Zum Inhalt springen

Geld sparen beim Geld ausgeben? Erfahren Sie mehr über Pleos Cashback-Angebot.

Wollen Sie zu pleo.io?

Eine Demo buchen
files office content

Ausgabenverwaltung

GoBD: Komplexe Grundsätze leicht erfüllt

Als Unternehmer:in müssen Sie Bücher führen und viele Geschäftsvorfälle aufzeichnen und aufbewahren. Dabei dürfen Sie aber nicht vorgehen, wie es Ihnen gefällt. ☝
Die GoBD machen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung und besitzen in der Praxis der Buchhaltung eine hohe Relevanz. Sie denken jetzt „G … o … B … was?” Kein Problem! Wir bringen Sie auf den aktuellen Wissensstand und verraten Ihnen, wie Sie sich das Leben mit cleverem Softwareeinsatz ganz schön erleichtern können.

Was bedeutet GoBD?

Ganze achtmal haben wir in diesem Artikel nun schon die Abkürzung GoBD (jetzt neunmal!) verwendet. Es ist jetzt dringend an der Zeit, Ihnen die Bedeutung von GoBD näherzubringen.
GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Wow, das ist echt tierisch lang, oder? Um Ihnen und uns Zeit zu sparen, bleiben wir lieber bei der knackigen Abkürzung. Dabei verbirgt sich dahinter vieles, was für Arbeitgeber:innen in der Praxis der Buchhaltung von großer Bedeutung ist.

Was steckt hinter den GoBD?

Die GoBD sind für eine große Zielgruppe relevant. Dazu gehören Groß- und Kleinunternehmer:innen genauso wie Selbstständige und Freiberufler:innen. In den GoBD ist geregelt, welche Prinzipien Unternehmer:innen grundsätzlich bei ihren Büchern und Aufzeichnungen beachten müssen. Denn nur dann ist sichergestellt, dass die Finanzbehörden die Unterlagen für steuerliche Beweiszwecke anerkennen. ☝

Hinweis: Die GoBD können also auch gelten, wenn keine Buchführungspflicht besteht.

Wer ist verantwortlich für die Einhaltung der GoBD?

Für die Einhaltung der GoBD sind Sie als Unternehmer:in immer selbst verantwortlich. Das bedeutet, dass Sie die Verantwortung nicht einfach an ihre Steuerberater:in übertragen können. Es führt also leider kein Weg daran vorbei, selbst darauf zu achten, dass in der Buchhaltung alles ordnungsgemäß vonstattengeht. 🦸‍♂️

Belege von Kund:innen, ausgestellte Quittungen, Mitarbeitende, die Spesen abrechnen wollen oder Belege von Dienstreisen einreichen: Die Zahl der zu erfassenden und zu kontrollierenden Daten ist groß. Daher kann die ordnungsgemäße Einhaltung der GoBD für die Buchführung zu einer riesigen Herausforderung werden. 

Kurze Vorstellung: Das waren die Vorgänger der GoBD

„GoBD” war nicht die erste komplizierte Abkürzung für Regelungen zur ordnungsgemäßen Buchführung. Die beiden Vorgänger der GoBD waren die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Im Jahr 2015 haben die GoBD diese beiden Vorschriften abgelöst.

Das bedeutet jedoch nicht, dass GoBS und GDPdU keine Relevanz mehr haben. ❗ Tatsächlich sind beide weiterhin gültig für alle buchhalterischen Dokumente und Daten mit Erstellungsdatum vor dem 01.01.2015. Ganz aus dem Gedächtnis streichen können Sie diese Vorschriften in Ihrem Unternehmen also noch nicht.

Die wichtigsten Prinzipien im Überblick

Wenn Sie Ihre Bücher gemäß der GoBD führen, gilt es einige Grundprinzipien zu berücksichtigen. Diese gelten für Bücher in Papier- und elektronischer Form. 📄💻

Bereiche, die das GoBD umfasst

Um GoBD-konform zu arbeiten, sind drei Dinge erforderlich: der richtige Softwareeinsatz, die revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation. Keine Angst, wenn Sie vor lauter Abkürzungen und Grundsätze nichts damit anfangen können. Im Folgenden sehen wir uns alle drei Punkte kurz genauer an.  

Einsatz von Software gemäß der GoBD

In den GoBD sind Grundsätze festgehalten, wie sich eine ordnungsmäßige Buchführung durch Softwaresysteme umsetzen lässt und was dafür erforderlich ist. Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, muss diese also unbedingt GoBD-konform sein.

Revisionssichere Archivierung

Die Archivierung alleine reicht nicht aus, sie muss zudem auch revisionssicher sein. Das bedeutet, dass sich einmal gespeicherte Dokumente nicht mehr verändern oder löschen lassen dürfen. Das ist wichtig, damit der oder die Betriebsprüfer:in die Unterlagen später einsehen kann. 👩‍🏫

Vollständige Verfahrensdokumentation

Für alle Steuerpflichtigen sehen die GoBD die Pflicht zur Verfahrensdokumentation vor. Es muss sich daraus klar erkennen lassen, wie der Inhalt, Aufbau und Ablauf sowie das Ergebnis der Datenverarbeitungsverfahren aussehen. Und weil genau diese Verfahrensdokumentation so entscheidend ist, haben wir ihr nachfolgend ein paar zusätzliche Absätze gewidmet.

GoBD-Verfahrensdokumentation: Was steckt dahinter?

Stellen Sie sich  schon jetzt darauf ein, dass der oder die Betriebsprüfer:in eine Verfahrensdokumentation von Ihnen verlangt. Diese wird laut GoBD nämlich von allen Steuerpflichtigen gefordert. Warum denn aber eigentlich? 🤔
Die Verfahrensdokumentation soll sicherstellen, dass Sie mit allen Erfassungen, Verbuchungen, Verarbeitungen und sonstigen Vorgängen den Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung genügen. Oder kurz gesagt: Dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform arbeitet.

Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation hängt in der Praxis von vielen Faktoren ab. Nicht jede:r muss den gleichen Aufwand treiben, um den Anforderungen der GoBD zu genügen. Am einfachsten haben es Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unterhalb von 17.500,00 EUR. Hier können die Anforderungen abhängig von der tatsächlichen Unternehmensgröße geringer ausfallen.

Ansonsten bestimmen Faktoren wie das eingesetzte Datenverarbeitungssystem oder die Komplexität und der Diversifikationsgrad der Geschäftstätigkeit die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Keine Panik, wenn sich jetzt wieder Fragezeichen breit machen. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben mittlerweile gemeinsam eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, an der Sie sich orientieren können. 😌 

Das gehört alles zur Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation setzt sich laut GoBD und nach Ansicht der Finanzverwaltung aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

  • Prozessablauf der digitalen Buchführung: Hier sind auch die vorgelagerten Systeme zu berücksichtigen. 👩‍💻
  • Anwenderdokumentation: Aus ihr müssen alle Prozessschritte im Unternehmen ersichtlich sein. Diese muss für alle Systeme vorlegbar sein. 📁
  • Technische Systemhandbücher: Diese müssen für jede Software verfügbar sein. 📘
  • Unternehmensbeschreibung: Diese kann zum Beispiel in Form einer Präsentation erfolgen. 👨‍🏫

Nehmen Sie Änderungen an Ihrer Verfahrensdokumentation vor, müssen diese historisch nachvollziehbar bleiben.

Hinweis: Auch wenn Ihre Verfahrensdokumentation fehlt oder nicht allen Anforderungen genügt, bedeutet das noch lange nicht, dass dadurch gleich Ihre ganze digitale Buchhaltung umsonst war. Das gilt zumindest, solange die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. 

Das sind die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Einige grundsätzliche Anforderungen sind für jede ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu beachten. Dazu gehört die Verständlichkeit. Eine dritte Person sollte nicht viel Zeit brauchen, sich anhand Ihrer Dokumentation im System zurechtzufinden. Denken Sie also daran, dass sich die Verfahrensdokumentation immer an den oder die Prüfer:in richtet. 🧠

Wie erfassen und verarbeiten Sie die Belege in Ihrem Unternehmen und wie bewahren Sie diese auf? Diese Fragen müssen Sie gerade in Hinblick auf die elektronischen Rechnungen, Quittungen und Co klar beantworten können. Durch eine neue Regelung dürfen diese nämlich nun auch mit dem Smartphone erfasst werden. 📱

Ihre Verfahrensdokumentation muss zeigen, wer Zugriff auf die Daten hat und was Sie gegen Datenmanipulationen unternehmen. Welche IT-Systeme setzen Sie im Unternehmen ein und  mit welchen internen Kontrollsystemen (IKS) arbeiten Sie, um die festgelegten Vorgehensweisen auch einzuhalten? 🔎

Die beste Verfahrensdokumentation nutzt wenig, wenn sie nicht den Verfahren entspricht, die Sie in der Praxis tatsächlich einsetzen. Zu den Anforderungen gehört also, dass hier eine Deckungsgleichheit besteht. Nur wenn Sie den Inhalt der GoBD wirklich leben, betreiben Sie eine ausreichende Verfahrensdokumentation. 🐱‍🏍

Damit Sie nichts vergessen: Hier gelangen Sie zu unserer GoBD-Checkliste. Mit dieser Checkliste kann Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt abhaken, ob auch alle  Grundsätze eingehalten werden. Wir machen das Regelwerkmonster GoBD verständlich und helfen Ihnen dabei, allen Anforderungen zu genügen. 👾

Pleos GoBD-Checkliste

Fazit: GoBD-konform? Mit Pleo kein Problem

Unsere Ausführungen zu den GoBD zeigen vor allem eines: Die Materie ist komplex  – bei der Umsetzung alles richtigzumachen ist umso komplexer. Wenn Sie sich das Leben in Ihrem Unternehmen erleichtern möchten, steht Pleo Ihnen zur Seite – zum Beispiel mit unserer Buchhaltungsintegration. Egal, welches Buchhaltungstool Sie nutzen: Ihre Belege und Ausgaben lassen sich mit Pleo ganz einfach synchronisieren. Dabei gehört GoBD-Konformität bei unseren Anwendungen zu den absoluten Grundvoraussetzungen. 🦸‍♂️

Entscheiden Sie sich für die smarte Lösung in der Buchhaltung. Pleo bietet Ihnen einfache Tools für papierlose Abrechnungen und reduziert den internen Aufwand bei der Führung der Buchhaltung an entscheidenden Stellen. So ist nicht nur für Sie alles übersichtlicher, Sie entlasten auch Ihre Mitarbeiter:innen. 🧘‍♀️

Egal, ob kleines oder großes Unternehmen: Pleo ist für alle gemacht. Wenn Sie Pleo mit Ihrem Buchhaltungstool verbinden, ist alles nachvollziehbar, vollständig und richtig, egal, wie Sie geschäftlich aufgestellt sind. 💪

Mit Pleo entscheiden Sie sich für eine ordentliche und unverfälschte Führung Ihrer Buchhaltung. Moderne Software nimmt Ihnen lästige Arbeit ab, sodass Sie sich auf die wichtigen Dinge auf Ihrem Schreibtisch konzentrieren können. Dabei agieren wir GoBD-konform und sind damit die richtige Wahl für alle, die lästige Buchhaltung ordnungsgemäß, aber dennoch lässig lösen möchten. 😎

Ähnliche Beiträge

Verpassen Sie keinen Beitrag

Abonnieren Sie unseren Newsletter für die brandaktuellsten Pleo-Updates.