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Wir bringen großartige Neuigkeiten für deutsche Unternehmen: Pleo ist jetzt zu 100% papierlos und entspricht zu 100% den Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen.

Wenn wir einen neuen Markt betreten, liegt es uns sehr am Herzen, darauf zu hören, was potenzielle Kunden sich wünschen. Und in Deutschland hörten wir oft eine Frage: Muss ich meine physischen Belege noch aufbewahren, wenn ich Pleo benutze?

Bisher war die Antwort ja. Aufgrund der Gesetzgebung mussten die Dokumente 10 Jahre nach dem Kauf auch in physischer Form aufbewahrt werden.

Aber die Dinge haben sich geändert. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wurden überarbeitet, sodass digitale Kopien nun von den Behörden vollständig akzeptiert werden. Mit anderen Worten, ja! Sie können den Original-Papierbeleg wegwerfen, solange Sie eine digitale Kopie in Pleo gespeichert haben.

„Dies ist ein großer Schritt nach vorne für Pleo in Deutschland, auf den wir seit einigen Monaten hinarbeiten. Es ist ein großer Umbruch für den Prozess, wie Unternehmenskosten heute abgerechnet werden. Wir hoffen, dass dies wesentlich dazu beiträgt, eine neue Richtung für die Zukunft der Arbeit aufzuzeigen.“ Nicolai Bahmann, Legal and Compliance Officer – Pleo

Um die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern, stellt Pleo eine gesetzlich vorgeschriebene, GoBD-konforme Datensicherung von 10 Jahren sicher. Und es wird noch besser: Die neuen Grundsätze können für das Steuerjahr 2019 angewendet werden.

Sie gelten auch für Ausgaben, die entstehen, wenn sich Mitarbeiter außerhalb Deutschlands auf Geschäftsreisen befinden.

Nächste Schritte

Machen Sie immer ein Foto von Ihrer Quittung und gleichen Sie sie mit den Kosten in Pleo ab (d.h. machen Sie einfach so weiter wie bisher!).

Denken Sie dann darüber nach, eine Unternehmensrichtlinie für die Aufbewahrung von physischen Belegen festzulegen. Es könnte eine große Veränderung für Ihren derzeitigen Prozess bedeuten. Sie können jedoch guten Gewissens eine Umstellung vornehmen, denn es ist gesetzeskonform, die digitalen Belege in Pleo zu speichern.

Haben Sie Fragen?

Bitte nehmen Sie Kontakt auf! Schicken Sie uns eine E-Mail an compliance@pleo.io und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Uta Weiss

Sales Team Lead, Germany