GoBD-konform arbeiten mit Pleos GoBD-Checkliste
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In diesem Beitrag …
- Was sind die GoBD?
- Für wen sind die GoBD relevant?
- Was bedeutet GoBD-konform?
- Warum lohnt sich GoBD-konforme Buchführung?
- GoBD-konforme Archivierung
- Was steckt hinter der GoBD-Zertifizierung?
- Auf welchen Gesetzen basieren die GoBD-Grundsätze?
- Wie setze ich eine GoBD-konforme Buchhaltung um?
- Welche Dokumente betreffen die GoBD?
- Bargeldeinzahlungen GoBD-konform dokumentieren
- Pleos GoBD-Checkliste
- Wie lassen sich die Grundsätze zu Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung konkret einhalten?
- Diese Angaben muss ein Beleg enthalten
- Was hat sich in den letzten Jahren an den GoBD geändert?
- Welche Systeme sind von den GoBD betroffen?
- Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen die GoBD?
- Mehr zum Thema GoBD
- Buchhaltungsintegration kann so einfach sein
Deutschland – das Land der Bürokratie?
Viele verbinden mit Deutschland eine große Ordnungswut. Handelt es sich dabei nur um ein Vorurteil oder ist das bittere Realität? Wir behaupten, dass die häufig verwendete Bezeichnung „Land der Bürokratie" mehr als nur ein Klischee ist. Zumindest ein Fünkchen Wahrheit steckt darin. ✨ Als Geschäftsinhaber:in oder in leitender Funktion eines Unternehmens haben Sie sicher bereits einige Erfahrungen mit staatlichen Vorgaben und Formalia gesammelt. Die deutsche Bürokratie verlangt insbesondere Selbstständigen und Firmen einiges ab … 🕴️
Auch das vermeintliche Regelmonster GoBD bestätigt diese Annahme auf den ersten Blick. 👹 Mit unserem Beitrag bereiten wir das Thema „GoBD” dennoch verständlich für Sie auf und helfen Ihnen so, die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ganz nach den Regeln des Bundesfinanzministeriums (BMF) zu gestalten. Unsere praktische GoBD-Checkliste zum Downloaden liefert Ihnen außerdem einige wertvolle Tipps zur GoBD-Konformität, durch die der Arbeitsalltag zukünftig etwas leichter wird. 🧚🏽♂️
Was sind die GoBD?
GoBD ist die Kurzform für die G rundsätze zur o rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von B üchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum D atenzugriff. 🗂️🔌
Bei diesem Regelwerk handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die das Bundesfinanzministerium entworfen hat. Die GoBD-Grundsätze haben zwei Vorgänger, die ähnlich kompliziert klingen: die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführunssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Wenn Sie mehr über diese ursprünglichen Fassungen erfahren wollen, lohnt sich ein Blick auf unseren Artikel über die GoBD-Grundsätze . Dort gehen wir noch mal genauer auf die Vorgänger der aktuellen Grundsätze ein! 🧐
Die GoBD hat zum Ziel, alle vorher bestehenden Regelungen zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten und Dateien zusammenzufassen und regelmäßig zu aktualisieren. Auch wenn die ausgeschriebene Form erst mal unheimlich kompliziert klingt, hat das Verfahren vorwiegend eines zum Ziel: Die vielfältigen und komplexen buchhalterischen Vorgänge endlich einfacher zu gestalten! 🔥
Für wen sind die GoBD relevant?
Das Bundesfinanzministerium ist hier recht deutlich: Laut einem Schreiben von November 2011 ist für die GoBD für jede:n Steuerpflichtige:n relevant! Auch wenn Sie Ihre Buchführung oder Aufzeichnung auslagern und zum Beispiel an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater abgeben, sind allein die Geschäftsführenden Ihres Unternehmens für die Einhaltung der GoBD verantwortlich. 🙇🏽
Was bedeutet GoBD-konform?
Ihr Unternehmen handelt GoBD-konform, wenn Sie die Ordnungsvorschriften des GoBDs über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg einhalten. Hiervon betroffen sind alle steuerlich relevanten Dokumente, egal ob elektronisch oder in Papierform aufbewahrt.
Warum lohnt sich GoBD-konforme Buchführung?
Die gesetzlichen Regelungen helfen Ihrem Finanzamt, eine präzise Übersicht über Ihre Einkünfte und Ausgaben zu erlangen. Dadurch ist die Behörde in der Lage, im Rahmen einer Betriebsprüfung Ihre bisherigen Steuerangaben zu prüfen. Grundsätze wie die Unveränderbarkeit von Rechnungen verhindern zudem, dass Unternehmen die Steuerzahlungspflicht durch nachträgliche Fälschungen umgehen.
GoBD-konforme Archivierung
Um eine GoDB-konforme Buchhaltung und Archivierung 🗃️ vorzuweisen, sollten Sie einige wichtige Kriterien erfüllen. Alle steuerrelevanten Dokumente in Papierform oder elektronischer Form müssen Sie ...
- nachvollziehbar,
- vollständig,
- richtig,
- zeitgerecht,
- ordentlich
- und unverfälscht
... aufbewahren. Diese Standards gelten nicht nur für ein, zwei Monate, sondern für die gesamte Aufbewahrungsfrist!
Die GoBD-Vorschriften besagen außerdem, dass Sie sämtliche Buchungen einzeln, korrekt und unveränderbar erstellen müssen. Das erfordert eine systematische Herangehensweise, eine gewissenhafte Pflege Ihrer Buchhaltung und ein revisionssicheres Archivierungssystem. Klingt alles ganz schön anstrengend, oder? Aber keine Sorge, wir halten noch einige Lösungen bereit, die Ihnen diese Vorgänge garantiert erleichtern! 💡
Was steckt hinter der GoBD-Zertifizierung?
Vielleicht ist Ihnen im Kontext des Kaufes eines Kassensystems oder einer Software auch schon mal die sogenannte GoBD-Zertifizierung zu Ohren gekommen? Wir fragen uns: Gibt es eine solche Zertifizierung tatsächlich? Die Antwort lautet: Nein.
Allerdings gibt es seit 2021 eine Neuerung der GoBD: die Zertifikatspflicht für Kassen. Demnach müssen alle Kassen GoBD-konform arbeiten. Ob ein Kassensystem GoBD-konform arbeitet, können Sie in der Regel der Website der Kassen-Anbieter entnehmen. 👁️🗨️
Bisher gibt es keine offizielle Zertifizierung, die Ihnen garantiert, dass ein Kassensystem oder eine Software auch wirklich auf die gesetzlichen Vorgaben zur GoBD-Konformität ausgerichtet ist. Wenn Sie sich also ein neues System zulegen, müssen Sie selbst prüfen, ob dieses auch wirklich GoBD-konform arbeitet. Allein der Erwerb eines solchen Zertifikates durch den Kauf einer Kasse oder Software schützt Sie also noch lange nicht vor unangenehmen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Geschäftsführer:innen sind selbst in der Verantwortung, die GoBD-Konformität ihrer Unterlagen zu gewährleisten.
Auf welchen Gesetzen basieren die GoBD-Grundsätze?
Sie wälzen gern Gesetze? Dann haben wir hier was für Sie. 🥳 Die GoBD-Grundsätze werden in der Abgabeordnung und den Einzelsteuergesetzen auch gesetzlich festgehalten. Konkret sind diese in den folgenden Gesetzen geregelt:
- 41 EstG
- § 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO
- 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7
Wie setze ich eine GoBD-konforme Buchhaltung um?
Die meisten Unternehmen nutzen für ihre Buchführung eine professionelle Buchhaltungssoftware oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), welche die Arbeit um einiges erleichtert. Hier haben wir eine gute Nachricht für Sie: Die meisten großen und bekannten Buchhaltungstools ( Pleo eingeschlossen ) agieren bereits GoBD-konform. Dadurch sorgen Sie automatisch für eine GoBD-konforme Verbuchung und Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen. Besser geht’s nicht! 🦄
Trotz dieser automatisierten Unterstützung empfehlen wir Ihnen, sich näher mit den Vorgaben der GoBD auseinanderzusetzen! So stellen Sie sicher, dass Sie bei der Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Buchhaltung keine Regeln missachten.
Welche Dokumente betreffen die GoBD?
Die GoBD sollten Sie für all Ihre Unterlagen beachten – zumindest, insofern sie besteuert werden! Auch hierfür gibt es natürlich einen passenden Paragrafen, der ganz genau regelt, welche Daten besteuert werden: § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung. Laut diesem Paragrafen zählen zu den besteuerungspflichtigen Dokumenten:
- Bücher
- Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- Buchungsbelege
- Geschäftsbriefe
- Eingangsbriefe
Übrigens kann es auch sein, dass Sie sogar Ihre E-Mails archivieren müssen! Das ist zumindest dann der Fall, wenn Sie und Ihre Geschäftspartner:innen Geschäftsbriefe und Vorgänge per Mail hin- und herschicken. 📧
Bargeldeinzahlungen GoBD-konform dokumentieren
Erhalten Sie Bargeldeinzahlungen, so müssen Sie diese laut GoBD immer tagesaktuell aufzeichnen. Aber vorsichtig vor einer Aufzeichnung à la Kraut und Rüben! 🥕 Es ist besonders wichtig, dass Sie Ihre Einnahmen chronologisch erfassen. So geht bei der Aufzeichnung nichts verloren und das Finanzamt bleibt zufrieden.
Pleos GoBD-Checkliste
Mit unserer ultimativen GoBD-Checkliste sorgen wir dafür, dass Sie und Ihre Finanzverwaltung in Zukunft bei der Buchhaltung an alles (ja, wirklich alles!) denken. Die Checkliste können Sie hier übrigens auch kostenlos downloaden!
Auch wenn zunächst alles wie ein Dickicht aus Regeln 🌳 klingt, versprechen wir Ihnen, dass Sie schon bald sicher am Ziel sein werden. Und los geht’s! 🏁
Allgemeine Anforderungen an Buchhaltungsprozesse
Die Regelungen der GoBD-Richtlinie für die Buchhaltung, Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung lassen sich in vier Teilbereiche unterteilen – die Anforderungen an die GoBD beziehen sich auf diese Segmente:
- Kontroll- und Protokollumfeld
- Dokumentation von Geschäftsprozessen
- Datenintegrität
- Datenmigration
Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht, welchen Vorgaben Sie in diesen Segmenten folgen sollten.
1. Anforderungen an das Kontroll- und Protokollumfeld
- Ihr Buchhaltungsprogramm ermöglicht ein internes Kontrollsystem, mit dem Sie unter anderem Zugriffsrechte verteilen und einzelne Zugriffe nachvollziehen können.
- Geschäftsvorfälle müssen sich progressiv und retrograd überprüfen lassen. Das ist vorrangig für Belege wie Rechnungen relevant.
- Sie ber