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Pleos GoBD-Checkliste

Deutschland … das Land der Bürokratie?

Wir wagen zu behaupten, dass in jedem Klischee auch ein Fünkchen Wahrheit steckt. Und beim Stichwort „Bürokratie“ fällt sicherlich jedem eine sogenannte „typische deutsche Geschichte“ ein. Ob das an einem weiteren deutschen Klischee der deutschen Ordnungswut liegt?

Aber wir schweifen ab.

Das eigentliche Ziel dieses Beitrages ist es, Ihnen das deutsche Regelwerkmonster „GoBD“ verständlich aufzubereiten. Wir erklären Ihnen, inwiefern jede Buchhaltung GoBD-konform zu sein hat – und geben Ihnen unsere praktische GoBD-Checkliste mit an die Hand.

Also, los geht’s.

Was bedeutet GoBD?

GoBD ist die Kurzform für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Für wen sind die GoBD relevant?

Die GoBD gelten uneingeschränkt für Groß- und Kleinunternehmen sowie für Selbstständige und Freiberufler:innen. Man könnte auch sagen: Die GoBD sind für alle relevant, die Gewinneinkünfte erzielen. Jeder Unternehmer ist für die Einhaltung der GoBD selbst verantwortlich.

Was bedeutet GoBD konform?

Eine Buchführung ist dann GoBD konform, wenn alle steuerrelevanten Dokumente (ganz gleich, ob in Papier- oder elektronischer Form) über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg …

  • nachvollziehbar,
  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht,
  • ordentlich und unverfälscht …

aufbewahrt werden.

Dementsprechend müssen also sämtliche Buchungen einzeln, vollständig und richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Das erfordert wiederum ein revisionssicheres Archivierungssystem.

Übrigens: USB-Sticks und Festplatten sind kein revisionssicheres Archivierungssystem. Und auch Cloud-Lösungen (wie etwa Dropbox) sind nicht komplett revisionssicher, da sie keinen Schutz vor Verfälschung bieten und nicht ausreichend nachvollziehbar machen, wann Dokumente erstellt, archiviert, geändert oder gelöscht wurden. Die beste Lösung ist folglich eine revisionssichere Archivierungssoftware.

Wie stelle ich GoBD-Konformität sicher?

Die meisten großen und bekannten Buchhaltungstools (Pleo eingeschlossen) agieren bereits GoBD konform.

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Damit Sie sich dessen selbst vergewissern können (und weil wir bei Pleo Checklisten lieben), kommt hier unsere ultimative GoBD-Checkliste.

Pleos GoBD-Checkliste

Allgemeine Anforderungen an Buchhaltungsprozesse

Die genauen Anforderungen der GoBD-Richtlinie an die Buchhaltung lassen sich in vier Teilbereiche unterteilen:

1. Anforderungen an das Kontroll- und Protokollumfeld

✔️ Es gibt ein internes Kontrollsystem.

✔️ Geschäftsvorfälle müssen progressiv und retrograd überprüfbar sein (damit sind zumeist Belege gemeint).

✔️ Grundsätze zur Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung werden eingehalten (mehr dazu weiter unten unter „Wie lassen sich die Grundsätze zur Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung konkret einhalten?“ ).

✔️ Verantwortliche Personen sind festgelegt.

✔️ Es gibt einen geregelten Datenzugriff (z. B. über Rechte und Mitwirkungspflichten).

Übrigens: Ein internes Kontrollsystem (IKS) klärt, wer auf Buchhaltungs- oder Kassensystem Zugriff hat. Es beinhaltet Schutzmaßnahmen gegen das Verfälschen von Dokumenten und bietet Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen (oftmals wird dieser Punkt durch Plausibilitätprüfungen und entsprechende Fehlermeldungen innerhalb der genutzten Buchhaltungssoftware erfüllt). Dementsprechend gehört zu einem IKS auch, dass niemals nur eine Person alleine über einen Geschäftsvorfall informiert ist, sondern mindestens zwei Personen – nur dann kann es zu Gegenkontrollen kommen.

2. Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsprozessen

✔️ Es sind Verarbeitungsprotokolle bzw. eine Verfahrensdokumentation vorhanden.

✔️ Dokumente müssen nachvollziehbar für einen sachverständigen Dritten sein.

✔️ Belege werden vollständig, richtig, nachvollziehbar, ordentlich und unverändert abgelegt.

✔️ Die Belegfunktion ist gewährleistet. (Es handelt sich um die Urschrift oder eine urschriftliche Kopie, der Beleg ist inhaltlich vollständig, gesichert und kann zugeordnet werden.)

Übrigens: Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst jeden Schritt von der Entstehung eine Geschäftsvorfalls bis zu seiner Reproduktion. Im Klartext also den kompletten Prozess, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, welche Systeme dabei zum Einsatz kommen, wer Zugriff auf diese hat,  was zum Schutz gegen Datenverfälschung und -Verlust getan wird und welche internen Kontrollen es gibt.

3. Anforderungen an die Datenintegrität

✔️ Daten werden auf einem sicheren Server aufbewahrt.

✔️ Daten sind unveränderbar und zeigen die Versionshistorie.

✔️ Daten müssen lesbar und indexiert sein.

✔️ Es wird unter geregelten Befugnissen gescannt.

✔️ Buchung und Beleg werden miteinander verknüpft.

4. Anforderungen an die Datenmigration

✔️ Bei Systemwechsel werden Daten vollständig migriert.

✔️ Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Hard- und Software werden eingehalten (6 bzw. 10 Jahre).

✔️ Daten werden in einem Archivsystem gelagert.

✔️ Daten sind während der Zeit der Aufbewahrung maschinell auswertbar. 

Wie lassen sich die Grundsätze zu Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung konkret einhalten?

Steuerrelevante Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordentlich und unverfälscht aufbewahrt werden. Aber was bedeutet das eigentlich konkret?

Dokumente sind nachvollziehbar aufbewahrt, wenn …

✔️ jede Buchung belegt ist,

✔️ Geschäftsvorfälle vom Beleg bis zur Steuererklärung und umgekehrt nachgewiesen werden können (= progressiv und retrograder Nachweis),

✔️ ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit über alle Geschäftsvorfälle einen Überblick verschaffen kann,

✔️ Dokumente dank einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation nachzuvollziehen sind.

Dokumente sind vollständig aufbewahrt, wenn …

✔️ … einzelne Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos dokumentiert sind,

✔️ sie sicher sind (sprich: nicht verloren oder beschädigt werden können),

✔️ sie technisch und organisatorisch kontrolliert werden können (z. B. bei einer Mehrfach- oder Lückenanalyse).

Dokumente sind richtig aufbewahrt, wenn …

✔️ archivierte Dokumente ihrem Original entsprechen,

✔️ sie kontenmäßig abgebildet werden,

✔️ sich Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß und lückenlos von ihrer Entstehung bis zur finalen Abwicklung verfolgen lassen.

Dokumente sind zeitgerecht aufbewahrt, wenn …

✔️ Geschäftsvorfälle zeitnah nach ihrem Entstehen erfasst werden,

✔️ unbare Buchungen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden,

✔️ bare Buchungen tagesgenau erfasst werden,

✔️ periodische Buchungen bis zum nächsten Monatsende erfasst werden.

Übrigens: Mit einer mobilen App wie Pleo erfassen Sie Belege überall und jederzeit.

Dokumente sind ordentlich aufbewahrt, wenn …

✔️ Buchungen einzeln, sachlich und kontiert dargestellt werden,

✔️ sie unmittelbar lesbar sind.

Übrigens: Bei diesem Punkt helfen DATEV- oder Elster-Schnittstellen sowie eine Such- und Filterfunktion im System. So findet die Finanzbehörde schnell alle notwendigen Informationen.

Dokumente sind unverändert aufbewahrt, wenn …

✔️ nachgewiesen werden kann, dass sie unverändert aufbewahrt werden,

✔️ Originalversionen von anderen relevanten Dokumenten unterschieden werden können und keine Löschungen oder Fälschungen vorliegen.


Das hört sich alles ziemlich kompliziert an? Wir empfehlen, sich von der Entstehung eines Geschäftsvorfalls bis zur Steuererklärung an einigen Beispiel vorzuarbeiten. Und: Die erste Kontrollinstanz umgehend nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls ist natürlich der Beleg.

Es macht also Sinn zunächst einmal zu checken, ob auf Ihren Belegen tatsächlich alles Erforderliche draufsteht.

Was muss auf Belegen stehen?

✔️ eindeutige Belegnummer

✔️ Belegaussteller und Empfänger

✔️ Betrag

✔️ Währung

✔️ Geschäftsvorfall (hinreichende Erläuterung)

✔️ Aussteller

✔️ Belegdatum

Was hat sich in den letzten Jahren an den GoBD geändert?

Die letzte Neufassung der GoBD wurde am 28.11.2019 veröffentlicht (Stand: März 2021). Die wichtigsten Änderungen sind:

1. Es ist erlaubt Belege digital mit dem Smartphone zu erfassen – was für ein Glück für uns. ;)

2. Wird eine elektronische Buchführung ins Ausland umgezogen, dürfen auch die Ursprungsbelege in Papierform mit umziehen.

3. Auf die Archivierung der Ursprungsfassung kann unter folgenden Umständen verzichtet werden:

Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden in ein digitales Inhouse-Format konvertiert und …

  • das Dokument wird hierbei weder bildlich noch inhaltlich verändert,
  • es gibt eine Verfahrensdokumentation über die Konvertierung,
  • Finanzbehörden muss ein Zugriff auf die Dokumente möglich sein, um diese maschinell auswerten zu können (6 bzw. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht und die Standorte der Server müssen garantiert sein).

4. Datenverarbeitungssysteme (also etwa Buchhaltungsprogramme) dürfen sowohl als Cloud-Lösung als auch als lokale Lösung genutzt werden.

Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen die GoBD?

Zwar ist die Einhaltung der GoBD Pflicht, aber Konsequenzen (wie etwa Steuernachzahlungen oder Bußgelder) haben Sie vor allem dann zu befürchten, wenn bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts aus einem Verstoß weitere Fehler resultieren (etwa eine Verfälschung der Vermögenslage).

Falls Ihnen jetzt der Kopf vor lauter Informationen schwirrt, haben wir gute Nachrichten: Pleo nimmt Ihnen eine ganze Reihe von Sorgen rund um die GoBD ab. Unsere Ausgabenlösung ist GoBD konform und lässt sich problemlos in alle gängigen Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder Lexoffice (die ebenfalls GoBD konform sind) integrieren.

Das hört sich gut an? Lernen Sie uns in einer Demo besser kennen.

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Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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