Kilometerpauschale 2025: Gesetzliche Grundlagen und die besten Tipps

Smarte Erstattung mit Pleo: Alles, was Sie über die Kilometerpauschale, die Entfernungspauschale und die optimale Reisekostenabrechnung wissen müssen.

Dienstreisen gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten: Belege sammeln, einreichen, den aktuellen Pauschalsatz kennen … da ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten.

Lesen Sie nach, was wichtig zu wissen ist für die Kilometerpauschale – für Unternehmen, Arbeitnehmer:innen und Selbstständige.

Die wichtigsten Infos zur Kilometerpauschale auf einen Blick

Ob Geschäftstermine, Kund:innenbesuche oder Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte – die Kilometerpauschale ist praktisch, um Mitarbeitenden und Selbstständigen die Erstattung von Fahrtkosten zu erleichtern.

Hier ein Überblick:

• Die Kilometerpauschale ist eine gesetzlich festgelegte Regelung, die dafür sorgt, dass Mitarbeitende ihre Dienstreise nicht selbst zahlen müssen.
• Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit können Arbeitnehmer:innen die Entfernungspauschale in die Steuererklärung eintragen.
• Die Kilometerpauschale 2025 beträgt für Autos 30 Cent pro Kilometer und für andere motorbetriebene Fahrzeuge 20 Cent pro Kilometer.
• Arbeitgeber:innen sind nicht verpflichtet, die Kilometerpauschale auszuzahlen.
• Mitarbeitende können in diesem Fall die gefahrenen Kilometer steuerlich geltend machen.
• Aber: Unternehmen können Reisekosten steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten steuerlich absetzen – daher lohnt es sich, die Kilometerpauschale zu zahlen.
• Die Abrechnung der Kilometerpauschale mit herkömmlichen Methoden kann sehr aufwendig sein.
• Das Ganze geht auch einfacher: Mit der Pleo-App ist die Kilometerpauschale 2025 schnell und einfach abgerechnet. Das sorgt für zufriedene Unternehmen und Mitarbeiter:innen.

Bürokratie leicht gemacht: Kilometerpauschale ohne Stress

Fallen für Mitarbeitende Aufwendungen im Rahmen der Arbeitstätigkeit an, können Arbeitgeber:innen diese erstatten. Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen bei Dienstreisen das eigene Fahrzeug, müssen sie gefahrene Kilometer und dabei entstehende Kosten notieren und ein Fahrtenbuch führen. Im Anschluss können sie die entstandenen Kosten mit der nächsten Steuererklärung einreichen.

Das kostet Zeit – und auch Nerven. Um diesen Aufwand zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Pauschale für die Fahrtkosten bei Dienstreisen eingeführt: die Kilometerpauschale. Diese gibt einen Kilometersatz vor und legt, wie viel Geld Mitarbeiter:innen bei einer dienstlichen Fahrt mit dem eigenen Pkw erstattet bekommen.

Obwohl die Kilometerpauschale vieles einfacher macht, bedeuten Erstattungen auch weiterhin viel Aufwand für alle Beteiligten: Arbeitnehmer:innen sammeln Belege und schreiben die gefahrenen Kilometer mit, die Arbeitgeber:innen rechnen das Ganze ab.  Das bedeutet immer noch viel Papierkram und lästiges Warten, bis die Erstattung endlich da ist. Zumindest, wenn der Prozess manuell abläuft.

Papierkram adé: So sieht die Zukunft der Erstattungen aus

Diese Zeiten sind aber (fast) vorbei, denn im Jahr 2025 gibt es smarte Alternativen für die Abrechnung der Kilometerpauschale. Apps und Softwarelösungen machen es Unternehmen und Beschäftigten leicht, den Kilometersatz einfach und zeitnah abzurechnen. Ihr Vorteil dabei?

Die schnelle Reisekostenrückerstattung von Pleo sorgt für zufriedene Mitarbeiter:innen. Außerdem spart Ihr Unternehmen Zeit und Geld, wenn betriebliche Fahrten direkt in einer App hinterlegt sind.

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Doch lassen Sie uns nun zunächst zurück zum Thema kehren: Was genau steckt eigentlich hinter der Kilometerpauschale?

Kilometerpauschale: Die gesetzliche Grundlage

Arbeitnehmer:innen können sowohl den Arbeitsweg als auch die Kosten für Geschäftsreisen steuerlich geltend machen. Dazu setzt der Gesetzgeber als Steuervergünstigung die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ein. Die Kilometerpauschale hingegen ist eine Erstattung an Arbeitnehmer:innen durch den Arbeitgeber. Die gesetzlichen Regelungen finden sich in § 9 Absatz 1 Satz 4 und 4a Einkommensteuergesetz (EStG).

Eine Pauschale, die vieles einfacher macht

Nun haben Ihre Beschäftigten die Wahl, die tatsächlich anfallenden Kosten weiterhin detailliert aufzuschreiben oder die Pauschale für die gefahrenen Kilometer zu nutzen. Den Höchstbetrag, den die Mitarbeiter:innen bei der Pauschale je Kilometer ansetzen können, wird im Bundesreisekostengesetz festgelegt.

Wann gilt die Kilometerpauschale 2025?

§ 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) regelt, dass Arbeitnehmende nur dann die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen dürfen, wenn sie mit einem eigenen Fahrzeug unterwegs zur Kundschaft oder zu einer beruflichen Veranstaltung sind. Als Beförderungsmittel sind nur das eigene Auto der Arbeitnehmenden, das private Motorrad oder ein anderes mit einem Motor betriebenes Fahrzeug erlaubt.

Wann ist die Kilometerpauschale nicht anwendbar?

Wenn Mitarbeiter:innen wegen der Arbeit mit Bahn, öffentlichem Bus, Flugzeug oder anderem öffentlichen Verkehrsmittel unterwegs sind, dürfen sie die Kilometerpauschale weder gegenüber Arbeitgeber:innen noch in ihrer Steuererklärung ansetzen.

Diese Kosten werden in der Regel bereits vor Antritt der Reise vom Unternehmen übernommen, indem auf Firmenkosten Tickets gekauft werden.
Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Mitarbeiter:innen die Aufwendungen nachträglich in einer Spesenaufstellung oder einer Reisekostenabrechnung zurückverlangen.

Wenn ein Firmenwagen angeboten oder ein Fahrzeug für Dienstreisen zur Verfügung gestellt wird, sind die Kfz-Kosten im Normalfall bereits durch das Unternehmen abgedeckt. Auch an dieser Stelle dürfen Mitarbeiter:innen die Kilometerpauschale nicht einsetzen.

Wichtige Fragen und Antworten zur Kilometerpauschale

Ganz schön viele Infos, oder?
Wir haben hier die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die Ihnen vielleicht gerade durch den Kopf schwirren und natürlich auch die passenden Antworten dazu:

Für wen ist die Kilometerpauschale gedacht?
Die Kilometerpauschale ist für Dienstreisende gedacht, die nicht jede Ausgabe einzeln aufschreiben möchten.

Welches Fahrzeug können Arbeitnehmende für die Geschäftsreise benutzen?
Um die Kilometerpauschale zu erhalten, dürfen Mitarbeitende nur ihren Pkw, ihr Motorrad, ihr Moped, ihren Motorroller oder ihr Mofa nutzen.

Müssen Arbeitgeber:innen die Pauschale immer zahlen?
Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Kosten für die Dienstreise in voller Höhe der Pauschale zu erstatten.

Wo tragen Arbeitnehmer:innen die Kilometerpauschale in die Steuererklärung ein, falls der Betrieb sie nicht zahlt?
Arbeitnehmende tragen die Reisekosten in der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten“ Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten in der Steuererklärung ein.

Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Viele verwechseln die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt). Es handelt sich aber um zwei verschiedene Pauschalen, mit denen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen Kosten erstattet bekommen und Steuern sparen können.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale:

Pendlerpauschale der vergangenen Jahre für Autos

Neben den Unterschieden gibt es auch Gemeinsamkeiten zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale:

• Arbeitnehmer:innen können sich die Aufwendungen auch von ihrem Unternehmen erstatten lassen, anstatt die Kosten von der Steuer abzusetzen.
• Arbeitgeber:innen können sowohl die Erstattung der betrieblichen Reisekosten als auch die Kostenerstattung für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2025?

Die Höhe der Kilometerpauschale 2025 hängt von dem Fahrzeugtyp ab, mit dem die Mitarbeitenden die Geschäftsfahrt unternehmen:

• Auto: 30 Cent pro Kilometer
• Andere motorisierte Fahrzeuge (z. B. Motorrad): 20 Cent pro Kilometer
• Für Fahrrad oder E-Bike gelten andere Regelungen (oft auch abhängig von der betrieblichen Vereinbarung)

Während die Pendlerpauschale für Pkws ab dem 21. Kilometer in früheren Jahren 35 Cent betragen hat, ist der Betrag zum 01.01.2022 auf 38 Cent angestiegen. Diese Änderung für Strecken ab 21 Entfernungskilometer bleibt noch bis 2026 bestehen.

Wichtig: Arbeitnehmer:innen können bis zu 4.500 EUR maximal für Fahrtkosten absetzen.

Bei der Berechnung der Fahrtkosten zählt jeder gefahrene Entfernungskilometer sowohl für den Hinweg zu Kund:innen oder Geschäftspartner:innen als auch für den Rückweg.

 Sind Arbeitgeber:innen zur Erstattung verpflichtet?

Als Unternehmen sind Sie nicht verpflichtet, die Kosten zu übernehmen. Das gilt sowohl für die Kilometerpauschale als auch für die Erstattung von Kosten für Übernachtungen und Verpflegung. Als Betrieb können Sie einen niedrigeren Betrag erstatten oder von einer Kostenübernahme von Dienstfahrten sogar absehen.

Viele Arbeitgeber:innen halten für Dienstreisen eine schriftliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmenden fest. Auch in Arbeitsverträgen werden häufig entsprechende Klauseln festgelegt. Häufig findet sich auch in der Betriebsvereinbarung eine Richtlinie zur Abrechnung von Reisekosten oder Spesen. Sollten Sie keine schriftlichen Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitenden getroffen haben, können Sie vor Antritt der Reise eine separate Vereinbarung abschließen.

Sonderfälle bei der Kilometerpauschale

Auch bei der Kilometerpauschale bestätigen Ausnahmen die Regel: Wie so oft im deutschen Steuerrecht gibt es auch bei der Kilometerpauschale Sonderfälle und Ausnahmen.

Im Einkommenssteuergesetz ist ausdrücklich geregelt, dass für öffentliche Verkehrsmittel nur die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden dürfen – und bei Fahrten mit den Öffis entsprechend keine Kilometerpauschale greift. Arbeitnehmende erhalten, für alle regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittel nur die Fahrtkosten ersetzt, wenn Arbeitgeber:innen die Tickets nicht schon vor Fahrtantritt gekauft haben.

Aber gute Nachrichten: Handelt es sich um ein nicht regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel, müssten die Kosten aufwendig berechnet werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, dürfen Sie die Kilometerpauschale auch in solchen Fällen anwenden.

Auch für Arbeitnehmer:innen mit Behinderung gibt es eine Besonderheit: Diese haben bei beruflich bedingten Fahrten (auch zwischen Wohnung und der Arbeitsstätte) die Möglichkeit, entweder die tatsächlichen Fahrtkosten einschließlich Steuern, Versicherung, Garagenmiete, Reparaturen und Parkkosten anzusetzen – oder aber wahlweise die Entfernungspauschale. Diese Wahlmöglichkeit steht aber nur Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder einem Grad der Behinderung zwischen 50 und unter 70 und zusätzlich Merkzeichen „G“ oder „aG“ im Behindertenausweis zur Verfügung.

Wie Ihre Mitarbeiter:innen sonst noch die Reisekosten zurückholen können

Arbeitnehmende können die Aufwendungen in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Die Steuerersparnis fällt in der Regel jedoch meist geringer aus, als die tatsächlich angefallenen Kosten.

Für Mitarbeiter:innen entstehen folgende Nachteile:

• Es entsteht zwar ein Steuervorteil, aber keine Erstattung zu 100 %
• Arbeitnehmer:innen müssen bis zu einem Jahr auf die Erstattung warten
• Die Ablehnung der Kostenübernahme hat negative Rückwirkungen für den Betrieb und schafft Unzufriedenheit für Mitarbeiter:innen

Wegen der negativen Auswirkungen sollten Sie als Unternehmen über die Erstattung der Reisekosten nachdenken. Vielleicht überzeugen Sie ja die folgenden steuerlichen Vorteile?

Vorteile durch Reisekostenerstattung:

• Für Unternehmen ist die steuerfreie Erstattung der Reisekosten möglich
• Keine Sozialabgaben für erstattete Beträge
• Unternehmen können die Kosten ebenfalls als Werbungskosten steuerlich absetzen
• Der langwierige Prozess der Reisekostenerstattung wird durch die Pleo-App erleichtert und verkürzt

Diese Argumente sind ganz schön überzeugend – vor allem mit der passenden App, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich lästige Bürokratie erspart.

Mit der Pleo-App smart Kilometerpauschalen berechnen und verwalten

Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die Reisekosten erstatten, aber den Aufwand so gering wie möglich halten? Mit Pleo können Sie Kilometerpauschalen ganz einfach berechnen und verwalten. Nutzen Sie die einfache Eingabe der Reisedaten durch Ihre Belegschaft in die Pleo-App. Dabei profitieren Sie von einigen Vorteilen:

• Automatische Berechnung der Kilometerpauschale
• Reisen bei Ausgabenübersicht protokollieren
• Bearbeitung im Nachhinein möglich
• Beleg wird automatisch erstellt
• Automatische Aktualisierung des Pocket-Saldos
• Sofortige Benachrichtigung bei Rückerstattung
• Für Sie als Arbeitgeber:in leicht einsehbar und übersichtlich zum Abrechnen

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