Kilometerpauschale 2026: Gesetzliche Grundlagen und die besten Tipps

Dienstreisen gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Dabei gibt es jedoch Einiges zu beachten: Belege sammeln, einreichen, Erstattungen berechnen und auszahlen…da ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Das Finanzamt schafft deshalb mit Kilometerpauschalen Abhilfe, die die Erstattung von Fahrtkosten erleichtern.

Lesen Sie nach, was Sie über Kilometerpauschale wissen müssen und welche Kilometerpauschalen 2026 für Unternehmen, Arbeitnehmer:innen und Selbstständige gelten.

Was ist die Kilometerpauschale? Definition

Bei der Kilometerpauschale, manchmal auch Dienstreisepauschale, handelt es sich um einen gesetzlich geregelten Pauschalbetrag, den Arbeitnehmer in Anspruch nehmen können, um Fahrtkosten im Rahmen der Arbeit zu decken. Die Kilometerpauschale legt einen Geldbetrag fest, der für jeden gefahrenen Kilometer erstattet werden muss.

Die Kilometerpauschale dient der Erstattung von Fahrkosten, die im Rahmen einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” entstanden sind. 

Die Kilometerpauschale wird in mehreren Bereichen der Geschäftswelt angewendet und teils synonym mit der verwandten Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) verwendet. Sie wird in erster Linie für die Erstattung von Fahrtkosten aus Geschäftsreisen verwendet und ist im Bundesreisekostengesetz geregelt. Auf die Details beider Szenarien ein und beleuchten die Unterschiede zur Pendlerpauschale.

Warum die Kilometerpauschale existiert

Fallen für Mitarbeitende Aufwendungen im Rahmen einer beruflich veranlassten Arbeitstätigkeit an, können Arbeitgeber dazu verpflichtet sein, diese zu erstatten. Bei Unternehmen mit eigenen Dienstfahrzeugen geschieht das meist schon im Vorfeld über eine Tankkarte.

Nutzen Mitarbeiter:innen bei Dienstreisen jedoch das eigene Fahrzeug, müssen sie gefahrene Kilometer und dabei entstehende Kosten notieren und ein Fahrtenbuch führen. Im Anschluss können sie die entstandenen Kosten beim Arbeitgeber einreichen, um eine Erstattung zu erhalten. Das kostet Zeit – und auch Nerven.

Um diesen Aufwand zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Pauschale für Fahrtkosten bei Dienstreisen eingeführt: die Kilometerpauschale. Diese gibt einen Kilometersatz vor und legt, wie viel Geld Mitarbeiter:innen bei einer dienstlichen Fahrt mit dem eigenen Pkw pro Kilometer erstattet bekommen. Statt also mühsam die tatsächlichen Kosten für Benzin, Abnutzung & Co. zu berechnen, wenden sie eine Pauschale auf die gefahrenen Kilometer an.

Kilometerpauschale schafft einen verlässlichen Rahmen für die Erstattung von Fahrtkosten bei Dienstreisen und spart eine Menge Zeit in der Buchhaltung. Diese kann Erstattungen so ganz einfach anhand der Wegstrecke berechnen und anschließend die Erstattung in die Wege leiten.

Die gesetzliche Grundlage der Kilometerpauschale

Geben Sie zur Erfüllung eines dienstlichen Auftrags Geld für Fahrtkosten aus, haben Sie Anspruch auf Kilometergeld. Das legt § 670 Ersatz von Aufwendungen Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) fest: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”

Die Kilometerpauschale für die Erstattung entstandener Kosten für Fahrten “zur Erledigung von Dienstgeschäften” ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und § 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Unter §5 des BRKG wird eine sogenannte Wegstreckenentschädigung geregelt.

Diese setzt für die Erstattung ein “erhebliches dienstliches Interesse” voraus, das schriftlich oder elektronisch festgehalten werden muss. Liegt ein dienstliches Interesse vor, ist der Arbeitgeber zu einer Wegstreckenentschädigung verpflichtet, die in Form einer Kilometerpauschale für die gesamte zurückgelegte Wegstrecke geregelt ist.

Achtung, Verwechslungsgefahr: Arbeitnehmer:innen können auch den Arbeitsweg beim Arbeitgeber geltend machen. Der Arbeitgeber ist nicht zur Erstattung der Fahrtkosten vom täglichen Arbeitsweg verpflichtet, kann sich aber freiwillig dazu entscheiden. Die Erstattung der Fahrtkosten vom täglichen Arbeitsweg ist wiederum im §9 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt.

In § 9 Absatz 1 Satz 4 und 4a EStG legt der Gesetzgeber fest, dass Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unter die Werbungskosten fallen und entweder vom Arbeitgeber mit steuerlichen Vorteilen erstattet oder bei der Steuererklärung geltend gemacht werden können. In diesem Fall wird sie aber als Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale bezeichnet. Mehr dazu später.

Wann gilt die Kilometerpauschale?

Der Arbeitgeber ist zur Erstattung von Fahrtkosten verpflichtet, wenn diese im Rahmen einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” entstehen. Dabei kann es sich um eine Dienstreise, aber auch kürzere Fahrten zu Kunden oder für dienstliche Besorgungen handeln, sofern diese schriftlich oder elektronisch festgehalten worden sind.

Verzichtet der Arbeitgeber auf die manuelle Auswertung von Fahrtenbuch und Belegen und eine Erstattung der tatsächlichen Kosten, kommt die im BRKG festgelegte Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung zum Einsatz. Hierfür wird lediglich die zurückgelegte Distanz zur Berechnung der Kilometerpauschale herangezogen.

Wann ist die Kilometerpauschale nicht anwendbar?

Voraussetzung für die Anwendung der Kilometerpauschale ist, dass der Antragsteller selbst in seinem privaten, motorisierten Fahrzeug gefahren ist und keine kostenlose Alternative, z. B. ein Firmenwagen mit Tankkarte, zur Verfügung stand.

Für die Erstattung von Kosten aus Fahrten “mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln“ und Flugkosten gilt die Kilometerpauschale nicht. Hier orientiert sich die gesetzlich geforderte Erstattung an der Höhe des Preises der niedrigsten Beförderungsklasse. Weitere Erklärungen dazu finden Sie in § 4 Fahrt- und Flugkostenerstattung BRKG.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?

Die Höhe der Kilometerpauschale ist in § 5 Wegstreckenentschädigung BRKG festgelegt und sollte regelmäßig an die wirtschaftliche Lage des Landes angepasst werden, um den tatsächlichen Kosten möglichst nahezukommen. Die Höhe der Wegstreckenentschädigung wurde allerdings zuletzt vor über 20 Jahren angepasst.

Die Kilometerpauschale 2026 für dienstliche Fahrten beträgt “bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro”. Weiter regelt das BRKG: “Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.”

In den kommenden Jahren könnte sich die Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je Kilometer auf 40 Cent je Kilometer erhöhen. Das will zumindest eine Petition vom 04. Dezember 2025 bewirken, die aktuell beim Deutschen Bundestag zur Mitzeichnung vorliegt. Laut dieser Petition liegt die aktuelle Pauschale “jenseits jeglicher Realität” und berücksichtigt nicht die “Mehrkosten von Elektrofahrzeugen”.

Achtung: Die Unterscheidung der Höhe der Pauschale erfolgt nicht entlang des Fahrzeugtyps (z. B. Pkw oder anderen motorbetriebenes Fahrzeug), sondern entlang der Feststellung eines “erheblichen dienstlichen Interesses”, sprich, ob die Fahrt strikt beruflich erfolgt.

Sind Ihre Fahrtkosten im Rahmen einer dienstlichen Fahrt angefallen? Dies ist Ihre Kilometerpauschale 2026:

Nutzen Sie ein Fahrrad für dienstliche Erledigungen? Hier können Sonderregelungen greifen. Lesen Sie dazu unseren Ratgeber zur Kilometerpauschale für Fahrräder.

So funktioniert die Berechnung der Kilometerpauschale

Das primäre Ziel der Kilometerpauschale ist, die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber maßgeblich zu vereinfachen. Statt das Fahrtenbuch und einen Stapel Papierbelege heranzuziehen, können sich Arbeitgeber auf die Kilometerpauschale stützen und zeitsparend und gesetzeskonform ihre Erstattung berechnen.

Wie einfach die Berechnung der Kilometerpauschale ist, veranschaulichen wir Ihnen anhand von zwei Szenarien:

• Szenario 1: Thomas besucht im Auftrag seines Chefs einen Kunden und legt im Rahmen dieser Dienstreise eine Strecke von 165 Kilometern zurück, die er in einem Fahrtenbuch festhält. Da ein erhebliches dienstliches Interesse vorliegt, nutzt sein Chef die Pauschale zur Wegstreckenentschädigung wie folgt: 30 (Cent pro Kilometer) x 165 (Kilometer) = 49,50 (EUR).
• Szenario 2: Karo pendelt täglich zwischen ihrer Wohnung und dem Büro. Ihr Chef beauftragt sie eines Tages, vor der Arbeit Materialien für das Büro zu besorgen. Hierfür macht Karo einen Umweg. Insgesamt legt sie für die Besorgungen 25 Kilometer zurück. Da aber kein erhebliches dienstliches Interesse für die Dienstfahrt vorlag, stehen ihr 0,20 EUR pro Kilometer zu: 20 (Cent pro Kilometer) x 25 Kilometer = 5 (EUR).

So funktioniert die Erstattung der Kilometerpauschale

Fallen im Rahmen einer Dienstreise oder einer dienstlichen Tätigkeit, wie z. B. eines Kundenbesuchs, erstattungsfähige Fahrtkosten an, werden diese im Anschluss im Rahmen einer Spesenabrechnung bzw. Reisekostenabrechnung erstattet.

Im Zuge der dienstlichen Tätigkeit führen Sie Buch über die zurückgelegten Distanzen, z. B. mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs und bewahren relevante Belege auf. Nach Abschluss der dienstlichen Tätigkeit füllen Sie die Vorlage Ihres Unternehmens für die Erstattung aus. Der Arbeitgeber prüft Ihren Anspruch und zahlt die Pauschale anschließend auf Ihr Konto aus.

Erstattet ein Unternehmen Fahrtkosten anhand der Wegstreckenentschädigung, kann es diese in der eigenen Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen. Das senkt die Steuerlast des Unternehmens.

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Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale

Viele verwechseln die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt). Es handelt sich aber, wie bereits beschrieben, um zwei verschiedene Pauschalen, mit denen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen Kosten erstattet bekommen und Steuern sparen können.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale sind:

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2026?

Die Höhe der Kilometerpauschale für die Bezuschussung des täglichen Arbeitsweges hat sich zum 01. Januar 2026 geändert – und das obwohl die aktuelle Regelung eigentlich noch bis 31.12.2026 gelten sollte.

Einem Kabinettsbeschluss vom 10. September 2025 zufolge wurde die Entfernungspauschale zum 01. Januar 2026 vorzeitig auf 38 Cent pro Kilometer angehoben. 

Die Bundesregierung entschloss sich im Rahmen des Steueränderungsgesetzes 2025, die Entfernungspauschale frühzeitig anzupassen. Das kommunizierte die Bundesregierung am 10. September. Demnach gilt seit dem 01.01.2026 die neue Kilometerpauschale von 38 Cent pro Kilometer schon ab dem ersten Kilometer.

Wichtig: Diese Gesetzesänderung bezieht sich nur auf die Erstattung der Kosten für die kürzeste einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die entweder freiwillig vom Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht wird. Die Kilometerpauschale für Dienstreisen bleibt vorerst unverändert.

Wollen Sie sich Ihren täglichen Arbeitsweg erstatten lassen? Diese Pauschalsätze galten in den vergangenen Jahren:

Sonderfälle bei der Kilometerpauschale

Auch bei der Kilometerpauschale bestätigen Ausnahmen die Regel: Wie so oft im deutschen Steuerrecht gibt es auch bei der Kilometerpauschale Sonderfälle und Ausnahmen:

Öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV)

Im Einkommensteuergesetz ist ausdrücklich geregelt, dass für öffentliche Verkehrsmittel nur die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden dürfen – und bei Fahrten mit den Öffis entsprechend keine Kilometerpauschale greift. Arbeitnehmende erhalten für alle regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittel nur die Fahrtkosten ersetzt, wenn Arbeitgeber:innen die Tickets nicht schon vor Fahrtantritt gekauft haben. Das Gleiche gilt für Flugkosten.

Aber gute Nachrichten: Handelt es sich um ein nicht regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel, müssten die Kosten aufwändig berechnet werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, dürfen Sie die Kilometerpauschale auch in solchen Fällen anwenden.

Arbeitnehmer mit Behinderung

Auch für Arbeitnehmer:innen mit Behinderung gibt es eine Besonderheit: Diese haben bei beruflich bedingten Fahrten (auch zwischen Wohnung und dem Arbeitsort) die Möglichkeit, entweder die tatsächlichen Fahrtkosten einschließlich Steuern, Versicherung, Garagenmiete, Reparaturen und Parkkosten anzusetzen – oder aber wahlweise die Entfernungspauschale. Diese Wahlmöglichkeit steht aber nur Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder einem Grad der Behinderung zwischen 50 und unter 70 und zusätzlich Merkzeichen „G“ oder „aG“ im Behindertenausweis zur Verfügung.

Selbstständige und Freiberufler

Während Arbeitnehmer:innen sich in vielen Fällen an ihren Arbeitgeber wenden können, um eine Erstattung für ihre Reise- und Fahrtkosten zu erhalten, besteht die Möglichkeit für Selbstständige und Freiberufler selbstverständlich nicht. Diese machen sämtliche Reise- und Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung geltend.

Selbstständige und Freiberufler können Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte, Fahrten zwischen unterschiedlichen Arbeitsstätten, Kunden- und Geschäftsbesuchen und Fortbildungen von der Steuer absetzen. Diese gelten als Werbungskosten und werden anhand der Entfernungspauschale geltend gemacht. Gesonderte Nachweise sind bei der Anwendung der Pendlerpauschale nicht nötig.

Die Kilometerpauschale in der Steuererklärung

Sowohl bei der Wegstreckenentschädigung bei Dienstreisen als auch bei der Entfernungspauschale für den täglichen Arbeitsweg kann es passieren, dass der Arbeitgeber keine Erstattung stattgibt. In diesem Fall können sich Arbeitgeber:innen steuerlich entlasten lassen.

Arbeitnehmende können ihre Aufwendungen für den täglichen Arbeitsweg und nicht erstattete Reisekosten in der eigenen Steuererklärung geltend machen. Diese Kosten werden als Werbungskosten bzw. Reisekosten gewertet und in der Anlage N angegeben.

Die Pendlerpauschale für den täglichen Arbeitsweg tragen Sie in den Zeilen 31 bis 39 des Abschnitts “Werbungskosten” ein. Die Fahrtkosten aus dienstlichen Fahrten tragen Sie etwas später in Zeile 69 des Abschnitts „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ ein.

Die Steuerersparnis bei der Angabe der Reisekosten in der Steuererklärung fällt meist geringer aus, als die tatsächlich angefallenen Kosten. Die Geltendmachung der Pendlerpauschale in der Steuererklärung hat keine Nachteile für Arbeitnehmende. Aufgrund von steuerlichen Vorteilen ist es dennoch sinnvoll für Unternehmen, Fahrtkosten in Höhe der Pendlerpauschale zu erstatten.

An der Pendlerpauschale interessiert? Mehr Infos zur Pendlerpauschale finden Sie in unserem ausführlichen Ratgeber zum Fahrtkostenzuschuss.

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Fazit

Die Kilometerpauschale ist ein nützliches Werkzeug für Arbeitgeber, um den Bearbeitungsaufwand für Erstattungen zu senken. Statt sich durch Fahrtenbücher und Papierbelege zu kämpfen, können Buchhalter ganz einfach die aktuellen Kilometerpauschalen anwenden und Erstattungen innerhalb weniger Minuten auszahlen.

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FAQs

Wann 35 Cent pro Kilometer?

Bis Ende des Jahres 2025 galt die Pendlerpauschale von 35 Cent je Kilometer ab dem 21. Kilometer. Seit Januar 2026 gilt jedoch schon seit dem ersten Kilometer eine Pauschale von 38 Cent je Kilometer.

Wie hoch ist die Fahrtkostenerstattung pro Kilometer?

Die Kilometerpauschale für Fahrtkosten im Rahmen einer Dienstreise beträgt 30 Cent pro Kilometer für Pkw und 20 Cent pro Kilometer für Motorräder, Moped, Motorroller und Mofas.

Wie hoch ist die gesetzliche Kilometerpauschale?

Die gesetzliche Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung für Reisekosten beträgt 20 Cent je Kilometer bzw. 30 Cent je Kilometer bei einem erheblichen dienstlichen Interesse.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Hin- und Rückweg?

Bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen wird die gesamte zurückgelegte Strecke mit 20 Cent je Kilometer bzw. 30 Cent je Kilometer entschädigt. Die Pendlerpauschale gilt dagegen nur für die einfache, kürzeste Strecke zwischen Arbeitsplatz und Wohnung.