Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber: Die kleine Gehaltserhöhung für Arbeitnehmer

Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten gerne bei Ihnen und nehmen darum auch lange Fahrten zur Arbeit in Kauf? Dann belohnen Sie Ihre Belegschaft doch mit einem Fahrtkostenzuschuss! Der Zuschuss bietet Ihrem Unternehmen Steuervorteile und sorgt für zufriedene Mitarbeiter:innen. Hört sich einfach an? Ist es auch! 

Erfahren Sie in diesem Beitrag alles über den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber, warum die Einführung des Benefits sinnvoll ist und welche Voraussetzungen für die Berechnung  gelten.

Was ist der Fahrtkostenzuschuss? Begriff & Synonyme 

Der Fahrtkostenzuschuss, auch Fahrtkostenzuschlag, ist eine freiwillige Leistung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Der Zuschuss zu den Fahrtkosten wird zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt. Als geldwerter Vorteil wird der Fahrtkostenzuschuss auf Initiative des Arbeitgebers ausgezahlt; ein grundsätzlicher Anspruch auf Bezuschussung besteht nicht.

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, der Arbeitnehmer für ihre Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte entschädigt. 

Mit dem Fahrtkostenzuschuss werden Mitarbeitende für die Fahrtkosten entschädigt, die täglich für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anfallen. Ziel des Fahrtkostenzuschusses ist es, Pendler zu entlasten, die lange Anfahrtswege und Kosten für Benzin und Verschleiß auf sich nehmen. 

Es gibt unterschiedliche Optionen für die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses: als Zuschuss zum regulären Netto-Arbeitslohn, in Form von Tankgutscheinen oder als Jobticket bzw. Mobilitätszuschuss. Unternehmen können die pauschale Versteuerung des Zuschusses übernehmen – dadurch zahlen Arbeitnehmer:innen keine Steuern und können sich über ein höheres Nettogehalt freuen. 

Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale 

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale (die im Steuerrecht „Entfernungspauschale“ genannt wird) können jeweils eine Entlastung für Arbeitnehmer:innen sein, sind aber zwei völlig unterschiedliche Hilfen.

Der Fahrtkostenzuschuss wird über das Gehalt zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlt; die Pendlerpauschale können Arbeitnehmer:innen als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. In beiden Fällen sollen also die Kosten der Arbeitnehmer:innen für den Weg zur Arbeitsstätte teilweise abgefangen werden.

Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale in der Übersicht:

Lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber? 

Die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses kann sich sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer lohnen, da sie sowohl finanzielle, steuerliche als auch psychologische Vorteile mit sich bringt. 

Vor allem im ländlichen Raum kennen viele Betriebe das Problem, dass sie kein geeignetes Personal finden. Schon in ersten Gehaltsverhandlungen, vor allem wenn Arbeitgeber:innen proaktiv einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, kann diese Arbeitgeberleistung die Zusage von Bewerber:innen begünstigen. Mit dem Zuschuss können weite Anfahrtswege und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zumindest teilweise ausgeglichen werden.

Für langjährige und beständige Mitarbeiter:innen kann der Fahrtkostenzuschuss eine Alternative zur Gehaltserhöhung sein, da sich das Nettogehalt durch den Zuschuss erhöht. In den meisten Fällen können Arbeitgeber:innen den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern und die Steuerzahlung freiwillig übernehmen. Das wirkt entlastend für Arbeitnehmer:innen, da keine weiteren Steuern anfallen.

In den meisten Fällen ist die Einführung eines Fahrtkostenzuschusses sinnvoll, vor allem dann, wenn Ihre Mitarbeitenden bereits auf eine Gehaltserhöhung drängen.

Während auf der Hand liegt, dass ein Zuschuss zum Arbeitslohn Lob von Mitarbeitenden erntet, sollten Sie nicht vergessen, dass auch Unternehmen vom Fahrtkostenzuschuss profitieren. Im Gegensatz zur regulären Lohnerhöhung bietet der Fahrtkostenzuschuss etwa steuerliche Vorteile und kann die Mitarbeiterbindung erhöhen. 

Auch interessant: Neben dem Fahrtkostenzuschuss ist auch die Erstattung von Fahrtkosten für Arbeitgeber:innen lohnenswert – mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag über Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen

Vorteile & mögliche Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wenn Sie in Erwägung ziehen, Ihren Arbeitgeber auf den Fahrtkostenzuschuss anzusprechen bzw. die Einführung des Zuschusses in Ihrem Unternehmen planen, sollten Sie jedoch nicht vorschnell handeln. Durch die Auszahlung eines Fahrtkostenzuschusses können auch Nachteile entstehen. 

Dies sind die wichtigsten Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: 

Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss: Das gilt 2025 & 2026

Sowohl ein Zuschuss zum Gehalt als auch das Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr sowie Tankgutscheine müssen versteuert werden.

Die Versteuerung des Fahrtkostenzuschusses kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Pauschal versteuert durch Arbeitgeber

Beim ersten Ansatz wird pauschal versteuert durch die Arbeitgeber:innen mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag bei Besserverdienenden. Es fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Die Arbeitnehmer:innen zahlen keine zusätzliche Lohnsteuer auf den ausgezahlten  Fahrtkostenzuschuss. 

Eine Pauschalversteuerung ist unter folgenden Bedingungen möglich:

• Der pauschal versteuerbare Anteil des Fahrtkostenzuschusses ist auf die Höhe der Werbungskosten begrenzt, die der bzw. die Arbeitnehmer:in in der Steuererklärung absetzen kann. 
• Die Pauschalversteuerung mindert den Werbungskostenabzug in der jährlichen Steuererklärung des bzw. der Arbeitgeber:in. 
• Für die Pauschalversteuerung des Fahrtkostenzuschusses darf dieser zudem nicht die Höhe der Pendlerpauschale übersteigen. Diese ist auf 4.500,00 Euro pro Jahr begrenzt. 
• Der Fahrtkostenzuschuss muss eine zusätzliche Leistung der Arbeitgeber:innen sein und zusätzlich zum Arbeitslohn ausgezahlt werden.
• Es ist nicht erlaubt, dass ein Teil des bestehenden Einkommens in den Zuschuss umgewandelt wird.

Zahlt das Unternehmen den Zuschuss in Form eines Jobtickets aus, ist alternativ eine Versteuerung nach einem Pauschsteuersatz von 25 % möglich. In diesem Fall findet keine Anrechnung auf den Werbungskostenabzug in der Steuerklärung statt. 

Vor der Pauschalversteuerung muss die Personalabteilung außerdem die Sachbezugsfreigrenze berücksichtigen, die bei einem Jobticket oder Tankgutscheinen anfällt. Die Sachbezugsfreigrenze lag bis zum 31.12.2021 bei 44,00 Euro im Monat. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Grenze auf 50,00 Euro monatlich gestiegen. Diese gilt auch für 2025 und 2026.

2. Regulär versteuert gemäß Lohnsteuerklasse

Die Art der Versteuerung hängt von der Höhe des Zuschusses ab. Bis zu 4.500,00 Euro im Jahr wird pauschal durch das Unternehmen versteuert. Der Fahrtkostenzuschuss darf aber auch höher ausfallen. Fällt der Lohnsteuerzuschuss höher aus, fallen auf den Mehrbetrag neben Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer auch Sozialabgaben an. 

Eine individuelle Versteuerung ist ebenso nötig, wenn der Fahrtkostenzuschuss die oben beschriebenen Voraussetzungen für eine Pauschalversteuerung nicht erfüllt. Liegt einer dieser Fälle vor, wird der Fahrtkostenzuschuss regulär gemäß der individuellen Lohnsteuerklasse abgerechnet.  

Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer:innen, die einen Fahrtkostenzuschuss von ihrem Betrieb erhalten? Hier die Auflösung:

• Arbeitgeber:in zahlt einen Zuschuss zum Gehalt: Die Sachbezugsfreigrenze spielt keine Rolle. Das Unternehmen versteuert den Fahrtkostenzuschuss pauschal und die Angestellten zahlen erst ab einem Betrag von 4.500,00 Euro im Jahr Steuern und Abgaben.
• Arbeitnehmer:innen erhalten ein kostenloses oder vergünstigtes Jobticket oder die Firma gibt Tankgutscheine aus: Bis zu einem Betrag von 50,00 Euro monatlich sind das Ticket oder die Gutscheine steuerfrei. Der darüber hinausgehende Betrag wird bis zu 4.500,00 Euro jährlich pauschal durch das Unternehmen versteuert. Darüber liegende Beträge müssen die Angestellten selbst versteuern.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Neben der Pauschalversteuerung gibt es auch einige Fälle, in denen der Fahrtkostenzuschuss komplett steuerfrei ausgezahlt werden kann. 

Weder Arbeitgeber:innen noch Arbeitnehmer:innen müssen in diesen Fällen Lohnsteuer oder andere Abgaben zahlen:

• Mitarbeiter:innen sind beruflich im Ausland unterwegs
• Wegen der Arbeit kommt es zu einer doppelten Haushaltsführung
• Fahrten von Auszubildenden (Azubis) für den Weg zur Berufsschule
• Sammelbeförderung durch die Arbeitgeber:innen mit Fahrten zu einem von dem Unternehmen dauerhaft festgelegten Sammeltreffpunkt (z. B. bestimmter Parkplatz, Bushaltestelle, Bahnhof, Fährhafen oder ein anderer gleichbleibender Treffpunkt)
• Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes (z. B. Hafengelände oder Forstgebiet) – es darf sich aber nicht um das Werksgelände handeln

Fahrtkostenzuschuss berechnen: So berechnen Sie die Höhe des Fahrgeldes

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses braucht es nicht viel. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Fahrtkostenzuschuss berechnen. 

Sie benötigen lediglich zwei Angaben von Ihren Mitarbeitenden:

• Die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Es muss sich um die kürzeste Straßenverbindung handeln, auch wenn die Arbeitnehmer:innen die Straße wegen einer Dauerbaustelle das ganze Jahr über nicht benutzen können. Die Angabe erfolgt in Kilometer für die einfache Strecke. Es zählen also nicht Hinweg und Rückweg, sondern nur einer der beiden Wege.
• Anzahl der Arbeitstage pro Monat: An wie vielen Tagen im Monat fahren die Angestellten in den Betrieb? Tage im Homeoffice, Remote-Tätigkeiten oder Krankheitstage dürfen nicht mit einberechnet werden.

Um Fahrtkostenzuschüsse zu berechnen, multiplizieren Sie die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat und der sogenannten Entfernungspauschale. 

Die Entfernungspauschale ist in § 9 EStG festgelegt und umfasst bis zu einem Arbeitsweg von bis zu 20 Kilometer 0,30 Euro pro Kilometer. Für jeden weiteren gefahrenen Kilometer gilt eine erhöhte Entfernungspauschale, die bei 0,38 Euro pro Kilometer liegt. Dies gilt bis Ende 2026.  

Noch mehr Fragen zur Entfernungspauschale? Machen Sie sich mit unserem Artikel zur Kilometerpauschale mit dem Thema vertraut. 

Ein Rechenbeispiel zum Fahrtkostenzuschuss

Zugegeben, bis jetzt war es ziemlich theoretisch. 

Wie der Fahrtkostenzuschuss in der Praxis aussehen kann, zeigen wir Ihnen mit einem konkreten Beispiel:

Social Media Managerin Lina aus Wiesbaden ist eine Top-Mitarbeiterin, die das Unternehmen gerne lange behalten möchte. Als Belohnung für ihre gute Arbeit möchte das Unternehmen Lina deshalb einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Wegen der steigenden Benzinpreise freut sich Lina sehr über die Erleichterung. Vor allem ist sie begeistert davon, dass sie den Zuschuss netto, also ohne Abzug von Steuern und Sozialabgaben erhält. Das liegt daran, dass sich die Firma bereit erklärt hat, die Pauschalversteuerung mit 15 % Lohnsteuer zu übernehmen.

Lina möchte von der Personalabteilung wissen, wie hoch der monatliche Fahrtkostenzuschuss in ihrem Fall ausfällt. 

Sie erhält diese Berechnung von der Abrechnungsstelle ihres Betriebes:

• Einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 33 Kilometer
• Arbeitstage im Betrieb pro Monat: 20
• 20 (Kilometer) × 20 (Tage) × 0,30 Euro = 120,00 Euro plus 13 (Kilometer) × 20 (Tage) × 0,38 Euro = 98,80 Euro.

Insgesamt erhält Lina also 218,80 Euro netto im Monat oder 2.625,60 Euro pro Jahr als Fahrtkostenzuschuss.

Toll für Lina, oder?

Für Lina als Arbeitnehmerin ist erstmal alles geklärt.

Jetzt muss sich ihre Firma als Arbeitgeber noch um weitere Angelegenheiten für den Fahrtkostenzuschuss kümmern: die Steuern.

Da sich das Unternehmen für eine pauschale Versteuerung von 15 % entschieden hat, sieht das Ganze wie folgt aus:

• Zuschuss 218,80 EUR x 15 % Lohnsteuer = 32,82 Euro
• Kirchensteuer in Hessen 9 % von der Lohnsteuer = 2,95 Euro
• Insgesamt muss der Betrieb 35,77 Euro an Steuern für Linas Fahrtkostenzuschuss an das Finanzamt zahlen.

Gar nicht so kompliziert, oder?

Anmerkung: Der Solidaritätszuschlag fällt in der Regel nicht mehr an, da er seit dem Jahr 2021 für rund 90 % der Steuerzahler:innen weggefallen ist. Nur noch sehr gut verdienende Angestellte, bei denen die Einkommenssteuer höher ausfällt, müssen den „Soli“-Zuschlag zahlen.

Fahrtkostenzuschuss Minijob 

Auch Minijobber:innen dürfen sich freuen: Jedes Mitglied der Belegschaft kann den Zuschuss erhalten. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte.

Für die sogenannten Minijobs zahlen die Firmen maximal 556,00 Euro Lohn im Monat (ab 2026: 603,00 Euro). Die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses wird nicht auf den Minijob angerechnet und kann deshalb zusätzlich geleistet werden. Überschreitet der Fahrtkostenüberschuss nicht die Lohnobergrenze ist er steuerfrei, darüber hinaus wird er durch den Arbeitgeber pauschal versteuert.  

Fahrtkostenzuschuss Öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV)

Neben Fahrten mit dem PKW kann auch der Arbeitsweg in öffentlichen Verkehrsmitteln (ÖPNV) bezuschusst werden. Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber für öffentliche Verkehrsmittel hat einige Besonderheiten. 

Unterstützt ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmitteln, geschieht das i. d. R. durch ein sogenanntes Jobticket. Dabei handelt es sich um ein vergünstigtes Deutschlandticket, das aktuell maximal 40,60 Euro pro Monat kostet. Steuerlich wird die Ausgabe eines Jobtickets nicht mehr als geldwerter Vorteil, sondern als Sachbezug behandelt. Die steuerliche Freigrenze für Sachbezüge beträgt aktuell 50,00 Euro monatlich und deckt damit das Jobticket komplett ab. 

Fazit

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein nützliches Instrument für Unternehmen, um Benefits für ihre Mitarbeitenden zu schaffen und dabei selbst nicht leer auszugehen. In vielen Fällen stellt es eine günstigere Lösung zur Gehaltserhöhung dar, spart Steuern und erhöht die Mitarbeiterbindung. Die Berechnung, Auszahlung und Versteuerung des Fahrtkostenzuschusses kann allerdings gerade anfangs recht aufwändig sein. 

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FAQs

Wann hat man Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss?

Ein grundsätzlicher Anspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss von Arbeitnehmerseite besteht nicht. Der Fahrtkostenzuschuss ist vielmehr eine freiwillige Leistung, ein Benefit, auf der Arbeitgeberseite, die Pendler entlasten soll. 

Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber?

Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber wird anhand der Entfernungspauschale berechnet, die in §9 EStG festgelegt ist. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro bis zum 20. Kilometer und 0,38 Euro für jeden gefahrenen Mehrkilometer. 

Wie berechnet man den Fahrtkostenzuschuss?

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses multiplizieren Sie die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte, die Anzahl der Arbeitstage an der Tätigkeitsstätte und die Entfernungspauschale.