Die kleine Gehaltserhöhung: Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber:innen

Fahrtkostenzuschuss auch im Minijob möglich

Auch Minijobber:innen dürfen sich freuen: Jedes Mitglied der Belegschaft kann den Zuschuss erhalten. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte.

Für die sogenannten Minijobs zahlen die Firmen maximal 450,00 EUR Lohn im Monat. Ab dem 1. Januar 2024 steigt die Minijob-Grenze auf maximal 538,00 EUR monatlich. Die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses wird nicht auf den Minijob angerechnet und kann deshalb zusätzlich geleistet werden.

Achtung, Verwechslungsgefahr: Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale (die im Steuerrecht „Entfernungspauschale“ genannt wird) können jeweils eine Entlastung für Arbeitnehmer:innen sein, sind aber zwei völlig unterschiedliche Hilfen.

Der Fahrtkostenzuschuss wird über das Gehalt ausgezahlt, die Pendlerpauschale können Arbeitnehmer:innen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. In beiden Fällen sollen also die Kosten der Arbeitnehmer:innen für den Weg zur Arbeitsstätte teilweise abgefangen werden.

Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale in der Übersicht:

Vorteile für Arbeitgeber:innen

Unternehmen können den Fahrtkostenzuschuss nutzen, um die Zufriedenheit ihrer Belegschaft zu steigern und Mitarbeiter:innen zu binden.

Vor allem im ländlichen Raum kennen viele Betriebe das Problem, dass sie kein geeignetes Personal finden. Schon in ersten Gehaltsverhandlungen, vor allem wenn Arbeitgeber:innen proaktiv einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, kann diese Arbeitgeberleistung die Zusage von Bewerber:innen begünstigen. Mit dem Zuschuss können weite Anfahrtswege und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zumindest teilweise ausgeglichen werden.

Auch für langjährige und beständige Mitarbeiter:innen kann der Fahrtkostenzuschuss eine Art Gehaltserhöhung sein, da sich das Nettogehalt durch den Zuschuss erhöht. In den meisten Fällen können Arbeitgeber:innen den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern und die Steuerzahlung freiwillig übernehmen. Entlastend für Arbeitnehmer:innen, da keine weiteren Steuern anfallen.

Doch auch wenn der Zuschuss der Steuer unterliegt, muss nur ein verhältnismäßig geringer Steuersatz gezahlt werden. Wie ist das aber eigentlich mit den Steuern? Diesem Thema widmen wir uns im nächsten Abschnitt.

Auch interessant: Neben dem Fahrtkostenzuschuss ist auch die Erstattung von Fahrtkosten für Arbeitgeber:innen lohnenswert – mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag über Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber:innen.

Arbeitgeber:in ist (meistens) steuerpflichtig

Sowohl ein Zuschuss zum Gehalt als auch das Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr oder Tankgutscheine müssen versteuert werden.

Die Versteuerung kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber:innen

Beim ersten Ansatz wird pauschal versteuert durch die Arbeitgeber:innen mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag bei Besserverdienenden. Es fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Die Arbeitnehmer:innen zahlen keine Steuern.

Eine pauschale Versteuerung ist unter folgenden Bedingungen möglich:

• Der Fahrtkostenzuschuss muss innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs liegen.  Wird der Werbungskostenabzug überschritten, ist eine pauschale Versteuerung nicht möglich.
• Der Fahrtkostenzuschuss muss eine zusätzliche Leistung der Arbeitgeber:innen sein.
• Es ist nicht erlaubt, dass ein Teil des bestehenden Einkommens in den Zuschuss umgewandelt wird.

2. Individuell angepasst an Lohnsteuerklasse

Gemäß der individuellen Lohnsteuerklasse und dem Einkommen der Begünstigten, mit Berechnung von Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag. Diese Abgaben müssen Arbeitnehmer:innen selbst zahlen.

Die Art der Versteuerung hängt von der Höhe des Zuschusses ab. Bis zu 4.500,00 EUR im Jahr werden pauschal durch das Unternehmen versteuert. Der Fahrtkostenzuschuss darf aber auch höher ausfallen. Dann müssen die Angestellten jedoch den Betrag, der über 4.500,00 EUR liegt, voll versteuern, wie oben angeführt.

Vor der Pauschalversteuerung muss die Personalabteilung die Sachbezugsfreigrenze berücksichtigen, die bei einem Jobticket oder Tankgutscheinen anfällt. Die Sachbezugsfreigrenze lag bis zum 31.12.2021 bei 44,00 EUR im Monat. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Grenze auf 50,00 EUR monatlich angestiegen.

Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer:innen, die einen Fahrtkostenzuschuss von ihrem Betrieb erhalten? Hier die Auflösung:

• Arbeitgeber:in zahlt einen Zuschuss zum Gehalt: Die Sachbezugsfreigrenze spielt keine Rolle. Das Unternehmen versteuert den Fahrtkostenzuschuss pauschal und die Angestellten zahlen erst ab einem Betrag von 4.500,00 EUR im Jahr Steuern und Abgaben.
• Arbeitnehmer:innen erhalten ein kostenloses oder vergünstigtes Jobticket oder die Firma gibt Tankgutscheine aus: Bis zu einem Betrag von 50,00 EUR monatlich sind das Ticket oder die Gutscheine steuerfrei. Der darüber hinausgehende Betrag wird bis zu 4.500,00 EUR jährlich pauschal durch das Unternehmen versteuert. Darüber liegende Beträge müssen die Angestellten selbst versteuern.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Neben der Pauschalversteuerung gibt es auch einige Fälle, in denen der Fahrtkostenzuschuss komplett steuerfrei ausgezahlt werden kann. Weder Arbeitgeber:innen noch Arbeitnehmer:innen müssen in diesen Fällen Lohnsteuer oder andere Abgaben zahlen:

• Mitarbeiter:innen sind beruflich im Ausland unterwegs
• Wegen der Arbeit kommt es zu einer doppelten Haushaltsführung
• Fahrten von Auszubildenden für den Weg zur Berufsschule
• Sammelbeförderung durch die Arbeitgeber:innen mit Fahrten zu einem von dem Unternehmen dauerhaft festgelegten Sammeltreffpunkt (z. B. bestimmter Parkplatz, Bushaltestelle, Bahnhof, Fährhafen oder ein anderer gleichbleibender Treffpunkt)
• Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes (z. B. Hafengelände oder Forstgebiet) – es darf sich aber nicht um das Werksgelände handeln

Benötigte Angaben zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses braucht es nicht viel. Sie benötigen lediglich zwei Angaben von Ihren Mitarbeitenden:

• Die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Es muss sich um die kürzeste Straßenverbindung handeln, auch wenn die Arbeitnehmer:innen die Straße wegen einer Dauerbaustelle das ganze Jahr über nicht benutzen können. Die Angabe erfolgt in Kilometer für die einfache Strecke. Es zählen also nicht Hinweg und Rückweg, sondern nur einer der beiden Wege.
• Anzahl der Arbeitstage pro Monat: An wie vielen Tagen im Monat fahren die Angestellten in den Betrieb? Tage im Homeoffice, Remote-Tätigkeiten oder Krankheitstage dürfen nicht miteinberechnet werden.

Ein Rechenbeispiel zum Fahrtkostenzuschuss