A1-Bescheinigung bei Dienstreisen ins EU-Ausland

Ihr Produkt ist so sehr gefragt, dass Sie auch Kundschaft in anderen EU-Staaten haben? Herzlichen Glückwunsch! Das ist sicherlich gut für Ihren Umsatz, bedeutet für Besuche bei Ihrer ausländischen Kundschaft aber zusätzlichen Aufwand. Warum? Sie benötigen entsprechenden Versicherungsschutz. Auch wenn Ihnen das Thema Versicherung sicherlich nicht zuerst in den Sinn kommt, sollten Sie es nicht vergessen. An dieser Stelle kommt die A1-Bescheinigung ins Spiel. Die A1-Bescheinigung ist bei Rechtsfällen essenziell und muss bei jeder Dienstreise in EU-Mitgliedsstaaten mitgeführt werden.

Damit Sie auf der nächsten Dienstreise in andere EU-Staaten keine rechtlichen Probleme bekommen, haben wir alles Wissenswerte zur A1-Bescheinigung für Sie zusammengefasst. 😌

A1-Bescheinigung: Was ist das eigentlich?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweis, der zeigt, dass Arbeitnehmer:innen bei Entsendungen ins EU-Ausland in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Diese Entsendebescheinigung müssen sowohl Angestellte als auch verbeamtete Personen und Selbstständige erbringen. Wenn die Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht vorgelegt werden kann, können Bußgelder und doppelte Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. 😱
Das liegt daran, dass für Arbeitnehmer:innen bei Entsendungen gemäß den Gesetzen der Europäischen Union nur die Vorschriften eines Landes zur sozialen Sicherheit gelten. In den meisten Fällen ist es das Land, in dem die Beschäftigten dauerhaft arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeitenden also nicht nachweisen können, dass sie in Deutschland arbeiten, müssen Sie Beiträge für den bereisten EU-Mitgliedsstaat nachzahlen.

Bei einer Entsendung zu Kundschaft im Ausland muss daher bei jeder Tätigkeit innerhalb der EU, der Schweiz oder in einem der Mitgliedsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraums eine gültige A1-Bescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung beantragt werden. ☝

Wo genau gilt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist in diesen Mitgliedsstaaten der EU bzw. des EWRs gültig:

• Belgien 🇧🇪
• Bulgarien 🇧🇬
• Dänemark 🇩🇰
• Estland 🇪🇪
• Finnland 🇫🇮
• Frankreich 🇫🇷
• Griechenland 🇬🇷
• Großbritannien 🇬🇧
• Irland 🇮🇪
• Island 🇮🇸
• Italien 🇮🇹
• Kroatien 🇭🇷
• Lettland 🇱🇻
• Liechtenstein 🇱🇮
• Litauen 🇱🇹
• Luxemburg 🇱🇺
• Malta 🇲🇹
• Niederlande 🇳🇱
• Nordirland
• Norwegen 🇳🇴
• Österreich 🇦🇹
• Polen 🇵🇱
• Portugal 🇵🇹
• Rumänien
• Schweden 🇸🇪
• Schweiz 🇨🇭
• Slowakei 🇸🇰
• Slowenien 🇸🇮
• Spanien 🇪🇸
• Tschechische Republik 🇨🇿
• Ungarn 🇭🇺
• Zypern 🇨🇾

Warum ist die A1-Bescheinigung so wichtig?

Es gibt mehrere Gründe, warum die A1-Bescheinigung bei einer Entsendung zu Kundschaft in einem anderen EU-Mitgliedsstaat so wichtig ist. Damit Sie diese nicht mühsam recherchieren müssen, haben wir sie hier kurz aufgelistet ☑: 

• Wenn entsendete Personen ihren Sozialversicherungsstatus nicht nachweisen können, zählen laut Territorialprinzip die im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Dadurch müssen die Arbeitgeber:innen eventuell zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge zahlen. 💸
• Durch eine gültige A1-Bescheinigung sehen die Kontrollierenden, ob für eine erwerbstätige Person das Recht des Entsendestaates oder das Recht des EU-Ziellandes anzuwenden ist. 👩‍⚖️
• Die A1-Bescheinigung ist vor allem auch dann nützlich, wenn Arbeitnehmende in mehreren EU-Staaten gleichzeitig arbeiten. Durch Vorlage der Bescheinigung werden eine Beitragszahlung in mehreren Mitgliedsstaaten und ein Wechsel zwischen den verschiedenen Sozialversicherungssystemen umgangen. 🔄
• Außerdem wird die Vorlage von A1-Bescheinigungen derzeit verstärkt kontrolliert. Grund dafür sind neue Vorschriften zur Eindämmung von Schwarzarbeit und Lohndumping. 🕵️‍♂️

Wer beantragt die A1-Bescheinigung: Arbeitgeber:in oder Mitarbeiter:in?

Wir haben eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie. Die Schlechte zuerst: Sie als Arbeitgeber:in müssen sich um die Beantragung der Bescheinigung kümmern. Die Gute: Ihre Mitarbeitenden können sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. 🤓
Das gilt seit 2021 auch für verbeamtete und ihnen gleichgestellte Personen sowie für Selbstständige. Wenn die Deutsche Rentenversicherung für die Ausstellung der Bescheinigung zuständig ist, muss der oder die Antragstellende unbedingt die Rentenversicherungsnummer der entsendeten Person im Antrag aufführen. Die Angabe muss auch erfolgen, wenn ein Selbstständiger Kundschaft innerhalb des EWR besucht oder wenn eine verbeamtete Person eine Dienstreise ins EU-Ausland unternimmt. ✈️

Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt?

Seit dem 1. Juli 2019 kann die A1-Bescheinigung für Arbeitnehmende aus der Privatwirtschaft nur noch online beantragt werden. 💻
Das gilt seit dem 1. Januar 2022 auch für Beschäftigte aus dem öffentlichen Dienst, für andere verbeamtete Personen und für das Personal auf Hochseeschiffen, das bei einem deutschen Unternehmen angestellt ist.

Auf welchem Weg beantragen Arbeitgeber:innen oder Ämter die Bescheinigung?

Unternehmen und Ämter haben zwei Möglichkeiten, die A1-Bescheinigung für ihre Beschäftigten zu beantragen:

1. hauseigene Entgeltabrechnungssoftware
2. elektronischer Antrag über sv.net

Die Entgeltabrechnungssoftware übermittelt den Antrag auf die Ausstellung der A1-Bescheinigung an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Das Portal sv.net stellt eine Ausfüllhilfe für den elektronischen Antrag bereit. Nach Prüfung der eingetragenen Daten und Erfüllung aller erforderlichen Voraussetzungen erhalten die Arbeitgeber:innen die A1-Bescheinigung online zugesandt. Ganz einfach also! 🤩

Wer stellt die A1-Bescheinigung aus?

Es gibt unterschiedliche Ansprechpartner:innen, die für die Ausstellung der A1-Entsendebescheinigung zuständig sind. Die verantwortliche Stelle hängt von der Krankenversicherung der Mitarbeiter:innen ab, die ins Ausland geschickt werden sollen:

• Krankenkasse: Wenn die entsendete Person freiwillig, über eine Familienversicherung oder im Rahmen der Pflichtversicherung Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist, ist die jeweilige Krankenkasse für die Ausstellung der A1-Bescheinigung zuständig. 🍁
• Rentenversicherungsträger: Die deutsche Rentenversicherung stellt die A1-Bescheinigung für die entsendeten Personen aus, die einer privaten Krankenversicherung angehören, aber nicht über eine berufsständische Versorgungseinrichtung abgesichert sind. 🧓
• Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): An die ABV müssen sich Arbeitgeber:innen und Selbstständige wenden, wenn die entsendete Person privat krankenversichert ist und einer berufsständischen Versorgungseinrichtung angehört. Dazu zählen unter anderem Architekt:innen, Anwälte und Anwältinnen, Steuerberater:innen, Ärzte und Ärztinnen und Ingenieur:innen. 👥
• Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV): Wenn Angestellte oder Selbstständige regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten erwerbstätig sind, ist der GKV-Spitzenverband der zuständige Ansprechpartner für die A1-Bescheinigung. Die sogenannte gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit bedeutet, dass eine entsendete Person regelmäßig mindestens einen Tag im Monat oder fünf Arbeitstage pro Quartal bei Kundschaft in mindestens zwei Ländern tätig ist. Ansprechpartner beim GKV-Spitzenverband ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). 🛫

Wann und wie bekomme ich die Bescheinigung?

Das Gesetz legt fest, dass die zuständigen Stellen maximal drei Arbeitstage Zeit haben, um einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung zu bearbeiten.❗ Wenn alle Angaben vollständig und richtig sind, können Sie die Bescheinigung in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm aufrufen und ausdrucken. Wenn Sie für die Beantragung das Portal sv.net nutzen, finden Sie die Bescheinigung im Postfach.

Wie lange ist die A1-Bescheinigung gültig?

Bei einem einmaligen oder befristeten Auslandseinsatz endet die Gültigkeit der A1-Bescheinigung mit Beendigung des Auftrags. Dauert die Beschäftigung bei der Kundschaft im Ausland länger oder muss wiederholt werden, kann dieselbe Entsendebescheinigung für maximal 24 Monate genutzt werden.

Nur ein kurzes Meeting oder eine kurzzeitige Dienstreise im Ausland: Brauche ich die A1-Bescheinigung dann auch?

Ja, auch für ein kurzes Meeting bei ausländischer Kundschaft benötigen Sie eine A1-Bescheinigung. Sobald Sie über die Grenze fahren, sind Sie nicht mehr in Deutschland tätig. Um innerhalb Europas nachzuweisen, dass Sie trotzdem nach deutschem Recht sozialversichert sind, muss die Entsendebescheinigung vorgelegt werden. Ansonsten kann es zu einem Bußgeld kommen und Ihr Unternehmen muss doppelte Beiträge zur Sozialversicherung sowohl in Deutschland als auch im Ausland zahlen. 💸 

Außerdem können die Kontrollierenden der EU-Mitgliedsstaaten verlangen, dass Sie sofort Ihre Teilnahme an dem Meeting beenden. ❌

A1-Bescheinigung auch bei Transit?

Stichwort Österreich: Das Land ist für Geschäftsreisende nach Italien häufig ein Transitland. Da stellt sich die Frage, ob auch in diesem Fall eine A1-Bescheinigung vorgelegt werden muss. Die Antwort lautet in den meisten Fällen: Nein. 🙅‍♀️
Wenn es sich lediglich um eine Durchfahrt durch Österreich handelt, muss keine A1-Bescheinigung beantragt werden. Das gilt auch dann, wenn die entsendete Person auf der Fahrt von Deutschland nach Italien kurz in Österreich anhält, um ein geschäftliches Telefonat zu führen oder eine E-Mail zu beantworten. Die Transitregelung ist selbstverständlich auch für andere Länder gültig.

Anders sieht es bei Fernfahrerer:innen aus, die Waren von Deutschland durch ein anderes Land zum Empfängerland transportieren. Hier stellt der Transit eine übliche Berufstätigkeit dar und die A1-Bescheinigung muss mitgeführt werden. 🚚

Wird für Drittstaatsangehörige auch eine A1-Bescheinigung ausgestellt?

Drittstaatsangehörige sind Personen, die keine EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit haben. Die meisten Länder haben durch Unterzeichnung der Drittstaatsangehörigenverordnung VO (EU) 1231/2010 geregelt, dass für diese Personen auch eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann. 

Drittstaatsangehörige, die die Grenzen verschiedener Mitgliedsstaaten überschreiten, müssen nachweisen, dass sie für Arbeitgeber:innen tätig sind, die in einem dieser Mitgliedsstaaten ansässig sind. Außerdem müssen Sie einen rechtmäßigen Wohnsitz in einem Mitgliedsstaat vorweisen können. Dann haben auch sie Anspruch auf eine A1-Bescheinigung. 💪

Was ist mit Ländern, in denen andere Bescheinigungen nötig sind?

Es gibt auch Länder, in denen Ihre Mitarbeitenden andere Bescheinigungen als die A1-Bescheinigung für eine Dienstreise benötigen. Dies ist zum Beispiel im Falle einer Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z. B. die USA oder China) erforderlich. Diese Bescheinigung kann derzeit aber nicht elektronisch beantragt werden. Sie wird grundsätzlich von der Einzugsstelle (Krankenkasse) ausgestellt, an die die Beiträge zur Rentenversicherung gezahlt werden. Personen, die ihre Rentenversicherungsbeiträge nicht an die Krankenkasse zahlen (z.B. Beamte und Selbstständige), können sich an den DRV Bund wenden. Dieser stellt eine entsprechende Bescheinigung aus. 🧾

Für das sogenannte „vertragslose Ausland“ (z. B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigung. Das bedeutet: Ob die deutschen Rechtsvorschriften bei vorübergehender Beschäftigung im vertragslosen Ausland gelten, müssen Sie als Arbeitgeber:in selbst prüfen. ❗

Pleo hilft auch bei Dienstreisen

Bei einer Entsendung innerhalb der EU ist die A1-Bescheinigung wichtig, um Bußgelder, Arbeitsverbote oder doppelte Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitgeber:innen zu vermeiden. Im Zusammenhang mit einer Dienstreise fallen aber weitere Reisekosten für Verpflegung, Unterkunft und andere Dienste an. Um den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale & Co. erstattet zu bekommen, müssen Ihre Mitarbeiter:innen während der Entsendung jeden Beleg akribisch aufheben. Doch da kann schnell mal etwas verloren gehen! Was, wenn wir Ihnen sagen, dass sich dieses Problem ganz leicht lösen lässt? 😦

Mit Pleo haben Sie alle Ausgaben im Blick – auch wenn Ihre Mitarbeitenden ihrer Tätigkeit im Ausland nachgehen. Fetch hilft Ihnen zusätzlich, Ihre E-Mails nach Belegen zu durchsuchen – Sie müssen diesen Aufwand also nicht mehr selbst betreiben. 😎
Obendrauf kann Ihnen mit unserer digitalen Belegerfassung auch kaum mehr ein Beleg durch die Lappen gehen. Ihre Buchhaltung wird sich freuen! 🥳