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Ausgabenverwaltung

Dienstreise mit privatem Pkw: Mit dem eigenen Auto auf Arbeits-Mission

In vielen Unternehmen sind Dienstreisen im Inland oder auch ins Ausland an der Tagesordnung. Dabei kann es sich sowohl um Dienstreisen handeln, die von der Firma angeordnet wurden als auch um eigenständig durchgeführte Dienstreisen. Wenn der Zielort nicht zu weit entfernt ist, bietet sich dafür eine Fahrt mit dem Auto an. 🚗 Aber nicht immer stehen den Mitarbeitenden dafür auch Dienstwägen zur Verfügung – und Reisen mit dem Zug sind zwar besser für die Umwelt, können aber manchmal gaaanz schön lange dauern. 🚂🥱 Außerdem – wir kennen es alle – sind manche Ortschaften mit dem Zug auch schlichtweg kaum zu erreichen. In solchen Fällen kann es vorkommen, dass eine Dienstfahrt mit dem privaten Pkw unternommen wird. Doch wie kann man sich eigentlich die Ausgaben für solche Dienstfahrten zurückholen? Wer haftet bei unfallbedingten Schäden? Auf diese und noch viele weitere Fragen, die Ihnen gerade durch den Kopf schießen, finden Sie in diesem Artikel die passenden Antworten.

Vor- und Nachteile von Dienstreisen mit dem privaten Pkw

Ob sich eine Dienstreise mit eigenem Pkw lohnt, kommt immer auf die jeweilige Situation an. Werfen wir einen kurzen Blick auf die Vor- und Nachteile: 

Vorteile

Vorteilhaft ist, dass Unternehmen keinen teuren Firmenwagen zur Verfügung stellen müssen. Damit spart sich Ihre Firma einiges an Ausgaben ein. 👛 Aber auch für die Mitarbeitenden ergeben sich einige Vorteile: zum Beispiel eine höhere Flexibilität. So ist es für Angestellte am Tag einer Dienstfahrt beispielsweise nicht notwendig, morgens erst zur Firma zu düsen, dann das Auto abzuholen und von dort aus weiterzufahren – sondern sie können einfach und bequem von zu Hause starten. 🛋️ Außerdem sind die Mitarbeiter:innen mit den Eigenheiten und Macken ihres eigenen Pkws bestens vertraut und kommen somit meist ohne weitere Komplikationen ans Ziel. 🧘🏽‍♀️

Nachteile

Wo viel Sonne ist, da gibt es auch Schatten: natürlich gibt es auch einige Nachteile, die mit der Nutzung des privaten Pkw bei Dienstfahrten einhergehen. Dazu gehört z. B., dass der eigene geliebte Wagen dadurch einem viel höheren Verschleiß ausgesetzt ist und schneller altert, als es das sonst tun würde. 🧓 Vor allem aber wird die Nutzung des eigenen Autos für Dienstreisen problematisch, wenn die Angestellten in einen Unfall verwickelt sind. 🚨  Denn hier stellt sich die alles entscheidende Frage: „Dienstreise mit privatem Pkw, wer haftet im Schadensfall?“ Diese geht jedoch in vielen Fällen nicht gut für die Mitarbeiter:innen aus. Denn oft müssen Arbeitnehmer:innen den Großteil der entstandenen Kosten tragen. 😱 Und das ist natürlich nicht ganz fair … es kommt allerdings immer auf den individuellen Fall an. Dazu später mehr! 

Doch lieber mit dem Mietwagen fahren?

Verständlicherweise machen sich viele Arbeitnehmer:innen Sorgen darum, dass sie während einer Dienstreise mit dem eigenen Pkw in einen Unfall verwickelt werden und einen hohen finanziellen Schaden erleiden. 😨 Glücklicherweise gibt es auch dann eine Alternative, wenn kein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. 😌 In diesem Fall bietet sich ein Mietwagen an. Als Arbeitgeber:in übernehmen Sie dafür sowohl die Fahr- als auch die Mietkosten. Zudem haben Mietwagen den Vorteil, dass die Unfallversicherung bereits im Preis enthalten ist. 🦺

Dienstfahrt mit eigenem Fahrzeug: Wer haftet im Schadensfall?

Nun aber zur alles entscheidenden Frage: Was passiert im Falle eines Unfalls? 🚔 Sollte es während einer Dienstreise mit privatem Pkw zu einem Unglück kommen, gilt ein dreistufiges Haftungsmodell:

  • Bei leichter Fahrlässigkeit haften Arbeitnehmer:innen nicht.
  • Bei mittlerer Fahrlässigkeit haften Arbeitnehmer:innen anteilig.
  • Bei grober Fahrlässigkeit haften Arbeitnehmer:innen grundsätzlich voll.

Schön und gut – aber was ist eine leichte, mittle oder grobe Fahrlässigkeit? 🤔  Leichte Fahrlässigkeiten sind geringfügige Pflichtwidrigkeiten, die jedem passieren können. Ein typisches Beispiel dafür: Eine Angestellte unternimmt im Winter mit dem eigenen Wagen eine Dienstfahrt und baut – obwohl sie sehr vorsichtig fährt – aufgrund des Glatteises einen Unfall. 🌨️

Bei mittlerer Fahrlässigkeit müssen die Umstände bestimmt werden. Hier spielt beispielsweise die Höhe des Verdienstes, die soziale Situation und das Vorverhalten der Arbeitnehmer:innen eine Rolle. Die Haftung ist anteilig. Wenn ein Mitarbeiter z. B. mit dem eigenen Wagen zu einem Kundengespräch fährt und einen leichten Auffahrunfall baut, den er selbst verschuldet hat, so handelt es sich um eine mittlere Fahrlässigkeit. 🚕🚗⚡

Bei grober Fahrlässigkeit haften Arbeitnehmer:innen grundsätzlich immer in voller Höhe. Grobe Fahrlässigkeit besteht dann, wenn eine unentschuldbare Pflichtverletzung vorliegt. Typische Fälle dafür sind Autofahrten unter Drogeneinfluss oder das Versenden einer WhatsApp-Nachricht während der Fahrt. Hier liegt kein Zweifel vor, dass die bzw. der Fahrer:in fahrlässig gehandelt hat. 🍷📱

So funktioniert die Abrechnung einer Dienstreise mit dem privaten Pkw

Bei einer Dienstreise mit privatem Pkw lohnt sich eine genaue Kalkulation der entstandenen Kosten. 🧮 Schauen wir uns also an, worauf Sie in puncto Abrechnung achten müssen. 

Kilometerpauschale bei Dienstreise mit privatem Pkw

Kilometerpauschalen haben den Vorteil, dass die Angestellten nicht aufwendig alle Belege sammeln müssen. 🧾👋 Zwar muss der Reisegrund bei eigenständigen Dienstreisen nach wie vor nachgewiesen werden, aber der Aufwand des Abrechnungsmodells ist trotzdem gering. Wie es der Name bereits erahnen lässt, richtet sich diese Pauschale bei einer Dienstreise mit privatem Pkw nach der zurückgelegten Gesamtstrecke. Auch die Art des Fahrzeugs ist für die Berechnung wichtig. Denn Dienstfahrten sind ja nicht nur mit dem Auto möglich! 🚜🏍️🛺🚤🛵

 Aktuell gelten folgende Beträge pro Kilometer:

  • Bei Elektrofahrrädern, Mofas und Mopeds gibt es 20 Cent,
  • bei Motorrädern oder Motorrollern 20 Cent,
  • bei Pkws 30 Cent.

Allerdings kann nicht bestritten werden, dass die Kilometerpauschale bei einer Abrechnung für eine Dienstreise mit dem Pkw die tatsächlichen Kosten allein schon aufgrund der derzeit hohen Kraftstoffpreise nicht korrekt abbildet. ⛽💸

Abrechnung der tatsächlichen Kosten

Da eine Abrechnung über die Kilometerpauschale bei Dienstreisen mit dem Pkw nicht optimal ist, bietet es sich an, die tatsächlichen Kosten zu ermitteln. 💡 Das ist zwar mit einem höheren Aufwand verbunden, aber in den meisten Fällen eine sinnvolle Entscheidung, denn der ermittelte Kostensatz kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. 

Sollten Arbeitgeber:innen nur die Kilometerpauschale bezahlen, haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, den Differenz­betrag zu den tatsächlichen Kosten steuerlich geltend zu machen. Dadurch wird die Steuerlast gesenkt. 🔻

Rechtliche Grundlage

Ob Arbeitgeber:innen verlangen dürfen, dass Mitarbeiter:innen ihren privaten Pkw für Dienstreisen nutzen, steht im Arbeitsvertrag. 📄 Sollte eine entsprechende Klausel im Vertrag vermerkt sein, haben Arbeitnehmer:innen nicht das Recht, Dienstreisen mit eigenem Pkw zu widersprechen. Liegt eine solche Klausel nicht vor, können Arbeitnehmer:innen einer Nutzung des privaten Pkws widersprechen. 👎

In diesem Fall muss entweder eine Vereinbarung getroffen werden, oder es wird ein Firmenwagen oder Mietwagen zur Verfügung gestellt. Bleibt noch die Frage, ob Arbeitgeber:innen bei Dienstreisen mit dem privaten PKW zu einer Zahlung verpflichtet sind. 🧐 Grundsätzlich müssen Unternehmen Reisekosten nicht erstatten –  aber es ist üblich, dass sie es tun. Wird eine Zahlung verweigert, können Arbeitnehmer:innen die Kosten auf der eigenen Steuererklärung geltend machen. Das gilt übrigens nicht nur für Dienstreisen mit privatem Pkw, sondern beispielsweise auch für Fahrten zu Bewerbungsgesprächen.🕴🏼

Mit Pleo die Fahrtkosten bequem unterwegs zurückholen

Die Erstattung von Reisekosten ist nicht immer einfach und sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen mit einem gewissen Aufwand verbunden. Wenn man mit dem eigenen Auto unterwegs ist, vergisst man schnell, alle Details genau im Fahrtenbuch festzuhalten und die entsprechenden Belege zu sammeln. Und irgendwann gehen die Papierschnipsel dann auch in den Tiefen des Handschuhfaches verloren … 💨

Wie gut, dass es inzwischen digitale Alternativen gibt, die Ihnen und Ihren Arbeitnehmer:innen in diesem Fall das Leben erleichtern! 😌 Die App von Pleo ist in solchen Fällen für Sie da. Pleo-Pocket hilft Ihren Mitarbeitenden dabei, die Kilometerpauschale ganz einfach von unterwegs aus zu kalkulieren und zu managen! 

Profitieren Sie von einigen ziemlich praktischen Vorteilen: 

  • intuitive Verwaltung von Auslagen über die Pleo-App
  • digitale Erfassung von Belegen
  • automatisierte Reisekostenabrechnungen in Echtzeit
  • Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen
  • smarte Firmenkarten

Die hier genannten Funktionen unterstützen bei der Abrechnung von Dienstreisen mit eigenem Pkw und sparen so sowohl Kosten als auch Zeit. Dadurch kann sich die Buchhaltung auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Und Ihre Mitarbeiter:innen mit der App alle Belege nebenher von der Couch aus einscannen 🛋️ – auch während Netflix & Chill! Für eine Welt, in der Bürokratie zur einfachen Nebensache wird! 📣 Wir sind bereit. Sie auch? 

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