Verpflegungsmehraufwand 2026 einfach berechnen & verwalten

Wühlen Sie sich immer noch durch Belegstapel, um Ihren Geschäftsreisenden ihre tatsächlichen Reisekosten zu erstatten. Dann ist es höchste Zeit, auf die Auszahlung von Verpflegungspauschalen umzusteigen. Der Verpflegungsmehraufwand kann anhand von gesetzlich geregelten Pauschalen ausgezahlt werden, was steuerliche und operative Vorteile mit sich bringt. 

Wann Sie 14 Euro Verpflegungsmehraufwand erstatten müssen, wann es 28 Euro sind und welche Verpflegungspauschalen im Ausland gelten, erfahren Sie in diesem ausführlichen Leitfaden zum Verpflegungsmehraufwand 2026. 

Was ist der Verpflegungsmehraufwand? Definition

Der Verpflegungsmehraufwand ist den meisten Menschen unter dem Wort „Spesen“ bekannt. Es handelt sich dabei um die Mehrkosten für Mahlzeiten, die Ihren Mitarbeitenden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstehen. 

Wenn Arbeitnehmer:innen für Ihr Unternehmen beispielsweise in eine andere Stadt reisen, um dort berufliche Aufgaben zu erledigen, müssen sie sich vor Ort mit Essen und Getränken verpflegen. Die Aufwendungen für Dienstreisen übersteigen in der Regel die Kosten, die für die Verpflegung zu Hause anfallen.

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag, der Mehrkosten für Mahlzeiten auf Dienstreisen abdeckt. 

Allerdings können Ausgaben für die Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten von Ihren Arbeitnehmer:innen nicht einfach gesammelt und dann erstattet werden, sondern es gibt feste Verpflegungspauschalen. Der Verpflegungsmehraufwand kann übrigens entweder über Ihr Unternehmen oder über die Steuererklärung geltend gemacht werden.

Bei der Festlegung des Verpflegungsmehraufwandes werden alle Kosten berücksichtigt, die für eine Verpflegung auswärts anfallen. Der Pauschbetrag richtet sich zudem nach der Dauer der Auswärtstätigkeit. Unterschieden wird zwischen Dienstreisen unter acht Stunden, Dienstreisen zwischen 8-24 Stunden und Dienstreisen über 24 Stunden. 

Verpflegungsmehraufwand: Die gesetzliche Grundlage 

Der Verpflegungsmehraufwand ist gesetzlich klar geregelt. Aktuelle Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand entnehmen Sie dem Einkommensteuergesetz (EStG) und dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).

In § 9 Absatz 5 EStG sind die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes, Kürzungen und Bezugsfristen geregelt. Dort heißt es: “Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.” 

In §6 BRKG heißt es weiter: “Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld. Die Höhe des Tagegeldes bemisst sich nach der Verpflegungspauschale zur Abgeltung tatsächlich entstandener, beruflich veranlasster Mehraufwendungen im Inland nach dem Einkommensteuergesetz.” 

Wann bekommen Mitarbeiter:innen den Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Sie haben Ihren Mitarbeiter:innen die Dienstreise genehmigt? Das reicht eigentlich schon aus, damit diese die Erstattung beantragen können. Die Dauer der beruflichen Abwesenheit und das Reiseziel, welches auch im Ausland liegen kann, sind die zwei wesentlichen Kriterien, nach denen sich der Verpflegungsmehraufwand berechnen lässt. Bei einer Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte unter acht Stunden erfolgt grundsätzlich keine Erstattung.

Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand in Deutschland nichts mit den weiteren Reisekosten zu tun hat. Diese Kosten werden vom Unternehmen separat und vollständig übernommen. Das betrifft zum Beispiel eine Hotelbuchung für die Übernachtung. Der Verpflegungsmehraufwand ist dagegen so konzipiert, die Kosten für Mahlzeiten während der Dienstreise zu decken. 

Wichtig: Bleiben Sie auf dem Laufenden! Die Pauschalbeträge können sich jedes Jahr ändern.  Die aktuellen Zahlen werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Verpflegungsmehraufwand 2026: Diese Sätze gelten in Deutschland

In Deutschland wird die Verpflegungspauschale regelmäßig angepasst. Wenn Arbeitnehmer:innen in 2026 auf Dienstreise im Inland gesendet werden, gelten weiterhin die folgenden Beträge, die schon für 2025 galten:

1. Kleine Spesenpauschale (mehr als 8 Stunden)

Bei einer Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter:innen von der üblichen Arbeitsstätte, die zwischen 8 und 24 Stunden dauert, gilt eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 14,00 EUR.

2. Große Spesenpauschale (mehr als 24 Stunden)

Bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden, sprich: vollen Reisetagen, greift aktuell eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28,00 EUR pro Tag. Vor einigen Jahren waren diese Pauschalbeträge übrigens noch etwas niedriger (kleine Pauschale: 12,00 EUR; große Pauschale: 24,00 EUR).

Außerdem gibt es eine sogenannte Übernachtungspauschale für Übernachtungskosten in der Höhe von 20,00 EUR pro Nacht, falls Mitarbeiter:innen außerhalb übernachten müssen. Diese Ausgaben können geltend gemacht werden und werden in der Regel vollständig vom Unternehmen übernommen.

Verpflegungsmehraufwand-Tabelle: Diese Pauschalen gelten 2026 bei Auslandsreisen

Auch wenn seit der Corona-Pandemie viele Meetings digital stattfinden, befinden sich Geschäftsreisen ins Ausland wieder auf dem aufsteigenden Ast. In diesen Fällen greifen nicht die Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen für Deutschland, sondern die Pauschbeträge der jeweiligen Länder. Schließlich fallen die Kosten im Ausland unterschiedlich aus. 

Allerdings gibt es große Unterschiede zwischen den Ländern – und manchmal sogar zwischen einzelnen Städten bzw. Regionen. Auf diese Weise sollen wirtschaftliche Ungleichheiten bei der Erstattung berücksichtigt werden. Deshalb regelt das Bundesministerium der Finanzen den Verpflegungsmehraufwand im Ausland nach Städten, Ländern und Regionen und aktualisiert seine Verpflegungspauschbeträge jährlich. 

Mit dem neuesten BMF-Schreiben vom 05. Dezember 2025 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen die neuesten Pauschbeträge, die ab dem 01. Januar 2026 in Kraft treten. 

In dieser Tabelle findest du einen alle neuen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland 2026: 

Legende: Betrag = Pauschbetrag gegenüber 2025 gestiegen; Betrag = Pauschbetrag gegenüber 2025 gesunken.

Bei den oben genannten Pauschbeträgen handelt es sich um Verpflegungspauschale, die sich gegenüber dem Vorjahr verändert haben. Wenn Sie alle Pauschbeträge über Länder einsehen möchten, können Sie diese im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums finden.

Verpflegungsmehraufwand für mehrtägige Reisen 

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei einer mehrtägigen Dienstreise berechnet? Klar ist: Für jeden Tag auf Reisen wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet. Dabei gibt es aber einige Besonderheiten zu beachten. 

Bei der Nutzung des Verpflegungsmehraufwandes für mehrtägigen Reisen wird für Anreise- und Abreisetage jeweils der kleine Verpflegungsmehraufwand von 14 EUR bzw. dem entsprechenden Betrag des Landes angewendet. Für alle Tage zwischen Anreise und Abreise gilt der große Verpflegungsmehraufwand von 28 EUR. 

Bei der Anreise und Zwischentagen wird der Pauschbetrag des jeweiligen Ortes angewendet, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird; bei der Abriese wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes angewendet.    

Wichtig auch: Längerfristige Dienstreisen an derselben Tätigkeitsstätte kommen nur innerhallb einer Dreimonatsfrist für den Verpflegungsmehraufwand in Frage. 

In diesen Fällen wird der Verpflegungsmehraufwand gekürzt

Was wäre eine Regel ohne Ausnahme? Nur logisch also, dass es auch beim Verpflegungsmehraufwand einen kleinen Sonderfall gibt, den Sie beachten sollten:

Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, sobald die Verpflegung bereits im Übernachtungspreis enthalten ist. Dann erhalten Mitarbeiter:innen 20 Prozent (kleine Spesenpauschale) bzw. 40 Prozent weniger (große Spesenpauschale) für Frühstück und Mittagessen. Diese Kürzungen sind in § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG geregelt und gelten für Reisen im Inland und Ausland. 

Verpflegungsmehraufwendungen berechnen: So funktioniert's

Um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen, müssen Sie zum Glück kein Mathematikgenie sein. Damit Sie ein Gefühl für die Berechnung bekommen, werden wir fiktive Fälle mit der aktuellen Verpflegungspauschale als Beispiele verwenden:

1. Von Berlin zum Seminar nach München

Daria reist am Montag beruflich von Berlin nach München und gibt dort ein Seminar. Am Montagabend geht sie in München essen und trägt die Kosten dafür selbst. Dienstag findet der zweite Seminartag statt. Daria reist am Mittwochnachmittag um 15 Uhr wieder zurück nach Berlin.

So berechnet Daria ihren Verpflegungsmehraufwand: 

• Montag (Anreisetag): 14,00 EUR
• Dienstag: 28,00 EUR
• Mittwoch (Abreisetag): 14,00 EUR

Daria stehen gemäß dem Verpflegungsmehraufwand 56,00 EUR an Spesen zu. Dieser Betrag ist unabhängig davon, wie viel sie letztlich für ihre Verpflegung ausgegeben hat.

2. Eine Arbeitswoche in Paris

Alex muss für eine berufliche Auslandsreise (Montag bis Freitag) von Hannover nach Paris reisen. Er fliegt am Freitag zurück und ist gegen 18 Uhr wieder in seiner Heimat.

So berechnet Alex seinen Verpflegungsmehraufwand: 

• Montag (Anreisetag): 39,00 EUR
• Dienstag: 58,00 EUR
• Mittwoch: 58,00 EUR
• Donnerstag: 58,00 EUR
• Freitag (Abreisetag): 39,00 EUR

Bei der Spesenabrechnung erhält er eine Erstattung in Höhe von 252,00 EUR.

Beide Beträge bekommen Daria und Alex steuerfrei vom Unternehmen erstattet. Alternativ könnte die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale auch über die Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Beide haben zudem Anspruch auf die Erstattung der Übernachtungskosten. 

Eine weitere Möglichkeit wäre es, die tatsächlichen Ausgaben (die häufig über der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale liegen) vom Unternehmen erstattet werden. Die Erstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten ist dann allerdings nicht von den Werbungskosten absetzbar.

Übrigens: Viele Unternehmen nutzen Vordrucke bzw. Software für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands – das macht die Ermittlung der zu erstattenden Beträge übersichtlicher.

Lohnt sich die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands für Arbeitgeber:innen?

Viele Arbeitgeber:innen zahlen ihren Angestellten die Verpflegungsmehraufwendungen – gesetzlich verpflichtet sind sie dafür nicht. 

Für Unternehmen hat die Zahlung den Vorteil, dass sich der Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen lässt. Sie bekommen jedoch nicht den vollen Betrag zurück, sondern zahlen dadurch weniger Steuern. Wenn Verpflegungsmehraufwände direkt ausbezahlt werden, wird es für Mitarbeiter:innen einfacher, da sie nicht über Werbungskosten in der Steuer zurückgeholt werden müssen. 

Zudem sinkt für beide Parteien der Verwaltungsaufwand, wenn sie von den Pauschbeträgen für den Verpflegungsmehraufwand Gebrauch machen. Mitarbeiter:innen sind auf Dienstreise nicht mehr darauf angewiesen, sämtliche Papierbelegen aufzubewahren und Unternehmen entlasten ihre Buchhaltung durch den Wegfall aufwändiger Spesenerstattungen. 

Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung

Zahlen Arbeitgeber:innen den Verpflegungsmehraufwand nicht direkt an Angestellte aus, ist es für die Arbeitnehmer:innen wichtig, diesen in der Steuererklärung anzugeben. Absetzen können Mitarbeiter:innen die Spesen über die Werbungskosten.

Wie die meisten bürokratischen Aufgaben kann auch das Erstellen einer Steuererklärung ganz schön anstrengend sein.

Ein paar Tipps wie der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung gelingt:

• Mitarbeiter:innen sollten alle Unterlagen, die die Dienstreise belegen, aufbewahren.
• In einer Tabelle kann ganz einfach eine Übersicht über alle Dienst- und Geschäftsreisen innerhalb eines Jahres geschaffen werden.
• Mit einem Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand fällt die Auflistung zumindest etwas leichter.
• Alle Eintragungen werden im Elster-Formular N gemacht.

Die Belege müssen nicht zusammen mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollten aber aufbewahrt werden, falls das Finanzamt Nachfragen hat. 

Keine manuellen Erstattungen mehr – mit Pleo  

Der Verpflegungsmehraufwand stellt bereits eine starke Entlastung gegenüber der Erstattung der tatsächlichen Kosten dar. Doch mit Pleo Rückerstattungen gelingt es Ihnen sogar, den Aufwand bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes auf ein Minimum zu reduzieren. 

Pleo Rückerstattungen wendet sämtliche Pauschbeträge für Dienstreisen – Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand – automatisch an und erlaubt Ihren Mitarbeiter:innen, sich ihre Reisekosten entlang der Unternehmensrichtlinien selbst zu erstatten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen zufrieden sind, und erlauben Ihrer Buchhaltung, sich auf wichtigere, strategische Aufgaben zu konzentrieren. 

Besser noch: Trotz weitgehender Automatisierungen behalten Sie bei Pleo Rückerstattungen stets die Kontrolle. Bestimmen Sie, ob Ihre Mitarbeiter:innen ihre Rückerstattungen sofort oder mit dem Lohn erhalten und Rückerstattungen zurückhalten, wenn es dem Cashflow guttut. 

Fazit 

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein nützliches Werkzeug für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig auf Dienstreisen schicken. Er befreit die Buchhaltung von lästigen, manuellen Erstattungen, bringt steuerliche Erleichterungen mit sich und trägt zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Beachten Sie dabei, dass die gesetzlich geregelten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand regelmäßig angepasst werden. 

Automatisieren Sie die Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes mithilfe von Pleo Rückerstattungen. Das Ausgabentool wendet Pauschbeträge automatisch an und erlaubt Ihren Mitarbeiter:innen sich selbst zu erstattet. So schaffen Sie effizientere, zeitsparende und budgetfreundliche Prozesse für die Nachbearbeitung Ihrer Dienstreisen.  

FAQs

Wann besteht Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Befinden sich Angestellte an einem Arbeitstag mehr als acht Stunden auf Dienstreise, besteht Anspruch auf die Erstattung des Verpflegungsaufwandes. Dieser Anspruch erlischt allerdings, wenn der Arbeitgeber selbst Verpflegung zur Verfügung stellt. 

Wann 14 € Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand bei inländischen Reisen beträgt bei einer Reisedauer von acht bis 24 Stunden 14 EUR. Erst bei einer Reisedauer von 24 Stunden und mehr gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 28 EUR. 

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand bei genau 8 Stunden Abwesenheit?

Bei einer Abwesenheit von acht bis 24 Stunden greift der kleine Verpflegungsmehraufwand, der aktuell 14 EUR beträgt. Dementsprechend greift dieser auch bei einer Abwesenheit von genau acht Stunden. 

Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand?

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes hängt von der Anzahl der Reisetage und der Länge des jeweiligen Reisetages ab. Hier wird zwischen Abwesenheiten unter acht Stunden (keine Erstattung), Abwesenheiten zwischen acht und 24 Stunden (14 EUR) und Abwesenheiten von über 24 Stunden (28 EUR) unterschieden.