Wir verraten Ihnen, in welchen Fällen ein Fahrtenbuch für Unternehmen sinnvoll ist, warum Sie zu einem elektronischen Fahrtenbuch greifen sollten und welcher Anbieter die beste Lösung für Sie hat.
|
Das Wichtigste auf einen Blick
|
Was ist ein Fahrtenbuch? Ist es besser als die 1%-Regelung?
Das Kfz-Fahrtenbuch ist eine Methode zur steuerlichen Dokumentation von Fahrten mit einem Firmenwagen. Aus steuerlicher Sicht wird die Führung eines Fahrtenbuches dann Pflicht, wenn der Firmenwagen sowohl für berufliche als auch für private Zwecke genutzt wird.
Im Fahrtenbuch dokumentieren Unternehmensführende, Angestellte und Selbstständige fast alle Kosten, die mit der Nutzung des Fahrzeuges in Verbindung stehen (Benzinkosten für Dienstfahrten, den Arbeitsweg und private Fahrten, Wartung, Reparaturen, TÜV, usw.). Bei formgerechter Führung wird das Fahrtenbuch bei der Steuererklärung vom Finanzamt anerkannt.
Das Fahrtenbuch ist eine Alternative zur 1%-Regelung. Nach der 1-Prozent-Regelung setzt das Finanzamt nämlich jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Firmenwagens als versteuerbare Betriebseinnahme an. Das Problem: War Ihr Firmenwagen bei Neukauf besonders teuer, haben Sie ihn gebraucht gekauft oder nutzen Sie ihn besonders wenig privat, wird die 1%-Regelung schnell zu teuer. In diesen Fällen ist der Umstieg auf ein Fahrtenbuch sinnvoll. Übrigens: Bei E-Autos können die Ersparnisse noch größer sein.
Entscheiden Sie sich dazu, ein Fahrtenbuch zu führen, sollten Sie beachten, dass Sie den Umstieg nur zu Beginn des Jahres oder mit der Neuanschaffung des Firmenwagens machen können. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie das Fahrtenbuch regelkonform führen.
Das Fahrtenbuch muss strengen Anforderungen entsprechen, damit das Finanzamt Ihre Angaben nicht beanstandet. Das bedeutet u. a., dass Sie alle Angaben zeitnah, vollständig und in geschlossener Form machen müssen. Was das bedeutet, erklären wir Ihnen in den kommenden Abschnitten genauer.
Diese Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen
Damit das Fahrtenbuch seinen Zweck erfüllen kann, muss es vom Finanzamt als solches anerkannt werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was Sie hierfür bei der Fahrtendokumentation beachten müssen.
Egal ob Ihre Fahrer:innen ihr Fahrtenbuch elektronisch oder auf Papier führen, folgende Angaben dürfen nicht fehlen:
- Amtliches Kennzeichen,
- Kilometerstand zu Beginn jedes Jahres,
- Art der Fahrt (dienstlich, privat, Arbeitsweg, usw.),
- Datum,
- Startort und Ziel,
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Reiseroute,
- Anlass der Fahrt,
- Ansprechpersonen, Geschäftspartner:innen und Kundschaft.
Neben wichtigen Informationen, die im Fahrtenbuch nicht fehlen dürfen, müssen Sie außerdem einige Grundsätze zur Führung des Fahrtenbuches beachten.
Die folgenden Dinge müssen Sie unbedingt beachten, wenn Sie zu steuerlichen Zwecken ein Fahrtenbuch führen:
- die zeitnahe Dokumentation aller Fahrten und Ausgaben,
- die vollständige, fortlaufende Erfassung aller Fahrten eines Jahres,
- keine nachträgliche Anpassungen der Fahrtenbuchdaten,
- die Kenntlichmachung nachträglicher Korrekturen, wenn diese nicht vermeidbar sind,
- die Führung in geschlossener Form, sprich: als gebundenes Buch, wenn in Papierform.
Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es? GPS-Tracker, OBD-Stecker & Co. im Vergleich
Haben Sie sich dazu entschieden, ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie sich zunächst entscheiden, in welcher Form Sie es führen. Ein herkömmliches Fahrtenbuch in Papierform finden Sie weiterhin in jeder Buchhandlung, neue Arten von Fahrtenbüchern können aber viel Zeit und Aufwand ersparen.
Dies sind sechs Arten von Fahrtenbüchern, die Sie kennen müssen:
|
Fahrtenbuch in Papierform |
Fahrtenbuch in Excel |
Fahrtenbuch mit GPS-Tracker |
Fahrtenbuch mit OBD-Stecker |
Elektronisches Fahrtenbuch |
Digitale Fahrtenbuch App |
|
|
📄 Beschreibung |
Traditionelles Fahrtenbuch in gebundener Form |
Digitale Führung des Fahrtenbuches in Microsoft Excel |
In Fahrzeugen oder GPS-Systemen verbaute Fahrtenbücher |
Verbindung mit Fahrzeug via OBD-Schnittstelle |
All-in-One-Software für Fahrtenbuch |
All-in-One-App-Lösung für Fahrtenbuch |
|
⭐ Besonderheiten |
Händische Führung, einzige nicht-digitale Lösung |
Digitale Form, flexible Führung, nur für private Zwecke geeignet |
Keine zusätzliche Installation nötig, gesetzeskonforme Voreinrichtung |
Informationen werden direkt vom Fahrzeug bezogen |
Speicherung via Cloud-Synchronisation, Verarbeitung am PC |
Speicherung via Cloud-Synchronisation, Verarbeitung in Fahrtenbuch App |
|
👱 Benutzerfreundlichkeit |
5/10 (viel Eigenarbeit, Anpassungen mühsam) |
3/10 (wenig Aufwand, aber nicht vom Finanzamt zulässig) |
7/10 (vorinstalliert, auf Fahrzeug abgestimmt, teils umständlich) |
7/10 (automatischer Abruf von Informationen, Verwaltung über Software) |
9/10 (einfache Handhabung, automatische Aufzeichnung und Speicherung) |
10/10 (Verwaltung direkt auf dem Smartphone, Anpassung immer und überall) |
|
🏦 Finanzamtkonform? |
ja, bei richtiger Führung |
nein |
von Hersteller abhängig |
von Hersteller abhängig |
ja |
ja |
|
💰Kosten |
5-10€ pro Jahr |
kostenlos |
100-300€ plus monatliche Gebühren |
50-150€ plus monatliche Gebühren |
5-20€ pro Monat |
5-20€ pro Monat |
Sind Sie vom alten Schlag, sind Sie mit einem gebundenen Fahrtenbuch gut bedient. Dieses finden Sie weiterhin bei jeder Buchhandlung. Aber Achtung: Hier ist Sorgfalt geboten. Änderungen sind nur beschränkt und mit klarer Kennzeichnung möglich. Alle Daten müssen spätestens sieben Tage nach Fahrtantritt notiert sein. Außerdem raten wir vom Fahrtenbuch auf Microsoft Excel ab. Diese sind zwar kostenlos und leicht bedienbar, werden aber nicht vom Finanzamt geduldet. Am benutzerfreundlichsten sind elektronische Fahrtenbücher in Software- oder App-Form.
Warum lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch? Vorteile digitale Fahrtenbücher
Wir empfehlen Ihnen, ein elektronisches Fahrtenbuch anstelle eines digitalen Fahrtenbuches zu nutzen. Aber können Sie der Technik bei der Verwaltung dieser wichtigen Informationen wirklich trauen? Wir sagen ja.
Dies sind die wichtigsten Vorteile, die mit der Einrichtung eines elektronischen Fahrtenbuches einhergehen:
- Zeitersparnis: Viele Daten werden automatisch verarbeitet. Der Zeitaufwand ist deutlich geringer.
- Bequemlichkeit: Statt jede Woche Papierkram abzuarbeiten, prüfen Sie nur regelmäßig Ihre Fahrtenbuch App.
- Zuverlässig: Fahrtenbuch Apps sind vielfach getestet und halten den Erwartungen deutscher Nutzer stand.
- Finanzamt-konform: Wählen Sie den richtigen Anbieter, wird Ihre Fahrtenbuch App vom Finanzamt akzeptiert.
- Kombinierbarkeit: Einige Fahrtenbuch Apps sind All-in-One-Lösungen für mehrere Unternehmensprozesse. So schlafen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.
So funktioniert eine digitale Fahrtenbuch App
Fahrtenbuch-Apps machen sich die Fahrzeugortung per GPS zunutze. Ihre Mitarbeitenden müssen den Start- und Zielort nicht per Hand eintragen, da die App das automatisch erledigt. Nachdem Sie die grundlegenden Einstellungen in der Software vorgenommen haben, müssen die Fahrer:innen nur die entsprechende Anwendung auf Ihr Smartphone laden und die GPS-Ortung einschalten, um das digitale Fahrtenbuch per App zu starten.
Ist die digitale Fahrtenbuch App richtig eingerichtet, zeichnet sie alle relevanten Daten automatisch auf, synchronisiert diese mit der Cloud und leitet sie zur Weiterverarbeitung an eine Software weiter. Da die Technik aber bekanntermaßen leider nicht immer rund läuft, gibt es auch bei Software für elektronische Fahrtenbücher manuelle Lösungen: Können die notwendigen Daten aus irgendeinem Grund nicht automatisch erfasst werden, können die Nutzer:innen diese einfach direkt per Hand auf ihrem Smartphone nachtragen.
Häufig findet bei den App-Lösungen ein Zusammenspiel zwischen mobiler Anwendung und zusätzlicher PC-Software statt. Nach der Datenübertragung haben Sie also die Möglichkeit, mit den gespeicherten Daten am Computer weiterzuarbeiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung Ihrer Fahrtenbuch App
Haben Sie Probleme bei der Einrichtung Ihrer Fahrtenbuch App?
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Fahrtenbuch App auf Ihrem Smartphone innerhalb von weniger als 15 Minuten einrichten:
- 🏭 Anbieter finden: Informieren Sie sich online nach Fahrtenbuch Apps und identifizieren Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen.
- 📄 Konto erstellen: Erstellen Sie ein Konto beim Anbieter Ihrer Wahl. Rufen Sie dessen Webseite auf, klicken Sie auf "Registrieren" und füllen Sie das Anmeldeformular aus.
- 💰 Abo abschließen: Bei Fahrtenbuch Apps geschieht die Bezahlung i. d. R. in Form von monatlichen Abos. Wählen Sie das Modell, das zu Ihrem Unternehmen passt und richten Sie Ihr Profil für wiederkehrende Zahlungen ein.
- 📲 App installieren: Suchen Sie die Fahrtenbuch App im App Store oder Google Play Store und laden Sie diese herunter.
- 🔢 Fahrzeugdaten angeben: Loggen Sie sich mit Ihrem neuen Benutzerkonto ein und geben Sie die Daten des ersten Firmenwagens an (u. a. Kennzeichen, Kilometerstand, usw.).
- 🚗 Verbindung zum Fahrzeug herstellen: Folgen Sie anschließend den Anweisungen der Fahrtenbuch App, um eine Verbindung zum Firmenwagen herzustellen. Hierfür wird i. d. R. Bluetooth oder AirPlay verwendet.
- 🚙 Fuhrpark einrichten: Haben Sie mehrere Firmenwagen, wiederholen Sie die letzten beiden Schritte, bis Sie Ihren gesamten Fuhrpark eingespeist haben.
Wird eine Fahrtenbuch App vom Finanzamt anerkannt? Was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen
Sehr oft erhalten wir die Frage: Welches digitale Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert? Eine pauschale Antwort können wir dazu leider nicht geben. Denn: Nicht jede Fahrtenbuch App wird in Deutschland von den Finanzbehörden anerkannt. Eine eindeutige Zertifizierung oder ein Siegel hierfür gibt es aber nicht. Deshalb sollten Sie vor dem Kauf oder dem Abschluss eines Abonnements genau prüfen, ob der jeweilige Anbieter mit den Anforderungen des Finanzamtes übereinstimmt.
Vertrauenswürdige Anbieter werben oft damit, dass ihre elektronischen Fahrtenbücher mit den Ansprüchen des Finanzamtes konform sind und bereits erfolgreich für Steuererklärungen genutzt wurden. Möchten Sie auf Nummer Sicher gehen, empfehlen wir Ihnen zu prüfen, ob Ihre Fahrtenbuch App regelmäßig und lückenlos alle relevanten Daten einträgt und diese manipulationssicher speichert. Ist die Manipulationssicherheit gegeben, wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt.
Tipps zur Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuches
Das war jede Menge Information. Nun sollten Sie aber eine klare Vorstellung haben, welche Fahrtenbuch-Lösung für Sie geeignet ist und worauf es bei dieser ankommt. Haben Sie sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entschieden?
Wir geben Ihnen gerne noch einige Tipps an die Hand, die Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten elektronischen Fahrtenbuchs helfen:
- Fahrtenbuch App Finanzamt-Check: Es hängt immer vom Anbieter der Lösung ab, ob das Finanzamt das Fahrtenbuch auch elektronisch akzeptiert. Achten Sie vor dem Kauf also auf die Fahrtenbuch-Erfahrungen früherer Kunden und auf Hinweise zur Finanzamt-Konformität.
- Fahrtenbuch mit Zertifizierung: Entscheiden Sie sich für ein Produkt mit TÜV-Siegel und berücksichtigen Sie bei der Entscheidung alle Auskünfte der Anbieter, die sich darauf beziehen, wie GoBD-konform das elektronische Fahrtenbuch ist.
- Knackpunkt Manipulationsschutz: Entscheidend ist bei digitalen Lösungen immer der Manipulationsschutz. Das ist auch der Grund dafür, weshalb das Finanzamt ein Excel-Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Das liegt daran, dass sich die darin vorgenommenen Eintragungen hinterher leicht ändern lassen.
- Ausdrucke für das Finanzamt: Nützlich ist eine Funktion, die Ihnen das Ausdrucken eines manipulationssicheren Dokuments für das Finanzamt ermöglicht. So können Sie Ihr Fahrtenbuch, wenn die Steuererklärung fällig wird, einfach mit einem Klick an das Finanzamt oder Ihre:n Steuerberater:in weiterleiten.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine einfache Bedienung sollte immer gegeben sein. Das erleichtert Ihnen die Einarbeitung neuer Nutzer:innen in die App. Testen Sie im Zweifelsfall Anbieter, um ein Gefühl für unterschiedliche Fahrtenbücher zu bekommen.
Welches elektronische Fahrtenbuch ist das beste? Fahrtenbücher im Vergleich
Wir können uns sehr gut vorstellen, dass Sie nicht die nötige Zeit haben, um jedes elektronische Fahrtenbuch und jede digitale Fahrtenbuch App auf dem Markt zu testen. Deswegen haben wir uns für Sie auf die Suche begeben.
Dies sind fünf der besten elektronischen Fahrtenbücher Deutschlands im Direktvergleich:
|
Pleo |
Vimcar |
PAJ GPS |
Lexware |
Fleetize |
|
|
❓Fahrtenbuch Typ |
All-in-One Fahrtenbuch App |
Digitales Fahrtenbuch |
Elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Tracker |
Fahrtenbuch mit OBD-Stecker |
Fahrtenbuch App mit GPS-Tracker |
|
❎ Merkmale |
All-in-One-Lösung für Fahrtenbuch, Flottenkarten und Rückerstattungen |
Finanzamt-konform, anfängerfreundlich, 30-Tage-Geld-Zurück-Garantie |
Finanzamt-konform, firmeneigener Kundensupport, 30-Tage-Geld-Zurück-Garantie |
OBD-Stecker mit E-Zertifikat, inkl. Fahrtenbuch App, Installations-Tutorial online |
GPS-Tracker für OBD-Anschluss, Verwaltung über App, 30-Tage-Geld-Zurück-Garantie |
|
💻 Benutzerfreundlichkeit |
10/10 (intuitive Bedienung, vielseitig einsetzbar) |
9/10 (intuitive Bedienung) |
7/10 (aufwändige Installation) |
7/10 (aufwändige Installation) |
8/10 (intuitive Bedienung) |
|
✨Nutzererfahrungen |
4,2/5 |
3,9/5 |
4,2/5 |
3,5/5 |
|
|
💳 Kosten |
ab 0€ pro Monat |
24,90€ plus plus monatliche Gebühren ab 19,95€ |
10-15€ plus monatliche Gebühren ab 10€ |
ab 24,90€ pro Monat |
ab 18,50€ pro Monat |
Rundum-Digitalisierung mit Pleo: Nicht nur ein Fahrtenbuch
Das Nutzen von Elektronik erleichtert es Ihnen, Ihr Fahrtenbuch zu führen, denn digital lassen sich die einzelnen Dokumentationen viel bequemer aufzeichnen. Sagen Sie adé zu klobigen Heften und begrüßen Sie Ihre digitale Fahrtenbuch App. Doch digitale Lösungen gibt es nicht nur für Fahrtenbücher – auch andere Bestandteile von Dienstreisen können Sie digital organisieren!
Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Arbeit weiter und verschlanken Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens: Mit Pleos Fahrtenbuch App inkl. Pauschalenberechnung und Rückerstattung wickeln Sie sämtliche Rückerstattungen schnell und einfach ab. Ob Spesen, Verpflegungskosten oder Kilometerpauschalen – die Pleo-App zentralisiert und vereinfacht die Verwaltung all Ihrer Rückerstattungen!
Pleo ist Ihr All-in-One-Partner für die digitale Ausgabenverwaltung. Unser Hauptanliegen ist es, Sie bei den vielen kleinen Datenerfassungen des Alltags zu entlasten. In unserer Fahrtenbuch App laden Ihre Mitarbeitenden die jeweiligen Rechnungen und Reiserouten einfach hoch und überlassen Pleo das Verbuchen (nach einer schnellen Freigabe durch Ihr Finanzabteilungs-Team natürlich!). In der App verwalten Sie zudem sämtliche Flottenkarten für Firmenwagen und können Rückerstattungen an Angestellt:innen in Auftrag geben. Auch das Exportieren in diverse Buchhaltungssysteme können Sie leicht über Pleo abwickeln. So macht die Digitalisierung interner Prozesse Spaß!
Fazit
Überlassen Sie Ihr steuerliches Schicksal nicht dem Fiskus. Die 1%-Regelung, die das Finanzamt bei der Besteuerung von Firmenwagen heranzieht, ist oft unverhältnismäßig und sorgt dafür, dass Sie jede Menge Geld verlieren. Beginnen Sie deshalb, ein Fahrtenbuch zu führen und Geld zu sparen. Elektronische Fahrtenbücher und Fahrtenbücher App sind dabei die beste Lösung für ein bequemes Fahrtenbuch-Management, das der Fiskus nicht beanstandet.
Mit der Pleo Fahrtenbuch App decken Sie nicht nur Ihr Fahrtenbuch, sondern auch sämtliche Rückerstattungen an Mitarbeiter:innen und sogar Flottenkarten ab. Steigen Sie noch heute auf digitale Lösungen um und kämpfen Sie nie wieder mit Papierfluten für das Finanzamt.
Häufig gestellte Fragen
Welches digitale Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert?
Fragen Sie sich, ob Ihr elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollten Sie in erster Linie dessen Manipulationssicherheit prüfen. Ist Ihr digitales Fahrtenbuch manipulationssicher und bietet einen Download in geschlossener Form an, sollten Sie keine Probleme mit dem Fiskus bekommen.
Welches elektronische Fahrtenbuch ist das beste?
Wir haben für Sie fünf der beliebtesten digitalen Fahrtenbuch Apps Deutschlands getestet. Im Direktvergleich konnten alle Anbieter mit einem Besonderheiten glänzen. Die Pleo Fahrtenbuch App würden wir jedoch Unternehmen empfehlen, die mehr als nur einen Unternehmensprozess digitalisieren und nicht in einer App-Flut ertrinken wollen.
Wie funktioniert das elektronische Fahrtenbuch?
Ein elektronisches Fahrtenbuch verfolgt die Bewegungen Ihres Firmenwagens via GPS, speichert diese in der Cloud und leitet diese anschließend an eine Fahrtenbuch-Software weiter. In dieser Software können Sie die Daten anschließend verwalten und für die Steuererklärung herunterladen.
Wann lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?
Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuches kann große steuerliche Ersparnisse gegenüber der 1%-Regelung einbringen. Außerdem trägt ein Fahrtenbuch in elektronischer Form zur Digitalisierung Ihres Unternehmens bei und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand signifikant.
