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Verpflegungsmehraufwand 2023 einfach berechnen & verwalten

Ach, das schöne Jetsetleben ✈️ … wenn andere Leute von Reisen nach Kapstadt, New York und Dubai erzählen, kommt schnell Neid auf und man wünscht sich, selbst die Welt zu entdecken. Aber wir können Sie beruhigen: zum Leben dieser Vielreisenden gehören auch weniger schöne Facetten. Oder haben Sie den Protagonist:innen im Fernsehen schon mal dabei zugesehen, wie sie den Verpflegungsmehraufwand bei ihren Arbeitgeber:innen eingereicht haben? 

Im Jahr 2023 gibt es Jetsetter:innen beinahe in jedem großen Unternehmen. Diese Mitarbeiter:innen sind nicht nur viel im Ausland unterwegs, sondern übernachten auf ihren Dienstreisen auch oft an anderen Destinationen. Dabei wird das Essen nicht wie von Zauberhand serviert, sondern es entstehen Kosten, die von den Reisenden erst mal ausgelegt werden müssen. 

Für Unternehmen ist allerdings nicht immer klar ersichtlich, wie genau sie diese Reisekosten bei Dienstreisen erstatten müssen. Zudem ist der Prozess mit viel Aufwand verbunden und das lange Warten bis zur Auslagenerstattung führt bei Arbeitnehmer:innen schnell zu Unmut. Doch wir haben gute Nachrichten für Sie: Das ewige Ausharren bis zur Rückerstattung und der bürokratische Aufwand gehören bald der Vergangenheit an! Denn auch wenn sich im wahren Leben das Essen nicht von selbst bezahlt, können Sie zumindest die Reisekosten für die Auswärtstätigkeit bald schneller erstatten, als ein Flugzeug landet.

Erfahren Sie in diesem Artikel alle wichtigen Fakten zum Verpflegungsmehraufwand und vor allem mehr über digitale Alternativen, die Ihnen das Leben leichter machen. 

Trotz dieser Fakten fühlen Sie sich noch nicht so ganz sicher in Sachen Verpflegungsmehraufwand? Keine Sorge, wir leuchten die einzelnen Punkte sehr ausführlich für Sie aus 💡 und starten natürlich erst mal mit der Definition. 

Der Verpflegungsmehraufwand: Was ist das eigentlich?

Dass der Verpflegungsmehraufwand irgendwas mit Essen 🥐 zu tun hat, wird schnell klar. Doch was genau versteckt sich hinter dem Wort „Verpflegungsaufwendungen”? Sorry, um ein paar trockene Fakten kommen wir wohl nicht herum … 

Der Verpflegungsmehraufwand ist den meisten Menschen unter dem Wort „Spesen“ bekannt. Es handelt sich dabei um die Mehrkosten, die Ihren Mitarbeiter:innen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstehen. Reisen Arbeitnehmer:innen für Ihr Unternehmen beispielsweise in eine andere Stadt, um dort berufliche Tätigkeiten zu verrichten, müssen sie sich vor Ort mit Essen und Getränken verpflegen. Die Aufwendungen für die Dienstreisen übersteigen in der Regel die Kosten, die für die Verpflegung zu Hause anfallen. Um die Erstattung genau dieser Kosten geht es beim Verpflegungsmehraufwand.

Allerdings können Ausgaben für die Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten von Ihren Arbeitnehmer:innen nicht einfach gesammelt und dann erstattet werden (wäre ja auch zu schön), sondern es gibt feste Verpflegungspauschalen. Falls Sie den Ursprung dieser Verpflegungspauschalen ergründen wollen und gerne Gesetzestexte wälzen: Die Pauschale ist in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes festgelegt. 

Die Abgeltung der Verpflegungsmehraufwendungen kann übrigens entweder über Ihr Unternehmen oder über die Steuererklärung Ihrer Mitarbeiter:innen erfolgen. 

Was zählt denn nun alles zum Verpflegungsmehraufwand?

Tja, so weit ist das ja alles schön und gut. Doch was genau zählt denn jetzt eigentlich zum Verpflegungsmehraufwand? Bei der Zuordnung tun sich viele Unternehmen schwer, aber bei genauerer Betrachtung ist das Thema leicht zu verstehen: 

Beim Verpflegungsmehraufwand werden alle Kosten berücksichtigt, die für eine Verpflegung auswärts und eine Unterkunft anfallen. Der Pauschalbetrag, der in Deutschland Anwendung findet, richtet sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit. Ihre Mitarbeiter:innen bleiben zum Beispiel manchmal über Nacht an einem anderen Arbeitsort. In anderen Fällen dagegen beträgt die Abwesenheit lediglich wenige Stunden. Je länger die Mitarbeiter:innen weg sind, desto höher die Pauschale. Bei der Erstattung geht es folglich nicht darum, welcher Betrag tatsächlich ausgegeben wurde. Daher müssen Sie auch keine Belege von Ihren Mitarbeiter:innen sammeln. Das macht zumindest der Buchhaltung das Leben leichter! 🤗

Wann bekommen Mitarbeiter:innen den Verpflegungsmehraufwand erstattet? 

Sie haben Ihren Mitarbeiter:innen die Dienstreise genehmigt? Nun ja, das reicht eigentlich schon aus, damit diese die Erstattung beantragen können. Die Dauer der beruflichen Abwesenheit und das Reiseziel, welches auch im Ausland liegen kann, sind die zwei wesentlichen Kriterien, nach denen sich der Verpflegungsmehraufwand berechnen lässt. Bei einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz unter acht Stunden erfolgt grundsätzlich keine Erstattung.

Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand in Deutschland nichts mit den Reisekosten zu tun hat. Diese Kosten werden vom Unternehmen separat und vollständig übernommen. Das betrifft zum Beispiel eine Hotelbuchung für die Übernachtung. In diesem Fall handelt es sich um einen „Mehraufwand“. 

Verpflegungsmehraufwand 2023: Diese Sätze gelten in Deutschland

In Deutschland verändert sich die Verpflegungspauschale regelmäßig. Arbeitnehmer:innen 2023 auf Reise schicken, gelten die folgenden Beträge:

1. Kleine Spesenpauschale

Bei einer Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter:innen von der üblichen Arbeitsstätte, die zwischen 8 und 24 Stunden dauert, gilt eine Verpflegungsmehraufwand-Pauschale in Höhe von 14,00 EUR. 

2. Große Spesenpauschale

Bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden greift aktuell eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28,00 EUR pro Tag. 

Vor einigen Jahren waren diese Pauschalbeträge übrigens noch etwas niedriger. Sie lagen für die kleine Pauschale bei 12,00 EUR und für die große Pauschale bei 24,00 EUR. 

Außerdem gibt es eine sogenannte Übernachtungspauschale für die Übernachtungskosten in der Höhe von 20,00 EUR pro Nacht, falls Mitarbeiter:innen außerhalb übernachten müssen. Die Rechnung dafür wird in der Regel vollständig vom Unternehmen übernommen. 

Verpflegungsmehraufwand-Tabelle: Diese Pauschalen gelten 2023 bei Auslandsreisen 🗺️

Auch wenn seit der Pandemie viele Meetings digital stattfinden: Gelegentlich bleibt es nicht aus, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen ins Ausland schicken. In diesen Fällen greifen nicht die Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen für Deutschland, sondern die Pauschbeträge der jeweiligen Länder. Allerdings gibt es große Unterschiede hinsichtlich der Länder – und manchmal sogar zwischen einzelnen Städten bzw. Regionen. Auf diese Weise sollen wirtschaftliche Ungleichheiten bei der Erstattung berücksichtigt werden. Als Anhaltspunkt dafür, welche Sätze in welchen Ländern gelten, haben wir Ihnen in der nachfolgenden Verpflegungsmehraufwand-Tabelle die Pauschbeträge einzelne Länder beispielhaft aufgeführt. Aber vorsichtig, die folgenden Sätze für Auslandsreisen gelten lediglich für das Jahr 2023. Das Bundesfinanzministerium überarbeitet diese jährlich!

8 bis 24 Stunden

Über 24 Stunden

Mit Übernachtung

Belgien

40,00 EUR

59,00 EUR

141,00 EUR

Frankreich (Paris)

39,00 EUR

58,00 EUR

159,00 EUR

Frankreich (Lyon)

36,00 EUR

53,00 EUR

105,00 EUR

Niederlande

32,00 EUR

47,00 EUR

122,00 EUR

USA (San Francisco)

40,00 EUR

59,00 EUR

327,00 EUR

USA (Chicago)

44,00 EUR

65,00 EUR

233,00 EUR

Luxemburg

42,00 EUR

63,00 EUR

139,00 EUR

Falls Sie mehr Pauschbeträge nachlesen wollen, können Sie dafür die Liste des Bundesfinanzministeriums einsehen.

Übrigens: Für Länder, die nicht auf der Liste des Bundesfinanzministeriums erfasst sind, zählt der Pauschbetrag für Luxemburg als Maßstab.

Verpflegungsmehraufwendungen berechnen: So funktioniert’s

Um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen, müssen Sie zum Glück kein Mathematik-Genie sein 🧠. Damit Sie ein Gefühl für die Berechnung bekommen, dienen folgende fiktive Fälle als Beispiel: 

1. Daria reist am Montag beruflich von Berlin nach München und gibt dort ein Seminar. Am Montagabend geht sie in München essen und trägt die Kosten dafür selbst. Dienstag findet der zweite Seminartag statt. Daria reist am Mittwochnachmittag um 15 Uhr wieder zurück nach Berlin.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand:

  • Montag (Anreisetag): 14,00 EUR
  • Dienstag: 28,00 EUR
  • Mittwoch (Abreisetag): 14,00 EUR

Daria stehen 56,00 EUR an Spesen zu. Dieser Betrag ist unabhängig davon, wie viel sie letztlich für ihre Verpflegung ausgegeben hat.

2. Alex muss für eine berufliche Auslandsreise (Montag bis Freitag) von Hannover nach Paris reisen. Er fliegt am Freitag zurück und ist gegen 18 Uhr wieder in seiner Heimat.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand:

  • Montag (Anreisetag): 39,00 EUR
  • Dienstag: 159,00 EUR
  • Mittwoch: 159,00 EUR
  • Donnerstag: 159,00 EUR
  • Freitag (Abreisetag): 39,00 EUR

Bei der Spesenabrechnung erhält er eine Erstattung in Höhe von 555,00 EUR.

Die Beträge bekommen Daria und Alex steuerfrei vom Unternehmen erstattet. Alternativ kann die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale über die Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Es ist außerdem möglich, dass die tatsächlichen Ausgaben, die häufig über der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale liegen, vom Unternehmen erstattet werden. Die Erstattung ist dann allerdings nicht steuerfrei.

Übrigens: Viele Unternehmen nutzen Vordrucke für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Die Ermittlung der zu erstattenden Beträge ist dann übersichtlicher.

Lohnt sich die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands für Arbeitgeber:innen?

Viele Arbeitgeber:innen zahlen ihren Angestellten die Verpflegungsmehraufwendungen. Wahrscheinlich gehört auch Ihr Unternehmen dazu. Doch dazu sind Sie gesetzlich gar nicht verpflichtet. Für Unternehmen hat die Zahlung den Vorteil, dass der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei absetzbar ist. Sie bekommen jedoch nicht den vollen Betrag zurück, sondern zahlen dadurch weniger Steuern. Wer als Arbeitgeber:in die Spesen direkt an seine Angestellten auszahlt, macht es für diese jedoch einfacher. Sonst müssen Angestellte über die Werbungskosten den Verpflegungsmehraufwand in ihrer Steuer angeben und sich zurückholen. Die Motivation Ihrer Arbeitnehmer:innen können Sie also definitiv steigern, wenn Sie den Verpflegungsmehraufwand direkt zurückzahlen! ✨

Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung 

Zahlen Arbeitgeber:innen den Verpflegungsmehraufwand nicht direkt an Angestellte aus, ist es für die Arbeitnehmer:innen wichtig, diesen in der Steuererklärung anzugeben. Absetzen können Mitarbeiter:innen die Spesen über die Werbungskosten. 

Wie die meisten bürokratischen Aufgaben kann auch das Erstellen einer Steuererklärung ganz schön anstrengend sein. Dabei können sich folgende Tipps auszahlen: 

  • Ihre Mitarbeiter:innen sollten alle Unterlagen, die die Dienstreise belegen, aufbewahren. 
  • Tabellarisch können die Mitarbeiter:innen ganz einfach eine Übersicht über alle Dienst- und Geschäftsreisen eines Jahres anfertigen. 
  • Mit einem Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand fällt die Auflistung zumindest etwas leichter. 

Die Belege müssen nicht zusammen mit der Steuererklärung eingereicht werden. Hat das Finanzamt jedoch Nachfragen, sollten Ihre Mitarbeiter:innen die Belege parat haben. Die Eintragungen werden im Elster-Formular N gemacht.

2023: Das Jahr des Untergangs der manuellen Erstattungen 👋

Für Mitarbeiter:innen und auch Arbeitgeber:innen ist die Auflistung bzw. Erstattung der Verpflegungskosten und Übernachtungskosten mit einem hohen Aufwand verbunden. Angestellte müssen Tabellen führen und festhalten, wann sie auf einer Dienstreise waren und wie viel sie dort ausgegeben haben. Außerdem muss Ihr Unternehmen alle Aufwendungen manuell prüfen und im Anschluss erstatten lassen. Wenn es blöd läuft, führt das dazu, dass der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten von Arbeitgeber:innen erst viele Wochen nach der eigentlichen Dienstreise bezahlt wird.  🌬️So wird der Monatsabschluss in Zukunft ganz einfach. 

So funktioniert’s 

In unserer mobilen Pleo-App können Pleo-Nutzer:innen Reisedetails eingeben und vom Unternehmen abgedeckte Mahlzeiten markieren. Pleo errechnet dann automatisch die für das entsprechende Reiseziel zutreffende Verpflegungspauschale. Auch eine Reisekostenabrechnung wird automatisch erstellt.

Pleo macht es Ihnen leicht, nachzuvollziehen, welche Ausgaben im Budget der Geschäftsreise liegen und welche nicht. Mahlzeiten auf Reisen können als Privatausgabe markiert und automatisch von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Wird das Budget überschritten, welches Sie im Voraus festlegen können, wird diese Differenz ebenfalls automatisch als Privatausgabe in Pleo festgehalten.

Besonders praktisch: Wer sich mit Pleo auf Reisen befindet, kann Essensausgaben aller Art einfach mit dem Guthaben im Pleo-Wallet begleichen. Geld aus eigener Tasche vorzustrecken, ist also nicht mehr notwendig. Sämtliche Kosten werden einfach von der automatisch berechneten Verpflegungspauschale abgezogen – wenn das mal nicht praktisch ist!

Der ermittelte Verpflegungsmehraufwand kann von Pleo-Admins aber auch einfach vor, während oder nach einer Reise erstattet werden. Sie wollen wissen, was Pleo für Ihre reisenden Mitarbeiter:innen sonst noch alles zu bieten hat? Unser Artikel über 5 Vorteile von Pleo-Pocket auf Reisen verschafft Ihnen einen guten Überblick. 

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Pleo-Pocket im Detail funktioniert.

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