Verpflegungsmehraufwand 2025 einfach berechnen & verwalten

Ach, reisen und dann noch dafür bezahlt werden… wenn andere Leute von Reisen nach Kapstadt, New York und Dubai erzählen, kommt schnell Neid auf und man wünscht sich, selbst die Welt zu entdecken.

Aber wir können Sie beruhigen: zum Leben dieser Vielreisenden gehören auch ein paar Schattenseiten. Oder haben Sie schon jemals gesehen, wie Protagonist:innen im Fernsehen den Verpflegungsmehraufwand bei ihren Arbeitgeber:innen eingereicht oder sich um die Verpflegungspauschale gekümmert haben?

Im Jahr 2025 hat fast jedes große Unternehmen Jetsetter:innen. Diese Mitarbeiter:innen sind nicht nur viel im Ausland unterwegs, sondern übernachten auf ihren Dienstreisen auch oft an anderen Destinationen. Dabei entstehen auch oft Kosten, die von den Reisenden erst mal ausgelegt werden müssen und danach – im besten Fall – über eine Verpflegungspauschale rückvergütet werden.

Manchmal ist nicht eindeutig klar, wie Reisekosten bei Dienstreisen erstattet werden müssen. Der Prozess ist mit viel Aufwand verbunden und das lange Warten bis zur Auslagenerstattung kann für Arbeitnehmer:innen sehr unangenehm sein.

Wir haben gute Nachrichten: Das ewige Warten bis zur Rückerstattung und der komplexe, bürokratische Aufwand gehören bald der Vergangenheit an! Denn auch wenn sich im wahren Leben das Essen nicht von selbst bezahlt, können Sie zumindest die Reisekosten für die Auswärtstätigkeit bald schneller erstatten, als ein Flugzeug landet.

In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Fakten über den Verpflegungsmehraufwand, die Verpflegungspauschale und über digitale Alternativen, die Ihnen das Leben leichter machen!

Das Thema ist umfangreich, deshalb haben wir hier die wichtigsten Informationen rund um die Verpflegungsmehraufwendungen zusammengefasst:

⮕ Unter dem Verpflegungsmehraufwand werden alle Kosten zusammengefasst, die im Kontext der Verpflegung auf einer Dienstreise anfallen. Er ist auch unter dem Begriff „Spesen“ bekannt.

⮕ In Deutschland gelten bestimmte Pauschalen, die Arbeitende erhalten, wenn sie einer Auswärtstätigkeit nachgehen. Diese werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt.

⮕ Die Höhe einer möglichen Erstattung richtet sich nach der Dauer der Dienstreise. Bei Reisen zwischen 8 und 24 Stunden wird die kleine Spesenpauschale mit 14,00 EUR wirksam. Bei Reisen über 24 Stunden gibt es mit der großen Spesenpauschale 28,00 EUR.

⮕ Für Reisen ins Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen als in Deutschland und sind von den jeweiligen Kosten vor Ort abhängig. Hierzu gibt das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisierte Listen heraus.

⮕ Arbeitnehmer:innen können sich den Verpflegungsmehraufwand für ihre Auswärtstätigkeit entweder über das Unternehmen erstatten lassen oder diesen steuerlich geltend machen.

Trotz dieser kurzen Übersicht fühlen Sie sich noch immer überfordert mit dem Thema Verpflegungsmehraufwand? Keine Sorge, wir werden auf alle Punkte ausführlich eingehen.

Der Verpflegungsmehraufwand: Was ist das eigentlich?

Dass der Verpflegungsmehraufwand irgendwas mit Essen zu tun hat, wird schnell klar. Doch was genau versteckt sich hinter dem Wort „Verpflegungsaufwendungen”?

Der Verpflegungsmehraufwand ist den meisten Menschen unter dem Wort „Spesen“ bekannt. Es handelt sich dabei um die Mehrkosten, die Ihren Mitarbeitenden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstehen. Wenn Arbeitnehmer:innen für Ihr Unternehmen beispielsweise in eine andere Stadt reisen, um dort berufliche Aufgaben zu erledigen, müssen sie sich vor Ort mit Essen und Getränken verpflegen. Die Aufwendungen für die Dienstreisen übersteigen in der Regel die Kosten, die für die Verpflegung zu Hause anfallen.

Allerdings können Ausgaben für die Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten von Ihren Arbeitnehmer:innen nicht einfach gesammelt und dann erstattet werden (wäre ja auch zu schön), sondern es gibt feste Verpflegungspauschalen. Falls Sie den Ursprung dieser Verpflegungspauschalen ergründen wollen und gerne Gesetzestexte wälzen: Die Pauschale ist in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes festgelegt.

Der Verpflegungsmehraufwendungen kann übrigens entweder über Ihr Unternehmen oder über die Steuererklärung Ihrer Mitarbeitenden erfolgen.

Was zählt denn nun alles zum Verpflegungsmehraufwand?

Tja, so weit ist das ja alles schön und gut. Doch was genau zählt denn jetzt eigentlich zum Verpflegungsmehraufwand? Bei der Zuordnung tun sich viele Unternehmen schwer, aber bei genauerer Betrachtung ist das Thema leicht zu verstehen:

Beim Verpflegungsmehraufwand werden alle Kosten berücksichtigt, die für eine Verpflegung auswärts und eine Unterkunft anfallen. Der Pauschalbetrag, der in Deutschland Anwendung findet, richtet sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit.

In der Praxis könnte das so aussehen, dass in manchen Situationen Mitarbeiter:innen über Nacht an einem anderen Arbeitsort bleiben und in anderen Fällen nur wenige Stunden Abwesenheit entstehen. Je länger die Mitarbeiter:innen weg sind, desto höher die Pauschale ausfällt. Bei der Erstattung der Verpflegungspauschale geht es nicht darum, welcher Betrag tatsächlich ausgegeben wurde – deshalb müssen Sie auch keine Belege von Ihren Mitarbeiter:innen sammeln. Das macht es praktisch für die Buchhaltung.

Wann bekommen Mitarbeiter:innen den Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Sie haben Ihren Mitarbeiter:innen die Dienstreise genehmigt? Nun ja, das reicht eigentlich schon aus, damit diese die Erstattung beantragen können. Die Dauer der beruflichen Abwesenheit und das Reiseziel, welches auch im Ausland liegen kann, sind die zwei wesentlichen Kriterien, nach denen sich der Verpflegungsmehraufwand berechnen lässt. Bei einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz unter acht Stunden erfolgt grundsätzlich keine Erstattung.

Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand in Deutschland nichts mit den Reisekosten zu tun hat. Diese Kosten werden vom Unternehmen separat und vollständig übernommen. Das betrifft zum Beispiel eine Hotelbuchung für die Übernachtung. In diesem Fall handelt es sich um einen „Mehraufwand“.

Wichtig: Bleiben Sie auf dem Laufenden! Die Pauschalbeträge können sich jedes Jahr ändern. Für 2025 hat sich aber – wie auch bereits in 2024 – nichts verändert. Die Höhe der absetzbaren Mehraufwendungen können sich aber trotzdem jährlich verändern und die aktuellen Zahlen werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Verpflegungsmehraufwand 2025: Diese Sätze gelten in Deutschland

In Deutschland verändert sich die Verpflegungspauschale regelmäßig. Wenn Arbeitnehmer:innen in 2025 auf Dienstreise gesendet werden, gelten die folgenden Beträge:

Bei einer Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter:innen von der üblichen Arbeitsstätte, die zwischen 8 und 24 Stunden dauert, gilt eine Verpflegungsmehraufwand-Pauschale in Höhe von 14,00 EUR.

Bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden greift aktuell eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28,00 EUR pro Tag.

Vor einigen Jahren waren diese Pauschalbeträge übrigens noch etwas niedriger (kleine Pauschale: 12,00 EUR; große Pauschale: 24,00 EUR).

Außerdem gibt es eine sogenannte Übernachtungspauschale für die Übernachtungskosten in der Höhe von 20,00 EUR pro Nacht, falls Mitarbeiter:innen außerhalb übernachten müssen. Diese Ausgaben können geltend gemacht und werden in der Regel vollständig vom Unternehmen übernommen.

Was wäre eine Regel ohne Ausnahme? Nur logisch also, dass es auch beim Verpflegungsmehraufwand einen kleinen Sonderfall gibt, den Sie beachten sollten:

Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, sobald die Verpflegung bereits im Übernachtungspreis enthalten ist. Dann erhalten Mitarbeiter:innen 20 Prozent (kleine Spesenpauschale) bzw. 40 Prozent weniger (große Spesenpauschale) für Frühstück und Mittagessen.

Verpflegungsmehraufwand-Tabelle: Diese Pauschalen gelten 2025 bei Auslandsreisen

Auch wenn seit der Pandemie viele Meetings digital stattfinden: Gelegentlich bleibt es nicht aus, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen ins Ausland schicken. In diesen Fällen greifen nicht die Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen für Deutschland, sondern die Pauschbeträge der jeweiligen Länder.

Allerdings gibt es große Unterschiede zwischen den Ländern – und manchmal sogar zwischen einzelnen Städten bzw. Regionen. Auf diese Weise sollen wirtschaftliche Ungleichheiten bei der Erstattung berücksichtigt werden. Als Beispiel dafür, welche Sätze in welchen Ländern gelten, haben wir Ihnen in der nachfolgenden Tabelle die Verpflegungsmehraufwand-Pauschbeträge einiger Länder aufgelistet:

Die hier angeführten Sätze für Auslandsreisen gelten für das Jahr 2025 und können jedes Jahr überarbeitet werden. Wenn Sie andere Pauschbeträge über Länder wissen möchten, können Sie diese im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministerium finden.

Ihr Reiseland ist nicht auf der Liste? Für Länder, die sich nicht auf der Liste des Bundesfinanzministeriums befinden, wird der Pauschbetrag für Luxemburg verwendet.

Verpflegungsmehraufwendungen berechnen: So funktioniert’s

Um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen, müssen Sie zum Glück kein Mathematik-Genie sein. Damit Sie ein Gefühl für die Berechnung bekommen, werden wir fiktive Fälle mit der aktuellen Verpflegungspauschale als Beispiele verwenden. (Zur Erinnerung: die kleine Spesenpauschale ist 14,00 EUR und und die große Spesenpauschale beträgt 28,00 EUR)

1. Von Berlin zum Seminar nach München

Daria reist am Montag beruflich von Berlin nach München und gibt dort ein Seminar. Am Montagabend geht sie in München essen und trägt die Kosten dafür selbst. Dienstag findet der zweite Seminartag statt. Daria reist am Mittwochnachmittag um 15 Uhr wieder zurück nach Berlin.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand:

• Montag (Anreisetag): 14,00 EUR
• Dienstag: 28,00 EUR
• Mittwoch (Abreisetag): 14,00 EUR

Daria stehen 56,00 EUR an Spesen zu. Dieser Betrag ist unabhängig davon, wie viel sie letztlich für ihre Verpflegung ausgegeben hat.

2. Eine Arbeitswoche in Paris

Alex muss für eine berufliche Auslandsreise (Montag bis Freitag) von Hannover nach Paris reisen. Er fliegt am Freitag zurück und ist gegen 18 Uhr wieder in seiner Heimat.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand:

• Montag (Anreisetag): 39,00 EUR
• Dienstag: 159,00 EUR
• Mittwoch: 159,00 EUR
• Donnerstag: 159,00 EUR
• Freitag (Abreisetag): 39,00 EUR

Bei der Spesenabrechnung erhält er eine Erstattung in Höhe von 555,00 EUR.

Beide Beträge bekommen Daria und Alex steuerfrei vom Unternehmen erstattet. Alternativ könnte die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale auch über die Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre es, die tatsächlichen Ausgaben (die häufig über der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale liegen) vom Unternehmen erstattet werden. Diese Erstattung der Verpflegungskosten ist dann allerdings nicht steuerfrei.

Übrigens: Viele Unternehmen nutzen Vordrucke für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands – das macht die Ermittlung der zu erstattenden Beträge übersichtlicher.

Lohnt sich die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands für Arbeitgeber:innen?

Viele Arbeitgeber:innen zahlen ihren Angestellten die Verpflegungsmehraufwendungen – gesetzlich verpflichtet sind sie dafür nicht.

Für Unternehmen hat die Zahlung den Vorteil, dass der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei absetzbar ist. Sie bekommen jedoch nicht den vollen Betrag zurück, sondern zahlen dadurch weniger Steuern.

Wenn Verpflegungsmehraufwände direkt ausbezahlt werden, wird es für Mitarbeiter:innen einfacher, da sie nicht über Werbungskosten in der Steuer zurückgeholt werden müssen. Eine super Möglichkeit, um die Motivation Ihrer Arbeitnehmer:innen zu steigern!

Zahlen Arbeitgeber:innen den Verpflegungsmehraufwand nicht direkt an Angestellte aus, ist es für die Arbeitnehmer:innen wichtig, diesen in der Steuererklärung anzugeben. Absetzen können Mitarbeiter:innen die Spesen über die Werbungskosten.

Wie die meisten bürokratischen Aufgaben kann auch das Erstellen einer Steuererklärung ganz schön anstrengend sein.

Ein paar Tipps wie der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung gelingt:

• Mitarbeiter:innen sollten alle Unterlagen, die die Dienstreise belegen, aufbewahren.
• In einer Tabelle kann ganz einfach eine Übersicht über alle Dienst- und Geschäftsreisen innerhalb eines Jahres geschaffen werden.
• Mit einem Vordruck für den Verpflegungsmehraufwand fällt die Auflistung zumindest etwas leichter.
• Alle Eintragungen werden im Elster-Formular N gemacht.

Die Belege müssen nicht zusammen mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollten aber aufbewahrt werden, falls das Finanzamt Nachfragen hat.

2025: Keine manuellen Erstattungen mehr

Für Mitarbeiter:innen und auch Arbeitgeber:innen ist die Auflistung bzw. Erstattung der Verpflegungskosten und Übernachtungskosten mit einem hohen Aufwand verbunden. Angestellte müssen Tabellen führen und festhalten, wann sie auf einer Dienstreise waren und wie viel sie dort ausgegeben haben.

Außerdem muss Ihr Unternehmen alle Aufwendungen manuell prüfen und im Anschluss erstatten. Wenn an irgendeiner Stelle etwas schiefläuft, kann das dazu führen, dass der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten erst viele Wochen nach der eigentlichen Dienstreise ausbezahlt werden.

So funktioniert’s 

In unserer mobilen Pleo-App können Sie Reisedetails eingeben und vom Unternehmen abgedeckte Mahlzeiten markieren. Pleo berechnet dann automatisch die für das entsprechende Reiseziel passende Verpflegungspauschale und auch eine Reisekostenabrechnung wird automatisch erstellt.

Mit Pleo können Sie einfach nachvollziehen, welche Ausgaben im Budget der Geschäftsreise liegen und welche nicht. Mahlzeiten auf Reisen können als Privatausgabe markiert und automatisch von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Wird ein zuvor festgelegtes Budget überschritten, wird diese Differenz automatisch als Privatausgabe in Pleo festgehalten.

Besonders praktisch: Wer sich mit Pleo auf Reisen befindet, kann Essensausgaben (z. B. Mittag- oder Abendessen) einfach mit dem Guthaben im Pleo-Wallet begleichen. Geld aus eigener Tasche vorzustrecken, ist dadurch nicht mehr notwendig. Sämtliche Kosten werden einfach von der automatisch berechneten Verpflegungspauschale abgezogen.

Der ermittelte Verpflegungsmehra2ufwand kann von Pleo-Admins aber auch einfach vor, während oder nach einer Reise erstattet werden. Sie wollen wissen, was Pleo für Ihre reisenden Mitarbeitenden sonst noch alles zu bieten hat? In diesem Artikel erzählen drei Pleo-Kunden, wie Pleo bei der Automatisierung von Reisekosten unterstützt.

Und hier erfahren Sie mehr darüber, wie Pleo im Detail auf Reisen und für die einfache Verwaltung von Reisekosten eingesetzt werden kann.