Kilometerpauschale 2025 & 2026: Gesetzliche Grundlagen und die besten Tipps

Dienstreisen gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Dabei gibt es jedoch Einiges zu beachten: Belege sammeln, einreichen, Erstattungen berechnen und auszahlen…da ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Das Finanzamt schafft deshalb mit Kilometerpauschalen Abhilfe, die die Erstattung von Fahrtkosten erleichtern. 

Lesen Sie nach, was Sie über Kilometerpauschale wissen müssen und welche Kilometerpauschalen 2025 und 2026 für Unternehmen, Arbeitnehmer:innen und Selbstständige gelten. 

Was ist die Kilometerpauschale? Definition

Bei der Kilometerpauschale, manchmal auch Dienstreisepauschale, handelt es sich um einen gesetzlich geregelten Pauschalbetrag, den Arbeitnehmer in Anspruch nehmen können, um Fahrtkosten im Rahmen der Arbeit zu decken. Die Kilometerpauschale legt einen Geldbetrag fest, der für jeden gefahrenen Kilometer erstattet werden muss. 

Die Kilometerpauschale dient in erster Linie der Erstattung von Fahrkosten, die im Rahmen einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” entstanden sind. 

Die Kilometerpauschale wird in mehreren Bereichen der Geschäftswelt angewendet und teils synonym mit der verwandten Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) verwendet. Sie wird in erster Linie für die Erstattung von Fahrtkosten aus Geschäftsreisen verwendet und ist im Bundesreisekostengesetz geregelt. Auf die Details beider Szenarien ein und beleuchten die Unterschiede zur Pendlerpauschale. 

Bürokratie leicht gemacht: Warum die Kilometerpauschale existiert

Fallen für Mitarbeitende Aufwendungen im Rahmen einer beruflich veranlassten Arbeitstätigkeit an, können Arbeitgeber dazu verpflichtet sein, diese zu erstatten. Bei Unternehmen mit eigenen Dienstfahrzeugen geschieht das meist schon im Vorfeld über eine Tankkarte. 

Nutzen Mitarbeiter:innen bei Dienstreisen jedoch das eigene Fahrzeug, müssen sie gefahrene Kilometer und dabei entstehende Kosten notieren und ein Fahrtenbuch führen. Im Anschluss können sie die entstandenen Kosten beim Arbeitgeber einreichen, um eine Erstattung zu erhalten. Das kostet Zeit – und auch Nerven. 

Um diesen Aufwand zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Pauschale für Fahrtkosten bei Dienstreisen eingeführt: die Kilometerpauschale. Diese gibt einen Kilometersatz vor und legt, wie viel Geld Mitarbeiter:innen bei einer dienstlichen Fahrt mit dem eigenen Pkw pro Kilometer erstattet bekommen. Statt also mühsam die tatsächlichen Kosten für Benzin, Abnutzung & Co. zu berechnen, wenden sie eine Pauschale auf die gefahrenen Kilometer an. 

Die Kilometerpauschale schafft einen verlässlichen Rahmen für die Erstattung von Fahrtkosten bei Dienstreisen und spart eine Menge Zeit in der Buchhaltung. Diese kann Erstattungen so ganz einfach anhand der Wegstrecke berechnen und anschließend die Erstattung in die Wege leiten. 

Die gesetzliche Grundlage der Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale für die Erstattung entstandener Kosten für Fahrten “zur Erledigung von Dienstgeschäften” ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und § 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Unter §5 des BRKG wird eine sogenannte Wegstreckenentschädigung geregelt. Diese setzt für die Erstattung ein “erhebliches dienstliches Interesse” voraus, das schriftlich oder elektronisch festgehalten werden muss. Liegt ein dienstliches Interesse vor, ist der Arbeitgeber zu einer Wegstreckenentschädigung verpflichtet, die in Form einer Kilometerpauschale für die gesamte zurückgelegte Wegstrecke geregelt ist. 

Achtung, Verwechslungsgefahr: Arbeitnehmer:innen können sowohl den Arbeitsweg als auch die Kosten für Geschäftsreisen beim Arbeitgeber geltend machen. Während der Arbeitgeber im Gegensatz zu Dienstreisen nicht zur Erstattung der Fahrtkosten vom täglichen Arbeitsweg verpflichtet ist, kann er sich freiwillig dazu entscheiden. Die Erstattung der Fahrtkosten vom täglichen Arbeitsweg ist wiederum im §9 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. 

In § 9 Absatz 1 Satz 4 und 4a EStG legt der Gesetzgeber fest, dass Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unter die Werbungskosten fallen und entweder vom Arbeitgeber mit steuerlichen Vorteilen erstattet oder bei der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Für die Erstattung des Arbeitsweges wird ebenfalls eine Kilometerpauschale angewendet. In diesem Fall wird sie aber als Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale bezeichnet und lediglich auf die kürzeste, einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angewendet. Mehr dazu später. 

Wann gilt die Kilometerpauschale 2025?

Der Arbeitgeber ist zur Erstattung von Fahrtkosten verpflichtet, wenn diese aus einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” entstehen. Dabei kann es sich um eine Dienstreise, aber auch kürzere Fahrten zu Kunden oder für Besorgungen handeln. Verzichtet der Arbeitgeber auf die manuelle Auswertung von Fahrtenbuch und Belegen, kommt die im BRKG festgelegte Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung zum Einsatz. 

Der Arbeitgeber kann sich außerdem freiwillig zur Erstattung von Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entscheiden. Bei dieser täglichen Pendelstrecke greift die in §9 Einkommensteuergesetz festgelegte Kilometerpauschale bzw. Entfernungspauschale. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, diese Kosten in der Steuererklärung geltend zu machen. 

Wann ist die Kilometerpauschale nicht anwendbar?

Voraussetzung für die Anwendung der Kilometerpauschale ist, dass der Antragsteller selbst in seinem privaten, motorisierten Fahrzeug gefahren ist und keine kostenlose Alternative, z. B. ein Firmenwagen, zur Verfügung stand. 

Für die Erstattung von Kosten aus Fahrten “mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln“ und Flugkosten gilt die Kilometerpauschale nicht. Hier orientiert sich die gesetzlich geforderte Erstattung an der Höhe des Preises der niedrigsten Beförderungsklasse. Das Gleiche gilt für Kosten, die bereits vor Antritt der Reise vom Unternehmen übernommen wurden.

Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Viele verwechseln die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt). Es handelt sich aber, wie bereits beschrieben, um zwei verschiedene Pauschalen, mit denen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen Kosten erstattet bekommen und Steuern sparen können.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale sind:

Sie wollten sich eigentlich zur Pendlerpauschale informieren? Kein Problem. Steigen Sie an dieser Stelle auf unseren aktuellen Ratgeber zur Pendlerpauschale um. 

Pendlerpauschale der vergangenen Jahre für Autos

Neben den Unterschieden gibt es auch Gemeinsamkeiten zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale:

• Arbeitnehmer:innen können sich die Aufwendungen auch von ihrem Unternehmen erstatten lassen, anstatt die Kosten von der Steuer abzusetzen.
• Arbeitgeber:innen können sowohl die Erstattung der betrieblichen Reisekosten als auch die Kostenerstattung für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2025?

Die Höhe der Kilometerpauschale 2025 hängt vom Fahrzeugtyp ab, mit dem die Mitarbeitenden die Geschäftsfahrt unternehmen. 

Geregelt ist die Kilometerpauschale bzw. Wegstreckenentschädigung für Dienstreisen in §5 BRKG, und zwar wie folgt:  

• Auto: 30 Cent pro Kilometer
• Andere motorisierte Fahrzeuge (z. B. Motorrad): 20 Cent pro Kilometer
• Für Fahrrad oder E-Bike gelten andere Regelungen (oft auch abhängig von der betrieblichen Vereinbarung)

Die Höhe der Kilometerpauschale bzw. Entfernungspauschale für den täglichen Arbeitsweg weicht leicht davon ab. Diese ist in § 9 Absatz 1 Satz 4 und 4a EStG geregelt und beträgt unabhängig vom Fahrzeugtyp auf den ersten 20 Kilometern 30 Cent pro Kilometer. Während die Pendlerpauschale für Pkws ab dem 21. Kilometer in früheren Jahren 35 Cent pro Kilometer betrug, ist der Betrag zum 01.01.2022 auf 38 Cent angestiegen. Diese Änderung für Strecken ab 21 Entfernungskilometer sollte noch bis 2026 bestehen bleiben.

Wichtig: Arbeitnehmer:innen können bis zu 4.500 EUR maximal für Fahrtkosten beim täglichen Arbeitsweg absetzen. Bei höheren Erstattungen vom Arbeitgeber gehen die steuerlichen Vorteile der Erstattung verloren. Diese Regelung gilt nicht für Dienstreisen. 

Wie hoch wird die Kilometerpauschale 2026 sein? 

Die Höhe der Kilometerpauschale für die Erstattung von Fahrtkosten aus Dienstreisen bleibt vorerst stabil. Damit gilt für die Kilometerpauschale 2026 weiterhin Folgendes: 

• Auto: 30 Cent pro Kilometer
• Andere motorisierte Fahrzeuge (z. B. Motorrad): 20 Cent pro Kilometer
• Für Fahrrad oder E-Bike gelten andere Regelungen (oft auch abhängig von der betrieblichen Vereinbarung)

Die Höhe der Kilometerpauschale für die Bezuschussung des täglichen Arbeitsweges soll sich wiederum ändern – und das obwohl die aktuelle Regelung eigentlich noch bis 31.12.2026 gelten sollte. 

Einem Kabinettsbeschluss vom 10. September zufolge wird die Entfernungspauschale zum 01.01.2026 vorzeitig auf 38 Cent pro Kilometer angehoben. 

Dennoch entschloss sich die Bundesregierung im Rahmen des Steueränderungsgesetzes 2025, die Entfernungspauschale frühzeitig anzupassen. Das kommunizierte die Bundesregierung am 10. September. Demnach gilt ab dem 01.01.2026 die neue Kilometerpauschale von 38 Cent pro Kilometer schon ab dem ersten Kilometer. 

Wichtig: Diese Gesetzesänderung bezieht sich nur auf die Erstattung der Kosten für die kürzeste einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die entweder freiwillig vom Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht wird. Die Kilometerpauschale für Dienstreisen bleibt vorerst unverändert. 

So funktioniert die Berechnung der Kilometerpauschale 

Das primäre Ziel der Kilometerpauschale ist, die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber maßgeblich zu vereinfachen. Statt das Fahrtenbuch und einen Stapel Papierbelege heranzuziehen, können sich Arbeitgeber auf die Kilometerpauschale stützen und zeitsparend und gesetzeskonform ihre Erstattung berechnen. 

Wie einfach die Berechnung der Kilometerpauschale ist, veranschaulichen wir Ihnen anhand von zwei Szenarien: 

• Szenario 1: Thomas besucht im Auftrag seines Chefs einen Kunden und legt im Rahmen dieser Dienstreise eine Strecke von 165 Kilometern zurück, die er in einem Fahrtenbuch festhält. Da es sich um eine “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit” handelt, nutzt sein Chef die Pauschale zur Wegstreckenentschädigung wie folgt: 30 (Cent pro Kilometer) x 165 (Kilometer) = 49,50 (Euro). 
• Szenario 2: Karo pendelt täglich zwischen ihrer Wohnung und dem Büro. Ihr Chef bietet seinen Angestellten ab dem 01.01.2026 einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe der Entfernungspauschale an. Die kürzeste einfache Strecke zwischen Karos Wohnung und dem Büro beträgt 15 Kilometer. Ihr Chef berechnet ihren monatlichen Fahrtkostenzuschuss wie folgt: 38 (Cent pro Kilometer) x 15 (Kilometer) x 20 (Arbeitstage pro Monat) = 114 (Euro)

Sonderfälle bei der Kilometerpauschale

Auch bei der Kilometerpauschale bestätigen Ausnahmen die Regel: Wie so oft im deutschen Steuerrecht gibt es auch bei der Kilometerpauschale Sonderfälle und Ausnahmen:

Öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV)

Im Einkommensteuergesetz ist ausdrücklich geregelt, dass für öffentliche Verkehrsmittel nur die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden dürfen – und bei Fahrten mit den Öffis entsprechend keine Kilometerpauschale greift. Arbeitnehmende erhalten für alle regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittel nur die Fahrtkosten ersetzt, wenn Arbeitgeber:innen die Tickets nicht schon vor Fahrtantritt gekauft haben. Das Gleiche gilt für Flugkosten. 

Aber gute Nachrichten: Handelt es sich um ein nicht regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel, müssten die Kosten aufwändig berechnet werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, dürfen Sie die Kilometerpauschale auch in solchen Fällen anwenden.

Arbeitnehmer mit Behinderung

Auch für Arbeitnehmer:innen mit Behinderung gibt es eine Besonderheit: Diese haben bei beruflich bedingten Fahrten (auch zwischen Wohnung und dem Arbeitsort) die Möglichkeit, entweder die tatsächlichen Fahrtkosten einschließlich Steuern, Versicherung, Garagenmiete, Reparaturen und Parkkosten anzusetzen – oder aber wahlweise die Entfernungspauschale. Diese Wahlmöglichkeit steht aber nur Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder einem Grad der Behinderung zwischen 50 und unter 70 und zusätzlich Merkzeichen „G“ oder „aG“ im Behindertenausweis zur Verfügung.

Selbstständige und Freiberufler

Während Arbeitnehmer:innen sich in vielen Fällen an ihren Arbeitgeber wenden können, um eine Erstattung für ihre Reise- und Fahrtkosten zu erhalten, besteht die Möglichkeit für Selbstständige und Freiberufler selbstverständlich nicht. Diese machen sämtliche Reise- und Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung geltend. 

Selbstständige und Freiberufler können Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte, Fahrten zwischen unterschiedlichen Arbeitsstätten, Kunden- und Geschäftsbesuche und Fortbildungen von der Steuer absetzen. Diese gelten als Werbungskosten und werden anhand der Entfernungspauschale geltend gemacht. Gesonderte Nachweise sind bei der Anwendung der Pendlerpauschale nicht nötig.  

Wie Ihre Mitarbeiter:innen sonst noch die Reisekosten zurückholen können

Arbeitnehmende können die Aufwendungen für den täglichen Arbeitsweg in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Die Steuerersparnis fällt in der Regel jedoch meist geringer aus, als die tatsächlich angefallenen Kosten.

Für Mitarbeiter:innen entstehen folgende Nachteile:

• Es entsteht zwar ein Steuervorteil, aber keine Erstattung zu 100 %
• Arbeitnehmer:innen müssen bis zu einem Jahr auf die Erstattung warten
• Die Ablehnung der Kostenübernahme hat negative Rückwirkungen für den Betrieb und schafft Unzufriedenheit für Mitarbeiter:innen

Wegen der negativen Auswirkungen sollten Sie als Unternehmen über die Erstattung der Reisekosten nachdenken. Vielleicht überzeugen Sie ja die folgenden steuerlichen Vorteile?

Vorteile durch Reisekostenerstattung:

• Für Unternehmen ist die Erstattung der Pendelkosten steuerlich vorteilhaft
• Keine Sozialabgaben für erstattete Beträge
• Unternehmen können die Kosten ebenfalls als Werbungskosten steuerlich absetzen
• Der langwierige Prozess der Reisekostenerstattung wird durch die Pleo-App erleichtert und verkürzt

Diese Argumente sind ganz schön überzeugend – vor allem mit der passenden App, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich lästige Bürokratie erspart.

Mit der Pleo-App smart Kilometerpauschalen berechnen und verwalten

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Bei der Nutzung von Pleo Rückerstattungen profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

• Automatische Berechnung von Reisekostenpauschalen
• Reisen bei Ausgabenübersicht protokollieren
• Bearbeitung im Nachhinein möglich
• Beleg wird automatisch erstellt
• Automatische Aktualisierung des Pocket-Saldos
• Sofortige Benachrichtigung bei Rückerstattung
• Für Sie als Arbeitgeber:in leicht einsehbar und übersichtlich zum Abrechnen

Ist Ihr Team immer auf Achse? Pleo hat eine innovative Alternative zur Tankkarte für Firmen in petto: Durch smarte Firmenkarten, Ausgabenlimits und Sofortbenachrichtung behalten Sie die Ausgaben Ihres Teams immer im Blick und müssen nie wieder Pauschalen berechnen. 

Fazit 

Die Kilometerpauschale ist ein nützliches Werkzeug für Arbeitgeber, um den Bearbeitungsaufwand für Erstattungen zu senken. Statt sich durch Fahrtenbücher und Papierbelege zu kämpfen, können Buchhalter ganz einfach die aktuellen Kilometerpauschalen anwenden und Erstattungen innerhalb weniger Minuten auszahlen. Wichtig ist dabei zu beachten, ob es sich bei der Erstattung um Reisekosten oder Fahrtkosten aus dem täglichen Arbeitsweg handelt. Je nach Einordnung kann die Höhe der Kilometerpauschale variieren.  

Lassen Sie bei der Wahl der richtigen Kilometerpauschale nichts anbrennen, indem Sie eine Software für Rückerstattungen nutzen, die sämtliche Pauschale automatisch anwendet.   Starten Sie mit Pleo Rückerstattungen in die digitale Zukunft der Ausgabenverwaltung! Mit der kostenlosen Pleo-Demo können Sie sich ganz ohne Risiko ein eigenes Bild machen. 

FAQs

Für wen ist die Kilometerpauschale gedacht?

Die Kilometerpauschale ist für Dienstreisende und Arbeitgeber gedacht, die nicht jede Ausgabe einzeln aufschreiben und abrechnen möchten.

Welches Fahrzeug können Arbeitnehmende für die Geschäftsreise benutzen?

Um die Kilometerpauschale zu erhalten, dürfen Mitarbeitende nur ihren Pkw, ihr Motorrad, ihr Moped, ihren Motorroller oder ihr Mofa nutzen und eine Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber anfragen oder die Kosten in der Steuererklärung geltend machen. 

Müssen Arbeitgeber:innen die Pauschale immer zahlen?

Unternehmen sind nur in bestimmten Fällen dazu verpflichtet, die Kosten für die Dienstreise in voller Höhe der Pauschale zu erstatten. Der tägliche Arbeitsweg ist von der Erstattungspflicht ausgenommen. 

Wo tragen Arbeitnehmer:innen die Kilometerpauschale in die Steuererklärung ein, falls der Betrieb sie nicht zahlt?

Arbeitnehmende tragen die Reisekosten in der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten“Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten in der Steuererklärung ein und erhalten eine Steuererleichterung. 

Wie hoch ist die Fahrtkostenerstattung pro Kilometer?

Die Kilometerpauschale für Fahrtkosten im Rahmen einer Dienstreise beträgt 30 Cent pro Kilometer für Pkw und 20 Cent pro Kilometer für Motorräder, Moped, Motorroller und Mofas. Die Kilometerpauschale für den täglichen Arbeitsweg beträgt ab dem 01.01.2026 38 Cent pro Kilometer – unabhängig vom Fahrzeugtyp. 

Wie errechnet sich die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen ist im Bundesreisekostengesetz geregelt. Den Erstattungsbetrag erhalten Sie, indem Sie die Pauschale mit den zurückgelegten Kilometern multiplizieren.