kilometer beträgt. In diesem Fall greift eine erhöhte Kilometerpauschale von 0,38€/Kilometer.
Wie hoch ist der Arbeitgebersatz für die Fahrtkostenerstattung?
Nach aktuellem Stand liegt der Regelsatz für die Fahrtkostenerstattung bei 0,30€/Kilometer. Dieser Pauschalbetrag ist im Bundesreisekostengesetz festgesetzt und bis Ende 2026 gültig.
Wie hoch ist die Fahrtkostenerstattung für Fahrten mit dem eigenen Pkw?
Eine Fahrtkostenerstattung für Fahrten im eigenen Pkw ist im Falle einer Dienstreise gesetzlich geregelt. Die Erstattung erfolgt entweder gegen Vorlage von Belegen der tatsächlichen Kosten oder auf Grundlage einer Kilometerpauschale von 0,30€/Kilometer.
