Kilometerpauschale 2023 erstatten: So einfach geht’s

Dienstreisen gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag – zumindest, wenn Lockdowns das Ganze nicht verhindern. Dabei gibt es für Unternehmen und Mitarbeitende jedoch einiges zu beachten: Belege sammeln, einreichen, den aktuellen Pauschalsatz beachten … 😰 Puh, da ist es gar nicht so einfach, immer den Überblick zu behalten.

In diesem Artikel haben wir alles Wichtige zusammengefasst, was es über die Kilometerpauschale 2023 zu wissen gibt: für Ihr Unternehmen, aber auch für Ihre Arbeitnehmer:innen.

Unter die Lupe genommen: Die wichtigsten Infos zur Kilometerpauschale auf einen Blick 🔍  

• Die Kilometerpauschale ist eine gesetzlich festgelegte Regelung, die dafür sorgt, dass Mitarbeitende ihre Dienstreise nicht selbst zahlen müssen. 
• Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit können Arbeitnehmer:innen die Entfernungspauschale in die Steuererklärung eintragen.
• Die Kilometerpauschale 2023 beträgt für Autos 30 Cent pro Kilometer und für andere motorbetriebene Fahrzeuge 20 Cent pro Kilometer. 
• Arbeitgeber:innen sind nicht verpflichtet, die Kilometerpauschale auszuzahlen.
• Mitarbeitende können in diesem Fall die gefahrenen Kilometer steuerlich geltend machen. 
• Aber: Unternehmen können Reisekosten steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten steuerlich absetzen – daher lohnt es sich, die Kilometerpauschale zu zahlen. 
• Die Abrechnung der Kilometerpauschale mit herkömmlichen Methoden kann ganz schön aufwendig und kompliziert sein. 

Das Ganze geht auch einfacher: Mit der Pleo-App ist die Kilometerpauschale im Jahr 2023 schnell und einfach abgerechnet. Das sorgt für zufriedene Unternehmen – aber vor allem auch für zufriedene Mitarbeiter:innen.

Bürokratie kann sooo lästig sein 😩

Fallen für Mitarbeitende Aufwendungen im Rahmen der Arbeitstätigkeit an, können Arbeitgeber:innen diese erstatten. Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen bei Dienstreisen das eigene Fahrzeug, müssen sie gefahrene Kilometer und dabei entstehende Kosten notieren und ein Fahrtenbuch führen. Im Anschluss werden die entstandenen Kosten mit der nächsten Steuererklärung der Mitarbeiter:innen eingereicht. Das  ist kompliziert, kostet Zeit – und natürlich auch Nerven. Um diesen Aufwand zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Pauschale für die Fahrtkosten bei Dienstreisen eingeführt: die Kilometerpauschale. Diese Pauschale gibt vor, wie viel Mitarbeiter:innen bei einer dienstlichen Fahrt mit dem eigenen Pkw erstattet bekommen. 

Obwohl die Kilometerpauschale vieles einfacher macht, bedeuten Erstattungen immer noch ganz schön viel Aufwand für alle Beteiligten. Arbeitnehmer:innen sammeln weiterhin Belege und schreiben die gefahrenen Kilometer fleißig mit, die Arbeitgeber:innen rechnen das Ganze ab.  Zusammengefasst bedeutet das Prozedere also immer noch viel Papierkram und lästiges Warten, bis die Erstattung dann endlich da ist. Zumindest, wenn der Prozess manuell abläuft. 

Papierkram adé: So sieht die Zukunft der Erstattungen aus 🚀

Diese Zeiten sind aber (fast) vorbei, denn im Jahr 2023 gibt es smarte Alternativen für die Abrechnung der Kilometerpauschale. Apps und spezielle Softwarelösungen machen es Unternehmen und Beschäftigten leicht, jede Geschäftsreise einfach und zeitnah abzurechnen. Ihr Vorteil dabei?

Die schnelle Reisekostenrückerstattung von Pleo sorgt für zufriedene Mitarbeiter:innen. Außerdem spart Ihr Unternehmen Zeit und Geld, wenn betriebliche Fahrten direkt in einer App hinterlegt sind. 

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Doch lassen Sie uns nun zunächst zurück zur Ursprungsfrage gehen: Was steckt hinter der Kilometerpauschale?

Kilometerpauschale: Die gesetzliche Grundlage ⚖️

Arbeitnehmende können sowohl den Arbeitsweg als auch die Kosten für eine Dienstreise steuerlich geltend machen. Dazu setzt der Gesetzgeber die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte und die Kilometerpauschale für Geschäftsreisen ein. Die gesetzlichen Regelungen finden sich in § 9 Absatz 1 Satz 4 und 4a Einkommensteuergesetz (EStG).

Eine Pauschale, die vieles vereinfacht

Klingt erst mal trocken, ist aber praktisch: Nun haben Ihre Beschäftigten die Wahl, die tatsächlich anfallenden Kosten weiterhin detailliert aufzuschreiben oder ganz einfach die Pauschale für die gefahrenen Kilometer zu nutzen. Den Höchstbetrag, den die Mitarbeiter:innen bei der Pauschale je Kilometer ansetzen, wird im Bundesreisekostengesetz festgelegt. Das Gesetz bezieht sich eigentlich auf die Reisekostenpauschalen für Soldaten und Beamte. Aber auch für andere Unternehmen und ihre Angestellten dient das Bundesreisekostengesetz als verlässlicher Referenzwert. 

Wann gilt die Kilometerpauschale 2023?

§ 9 Absatz 1 Satz 4a Einkommensteuergesetz (EStG) regelt, dass Arbeitnehmende nur dann die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen dürfen, wenn sie mit einem eigenen Fahrzeug unterwegs zur Kundschaft oder zu einer beruflichen Veranstaltung sind. Als Beförderungsmittel sind nur das eigene Auto der Arbeitnehmenden, das private Motorrad oder ein anderes mit einem Motor betriebenes Fahrzeug erlaubt. Seit dem 1. Januar 2014 zählt das Fahrrad nicht mehr zu den steuerlich relevanten Fahrzeugen für die Kilometerpauschale – schade, finden wir! 

Wann ist die Kilometerpauschale nicht anwendbar?

Wenn Ihre Mitarbeitenden dienstlich mit der Bahn, einem öffentlichen Bus, dem Flugzeug oder einem anderen öffentlichen Verkehrsmittel unterwegs sind, dürfen sie die Kilometerpauschale weder gegenüber Arbeitgeber:innen noch in ihrer Steuererklärung ansetzen. Diese Kosten übernimmt Ihr Unternehmen in der Regel schon vor Antritt der Reise, indem Sie auf Firmenkosten die entsprechenden Tickets kaufen. Ansonsten müssen die Mitarbeitenden die Aufwendungen nachträglich in einer Spesenaufstellung oder einer Reisekostenabrechnung von Ihnen zurückverlangen.

Wenn Ihr Betrieb Firmenwägen anbietet und Sie die Fahrzeuge für Dienstreisen zur Verfügung stellen, sind die Kfz-Kosten normalerweise bereits durch Ihr Unternehmen abgedeckt. In dem Fall dürfen die Mitarbeiter:innen die Kilometerpauschale ebenfalls nicht einsetzen.

Kurzer Zwischenstand: Wichtige Fragen und Antworten zur Kilometerpauschale 

Ganz schön viele Infos, oder 🤯 ? Wir haben hier einige Fragen zusammengefasst, die Ihnen vielleicht gerade durch den Kopf schwirren*:
*und natürlich auch die passenden Antworten dazu. 

❓ Für wen ist die Kilometerpauschale gedacht?

🙋🏽‍♀️ Die Kilometerpauschale ist für Dienstreisende gedacht, die nicht jede Ausgabe einzeln aufschreiben möchten.

❓ Welches Fahrzeug können Arbeitnehmende für die Geschäftsreise benutzen?

🙋🏽‍♀️ Um die Kilometerpauschale zu erhalten, dürfen Mitarbeitende nur ihren Pkw, ihr Motorrad, ihr Moped, ihren Motorroller oder ihr Mofa nutzen.

❓Müssen Arbeitgeber:innen die Pauschale immer zahlen?

🙋🏽‍♀️ Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Kosten für die Dienstreise in voller Höhe der Pauschale zu erstatten.

❓ Wo tragen Arbeitnehmer:innen die Kilometerpauschale in die Steuererklärung ein, falls der Betrieb sie nicht zahlt?

🙋🏽‍♀️ Arbeitnehmende tragen die Reisekosten in der Anlage N unter Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten in der Steuererklärung ein.

Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Viele verwechseln die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt). Es handelt sich aber um zwei verschiedene Pauschalen, mit denen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen Kosten erstattet bekommen und Steuern sparen können. Um es Ihnen einfacher zu machen, haben wir hier die wichtigsten Unterschiede der beiden Pauschalen für Sie zusammengefasst:

Kilometerpauschale

• heißt immer Kilometerpauschale
• gilt nur bei Dienstreisen
• als Fahrzeuge sind nur Autos, Motorräder oder Mofas erlaubt
• zählt zu den Reisekosten
• zur Berechnung dürfen alle Kilometer, die für Hin- und Rückfahrt zurückgelegt wurden, ermittelt werden

Entfernungspauschale

• wird auch als Pendlerpauschale bezeichnet
• gilt für den täglich zurückgelegten Arbeitsweg zur Tätigkeitsstätte
• ist unabhängig vom Verkehrsmittel und gilt für Autofahrer:innen, Fußgänger:innen, Radfahrer:innen, Motorradfahrer:innen und Nutzer:innen von Bus und Bahn
• ist dazu da, um die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von der Steuer abzusetzen
• zur Berechnung muss die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gemessen werden

Neben den Unterschieden gibt es auch Gemeinsamkeiten zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale:

• Arbeitnehmer:innen können sich die Aufwendungen auch von ihrem Unternehmen erstatten lassen, anstatt die Kosten von der Steuer abzusetzen.
• Arbeitgeber:innen können sowohl die Erstattung der betrieblichen Reisekosten als auch die Kostenerstattung für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2023?

Jetzt aber Butter bei die Fische: Was bedeutet diese ganze Theorie denn nun in Euro? Die Höhe der Kilometerpauschale 2023 hängt von dem Fahrzeugtyp ab, mit dem die Mitarbeitenden die Geschäftsfahrt unternehmen: 

• Auto: 30 Cent pro Kilometer 🚗 
• jedes andere motorbetriebene Fahrzeug: 20 Cent pro Kilometer 🏍️

Übrigens: Ab Januar 2024 steigt die Kilometerpauschale weiter an. Dann gibt es 33 Cent pro Kilometer und ab dem 21 Kilometer Cent fürs Auto.

Bei der Berechnung der Fahrtkosten zählt jeder gefahrene Kilometer sowohl für den Hinweg zum Kunden oder Geschäftspartner als auch für den Rückweg.

Viele Arbeitgeber:innen halten für Dienstreisen eine schriftliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmenden fest. Auch in Arbeitsverträgen werden häufig entsprechende Klauseln festgelegt. Häufig findet sich auch in der Betriebsvereinbarung eine Richtlinie zur Abrechnung von Reisekosten oder Spesen. Sollten Sie keine schriftlichen Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitenden getroffen haben, können Sie vor Antritt der Reise eine separate Vereinbarung abschließen.

Und sonst so? Sonderfälle bei der Kilometerpauschale

Auch bei der Kilometerpauschale bestätigen Ausnahmen die Regel: Wie so oft im deutschen Steuerrecht gibt es auch bei der Kilometerpauschale Sonderfälle und Ausnahmen. 

Im Einkommenssteuergesetz ist eigentlich ausdrücklich geregelt, dass für öffentliche Verkehrsmittel nur die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden dürfen – und bei Fahrten mit den Öffis entsprechend keine Kilometerpauschale greift. Die Arbeitnehmenden erhalten für alle regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittel nur die Fahrtkosten ersetzt, sofern die Arbeitgeber:innen die Tickets nicht schon vor Fahrtantritt gekauft haben. Aber gute Nachrichten: Handelt es sich um ein nicht regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel, müssten die Kosten aufwendig berechnet werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, dürfen Sie die Kilometerpauschale auch in solchen Fällen anwenden.

Auch für Arbeitnehmer:innen mit Behinderung gibt es eine Besonderheit: Diese haben bei beruflich bedingten Fahrten (auch zwischen Wohnung und der Arbeitsstätte) die Möglichkeit, entweder die tatsächlichen Fahrtkosten einschließlich Steuern, Versicherung, Garagenmiete, Reparaturen und Parkkosten anzusetzen – oder aber wahlweise die Entfernungspauschale. Diese Wahlmöglichkeit steht aber nur Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder einem Grad der Behinderung zwischen 50 und unter 70 und zusätzlich Merkzeichen „G“ oder „aG“ im Behindertenausweis zur Verfügung.

Wie Ihre Mitarbeiter:innen sonst noch die Reisekosten zurückholen können

Ihrem Unternehmen ist die komplette Erstattung von Reisekosten für Dienstreisen zu viel Papierkram? Sie müssen Ihre Mitarbeitenden dennoch nicht im Regen stehen lassen ☂️. 

Arbeitnehmende können die Aufwendungen in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Das bedeutet aber nicht, dass damit sämtliche vorgestreckten Beträge erstattet werden. Die Steuerersparnis fällt in der Regel geringer aus, als die tatsächlich angefallenen Kosten. Daher ergeben sich für Ihre Mitarbeitenden diese Nachteile:

• Es entsteht zwar ein Steuervorteil, aber keine Erstattung zu 100 %. 
• Die Arbeitnehmer:innen müssen bis zu einem Jahr auf die Erstattung warten.
• Die Ablehnung der Kostenübernahme hat negative Rückwirkungen für den Betrieb und führt zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden.

Wegen der negativen Auswirkungen sollten Sie als Unternehmen über die Erstattung der Reisekosten nachdenken. Vielleicht überzeugen Sie ja die folgenden steuerlichen Vorteile? 

• Für Unternehmen ist die steuerfreie Erstattung der Reisekosten möglich.
• Es fallen keine Sozialabgaben für die erstatteten Beträge an.
• Die Unternehmen können die Kosten ebenfalls als Werbungskosten steuerlich absetzen. 
• Der langwierige Prozess der Reisekostenerstattung wird durch die Pleo-App erleichtert und verkürzt. 

Wir finden, dass diese Argumente ganz schön überzeugend sind. Vor allem mit der passenden App, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen zusätzlich lästige Bürokratie erspart. 📱

Mit der Pleo-App smart Kilometerpauschalen berechnen und verwalten

Ihnen schwirrt schon der Kopf wegen der vielen Informationen zur Kilometerpauschale? Trotzdem möchten Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitenden die Reisekosten erstatten, aber den Aufwand so gering wie möglich halten? Mit Pleo können Sie die Kilometerpauschale 2023 ganz einfach berechnen und verwalten. Nutzen Sie die einfache Eingabe der Reisedaten durch Ihre Belegschaft in die Pleo-App. Dabei profitieren Sie von einigen Vorteilen: 

• Automatische Berechnung der Kilometerpauschale 2023
• Reisen bei Ausgabenübersicht protokollieren
• Bearbeitung im Nachhinein möglich
• Beleg wird automatisch erstellt
• Automatische Aktualisierung des Pocket-Saldos
• Sofortige Benachrichtigung bei Rückerstattung
• Für Sie als Arbeitgeber:in leicht einsehbar und übersichtlich zum Abrechnen 

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